VDI 4060 Blatt 1-2005 Integrated Management Systems - Guidance for practical implementation - General information.pdf

1、VEREIN DEUTSCHERINGENIEUREIntegrierte Managementsysteme (IMS) Handlungsanleitung zur praxisorientierten Einfhrung Allgemeine Aussagen Integrated Management Systems Guidance on practical implementation General information VDI 4060Blatt 1 / Part 1Ausg. deutsch/englischIssue German/EnglishVDI-Koordinie

2、rungsstelle Umwelttechnik (VDI-KUT)Ausschuss Integrierte Managementsysteme VDI-Handbuch Umwelttechnik VDI-Handbuch Betriebstechnik, Teil 1 VDI-Handbuch Technische Zuverlssigkeit VDI-RICHTLINIENZubeziehendurch / Available fromBeuth VerlagGmbH, 10772 Berlin AlleRechte vorbehalten / Allrights reservedV

3、ereinDeutscherIngenieure,Dsseldorf 2005Vervielfltigung auchfr innerbetriebliche Zwecke nicht gestattet/ Reproduction even for internal use not permittedDie deutsche Version dieser Richtlinie ist verbindlich.The German version of this guideline shall be taken as authorita-tive. No guarantee can be gi

4、ven with respect to the English trans-lation.ICS 03.100.01; 13.020.10Juni 2005June 2005Inhalt SeiteVorbemerkung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Zielsetzung der Richtlinie . . . . . . . . . . . 22 Entscheidungsfindung fr die Struktur des IMS 33 Bestandsaufnahme . . . . . . . . . . . . . . 44

5、Implementierung. . . . . . . . . . . . . . . . 54.1 Leitbild des Unternehmens . . . . . . . . 54.2 Prozessorientierung . . . . . . . . . . . . 54.3 Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . 64.4 Kommunikation . . . . . . . . . . . . . . 65 Werkzeuge zur Umsetzung . . . . . . . . . . 65.1 Umsetzung a

6、uf Grundlage des PDCA-Modells . . . . . . . . . . . . . . 75.1.1 Das PDCA-Modell . . . . . . . . . 75.1.2 Einfhrung . . . . . . . . . . . . . 95.1.3 Aufrechterhaltung und Weiter-entwicklung (Plan/Do/Check/Act). . 115.2 Umsetzung auf Grundlage des Prozessmodells . . . . . . . . . . . . . . 145.2.1 Pr

7、ozessmodell . . . . . . . . . . . 145.2.2 Einfhrung . . . . . . . . . . . . . 165.2.3 Aufrechterhaltung und Weiter-entwicklung . . . . . . . . . . . . . 18Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Schrifttum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Contents PagePreliminary note . . .

8、. . . . . . . . . . . . . . . 21 Objective of this guideline . . . . . . . . . . . 22 Deciding on the structure of the IMS . . . . . 33Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Implementation. . . . . . . . . . . . . . . . . 54.1 Corporate image . . . . . . . . . . . . . . 54.2 Process-ori

9、entation . . . . . . . . . . . . . 54.3 Documentation . . . . . . . . . . . . . . . 64.4 Communication . . . . . . . . . . . . . . 65 Tools for realisation of the IMS . . . . . . . . 65.1 Realisation on the basis of the PDCA model . . . . . . . . . . . . . . . . 75.1.1 The PDCA model . . . . . . . .

10、 . . 85.1.2 Implementation . . . . . . . . . . . 95.1.3 Maintenance and further development (Plan/Do/Check/Act) . 115.2 Realisation on the basis of the process model . . . . . . . . . . . . . . 145.2.1 The process model. . . . . . . . . . 155.2.2 Implementation . . . . . . . . . . . 165.2.3 Maintena

11、nce and further development . . . . . . . . . . . . . 18Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23FrhereAusgabe: 6.04Entwurf,deutsch Former edition:6/04draft,inGermanonlyB55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2

12、012-08All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2005 2 VDI 4060 Blatt 1 / Part 1 VorbemerkungUnternehmerisches Handeln ist mit Chancen und Ri-siken verbunden, die durch die Geschftsttigkeitentstehen. Deshalb ist es wichtig, potenzielle Unter-nehmensrisiken rechtzeitig zu erkennen un

13、d mg-lichst zu eliminieren bzw. zu verringern. DieseAufgabe wird durch die Betrachtung der BereicheQualitt, Umwelt, Sicherheit und weiterer Bereichein einem Integrierten Managementsystem“ (IMS)untersttzt und seitens der Leitung abgesichert.Man spricht von einem Integrierten Management-system“ und im

14、 angelschsischen Raum von Health,Safety, Environment and Quality Systemen“ (HSEQ-Systeme), wenn Anforderungen aus verschiedenenBereichen (z.B. Gesundheit, Sicherheit, Umwelt,Qualitt) in einer einheitlichen Struktur zusammen-gefasst werden.Die Vielzahl der heute angewendeten Mana-gementsysteme, die a

15、uf freiwilliger Basis (z.B.DIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001) oder aufGrund rechtlicher Vorgaben (z.B. Strfallverordnung)bzw. in Folge rechtlicher Anforderungen aus ei-nem Arbeitsschutzmanagementsystem, einem Risi-komanagementsystem (z.B. auf Grund 130 OWiG,KonTraG etc.) eingerichtet werden, erforde

16、rt eineverbesserte Nutzung von Synergien, die nur in Inte-grierten Managementsystemen“ mglich ist.Wegen der verbesserten bersicht ber smtlicheGeschftsprozesse und Schnittstellen zu Externen er-geben sich u.a. Kostenoptimierungen und deutlichkrzere Reaktionszeiten auf Abweichungen, wie Be-triebsstrun

17、gen oder Unflle. Fr die Mitarbeiter ist die Benutzung eines einzigenstatt mehrerer Regelwerke verstndlicher und damitmotivierender. Durch integrierte Audits, zentraleVerfolgung von Prfungen und abgestimmte Ma-nahmen lsst sich Doppelarbeit vermeiden.Insgesamt ergibt sich auch eine erhhte Rechtssicher

18、-heit, wenn man sich mit allen Geschftsprozessensystematisch beschftigt und sie mit den Soll-Anfor-derungen vergleicht.Der Ablauf der Prozesse nimmt keine Rcksicht aufEinzelfragen von Qualitt, Umwelt und Sicherheit.Die Prozesse fhren in der Gesamtheit zu gewnsch-ten oder ungewnschten Ergebnissen und

19、 mssen da-her gesamtheitlich (integriert) betrachtet werden.1 Zielsetzung der RichtlinieDie vorliegende Richtlinie VDI 4060 Blatt 1 ist eineHandlungsanleitung zum Aufbau von IMS fr Unter-nehmen aller Branchen und Gren.Preliminary noteBusiness activities involve opportunities as well asrisks, both ar

20、ising from the business operations. It is,therefore, important to recognise potential businessrisks at an early stage and to eliminate or reduce themas far as possible. This task, secured by the manage-ment, is supported by considering the fields of qual-ity, environment, safety, as well as others,

21、in theframework of an “integrated management system”(IMS).The term “integrated management system” (IMS) or “Health, Safety, Environment and Quality” (HSEQ)systems in the Anglo-Saxon countries is used whererequirements from various fields (such as health,safety, environment, quality) are compiled in

22、a uni-form structure. The multitude of management systems in use today,implemented either on a voluntary basis (such asDIN EN ISO 9001, DIN EN ISO 14001), or as aconsequence of legal provisions (such as the ordi-nance on industrial accidents) or of legal require-ments imposed by an occupational heal

23、th and safetymanagement system or a risk management system(e.g. as provided by 130 OWiG, KonTraG, etc.), re-quires an improved exploitation of synergies, whichis only possible in “integrated management systems”.By affording a better overview of all business proc-esses and interfaces to external part

24、ies, integratedmanagement systems allow, among other things, costoptimisations and significantly reduced reactiontimes when deviations like breakdowns or accidentsoccur.The use of a single set of rules instead of several dif-ferent ones is easier to understand for the personneland thus more motivati

25、ng. Integrated audits, central-ised follow-ups on checks and coordinated measuresallow to avoid double handling. Also, as an overall effect, legal certainty will be en-hanced if all business processes are examined in asystematic manner, comparing them to the specifiedrequirements.The sequence of pro

26、cesses does not take into accountsingle aspects of quality, environment and safety. Theprocesses as a whole will yield desired or undesiredresults, which is why they need to be considered in aholistic (integrated) manner. 1 Objective of this guidelineThis guideline, VDI 4060 Part 1, gives guidance o

27、nthe implementation of IMSs for businesses in allbranches and of all sizes. B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2012-08Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2005 VDI 4060 Blatt 1 / Part 1 3 Es wird Freiraum fr zuknftige Aspekte (z.B. Hy-giene- oder R

28、isikomanagement) gelassen, die nochnicht aktuell oder bekannt sind, die aber jederzeitnach derselben Vorgehensweise eingefgt werdenknnen. Das Prinzip der kontinuierlichen Verbesse-rung“ sowie die Risikobetrachtung werden durch-gehend angewendet. Das heit, eine umgesetzteManahme soll zu Verbesserunge

29、n in mehreren Be-reichen (z.B. Qualitt, Umwelt, Sicherheit) gleich-zeitig fhren.Insgesamt ist die Richtlinie eine pragmatische Hilfe-stellung, die Unternehmen bei ihren Entscheidungenuntersttzt, ohne dabei ihre Entscheidungsfreiheiteinzuengen.2 Entscheidungsfindung fr die Struktur des IMSIn diesem A

30、bschnitt werden die Kriterien zur Aus-wahl einer geeigneten Struktur des IMS behandelt.Die berarbeitung der Element orientiertenDIN EN ISO 9000 ff. zu einer prozessorientiertenNorm erleichtert die Zusammenfassung mit derDIN EN ISO 14001. Auf Grund der hohen berein-stimmung der Struktur beider Normen

31、 liegt es nahe,sich bei der Systemauswahl an deren grundstzlichemAufbau zu orientieren. Prozessorientierung bedeutet,dass die Ablufe der Wert schpfenden Prozesse, alsoder Produkterstellung und der untersttzenden Pro-zesse, beschrieben werden.Eine Zertifizierung einzelner Bestandteile des IMSist mgli

32、ch, aber nicht zwingend erforderlich.Weiterhin spielen folgende berlegungen eine Rolle:Was sind die Unternehmensziele? Welches IMSist dazu geeignet, diese Ziele zu erreichen?Sind im Unternehmen bereits Managementsys-teme etabliert? Viele Betriebe haben z.B. bereitsseit langem ein funktionierendes Qu

33、alittsma-nagementsystem eingefhrt.Soll ein zertifizierbares Managementsystem, ganzoder zunchst in Teilbereichen, eingefhrt wer-den?Welche Ressourcen bestehen im Unternehmenbzw. knnen zur Einfhrung eines IMS zur Verf-gung gestellt werden?Welche Anforderungen an den Betrieb sind der-zeit und zuknftig

34、zu erwarten? Dazu zhlen Kun-denanforderungen, branchenspezifische Vorgaben(z.B. VDA, HACCP), gesetzliche Vorgaben, Auf-lagen durch Behrden etc.Freedom is left for future aspects (such as hygiene orrisk management) which may not have come to bearyet or may not even be known yet, but which can beincor

35、porated at any time using the same approach.The principle of “continuous improvement” and riskassessment are applied throughout; this means thatany measure taken is intended to result in improve-ments in several fields (such as quality, environment,safety) at the same time.On the whole, this guideli

36、ne is a pragmatic aid sup-porting businesses in decision-making without limit-ing their freedom of choice. 2 Deciding on the structure of the IMSThis section deals with the criteria for the selection ofan appropriate IMS structure. The revision of the element-oriented DIN EN ISO 9000et seq., which r

37、esulted in a process-oriented standard,makes it easier to combine it with DIN EN ISO 14001.Considering the high degree to which the structuresof the two standards agree, it seems reasonable to usetheir basic structure as guidance when selecting a sys-tem. Process-orientation means giving a descripti

38、onof those processes by which a value is created, i.e.production and supporting processes. Certifying individual elements of the IMS is possible,but not mandatory. Furthermore, the following considerations are impor-tant:What are the goals of the business? Which IMSlends itself to achieving these go

39、als?Have other management systems been imple-mented in the business already? For example,many companies have implemented a well-work-ing quality management system long ago. Is it intended to implement a certifiable manage-ment system, either in the entire business or, ini-tially, in subdivisions?Wha

40、t resources are available within the business,or can be made available, for implementing anIMS?What requirements are expected to be met by thebusiness now and in future? This includes custom-ers requirements, branch-specific regulations(such as VDA, HACCP), legal provisions, condi-tions imposed by a

41、uthorities, etc.B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2012-08All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 2005 4 VDI 4060 Blatt 1 / Part 1 Aus diesen berlegungen ergibt sich der Umfang desIMS, das aus folgenden Teilbereichen bestehen kann:Anlagensicherheitsmanage

42、mentArbeitssicherheitsmanagementBehrdenmanagementDatensicherheitsmanagementFinanzmanagementHygienemanagementInnovationsmanagementPersonalmanagementProduktsicherheitsmanagementQualittsmanagementTransportsicherheitsmanagementUmweltmanagementu.a.m.Die Aspekte Ziel, Zeitrahmen, Verantwortung, inter-ner

43、Aufwand, externer Aufwand durch Beratung undgegebenfalls Zertifizierung sollten von der Ge-schftsfhrung betriebsintern verffentlicht werden.Dadurch kann eine frhzeitige Identifikation der Mit-arbeiter mit der Vorgehensweise und dem System er-reicht werden.3 BestandsaufnahmeDie Basis fr die Einfhrung

44、 eines integrierten Ma-nagementsystems ist eine Bestandsaufnahme (z.B.Umweltprfung nach EMAS, Gefhrdungsbeurteilungnach 5 Arbeitsschutzgesetz und Abschnitt 2, 3 derBetriebssicherheitsverordnung, Bestandsaufnahmenach DIN EN ISO 9001) Umfang der Bestandsaufnahme:Beschreibung der unternehmerischen Ttig

45、keiten(Standort, Produkte, Dienstleistungen)Erfassung der relevanten Dokumente (Rechtsvor-schriften, Genehmigungen, Vertrge, Vereinba-rungen, interne Anweisungen)Zusammenstellung und Vergleich bereits vorhan-dener Managementsysteme (Audit-Ergebnisse,Politiken, Ziele, Manahmen)Darstellung der Aufbauo

46、rganisation (Organi-gramm, Zustndigkeits- bzw. Verantwortungsmat-rix)Zusammenstellung der Prozesse (Kern-, unterstt-zende und Fhrungsprozesse), der Schnittstellenund Wechselwirkungen (interne und externe) so-wie der Prozess-Eigner und ProzessteamsDarstellung der Strme von Material, Energie,Informati

47、onen und Geld in das und aus dem Un-ternehmenThese considerations result in the scope of the IMSwhich may consist of the following subsystems:plant safety management systemoccupational health and safety managementauthority managementdata security managementfinance managementhygiene managementinnovat

48、ion managementpersonnel managementproduct safety managementquality managementtransport safety managementenvironmental managementetc.The aspects goal, deadlines, responsibility, internalcost, external cost of consulting and certification, ifany, should be made known by the management inter-nally with

49、in the company. This allows the personnelto identify themselves with the approach and the sys-tem at an early stage. 3 InventoryThe implementation of an integrated managementsystem is based on the taking of an inventory (such asan environmental impact study according to EMAS,hazard assessment as per 5 Arbeitsschutzgesetz andparagraph 2, 3 of the Betriebssicherheitsverord-nung, inventory as specified in DIN EN ISO 9001). Scope of inventory:d