VDI 4492-2006 Application of stocktaking procedures in IT-based warehouses.pdf

1、VEREIN DEUTSCHERINGENIEUREAnwendung von Inventurverfahren in EDV-gefhrten Lagern Application of stocktaking procedures in IT-based warehouses VDI 4492Ausg. deutsch/englischIssue German/EnglishVDI-Gesellschaft Frdertechnik Materialfluss Logistik Fachbereich A1 Logistik VDI-Handbuch Materialfluss und

2、Frdertechnik, Band 5: Lager und Lagergerte VDI-Handbuch Materialfluss und Frdertechnik, Band 8: Materialfluss II (Organisation/Steuerung) VDI-RICHTLINIENZu beziehen durch / Available at Beuth Verlag GmbH, 10772 Berlin Alle Rechte vorbehalten / All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure e.V., Ds

3、seldorf 2006Vervielfltigung auchfr innerbetriebliche Zwecke nicht gestattet / Reproduction even for internal use not permittedICS 03.100.10, 55.220 August 2006Frhere Ausgabe: 12.03 Entwurf,deutsch Former edition: 12/03 Draft, in German only Die deutsche Version dieser Richtlinie ist verbindlich. The

4、 German version of this guideline shall be taken as authorita-tive. No guarantee can be given with respect to the English trans-lation. Inhalt Seite1 Ziel der Richtlinie . . . . . . . . . . . . . . . 22 Inventur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42.1 Einfhrung. . . . . . . . . . . . . . . . .

5、42.2 Inventurarten . . . . . . . . . . . . . . . 42.2.1 Krperliche Inventur . . . . . . . . 42.2.2 Buchinventur . . . . . . . . . . . . 52.3 Inventurverfahren . . . . . . . . . . . . . 52.3.1 Stichtagsverfahren . . . . . . . . . 52.3.2 Permanente Inventurverfahren . . . 62.3.3 Statistische Verfahren

6、 . . . . . . . 82.4 Aufnahmevereinfachungen . . . . . . . . 93 Anmerkungen zu den Inventurverfahren . . . 93.1 Entwicklung der Inventurverfahren . . . . 93.2 Zhlverfahren bei der permanenten Inventur . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103.2.1 Artikelorientiertes Zhlverfahren . . 103.2.2 Lagerplatz

7、orientierte Zhl-verfahren . . . . . . . . . . . . . . 113.2.3 Verwaltung der Zhldaten in der EDV. . . . . . . . . . . . . . . . . 123.2.4 Nulldurchgangszhlungen . . . . . 133.3 Bestandsaufnahme bei Rcklagerungen als Einlagerungsinventur . . . . . . . . . 143.4 Bestandskorrekturen im laufenden Betrie

8、b . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163.5 Statistische Verfahren . . . . . . . . . . . 164 Minimalanforderungen fr DV-gesttzte Inventurprozesse . . . . . . . . . . . . . . . 164.1 DV-Datenumfang . . . . . . . . . . . . . 164.2 Datensicherheit . . . . . . . . . . . . . . 174.3 Zugriffsberechtigun

9、gen . . . . . . . . . . 174.4 Personalisierung . . . . . . . . . . . . . . 174.5 Dokumentation . . . . . . . . . . . . . . 174.6 Nachprfbarkeit . . . . . . . . . . . . . . 18Contents Page1 Aim of the guideline . . . . . . . . . . . . . . 22 Stocktaking . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42.1 Intr

10、oduction . . . . . . . . . . . . . . . . 42.2 Types of stocktaking . . . . . . . . . . . . 42.2.1 Physical inventory . . . . . . . . . . 42.2.2 Book inventory . . . . . . . . . . . 52.3 Stocktaking methods . . . . . . . . . . . . 52.3.1 End-of-period methods . . . . . . . 52.3.2 Permanent inventory

11、methods . . . . 62.3.3 Statistical methods. . . . . . . . . . 82.4 Simplifications of registration . . . . . . . 93 Notes on the stocktaking procedures . . . . . 93.1 Development of stocktaking procedures . . 93.2 Counting methods for the permanent inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . 103.2.1

12、 Item-oriented counting method . . 103.2.2 Storage location-oriented counting method . . . . . . . . . . 113.2.3 Administration of the count data in the IT system . . . . . . . . . . 123.2.4 Zero throughput counts . . . . . . 133.3 Counting of re-storages as an inventory on input. . . . . . . . . .

13、 . . . . . . . 143.4 Inventory corrections during current operation . . . . . . . . . . . . . . . . . 163.5 Statistical procedures. . . . . . . . . . . 164 Minimum requirements for IT-based stocktaking processes . . . . . . . . . . . . 164.1 IT data scope . . . . . . . . . . . . . . . 164.2 Data se

14、curity . . . . . . . . . . . . . . . 174.3 Access authorisations . . . . . . . . . . 174.4 Personalisation . . . . . . . . . . . . . . 174.5 Documentation . . . . . . . . . . . . . . 174.6 Traceability. . . . . . . . . . . . . . . . 18B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2012

15、08All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2006 2 VDI 44925 Anwendung der Inventurverfahren auf ver-schiedene Lagerbereiche . . . . . . . . . . . 185.1 Erluterungen zur Tabelle. . . . . . . . . 185.2 Lager, in denen ganze Ladeeinheiten bewegt werden . . . . . . . . . . . . .

16、 195.2.1 Manuelles Lager belegorientiert . 205.2.2 Manuelles Lager beleglos . . . . 225.2.3 Automatisches Lager . . . . . . . . 245.3 Lager, in denen kommissioniert wird . . . 265.3.1 Manuelles Lager belegorientiert . 265.3.2 Manuelles Lager beleglos . . . . 285.3.3 Automatisches Lager . . . . . .

17、 . 305.4 Sonderlager (manuell und automatisch) . 326 Anwendung der Inventurverfahren in unter-schiedlichen Lagerbereichen. . . . . . . . . 34Schrifttum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 Application of the stocktaking procedures to various warehouse areas . . . . . . . . . . 185.1 Explana

18、tions of the table . . . . . . . . . 185.2 Warehouses in which whole loading units are moved . . . . . . . . . . . . . . 195.2.1 Manual warehouse document-oriented . . . . . . . . . . . . . . . 215.2.2 Manual warehouse paperless . . . 235.2.3 Automatic warehouse . . . . . . . . 255.3 Warehouses wher

19、e order-picking takes place . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275.3.1 Manual warehouse document-oriented . . . . . . . . . . . . . . . 275.3.2 Manual warehouse paperless . . . 295.3.3 Automatic warehouse . . . . . . . . 315.4 Special warehouse (manual and automatic) . . . . . . . . . . . . . .

20、 . . . 336 Application of the stocktaking methods in various warehouse areas . . . . . . . . . . . 34Bibliography. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351 Ziel der RichtlinieGem 240 HGB (Handelsgesetzbuch) sowie den 140 und 141 AO (Abgabenordnung) sind Jahres-abschlsse auf Grund der jhrlichen Best

21、andsaufnah-men zu erstellen. Der Jahresabschluss erfordert vonjedem Betreiber eines Lagers, seine Bestnde min-destens einmal im Jahr zu zhlen. Zudem sind in ei-nem EDV-verwalteten Lager laufend regelmigeBestandskontrollen notwendig. Dadurch wird einAuseinanderlaufen der EDV-gefhrten und der tat-schl

22、ichen Bestnde vermieden. Treten zu viele undzu groe Bestandsdifferenzen im Laufe eines Jahresauf, so wird die Lieferfhigkeit einzelner Artikel oderdes gesamten Lagers gefhrdet. Die Inventuraufnah-men und Bestandskontrollen tragen jedoch nicht zurWertschpfung im Produktions- oder Vertriebspro-zess be

23、i. Die bei einer Vollaufnahme entstehendenKosten knnen immerhin 2 % bis 8 % des inventari-sierten Lagerwertes betragen. Jeder Inventur-Verantwortliche wird daher bestrebtsein, den Aufnahmeaufwand fr die Inventur zu redu-zieren und auf ein Mindestma zu beschrnken. Dieskann beispielsweise durch den Ei

24、nsatz von den in 241 HGB geregelten statistischen Inventurverfah-ren geschehen, die den Aufnahmeaufwand drastischreduzieren. Diese Verfahren sind jedoch nur unter be-sonderen Bedingungen einsetzbar.1 Aim of the guidelinePursuant to 240 HGB (German Commercial Code)as well as 140 and 141 AO (German Ta

25、x Code)annual financial statements must be drawn up on thebasis of annual stocktaking. The annual financialstatement demands that every operator of a ware-house must count his stock at least once a year. In ad-dition to this, in an IT-administrated warehouse, con-stant regular inventory checks are n

26、ecessary. Thisavoids a build-up of discrepancies between the IT-ad-ministrated inventory and the actual inventory. If toomany and too large inventory differences occur in thecourse of a year, this can endanger the ability to de-liver individual items or the entire warehouses serv-ice level. Stocktak

27、ing and stock checks do not, how-ever, lead to any added value in the production orsales processes. The costs incurred for a full stocktak-ing can, after all, amount to 2 % to 8 % of the inven-toried stock value.Anyone responsible for inventories will thus try to re-duce stocktaking costs to a minim

28、um. This can beachieved, for example, by using the statistical stock-taking procedures provided by 241 HGB whichdrastically reduce expenses. These procedures canonly be used, however, under certain conditions. B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2012-08Alle Rechte vorbehalte

29、n Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2006 VDI 4492 3 Bei den bewegten Bestnden ist in der Praxis einevollstndige Aufnahme jeder Lagereinheit notwen-dig. In jedem Lager mit EDV-gesttzter Bestandsfh-rung gibt es im Laufe des Geschftsjahres zahlreicheProzesspunkte, bei denen einzelne Lagerorte

30、 zurKorrektur oder Verifizierung der EDV-Bestnde ge-zhlt werden oder mit wenig Aufwand gezhlt wer-den knnen. Beispiele hierfr sind die Zhlungen einer Bestands-revision, Nulldurchgangszhlungen oder Rcklage-rungszhlungen. Viele dieser Einzelaufnahmen werdendurch technische Einrichtungen wie Leuchtanze

31、igenam Lagerfach oder mobile EDV-Terminals unter-sttzt. Damit diese Bestandsaufnahmen als Inventur-zhlung gewertet werden knnen, sind die Einbet-tung in ein Inventurverfahren und die Einhaltungbestimmter formaler Voraussetzungen notwendig.Die Bestandsaufnahme eines Lagerortes steht daherim Spannungs

32、feld zwischen gesetzlicher Vorschriftund Betriebspraxis. Bild 1 stellt diesen Zusammen-hang dar. Die Richtlinie VDI 4492 mchte daher diese in derPraxis oft vermischten Anforderungen transparentmachen und neben einer Strukturierung der Begriffepraktische Hinweise zur Umsetzung und zur arbeits-In prac

33、tice, a full recording of every storage unit isnecessary for mobile stocks. In every warehouse withIT-based stock control there are various processpoints in the course of the business year in which in-dividual storage locations are counted to correct orverify the IT inventories, or could be counted

34、with lit-tle trouble. Examples of this are inventory audit counts, zerothroughput counts or back-storage counts. Many ofthese individual count procedures are supported bytechnical facilities such as displays on the storagecompartment or mobile IT terminals. In order thatthese checks can be evaluated

35、 as a stocktaking count,they must be embedded in an stocktaking procedureand certain formal conditions must be fulfilled. Theinventory count of a storage location must thus strikea balance between legal stipulations and operationalpractice. Figure 1 illustrates this relationship. Thus, guideline VDI

36、 4492 attempts to make these re-quirements, which are often confused in practice,transparent and, as well as putting a structure on theconcepts, to provide practical instructions for the im-Bild 1. Zusammenspiel von Bestandsfhrung und Inventur Figure 1. Interplay of stock control and stocktaking B55

37、EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF86D9NormCD - Stand 2012-08All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2006 4 VDI 4492sparenden Verknpfung der verschiedenen Arbeits-prozesse bei der Bestandszhlung in EDV-gefhrtenLagern geben. Dabei orientiert sich diese Richtliniean den ver

38、schiedenen technischen Ausfhrungen vonFertigwarenlagern fr Stckgter. Die Grundprinzi-pien knnen aber auf andere Lagertypen, z.B. frHalbfertigteile, bertragen werden. Diese Richtlinie ist kein Regelwerk zur Durchfh-rung der Inventur. Dies bleibt den einschlgigen Pu-blikationen der Verbnde der Wirtsch

39、aftsprfer undder Finanzbehrden berlassen. Ungeachtet der indieser Richtlinie gemachten Vorschlge mssen alleMethoden und Verfahren der Inventur mit dem frden Betrieb zustndigen Wirtschaftprfer abge-stimmt werden. Diese Richtlinie lsst die wertmigeBetrachtung der Bestnde auer Acht und konzent-riert si

40、ch auf die verschiedenen Inventurverfahrenund Lagertechniken. 2Inventur2.1 EinfhrungUnter Inventur versteht man die Ttigkeit der Be-standsaufnahme, die notwendig ist, um das Inventarzu erstellen. Man unterscheidet dabei die Arten derInventur (krperliche Inventur oder Buchinventur)sowie unterschiedli

41、che Verfahren zur Durchfhrungder Inventur. Die gngigsten Verfahren sind die Stich-tagsinventur (die Durchfhrung der Inventur erfolgtfr den Abschlussstichtag) und die permanente Inven-tur (Erfassung jedes Zu- und Abgangs in Lagerda-teien und Inventurkontrolle durch einmalige krperlicheBestandsaufnahm

42、e innerhalb des Geschftsjahres).Weitere Inventurverfahren sind die erweiterte/ausge-weitete Stichtagsinventur, die vor- oder nachverlegteStichtagsinventur und die Stichprobeninventur. 2.2 Inventurarten2.2.1 Krperliche InventurDie krperliche Inventur ist die mengenmige Auf-nahme der Vermgensgegenstnd

43、e (Maschinen,Fahrzeuge, Betriebs- und Geschftsausstattung, Vor-rte und Zahlungsmittel) durch Zhlen, Messen oderWiegen mit nachfolgender monetrer Bewertung derMengen. Die krperliche Bestandsaufnahme ist stetsdann erforderlich, wenn eine Bestandsbuchhaltungnicht vorhanden ist oder die notwendige Zuver

44、lssig-keit nicht gegeben ist. Diese Zuverlssigkeit mussdurch die krperliche Aufnahme der Ist-Bestndemindestens einmal im Wirtschaftsjahr berprft wer-den. plementation and work-saving interlinkage of thevarious work processes required for inventory countsin IT-controlled warehouses. This guideline is

45、 basedon various designs of finished goods warehouses formixed goods. The basic principles can, however, alsobe applied to other warehouse types, e.g. for semi fin-ished products. This guideline is not a set of rules for stocktaking.This is left to the relevant publications of auditors as-sociations

46、 and to the tax authorities. Notwithstandingthe suggestions made in this guideline, all methodsand processes of stocktaking must first be checkedwith the auditor responsible for the company. Thisguideline does not consider the valuation of stocksbut concentrates rather on the various stocktakingproc

47、edures and warehouse techniques. 2 Stocktaking2.1 IntroductionStocktaking refers to the activity of counting stockwhich is necessary to establish the inventory list.There are different types of stocktaking (physical in-ventory or book inventory) as well as various meth-ods of carrying out stock coun

48、t. The most commonmethods are the end-of-period inventory (the count iscarried out for the closing date) and the permanent in-ventory (registration of incoming and outgoing goodsin warehouse files and inventory inspection by a one-off count within the business year). Other stocktakingmethods include

49、 the extended/broadened end-of-pe-riod inventory, the early or delayed end-of-period in-ventory and the sampling inventory. 2.2 Types of stocktaking2.2.1 Physical inventoryThe physical inventory is a quantity registration of theassets (machines, vehicles, fixtures and furnishings,stocks and cash) by counting, measuring or weighingfollowed by monetary evaluation of the quantities.The phys