VDI 4494 Blatt 2-2012 Outsourcing by the example of contract logistics - Outsourcing project.pdf

1、 ICS 03.100.10 VDI-RICHTLINIEN Mrz 2012 March 2012 VEREIN DEUTSCHER INGENIEURE Outsourcing am Beispiel der Kontraktlogistik Outsourcing-Projekt Outsourcing by example of contract logistics Outsourcing project VDI 4494 Blatt 2 / Part 2 Ausg. deutsch/englisch Issue German/English Die deutsche Version

2、dieser Richtlinie ist verbindlich. The German version of this guideline shall be taken as authori-tative. No guarantee can be given with respect to the English translation. VDI-Gesellschaft Produktion und Logistik (GPL) Fachbereich Technische Logistik VDI-Handbuch Technische Logistik, Band 7: Materi

3、alfluss I (Gestaltung) VDI-Handbuch Technische Logistik, Band 8: Materialfluss II (Organisation/Steuerung) Vervielfltigungauch fr innerbetrieblicheZweckenichtgestattet/Reproduction even for internalusenotpermittedFrhereAusgabe:08.10Entwurf, deutschFormeredition:08/10Draft,inGerman onlyZubeziehendurc

4、h/AvailableatBeuthVerlagGmbH,10772BerlinAlleRechtevorbehalten/All rightsreservedVereinDeutscherIngenieuree.V.,Dsseldorf2012Inhalt Seite Contents Page Vorbemerkung . 2 Einleitung . 2 1 Anwendungsbereich . 3 2 Begriffe 6 3 Abkrzungen . 8 4 Projektmanagement 9 5 Lastenheft 12 5.1 Materialfluss/Prozesse

5、 . 13 5.2 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) 16 5.3 Informationstechnologie 17 5.4 Finanzen . 22 5.5 Beistellungsumfnge Auftraggeber 23 5.6 Personalbergang . 24 5.7 Vertragsentwrfe 25 6 Optionen 30 6.1 Voranfrage . 30 6.2 Preisblatt/Kalkulationsblatt als Vorgabe durch den Auftraggeber . 33

6、6.3 Dienstleistertag 33 6.4 Ausschreibung als Konzeptwettbewerb . 34 6.5 Online-Ausschreibung . 34 7 Angebot . 35 7.1 Erstellung . 35 7.2 Angebotsprsentation . 36 7.3 Auswertung 37 7.4 Anbieterreduzierung. 40 8 Vertragsschluss 42 8.1 Absichtserklrung (Letter of Intent) . 42 8.2 Vertragsverhandlungen

7、 42 Schrifttum 43 Preliminary note . 2 Introduction 2 1 Scope . 3 2 Terms and definitions . 6 3 Abbreviations 8 4 Project management . 9 5 Requirement specifications . 12 5.1 Material flow/process . 13 5.2 Continuous improvement process (CIP) . 16 5.3 Information technology 17 5.4 Finances 22 5.5 Sc

8、ope of provisions by the client 23 5.6 Transfer of personnel 24 5.7 Contract drafts 25 6 Options . 30 6.1 Preliminary enquiry 30 6.2 Price sheet/calculation sheet as specification by the ordering party . 33 6.3 Service provider day . 33 6.4 Tender invitation as conceptual competition . 34 6.5 Online

9、 tender invitation 34 7 Bid 35 7.1 Formulation 35 7.2 Bid presentation 36 7.3 Evaluation 37 7.4 Short listing of bidders . 40 8 Conclusion of the contract . 42 8.1 Letter of intent 42 8.2 Contractual negotiations . 42 Bibliography . 43 B55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 201

10、2-04 2 VDI 4494 Blatt 2 / Part 2 Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2012 Vorbemerkung Der Inhalt dieser Richtlinie ist entstanden unter Beachtung der Vorgaben und Empfehlungen der Richtlinie VDI 1000. Alle Rechte, insbesondere die des Nachdrucks, der Fotokopie, der e

11、lektronischen Verwendung und der bersetzung, jeweils auszugsweise oder vollstn-dig, sind vorbehalten. Die Nutzung dieser VDI-Richtlinie ist unter Wah-rung des Urheberrechts und unter Beachtung der Lizenzbedingungen (www.vdi-richtlinien.de), die in den VDI-Merkblttern geregelt sind, mglich. Allen, di

12、e ehrenamtlich an der Erarbeitung dieser VDI-Richtlinie mitgewirkt haben, sei gedankt. Preliminary note The content of this guideline has been developed in strict accordance with the requirements and rec-ommendations of the guideline VDI 1000. All rights are reserved, including those of reprint-ing,

13、 reproduction (photocopying, micro copying), storage in data processing systems and translation, either of the full text or of extracts. The use of this guideline without infringement of copyright is permitted subject to the licensing con-ditions specified in the VDI Notices (www.vdi-richtlinien.de)

14、. We wish to express our gratitude to all honorary contributors to this guideline. Einleitung Logistische Ttigkeiten werden entlang der Wert-schpfungskette in Beschaffung, Produktion und/ oder Handel, Distribution und Entsorgung erbracht und umfassen u. a. Ttigkeiten wie: Disposition, Beschaffung, I

15、mportabwicklung Lagerung von Wareneingang, Einlagerung, Auslagerung, Konservierung, Kommissionie-rung, Verpackung, Versand, Warenausgang bis Exportabwicklung interne wie auch externe Transporte zustzliche Dienstleistungen wie Konfektionie-rung, Qualittssicherung, Vormontage, Produktionsver- und -ent

16、sorgung, Displaybau etc. Outsourcing entspricht demnach der Vergabe von Unternehmensfunktionen von einem Auftraggeber an andere Unternehmen. Die Richtlinienreihe VDI 4494 ist unterteilt in: Blatt 1 Outsourcing-Entscheidung Blatt 2 Outsourcing-Projekt Blatt 3 Outsourcing-Prozess Eine Liste der aktuel

17、l verfgbaren Bltter dieser Richtlinienreihe ist im Internet abrufbar unter www.vdi.de/4494. Die einzelnen Bltter bilden einen zusammenhn-genden Dokumentensatz zur ganzheitlichen Be-schreibung von Outsourcing-Vorhaben sowohl aus der Perspektive von vergebenden als auch von ausfhrenden Unternehmen. Je

18、des einzelne Blatt bildet eine geschlossene Einheit und kann durch den Anwender dieser Richtlinienreihe auch eigen-stndig nur zur Abbildung des spezifischen Teilas-pekts verwendet werden. Introduction Logistical activities are rendered along the value added chain in procurement, production and/or tr

19、ade, distribution and disposal, and include, among other things, activities such as: material planning, procurement, import handling storage of incoming goods, stockpiling, stock removal, preservation, picking, packing, ship-ment, outward movement of goods up to export handling internal as well as e

20、xternal transportation additional services such as packaging, quality assurance, pre-assembly, production supply and disposal, display building, etc. Therefore outsourcing is equal to awarding corpo-rate functions by a client to other companies. The series of guidelines VDI 4494 is sub-divided into:

21、 Part 1 Outsourcing decision Part 2 Outsourcing project Part 3 Outsourcing process A catalogue of all available parts of this series of guidelines can be accessed on the internet at www.vdi.de/4494. The individual parts form a cohesive set of docu-ments for the holistic description of proposed out-s

22、ourcing projects, both from the perspective of the client as well as from that of the contractor. Each individual part constitutes a self-contained unit and can be used by the user of this series of guidelines even independently for the representation of only specific aspects. B55EB1B3E14C22109E918E

23、8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-04All rights reserved Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2012 VDI 4494 Blatt 2 / Part 2 3 In Blatt 1 wird das Vorprojekt“ dargestellt. Dort wird erlutert wie der Weg vom Outsourcing-Bedrfnis zur Ausschreibung erfolgen soll. In Blatt 2 wird das Out

24、sourcing-Projekt, das heit den bergang von der Outsourcing-Entscheidungs-findung (Blatt 1) zum Outsourcing-Prozess (Blatt 3) beschrieben. Die Struktur dieser Richtlinie ist darauf ausgerich-tet, dass die fr den Projektfortschritt und -erfolg relevanten zu kontrollierenden Inhalte dem An-wender in Fo

25、rm von Stichpunkten angeboten wer-den. Hierdurch soll eine einfache Handhabung und Anwenderfreundlichkeit erzielt werden. In Blatt 3 wird die Durchfhrung des Outsourcing-Projekts bis hin zum stabilen Betrieb errtert, wel-cher vom Projekt-Auftraggeber als auch vom Auf-tragnehmer kontinuierlich zu bet

26、reuen ist. Part 1 represents the “preliminary project”. It ex-plains therein as to how to go from the outsourcing requirement up to tendering. Part 2 describes the outsourcing project, i.e. the transition from outsourcing decision (Part 1) to outsourcing process (Part 3). The structure of this guide

27、line is oriented such that the relevant contents to be controlled for project progress and success are offered to the user in the form of key points. This is done with the aim of achieving ease of handling and user-friendliness.Part 3 explains the execution of the outsourcing project up to its stabl

28、e operation, which is to be continuously supervised by the client as well as by the contractor. 1 Anwendungsbereich Bei der Erstellung der Richtlinienreihe VDI 4494 ist durchgehend darauf geachtet worden, dass In-halte sowohl aus Sicht mglicher Projekt-Auftraggeber als auch -Auftragnehmer fr unter-s

29、chiedlichste Logistikprojekte hinterfragt und dar-gelegt werden. Das Outsourcing-Projekt kennzeichnet einen defi-nierten Zeitraum, in welchem die Mglichkeiten zur Vergabe von Leistungsinhalten an einen Drit-ten geprft und die Auswirkungen aus einer Ver-gabe an Dritte abgeschtzt werden. In diesem Rah

30、men sind die sinnvoll zu vergebenden Leis-tungsinhalte zu spezifizieren, auszuschreiben und gegebenenfalls an einen Dritten zu vergeben. Dieses beginnt mit der Erarbeitung klar abgrenzba-rer Leistungsumfnge als Grundlage einer Ent-scheidung fr oder gegen ein Outsourcing, und endet bei einer Entschei

31、dung fr ein Outsourcing mit der Auftragsvergabe fr die Leistungsumfnge an einen Dritten sowie einer anschlieenden, zeit-lich definierten Anlaufphase fr die bernahme der Leistungsumfnge durch den Dritten. Nach dem erfolgreichen Abschluss der Anlaufpha-se geht das Projekt in den operativen Betrieb mit

32、 einer kontinuierlichen berwachung des Auftrag-nehmers ber. Bei einer Entscheidung, einen Ver-trag mit einem Auftragnehmer nicht mehr zu ver-lngern, startet das Outsourcing-Projekt mit der Suche eines neuen Auftragnehmers von Neuem. 1 Scope Throughout the creation process of the VDI 4494 guidelines,

33、 we have thoroughly taken care of, that contents are presented for the most diverse logis-tics projects, both from the point of a possible pro-ject client as well as a contractor. The outsourcing project characterises a defined time span, in which the options of awarding logis-tics services to a thi

34、rd party are checked and the implications of said award to third parties are esti-mated. Therefore, the logistics services that can be reasonably awarded are to be specified, put out to tender and awarded to a third party. This starts with the formulation of clearly delimitable scopes of services as

35、 the basis of a decision for or against an outsourcing project, and ends with a decision for an outsourcing project with the award of a contract for the scope of ser-vices to a third party followed by a defined ramp-up phase for the assumption of the scope of ser-vices by the third party.After the s

36、uccessful conclusion of the ramp-up phase, the project enters the operational phase with continuous monitoring of the contractor. If there is a decision not to extend a contract with a contrac-tor, the outsourcing project starts anew with the search for a new contractor. B55EB1B3E14C22109E918E8EA43E

37、DB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-044VDI4494Blatt 2/ Part 2AlleRechtevorbehaltenVereinDeutscherIngenieuree.V.,Dsseldorf2012Bild1.StrukturderRichtlinienreihe VDI4494 die dreiPhasen beimOutsourcingB55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-04Allrightsreserved VereinDeutscher

38、Ingenieuree.V.,Dsseldorf2012VDI4494 Blatt2 / Part 25Figure1.Structure ofthe seriesofguidelinesVDI4494 the three phasesofoutsourcingB55EB1B3E14C22109E918E8EA43EDB30F09DCCB7EF8AD9NormCD - Stand 2012-04 6 VDI 4494 Blatt 2 / Part 2 Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure e.V., Dsseldorf 2012

39、 2 Begriffe Fr die Anwendung dieser Richtlinie gelten die folgenden Begriffe: Absichtserklrung (Letter of Intent, LoI) Unverbindliche Erklrung einer Vertragspartei, die das Interesse an Verhandlungen und am Abschluss eines Vertrags ausdrckt. Anforderung Erfordernis oder Erwartung, das oder die festl

40、egt, was blicherweise vorausgesetzt oder verpflich-tend ist. in Anlehnung an DIN EN ISO 9000 Auftraggeber Person oder Organisation, die den Gegenstand eines Auftrags in allen erforderlichen Einzelheiten festlegt und den Auftrag vergibt. Auftragnehmer Person oder Organisation, die sich zur Erfllung e

41、ines Auftrags verpflichtet. Benchmarking Vergleich von gleichen Abwicklungen auf Basis marktblicher Kennzahlen. Eskalationsmanagement Festlegung von Entscheidungswegen ber unter-schiedliche Entscheidungsstufen und/oder Hier-archiestufen mit der Angabe, wann und wie Ent-scheidungsbedarfe von untergeo

42、rdneten Ebenen auf bergeordnete Ebenen weiterzuleiten sind. Anmerkung: Zum Beispiel, wenn Inhalt auf der unterge-ordneten Ebene nicht zufriedenstellend bearbeitet werden konnte. FIFO-Prinzip (First-in-First-out-Prinzip) lteste Ware soll zuerst entnommen werden. Go-Live Produktivsetzung/Umsetzung des

43、 Geplanten/der Planungen. K.-o.-Kriterien (Knock-out-Kriterium) Kriterien, die zum Abbruch der Gesprche/Ver-einbarungen fhren. Konsignationsware Ware, die physisch beim Auftraggeber gelagert wird, aber buchhalterisch und eigentumsrechtlich noch den Lieferanten gehrt. Kontraktlogistik Integrierte Lei

44、stungsbndel, die verschiedene, in ihrem Umfang wesentliche Logistikleistungen (z. B. Transport, Lagerung Umschlag, Konfektio-nierung), ergnzbar um Zusatzleistungen, enthalten und kundenspezifisch gestaltet von einem Dienst-leister (z. B. Speditionen, Paketdienste, sonstige logistische Dienstleister)

45、 fr eine andere Partei 2 Terms and definitions For the purposes of this guideline, the following terms and definitions apply: Declaration of intent (letter of intent, LOI)Non-binding declaration by a contractual party, expressing its interest in negotiations and in the conclusion of a contract.Requi

46、rementNeed or expectation that states what is generally implied or obligatory. adapted from DIN EN ISO 9000 Client Person or organisation that constitutes the scope of a contract with all necessary details and awards the contract. Contractor Person or organization that is committed to fulfill an ord

47、er. BenchmarkingComparison of identical processes on the basis of available key performance indicators.Escalation managementDefinition of decision-making channels spanning different decision-making steps and/or hierarchical levels, with information as to when and how calls for decisions are to be fo

48、rwarded from subordinate to superior levels. Note: For instance, if content could not be satisfactorily processed at the subordinate level. FIFO principle (first-in-first-out principle)The oldest goods shall be extracted first.Go-LiveProduction rollout/implementation of the plan/the plannings. K.-o.

49、 criteria (knock-out criteria)Criteria that lead to a breakdown in negotiations/ dialogues. Consignment goodsGoods that are physically stored at the buyers premises, but still belongs to the supplier in terms of book-keeping and ownership.Contract logisticsIntegrated bundles of services that, to their extent, incorporate different fundamental logistics services (such as transportation, storage, handling, packag-ing) to be supplemented by additional servi