DB37 T 3438-2018 展览项目运营操作规范.pdf

1、ICS 03.080.01 A20 DB37 山东省地方标准 DB 37/T 34382018 展览项目运营操作规范 2018 - 10 - 18发布 2018 - 11 - 18实施 山东省质量技术监督局 发布 DB37/T 34382018 I 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准由济南舜耕山庄集团、济南舜耕国际会展中心提出。 本标准由山东省服务标准化技术委员会会展分技术委员会归口。 本标准主要起草单位：济南舜耕山庄集团、济南舜耕国际会展中心。 本标准主要起草人：陈秋、王军、何元清、李令红、范伟、周建军。 DB37/T 34382018 1 展览项目运营操作

2、规范 1 范围 本标准规定了展览项目的运营程序。 本标准适用于利用展馆举办的各类展览项目的运营操作。 2 基本要求 2.1 举办展览会需经有关部门许可方可举办的，主办单位应取得相应的批准文件。 2.2 主办单位应与相关合作单位签订合作协议书。 2.3 招展信息应真实、合法，展览会名称、主办和承办单位全称，举办时间、地点等应与有关部门许 可或者备案的事项一致。 3 展前筹备 3.1 市场调研 3.1.1 确定调研目标 3.1.1.1 梳理最初笼统的、不确定的多种假设，通过进行试探性市场调研，确定调研目标，形成市场 调研的基本假设。 3.1.1.2 调研范围包括行业环境调研、目标顾客调研、同类展览

3、会调研等。 3.1.1.3 试探性市场调研的方式有： a) 与有关营销人员进行讨论； b) 走访代表性参展商并开展问卷调查； c) 走访目标观众； d) 请教行业专家与学者等。 3.1.2 制定调研计划 拟定调研提纲，内容包括但不限于调研对象、调研内容、调研方法、调研进度、经费预算。 3.1.3 收集市场信息 通过各种渠道收集市场信息，包括市场需求度、同类活动竞争力等信息。 3.1.4 撰写报告 撰写可行性研究报告，主要包括以下内容： a) 项目简介； b) 展览项目战略分析（SWOT分析），通常分四步完成： 1) 分析内部优势和劣势，找出对展览项目具有关键性影响的优劣势； DB37/T 34

4、382018 2 2) 分析项目面临的外部机会和威胁； 3) 将外部机会和威胁与内部优势和劣势进行匹配，形成可行备选战略； 4) 甄别选择备选战略，确定目前应才去的战略策略。 c) 展览会的市场前景和目标市场风险分析，包括但不限于： 1) 对展览题材所属产业和市场情况的分析； 2) 对国家有关法律、政策的分析； 3) 对相关展览会的情况的分析； 4) 对展览会举办地市场的分析等。 e) 经济方面的可行性分析，包括但不限于： 1) 收入成本分析； 2) 盈亏平衡分析； 3) 现金流量分析。 f) 结论等。 3.2 项目立项 3.2.1 项目提交评审通过后，方可立项。 3.2.2 立项后确定项目的

5、组织结构。 3.3 制定实施方案 3.3.1 方案一般包括展览会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、 展览会规模和展览会定位以及组织措施、财务预算等内容。 3.3.2 成立项目组对展览会工作人员的工作进行统筹安排。 3.3.3 对准备在展览会期间同期举办的各种相关活动（如技术交流会、研讨会、各种表演等）作出计 划安排。 3.4 宣传推广 3.4.1 制定宣传推广计划，选择宣传推广目标对象。 3.4.2 构建宣传推广队伍，准备展览会宣传资料，宣传资料的内容包括但不限于： a) 展览会行业背景； b) 组织者历史业绩； c) 展览会历史数据； d) 以往参展商和观众对展

6、览会的评价； e) 本届展览会的特色。 3.4.3 运用报纸、杂志、广播、电视、户外广告，网络等多种媒体对展览会进行宣传推广，设计展览 会邀请函并发放。 4 招展 4.1 招展可通过电话营销、客户谈判、广告营销、网络营销等方式进行。 4.2 招展工作的步骤有： a) 前期准备 1) 收集目标参展商信息，建立目标参展商数据库，可通过以下方式收集： (1) 行业企业名录收集； DB37/T 34382018 3 (2) 商会和行业协会收集； (3) 政府主管部门收集； (4) 专业报刊收集； (5) 同类展览会收集； (6) 专业网站收集； (7) 黄页电话号码簿收集。 2) 准备招展中用到的邀请

7、函、展台图、参展回执、参展指南等； b) 发布信息：按照实施方案，通过各种宣传途径发布展会相关信息； c) 邀请参展：组织展商参展及邀请政府职能部门和行业社会组织组团参展； d) 确认参展：确认各项参展手续（报名注册、确定展位、缴纳款项）； e) 协助服务：协助展商做好各项参展准备。 5 招商 5.1 招商工作可通过宣传推广、定向邀请、行业组织等方式进行。 5.2 招商工作的步骤有： a) 前期准备：确定目标观众、制定邀约计划； b) 宣传推广：按照实施方案，通过多种宣传方式发布展会信息； c) 观众组织：定向邀请专业观众参会； d) 接待服务：按照实施方案的要求提供相应的接待服务。 6 展览

8、会现场管理 6.1 布展管理 6.1.1 布展前的准备工作 展览会布展前，应做好以下工作： a) 确定布展时间； b) 办理相关手续； c) 与相关服务商协商； d) 划分展览场馆功能区； e) 展览区和占位的划分； f) 展位画线工作。 6.1.2 展位布展 布展管理主要包括对展位搭建的监督和搭建问题的协调，现场施工管理，展位楣板的制作、安装与 核对。 6.1.3 现场环境布置 展览会现场环境布置包括： a) 展馆序幕大厅环境的布置； b) 各展区公共区域环境的布置； c) 嘉宾休息室或会客室环境的布置； DB37/T 34382018 4 d) 展览会新闻中心的布置。 6.2 现场协调 负

9、责监督现场施工，为参展商协调现场租赁业务；布置安排会场外的广告宣传，交通运输及搬运工 作等。 6.3 现场服务 现场服务包括但不限于： a) 专业观众登记及现场服务； b) 针对参展商的管理与服务； c) 信息咨询服务； d) 媒体接待与采访服务； e) 网络和信息服务； f) 车辆管理服务； g) 现场餐饮服务等。 6.4 现场保障 现场保障包括展览会的安全防范和安全保卫工作，消防安全工作、突发事件预防和应急处理工作等。 7 撤展 7.1 展览会结束后应组织安全拆除展台并安全清运，保证场馆地面干净整洁。 7.2 拆除展台过程中应保证展馆设施设备完好无损坏。 8 评价与改进 8.1 做好展后展商和观众的回访工作。 8.2 评估展览会质量，进行展后总结和项目绩效考核。 8.3 汇总情况，分析问题，改进提升。 _