GB T 9852.2-1988 全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准 著录细则.pdf

1、中华人民共和国国家标准全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准著录细则8tandards for the archives of the Dational multipurpo盹investigation of the coastal zone and tidBl wetland resources Regulat10ns on blbliographical description 1 主题内容与适用范围UDC 651.53 551.46 GB 9852.2-88 本标准规定了全国海岸带和海涂资源综合调查(以下简称为全国海岸带调查)档案著录的项目、标识符款目及其恪式、著录级次和各项目的著录方法。

2、术标准过用于全国各单位对海岸带调查档案的著录。2 号!I有标准GB 3792. I 义献著录总则GB 3792.5 格案著录规则GB 2日03全数字式fl期表示/.1;GB 2809 f.言息交换用日的时间表示法GB 3860 文献主题标寻|规则GB 9852. J 全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准肇理规则GH 9852.:l 全国海岸带和海涂资源综合调查档案标准分类法3 著录项目3. 1 题名与责任者项3. 1. I 正题名3. 1. 2 Jf列题名3. 1. 3 副题名及说明题名文字3. 1. 4 文件编号3. 1. 5 档案(文献)类型标识1.G m一责任者3. 1.7 相同责任方式

3、的其它责任者3. 1. 8 不同责任方式的其它责任者. 2 版本IR3.2. 1 文本3.2.2 与文本有关的责任者3.2. 3 阳次3. 2 4 罚写印刷形式国家海洋局19880日-20批准1989一05-01实施3.2.5 好书写印刷形式有关的责任者3.3 密级与保管期限项3. 3. 1 密级3.3.2 保管期限3. 4 时间项3.4. 1 起止时间3.4.2 文件材料形成时间3. 5 载体形态项3. 5. 1 数量及单位3. 5.2 规格3.5. 3 载体类型3.5.4 附件3. 6 丛编JiJ3. 7 附注项3. 8 标准编号与有关记载项3. 8. 1 标准编号3.8.2 装订方式3.

4、8.3 校1导方式3. 9 挺耍项3.10 11f检与编号项4 著录项目标识符与著录内容识别符4. 1 著录项口标识符GB 9852. 2-88 本细则规定在各大小著录琐目之前冠以-定的标识符。各大项(题名与责任背项、提要项、排检与编号项除外J。= 并列题名。副题名及说明题名文字、文件编号、规格、摘次、获得方式。/ 第责任者、与文本布关的责任者、与书写印刷形式有关的责任者。不同责任方式的其它责任者、保管期限、书写印刷形式。相同方式的其它责任者。十附件Bf 析出内容出处。4.2 著录内容识别符( ) 责任者、书写印刷形式和载体形态项的说明及丛编项内容。c ) 档案类型标识、自拟著录内容。省略著录

5、内容。C?) 推测、不能确定的注记。口钱缺字符号。每一个残缺字用一个口符号，难以计数的残缺文字用口口表示。时间表示中的年月日间隔符。 起止时间。5 款目及其著录格式5. 1 款同是著录的结果，所以款归因著录的目的、著录对象的内容和形式特征、款目本身载体类型不同GB 9 8 5 2. 2 - 8 8 而产生不同的款目和著录格式。5. ,. , 以档案款目的功能为根据，著录可区分为通用款目和排检款目。5. ,. 2 按不同著录对象，著录区分为单体著录、综合著录和析出著录z所形成的款目有文件款目、案卷款目和析出款目。5. ,. 3 为适应不同形式的款日载体、每种款目都具有卡片和书本两种著录格式。5.

6、 2 通用款目及其格式:5.2. , 通用款目的功能在于它既可满足档案业务工作需要，又是提供各种检索款目的基础:具，它具有较大的通用性。但由于通用款日将各种标日集巾在排检与编号项，并有些读者不需要的业务注记项目，所以不经加王，-般不宜充当排检款曰。5. 2. 2 卡片格式:E题名并列题名:副题名及说明题名文宇:文件编号档案类型标t.RJ/第一责任者，其它责任杏文本/责任者:稿次g书写与印刷形式/责任者.密级;保管期限时间，数量及单位:规格(载体类型)十附件.-(丛编).附注标准编号(装订)，获得方式提要排检与编号项1、飞、J5.2.2. 1 本格式规定了Jlli用卡片款日中著录项目的排列顺序和

7、段落的划分。当冈著录对象种类(案卷、文件)不同时，按著录规定某峰著录项目不著录时，要连同标识符一同省略，但小得变动本格式。5.2.2.2 本格式把著录项目分为三个段炼。5.2.2.3 在著录每段落第一著录项目时，省略大项标识符.并卒二格。各段溶内著录项目(带标识符号)应连接著录，其间不再空格。5. 2. 2. 4 大项标识符.一占两格(.占格，占一格)，它是一个整体符号必须连写且不能分别置于不同行中。其它项目标识符号占一格。标识符号前后均不空格。5. 2. 2. 5 一片著录不完，续片著录。在续片的卡片有下角应用(接下片)字样，以说明白a续片，并在右上角用N/M(N.M均为阿拉伯数码，N为顺序

8、号，M为本条款目总片数注明续片间相互连接关系。例1/3表示本条款目总片数为一王片，此片为第J片。5.2.2.6 卡片尺寸为12.5cmX7. 5 cm。著录区边缘离卡片上下边各0.5cm，左右边各1cmo 5.2.3 书本格式:分类号档号档案馆室代号缩微号正题名二并列题名副题名及说明题名文字文件编号档案类型标识)/第一责任者，其它责任者文本/责任者:稿次，书写与印刷形式/责任者.密级，保管期限时间数量及单位规格(载体类型)+附件(丛编L附注标准编号(装J)，获得方式主题词提要5.2. 3. 1 本格式确定了通用书本款目格式。5.2.3.2 本格式把着录项目分为四段。5. 3 排检款目及其格式:

9、5.3. , 排检款目是提供读者使用的，在通用款目基础上，分别以各排检项为标目所组成的款日，按标日GB 9 8 5 2. 2 - 8 8 的名称可分为主题、责任者、题名初分类等款:tL5.3.2 排检款目的著录iE文按GB3792. 5中所规定的格式u著录级次采用仁述标准的简要或基本级次。5. 3. 3 卡片格式:标目项目采用GB3792. 5中所规定的著录在文格式提要排枪与编号项档号例1, (立:件材料编号款目)海岸表VIII-3浮游动物标木哥在记表天津渤海湾1983.5. 2728，海岸表VlIl-3 原始记录)/天津市海岸带叶飞物专业组;张德珠成文;手抄，秘密;永久983.5.28. -

10、页(1张)，6*川24浮游动物标本登记表律J-5(1 )P001 例2，(分类款UD2 ,1 溶解氧分析记录表:浙江1青海82.7第航次曙光。7调查船:海岸表1C原始记录)/黄恒霖(国家海洋局-所助工成文$手抄秘密:永久.1982.7.36页(365长), 16开溶解氧分析记录表浙化。1-6(1)P103385, 3, 4 书本格式(见5.2.3)加标目项目。5.4 析出款U及其格式:5. 4. 1 析出款目为记录某一单础文件巾的特定内容，进行析山著录所组成的款口。5. 4, 2 卡片格式:析出题名/责任者/在:题名/责任者文本/责任者z稿次，书写印刷形式/责任者也密级;保管期限.时间.数量及

11、ft单位规格(载体类型l+附件-附注提要排检与编号项档号5.4, 2.1 析出款U将著录项目分为五段落。第3段落为析出部分，第一段落为原文告录部分，第三、四、丘段幕为析山附注内容、提耍、排检部分。5, 4.2.2 析出款U使用标识符号与通用款目相同，但在原文件著录部分前需加/在。5, 4, 2, 3 其它规定见5.2，2.5, 4.3 书本格式与卡片格式相|司，伺不著录排柿项。GB 9 8 5 2. 2 - 8 8 6 著录详简级次6. , 著录项目区分为必要项目和选择项目。6. ,. , 必要项目是恬何档案款目中必须具有的著录项目，包括z正题名、责任者、时间、分类号、档号。6. ,. 2 选

12、择项目是除必耍项目外的其它规定著录项目。6. 2 著录详简级次区分为简要级次、基本级次和详细级次。6.2. , 凡款目仅著录必要项目的称为简要级次或第e著录级次。6.2.2 凡款目除著录全部必要项目和部分选择项目的称为基本级次或第二著录级次。6.2.3 凡款目著录全部必要项目和全部选择项目的称为详细级次或第三著录级次。6. 3 全国海岸带调查档案通用款目必须采用详细级次，其它种类款目的详简级次自行选定。7 著录用文字7. 1 著RJIl文字必须规范化。7.2 文件编号、载体形态项、排枪与编号、时间项巾的数字一律使用阿拉伯数字。7. 3 时间项的时间表示法按GB2809、GB2808原则和方法者

13、录。7. 4 档案本身的文字出现错误，仍需照录，同时将考证的正确文字，在其后加CJ校正，或者在附注项说明。凡是不影响语义、词立的错别宁、繁体字、非标准简化字可在款目上直接较正，不再加注，著录人民不得在阳、档案上进行修改。7. 5 对于用非汉字书写的档案应用汉字者录，但应在附注项中说明。8 档案类型与载体羹型标识符8. , 档案类型指档案所记录内容的种类。8. 2 载体类呻J指档案载体的种类。8.3 根据GB3469的分类和代蚂及全国海岸带和海涂资源综合调查植案的实际情况加细细f，表1档案(文献)类理代的表序号类型名称简字序号类理名称简丰专著著31 命寺、寺、指令命令4 生议录会32 决足、决议

14、、纪要决定。汇编世33 指F指示7 科技报告告34 .(jffr、通告、公告布特8 技术惊准标35 涵知通知9 专利文献z与36 通报通报10 产品样本样37 报告报告11 中译文1西38 情市请1113 参考1:)1.I ii 39 批复批:!i14 检索L具检40 函件函件16 图表罔51 图件图件61 调查资料报表报表62 原始记录记;Jl:汗，币资料iL编入5，调奇报fl人几1 )罔11j题名不能揭示档案内容或题名过于冗长时，题名一般要重新拟写.更改原题名后再著录。11将军改后的题名著录在.C J内。必耍时将原题名注于附注项内。10.1.2.4 在原题名照录时，原题名中的标点符号、数字

15、和字母均应照录，起语法刊用的主恪l_:y.保留，否则:.i-_t可!IZJO 10.1.25 如同一义件材料，题名多次易名.原题名需在附注Jijf内注明。1 D. i. 2. 6 以案卷为著=止对象时案卷款目正Jt名即案卷标题。案卷标题一般由机构名加i卷内文件内容IVi Il堪理分奖类目和有关排r(号为正题名。例:GB 9852. 2 - 8 8 天津市海岸办会议类文件材料之四l顺序号L一一一一一一机构下分类类目机构名10.1.2.7 以文件材料为著录对象时，凡属调查规程巾的标准表格、图件以规程中拟定的表格、图件名为标准正题名。10. 1. 3 并列题名10.1.3.1 以第一工种语言文字书写

16、的与正题名对照并列的题名.与正题名用二号连接。10.1.3.2 技术文件和罔件的外语标题必须著录。10. 1. 3. 3 与正题名并列的汉语拼音文字不能作并列lI2名，不予著录。10.1.4副题名及说明题名文字:10.1.4. 1 副题名解释或从属TiE题名的另一题名。说明题名文字指在题名前后对档案内容、也固和11途进行说明的文字。10. 1. 4.2 画IJ题名照录，如正题名能够反映中案内容特征，且已含有副题名所表丽的内容，副题名可不再者录。10.1.4.3 说明题名文字照录，它所含内容因文件材料窍型而异，具体内容如下:a. 管理类文件在说明题名文字中用主送、下发、关于(Xx x文件)的批复

17、、致函和回函与单位名陈、个人名称等字样表明文件的主要发放范围。例例:例23 I幸津1(22)关于增补天津市海岸带和海涂资摞综合调查领导小组成员的请示主送天津市人民政府(1982)津海字第6号请示J/天津市海岸带调查领导小组.成文;打印秘密，永久82.12. 5. -1页(l张)，6*人员管理增补领导小组成员，-、,-_j b 会议类文件材料应著录会议全称、时间、地点、届数。P034 29一22津津17(24)关于召开我市海岸带资摞综合调委领导小组第三次扩大会议的通知:天津市友谊俱乐部商楼(茶室)81.9.22，津海办字第30号通知)/天津市海岸办，张连兴(天津市海岸办副主任). 成文s手抄.秘

18、密，永久.-81. 9.19. -1页(1张)，16开会议通知会议议程P038 c. 技术性文件材料中的调查材料应注明调查舶船名、站号(经纬度人层次和调查时间。例rGB 9 8 5 2. 2 - 8 8 C25津津C-7(1 ) 连续站海流观测记录:滨海506轮JH2003 (39001 N 118003 E) 表层1983.6.27，海岸表11-8C原始记录J/天津市海岸带调查水文专业组:柴玉荣(海洋局技术所). 成文;手抄.秘密;永久.-83.6. 27. -4页(4张)，16开时间间隔30分海w.f丁d. 技术性文件材料中的图件应注明地图比例尺、投影和坐标。C32 津C20(3) POO

19、l 津周日连续站水文观测站位图2渤海湾(l200 000)图J/天津市海岸带调查海洋水文专业组;海洋陆技术所.印刷原图秘密;永久.-83.-1幅，2开(闯)水文现测站位图r、,- _, P001 10. 1. 5 文件编号:10.1.5.1 文件编号是文件材料制发过程中由制发机关、团体或个人为文件材料编制的区别个体的序，J。10. 1. 5. 2 文件的正式编号照录。10.1.5.3 属于调查规程中的标准表格、图件著录表格和图件在规则中的标准编号u0.1.6 档案类型见本标准第8章。O. 1. 7 责任者zO. 1. 7. 1 责任者是对档案内容进行创造，负有直接责任的团体或个人，在责任者中排

20、居首位或负有最i责任的责任者为第责任者，其余为其它责任者。0.1. 7.2 责任者一般附著录正式全称，在海岸带调查机构表中列出的机构，可按表中注明的标准简称著录。10.1.7.3 个人责任者除著录姓名外，必须著录所属单位全称或惯用简称反职务，并置于()。10.1.7.4 外罔个人责任吝按原译中文著录，在其前注明国别。责任者姓名载有原文时，著录于译名之后，姓名顺序应与汉语一致，并用(J气如与我国姓名表述方式不同时(即姓在后，名在前).应先著录姓氏原文，再背景名字的缩写。例，(美)爱国斯坦CEinstein.A) 10.1.7.5 责任者名称般照法，但如责任者使用笔名、别名时，团体责任者使用非正式

21、机构名称时，应著录真名。别名、非正式机构名著于附注项内。10.1.7.6 未注明责任者的文件，应号证其责任者，并将考证出的责任省加CJ，考证无结果时均以口口口代之。10.1.7.7 责任者有误，仍照忌，但应考证出真实责任者附后，并加( J号U10.1.7.8 全国海岸带调查档案管理类文件材料根据稿次及其形成过程的具体情况按表3I昆明区别各GB 9 8 5 2. 2 - 8 8 类责任者。表3稿次第一责任者Jj;它责任占成立签发单位会接单位定稿主办单位主办签发人拟稿人修改稿与切稿拟稿人其他责任者10.1.7.9 技术文件材料以其内容制作的主要责任者为第一责任者，其余人列为其它责任者。10.1.7

22、.10 责任者项一般只著录个，其它相同责任者可并列著录入附注项。10.1.7.11 可在责任者后注明(签发户、(签沪、(主办)等责任方式。1 0.2 版本项10. 2. 1 版本项符号结构形式z文本/文本责任者.稿次;书写印刷形式/与书写印刷形式有关的责任者1 2. 2 版本项是对档案在制作、创作过程中所形成的特征进行描述的著录项目。它是确定文件可靠程度.合法性的唱:要依据。10.7.3 文木反映和S靠真实性和合法性。文本有止本、剧本、全抄本、节抄本n10. 2. . 1 .1命本是具有法定凭证作用的档案或文件材料原件。副本是经法定程序认可，而只有法律凭证叫llJ的ili件。兀凭证作附的复制件

23、统称为抄本.内容与正本或副本完全一致的抄件为全抄木，只余则可J抄本10.2. 3. 2 日本时以省略不善，副木和抄本必须著录。 O. 2. 4 梢次是对艾件材料创作过程中易稿的阶段划分、反映文件材料在性质边内容七的重大变更，陆次有初怕、修改楠、定楠、成文。10.2.4. 1 初稿是文件材料创作过程中形成的第一稿木，修改稿是初稿后定稿前的历次稿本。定稿与成文内容相同，是缮印成文的根据，通常在定稿上有签发人的注记的签名。成文是最终的正式文件材料。10.2.4.2 初稿、修改稿可著录为一稿、二楠。10.2. 5 书与印刷形式反映档案内容记录的方式，书写印刷形式有手抄、复写、刻印、打印、铅印、复印、缩

24、微、胶印等。10.2.6 与文本和书写形式有关的责任者，正本不著录责任者，副本责任者著录副本制作的批准者，书写印刷形式责任者著录缮印者。10. 3 密级与保管期限项10. 3. 1 密缀与保管期限项符号结构形式:甘J级z保管期限丁Q.3.2 密级与保管期限是按文件材料内容，为限制档案流通范围和保管时限，而设立的等级概念。10.3.3 密级分J绝1督机密秘密内部公开10.3. 01 保管期限分为:水久t二期短期GB 9852.2-88 10.3. 5 密级与保管期限项按档案划定的等级照录。10.4 时间项10. 4. 1 时间项符号结构形式E时间10.4.2 时间项是记录文件材料制成时间的著录项

25、目。10.4.3 案卷款目的时间项是所含文件材料的起止时间。ffl-联接前后时间。单份文件材料著录文件材料形成时间。如某一站位的调查资料，时间项著录文件材料形成时间，其调查时间著录于说明题名文字或附注项中。1 0.5 载体形态项10. 5. 1 载体形态项符号结构形式:数量及单位2规格(载体类型)10. 5. 2 载体形态项是对档案载体的物质形态特征描述的记录。10. 5. 3 数量及单位:数iti:用阿拉伯蚊字，单位用档案物质形态的统计单位，如页、卷、册、盒等。10.5.4 姐格:何1，指档案载体的标船只、及型号等。. -1盒35运米(电影片).-5页，16开10.5. 5 以纸为载体的档案

26、般不于著录(图除外)，其他载体类型据实著录。10.5.6 附件:指文11正文后的附加材料，一般只著录附件题名，其前冠十号(附件的数量及单位应与主件合并计算，著入主件的数量及单位项巾)。附件具有向己的题名，并能单独使用。具有独立检索意义时，亦可当j行著录条目，但应在附注项中加以说明户10.6 丛编项丛编是指在一个总题名下，汇集若干同一类刷、统一编号发布的系列文件，般照原文著录丛编题名.并将著录内容宦于仆号中，()号前加一号。例如:一(全国海岸带调查档案工作会议材料之二)10.7 附注项附注项是著录各个项目中需要解释和补充的事项，依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在最听。附注项前加一号。

27、10. 8 标准编号段有关记载项10. 8. 1 标准编号及街关记载项符号结构形式:标准编号(装订)，获得方式10.8.2 标准编号2档案材料在罔际问及交流时的统一编号无此号可不著录。10.8.2.1 装订指文件材料的细合形式。该项表明文件材料在案卷中的存放方式，它有两种类别.装1 与布装订。10.8.2.2 获得方式指档案获得的方法，(:;1写移交和非移交两种形式。10.9 提要项提要JiJ!是对艾件和案卷内容的简介和评述，用力求反映宾主题内容。一般不超过300字。提要项另b:段字闷字著录。10. 10 排检与编号项GB 9 8 5 2. 2 - 8 8 排检与编号项是目录排检和档案馆(室)

28、业务注记项.10.10.1 分类号:依据档案分类法的有关规定著录。置于条目左上角第一行。分类标引方法见GB9852.3 , 10.10.2 档案馆(室)代号:依据档案馆(室)代码的有关规定著录。置于条目右上角第一行。10.10.3 档号g档案馆(事)是在档案整理过程中对档案的编号。档号通常包括机构号、案卷目录号、案卷号、件号或币1号。10.10.3.1 机构号:全国海岸办档案组批准的每独立立档机构的标准编号。编号方法见GB锦52.1。10.10.3.2 案卷目录号:著录机构内每案卷目录的编号。10. 10.3.3 案卷号2著录案卷目录内每一案卷内的编号。10.10.3.4 件号z著录案卷内每文

29、件的顺序号。10.10.3.5 页号:著录案卷内单份文件材料的首贞编码。10.10.3.6 档号中各号之间用号，占一格。10.10.3.7 档号著录于条日左上角第二行，与分类号齐头。10.10.4 缩微号:缩微号是档案缩微品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆(室代号齐头。10.10.5 主题词z主题词是揭示档案主题内容的规范词。10.10.5.1 依据GB3860的原则进行标引。10.10.5.2 文件级款日一般著录38个主题词，案卷级可适当增加。10.10.5.3 主题词著录另起一段，各主题词之间空-格。附加说明:本标准由全国海岸带和海涂资源综合调查领导小组提出。本标准由国家海洋局标准汁量中心归口。本标准主要起草单位国家海洋局档案处。