HJ T 78-2001 环境保护档案管理数据采集规范.pdf

1、中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理数据采集规范HJ /T 78-2001 Data collection specification for environmental protection archives 2001-12-25发布2002 - 04 -01实施国家环境保护总局发布829 HJ!T 78-2001 前士-R为保证环保系统档案实现计算机化管理，逐步在全国范围内建成环保档案信息网络，实现快速、准确查询和资源共享，使环保档案信息资源得以充分开发和利用，依据中华人民共和国档案法)，制定本规范。本标准由国家环境保护总局科技标准司提出。本标准起草单位:中国环境科学研究院、中日

2、友好环境保护中心、中国环境监测总站、辽宁省环境保护局。本标准起草人z傅坚、罗桂玲、蔡君、王巧珠、马凤芝、李敏君、杜淑平。本标准由国家环境保护总局于2001年12月25日批准。本标准由国家环境保护总局解释。830 HJ /T 78-2001 环境保护档案数据采集规范1 范围本标准规定了环保文书档案、科研档案、监测档案、监理档案、基建档案、会计档案、特殊载体档案及档案借阅管理的计算机管理系统数据项的采集内容及方法。本标准适用于环保系辈革各类档案数据库建立、检索等计算机数据管理。2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修

3、订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GB/T 7156-1987 文献保密等级代码GB/T 8563-1988 奖励代码GB/T 11821-1989 照片档案管理规范GB/T 4754-1994 国民经济行业分类与代码GB/T 15418一1994档案分类标引规则GB/T 2260-1999 中华人民共和国行政区划代码DA/T 2-1992 科学技术研究课题档案管理规范DA/T 13-1994 街号编制规则DA/T 15一1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则HJ/T 8.1-1994 环境保护档

4、案管理规范科学研究HJ/T 8.2-1994 环境保护档案管理规范环境监测3 定义3. 1 环保文书档案百事境保护部门处理党务、行政事务及业务管理工作中形成的文件材料。3. 2 环保科研档案在环保科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的科研文件材料。3. 3 环填监测档案在环境监测和行政管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等记录形式的环境监视l文件材料。3. 4 环境监理档案在环境监理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等记录形式的环境监理文件材料。3. 5 基建档束基本建设工程的规划、设计、施工、竣工、验收和管理、使用、维护等活动

5、中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等记录形式的文件材料。831 HJ/T 78-2001 3. 6 会计档案会计凭证、会汁帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。3. 7 照片档果国家机构、社会组织及个人在环境保护活动中直接形成的，具有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。3-8 常规照片档案用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。3. 9 磁性载体文件以磁性材料(如计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带)为信息载体的文件。3. 10 磁性载体档案国家机构、社会组织和个人在环境保护

6、活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。3. 11 实物档襄在环境保护工作中形成或上级颁发及有关单位赠送的标本、证书、奖状、奖杯、锦旗、印章、牌匾、题字、题辞(题词)等不同载体的实物。4 敏据采集基本规则4. 1 数据项的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，结合本单位管理工作的具体情况确定。4.2 各数据项的字节长度参照表1中规定的长度确定。表1鼓据项序车J主数据项类型长度序号数据项类型长度1 全宗名称C 40 13 文件编号C 40 2 圭宗号C 10 14 起始日期D 8 3 目录号C 8 15 终止日期D 8 4 案卷号C 4 16 归档部门C 50 5 档号C 16 17

7、归档时间D 8 6 保存状态C 8 18 附件C 200 7 保管期限C 8 19 主题词C 80 8 稿本C 12 20 存放位置c 20 9 密级C 6 21 备注C IO 10 页数C 4 22 电于文档号C 40 11 日期D 8 23 原文内容M 12 载体类型C 20 5 数据项5. 1 全宗名称全宗指一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。一般录人单位全称或通用简称。例，1.全称g国家环境保护总局2全称:中国环境科学研究院832 简称z国家环保总局简称中国环科院3.全称2河北省环境保护局5.2 金宗号档案馆指定给每个全宗的代码。5.3 目录号简称=河北省环保局全

8、宗内案卷所属目录的编号，在同全宗内不允许出现重复的目录号。5.4 禀卷号目录内案卷的顺序号(流水号).在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。5.5 档号HJ /T 78-2001 档案馆(窒)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。依据档号编制规则执行。5.6 保存状态保存状态包括正常保存、超期保存、移交、销毁。5.7保管期限档案的保管期限为永久、长期、短期三种。长期为16至50年，短期为15年以下。按照国家或本单位保管期限制度确定，对更改的案卷，应录入新的保管期限。会计档案的保管期限分为2永久、10年、5年、3年。依据会计档案管理办法执行。5.8 稿本档案文件的文稿、文本和

9、版本。稿本项依实际情况录入为草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、王本、副本、原版、试行本、复印件、修订本、影印本、各种文字本等。5.9 密级文件机密程度的等级。它是由发文机关根据文件内容涉及国家机密的程度，限制文件的流通范围而设立的等级概念。密级按GB/T7156-1987第4章文献保密等级代码表划分为六个级别，名称与代码如表2，褒2文献保密等级代码名称汉语拼音代码汉字代码数字代码公开级GK 公开。国内级GN 国内内部级NB 内部2 秘密级MM 秘密3 机密级JM 机密4 绝密级UM 绝密5 5.10 页数每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.11 日期文件的编制日期，一般

10、为文件发文的时间、决议、决定、命令、法律、标准、办法、规定、条例、章程等为通过时间或发布时间。条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研报告、学术论文为发表时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。5.12 载体类型档案的载体类型分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等。以纸张为载体的档案不予著录，其他载体类型据实著录。833 HJ /T 78-2001 5.13 文件编号文件制发过程中由制发机关、团体或个人编写的文件材料的序号。包括发文字号、技术鉴定证书编号、科研报告的流水号，标准规范类文件流水编号等。文件编号照原文

11、字和符号录入。例，1. 1990J国环宇33号环院2000J11号2.编号1996J环科攻验字005号5.14 起始日期案卷内文件形成的最早时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第14位数表示年，第56位数表示月.第78位数表示日。例，1996年8月12日录入为199608121997年3月3日录入为199703035.15 终止日期案卷内文件形成的最晚时间。录入方法同5.14。5.16 归档部门立档单位的名称。课题或项目第一负责人所在部门的名称。5.17 归档时间档案移交档案室的时间。5.18 附件文件正文之后的附加材料，一般只录人附件题名。如果附件具有自己的题名，并能单独使用，具有独立检索

12、意义时，亦可另行录入条目，但应在备注中说明。5.19 主题词揭示档案主题内容的规范化的词或词组，主题词按照档案主题标引规则及中国档案主题词表队环境保护档案主题词表标引。一般录入26个主题词。5.20 存放位置档案存放在档案库房的密集架、档案柜等装具的编号。5.21 备注案卷需要说明的事宜。5.22 电子文档号档案馆(室)管理电子文件的一组符号代码。5.23 原文内容对档案文件的文字、图形进行扫捕。6 环保文书档案鼓据项各数据项字节长度参照表3中规定的长度确定。表3文书档禀敏据项序号数据项类型li: 度序号数据项类型t是度I 年度C 4 6 责任者C 80 2 分类号C 30 7 文件题名C 1

13、20 3 类目名称C 30 B 并列题名C 80 4 案卷题名C 120 9 副题名C 80 5 件号C 4 834 HJ /T 78-2001 6. 1 年度案卷形成的年度。6.2 分类号依据档案分类标引规则及中国档案分类法、中国档案分类法环境保护档案分类表对案卷进行分类。6. 2. 1 案卷级分类般分到二级类目，文件级分类一般分到三级类目。6.2.2 主题单一的案卷或文件，应按分类表主表中相对应的某一类目标引.例g关于xxx等同志任兔的通知飞归入机构编制、人事劳动中人事项，标出BC43于部任免。6.2.3 案卷或文件的主题有两个或两个以上时一般作分解标引。例z关于工资制度和房产制度改革的会

14、议通知，应分别归入机构编制、人事劳动中工资福利项和政府行政工作中机关行政事务，标出BC61.和BB72。6.2.4 案卷或文件的主题有两个或两个以上，并同属分类表中同-大类的下位类目，应依它们的上位类目作上位标引。例:关于党员评议和奖惩办法郎通知，应作上位标引，归入党员管理项，标出A23。6.3 类目名称全宗内分类方案的第一级类目名称.在一个全宗内应按统一的方案分类，并保持分类相对稳定。6.3. 1 以机构(归裆部门为类目名称。例:污控司、科技司6. 3. 2 以中国档案分类法或中国档案分类法环捷保护档案分类表的分类类目为类目名称，例:SAl环境管理，BCl机构设置6.4 案卷题各案卷的名称，

15、是对卷内文件的概括。案卷题名的结构一般由责任者一一内容(问题)文种名称)三部分组成。6.5 件号文件的排列顺序号。6.6 费任者对档案内容进行创造并负有直接责任的团体或个人。责任者有多个时，录入列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须录人，其余视需要求人。被省略的责任者用等J表示。责任者之间以产号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须录入时，责任者之间以，相隔。6. 6. 1 批转、转发(或印发类文件责任者项录人批转件、转发件的责任者，而被批转件、被转发件的责任者可作为附件的责任者，与附件题名一起录人。6.6.2 团体责任者必须录人全称或通用简称，在个全宗内应当统一，不能滥用省略或随意简

16、称.不能录入为本部、本局等。6.6.3 个人责任者般只录人姓名，必要时在姓名后录人职务，并加(户号。文件所属个人责任者有多种职务时，只录人与形成文件相应的职务文件所属个人责任者为别名、笔名时，均照原文录人，但应将其真实姓名附后，并加u( )号。6.6.4 未署名责任者的文件，应录人根据其内容、形成特征考证出的责任者，并加(J号。6.7 文件题名直接表达文件内容特征、中心主题的名称。-般录入文件文首的题目名称，没有题名或题名不能说明文件内容的文件，可自拟题名，外加(J号，以示区别。6.8 并列题名以外语或少数民族语言文字书写的与正题名对照并列的题名。与正题名并列的汉语拼音不能视为835 HJ!T

17、 782001 并列题名。6.9 IU题名解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够反映档案中的主题时，副题名不必录入。正题名不能反映档案的主题时，副题名应照原题名录入于正题名之后。7 科研档案数据项各数据项字节长度参照表4中规定的长度确定。襄4环境保护科研档囊戴据项序号数据项类型长度序号数据项类型长度l 分类号C 30 6 技术参数C 60 2 案卷题名C 120 7 有关记载项C 60 3 年度C 4 8 说明C 200 4 责任者C 80 9 提要C 600 5 任务来源C 20 10 文件题名C 120 7.1 分类号依据中国档案分类法和中国档案分类法环境保护档案分类表对案卷进行分类。7

18、. 1. 1 案卷级分类一般分到二级类目，文件级分类一般分到三级类目。7. 1.2 主题单一的案卷或文件，应按分类表主表中相对应的某一类目标引。例:我国酸雨控制与对策，归入全球环境问题研究中酸雨研究，标出SA571。7.1.3 案卷或文件的主题有两个或两个以上时一般作分解标引。伊例tl，水污染对人体健康影响及防治技术研究勺，应分别标出SA5臼32和SA5427. 1.4 案卷或文件的主题有两个或两个以上，并同属分类表中同一大类的下位类目应依它们的上位类目作上位标引。例我国国土整治中的环境区划和耕地发展的2000年度预测研究，环境区划、环境预测同属于环境管理研究的下位类目，应标出上位类目SA56

19、。7. 1. 5 案卷或文件在依其主题内容归入主表中某一类目后具有科技档案复分表类目，应进行复分。例z我国酸雨控制对策研究成果鉴定证书，应选择4中国档案分类法科技档案复分表，标出SA571 (13)。7. 2 案卷题名科研课题全称。当科研课题名称有变动时，以成果鉴定最后命名为准。例:电镀污泥制作错螺草剂示范研究。7.3 年度课题完成的年度即课题鉴定验收的年度。7.4 责任者见6.6。7.4.1 案卷级录入科研课题第一负责人的单位名称及个人姓名，单位名称录入全称或统一的通用简称，不能滥用省赂。7.4.2 单份文件有多个责任者时，一般按文件记载顺序录人，除录入第一责任者外，其他责任者最多录入两个，

20、并加等J，两者之间用;隔开。多个责任者具有同一职责或身份又必须录人时，责任者之间以，相隔。7.4.3 科研课题的合同书，责任者应录入本级合同的负责人单位名称、姓名和下达任务的上级部门名称或上一级项目负责人的单位名称、姓名。836 7.4.4 鉴定证书的责任者应录人主持鉴定的单位名称。7.4.5 研究报告为团体责任者，录入完成单位名称或第责任者姓名及单位名称。7.4.6 研究报告署名为个人责任者时，录人个人姓名及单位名称。?5 任务来源可根据本课题的实际情况确定。科研课题的任务来源一般包括zHJ IT 78-2001 a) 国家项目2国家攻关计划课题、国家自然科学基金课题、国家星火计划课题、科技

21、发展费用课题等sb) 地方科技项目z地方攻关计划课题、地方计划出地方政府部门下达的课题等ac) 其他科技项曰:企业委托课题、国际合作课题等。7.6 技术参数技术参数是指科研课题(专题、分专题)的编号或代码、科研工作阶段或代码。J. 6. 1 课题编号及代码在任务下达时由任务下达单位规定的课题顺序号。课题代码2KT例z科研课题编号为85-909-05-02;课题编号录入为KT85-909-05-02。7.6.2 科研工作阶段及代码科研阶段分为:1.研究准备阶段，2.研究试验阶段，3.总结鉴定验收阶段，4.成果奖励申报阶段，5.推广应用阶段。工作阶段代码dD例:研究准备阶段录入为JDl总结鉴定验收

22、阶段录入为JD37.7 有关记载项7. 7. 1 录人科研课题获奖励的年度、类别及等级等，奖励类别及等级可用代码见表5。表5科学技术奖励代码代码奖励名20 国家级科学技术奖2021 国家科学技术进步特等奖222 国家科学技术进步一等奖2023 国家科学技术进步二等奖2024 国家科学技术进步二等奖2099 国家级其他奖励22 省级科学技术奖励2201 省部、委)科学技术进步一等奖2202 省(部、委科学技术进步二等奖2203 省部、委)科学技术进步一等奖2201 省(部、委科学技术进步四等奖80 国外各种奖励7.7.2 成果获得专利，可录入由专利机构正式授予的专利导及有关事项等。7.8 说明对

23、科研课题有关问题需进一步说明的事宜。称例:科研课题名称或负责人是否有变化z课题经费的预算、决算或下拨情况;课题终止原因等情况进837 HJ/T 78一2001行说明。7. 9提要对科研课题的研究经过及主要结果进行简介和评述，应力求反映主题内容。7.10 文件题名文件的题目，一般按原文录入。7.10.1 一般性文件、合同书、科研成果鉴定证书、科研成果评审表等均按原文录人。7.10.2 研究报告的题名能反映报告内容按原文录入g如不能反映内容，只标注研究报告的，应拟写题名，加J。例g研究报告t水污染防治技术研究7. 1叩O.3 作为研究课题的附件，但在案卷中是独立的研究报告，应拟写题名，加J 例2附

24、件二:研究报告t大气污染防治技术研究8 监测档案数据项各数据项字节长度参照表6中规定的长度确定。褒6环境保护监测档案数据项序号数据项类型长度序号数据项类l 年度C 4 8 地区2 分类号C 30 9 行业3 专题类别C 40 10 有关记载项4 责任者C 80 11 说明5 任务来源C 40 12 提要6 技术参数C 60 13 文件题名7 案卷题名C 120 8. 1 竿度案卷形成的年度。8. 1. 1 环境质量报告书以编写的年度为录入年度。例，1997年全国环境质量报告书为1998年编写，此案卷年度应为1998年。8. 1. 2 环境监测快报以编写的年度为录入年度。例1998年环境监测快报

25、为1998年编写，此案卷年度应录入为1998年。8.2 分类号型长度C 50 C 50 C 60 C 200 C 600 C 120 依照中国档案分类法和中国档案分类法环境保护档案分类表对案卷进行分类。案卷级一般分到二级类目，文件级一般分到三级类目。方法见7.108.3 专题类别分为:监测管理监测技术监测专项研究监测报告8. 3. 1 监测管理环境监测管理过程中形成的文件材料。8.3.2 监测技术环境监测工作活动中形成的技术规范或技术规定。8. 3. 3 监测专项研究区别于一般科研课题的专项监测项目。例:长江三峡工程生态与环境监测专项研究、东亚酸雨网中国试点城市酸雨混沉降研究。838 HJ/T

26、 78-2001 8. J 4 监测报告环境质量报告书s环境监视j快报、专报导环境质量季报、月报g环境空气质量日报、预报等。8.4 责任者见6.6。8.4. 1 环境质量报告书的责任者为环保行政主管部门批准、环境监测站编制，属并列第一责任者。例:全国环境质量报告书，责任者是国家环保总局和中国环境监测总站。录入时，先录入国家环保总局，再录入中国环境监测总站，之间用z隔开。8.4.2 单份文件有多个责任者时，除录入第一责任者外，其他责任者最多录入两个，中间用隔开，被省略的责任者用等J表示。多个责任者具有同-职责或身份又必须录入时，责任者之间以，相隔。例.监测验收项目，技术合向书责任者应录入甲乙双方

27、单位名称，中间用445隔开。8. 5 任务来源分为下达、分配、委托、专题、合作。下达一国家级、省级下达的任务。分配本单位指定任务。委托一本系统或不相隶属关系的同级单位之间委托承担的项目。专题环境监测特定任务。合作一-与其他单位合作承担的项目。8.6 技术参数技术参数项录入监测项目的编号。8. 7 案卷题名环境监测文件内容及中心主题的概括。8.7.1 环境质量报告书、重点流域水质分析报告、重点城市空气质量日报等按原文标题录入。伊U:1999年全国环境质量报告书8. . 2 环境监测项目按项目名称录入。例:成都至绵阳高速公路环保设施竣工验收监测8. . 3 根据环境监测业务内容，概括案卷题名。例:

28、中国环境监测总站关于对西宁、济南等城市环境空气监测l点位调整的复函。8. 8地区中国行政地区区划。依据中华人民共和国行政区划代码以表7)执行。表7中华人民共和国行政区划代码名称数字码字母码名称数字码北京市110000 BJ 浙江省330000 天津市120000 TJ 安徽省340000 河北省130000 HE 福建省350000 山西省140000 5X 江西省360000 内蒙古自治区150000 NM 山东省370000 辽宁省210000 LN 河南省410000 吉林省220000 JL 湖北省420000 黑龙江省230000 HL 湖南省430000 l上海市310000 5H

29、 广东省440000 江苏省320000 J5 广西壮族自治区150000 字母码ZJ AH FJ JX 5D HA HB HN GD GX 839 8J/T 78 2001 亵7(续)名称数字码字母码名称数字码字母码海南省460000 HI 甘肃省620000 GS 重庆市500000 CQ 青海省630000 QH 四川省510000 SC 宁夏回族自治区640000 NX 贵州省520000 GZ 新疆维吾尔自治区650000 XJ E南省530000 YN 台湾省710000 TW 西藏自治区540000 XZ 香港特别行政区810000 HK 陕西省610000 SN 8.9行业依据

30、国民经济行业分类与代码t fJ有否中日友好环境保护中心1997年1至3月份责任者时间11. 7 凭证号会计记帐凭证上的起止编号。鸣着坐11-7.1 本凭证中记录的凭证号是连续的，录人起始号至终止号。例，110o 11.?2 本凭证中记录的凭证号不连续或分段编号的，录入时凭证号中间用分号隔开。例，1lO115 125 输入起始号:1; 1 ; 1 ;终止号，10;15;25，效果110115 125 11. 8 凭证名称凭证经费种类。12 照片档票数据项各数据项字节长度参照表12中规定的长度确定。褒12照片档案鼓据项序号数据项类型长度序号数据项1 参照号C 14 7 摄制时间2 案卷题名C 12

31、0 8 地点3 年度C 4 9 人物4 照片号C 6 10 背景5 底片号C 4 11 摄影者6 事由C 100 12. 1 参照号与本组照片有联系的其他档案的档号。12.2 案卷题名类型D C C C C * , 度8 40 40 40 40 对同一组照片所反映事物或事件内容的概括，可参照与本组照片有联系的其他档案题名录人。844 HJ /T 78-2001 12.3 年度照片拍摄的年度。12.4 照片号同一组照片内的本张照片的顺序号。12.5 底片号同一目录内底片的顺序号。12.6事由照片影像所反映事件、事物的情由。12.7 摄制时间事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间。12.8地点被

32、摄物所在的具体地点。12.9 人物照片影像上主要人物的姓名、身份。12.10 背景对揭示照片影像主题具有一定作用的背景。12. 11 摄影者照片的拍摄单位和拍摄人。13 磁性载体档案鼓据项各数据项字节长度参照表13中规定的长度确定。表13磁性戴体档禀戴据项序号数据项类型长度序号数据项类型长度1 盘带号C 4 5 摄制时间D 8 2 题名C 120 6 长度C 4 3 副题名C 80 7 规格C 8 4 责任者C 40 13. 1 盘带号保管单位的顺序号(流水号).在同一目录内不允许出现重复的盘带号。13.2题名对盘带内容的概括。13. 2.1 一盘(带)磁性载体档案只反映单一问题的，以此问题概

33、括题名。13. 2.2 一盘(带)磁性载体档案记载若干个互不联系的问题，可分别根据不同的问题概括各自的题名。各题名前可用W1.W2. .区别。例，W1党委换届改选大会。W2 1999年度工作总结大会。13. 2.3 同一问题由若干盘(带)磁性载体档案组成，可标为同一题名，并在题名后用数字以示区分。例，(世纪之交话环保)(一)世纪之交话环保)(二)13. 2.4 同一问题由若干盘(带)磁性载体档案组成，但各盘记载内容有所不同，可在主题名后标出副题名。例2第四次环保工作会议开幕式845 HJ /T 78-2001 第四次环保工作会议工作报告13. 2. 5 科研工作中形成的磁性载体档案，题名录人科

34、研课题的全称。13. 2. 6 监测工作中形成的磁性载体档案，题名录人项目名称。13. 3 il!IJ题名解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够反映档案中的主题时，副题名不必录人。13. 4 责任者见6.60 13. 4. 1 各类公务活动所形成的磁性载体档案的责任者录入此项活动的主要组织者。13. 4. 2 科研工作中形成的磁性载体档案的责任者录入本课题承担单位及课题负责人姓名。参见7.4款执行。13. 4. 3 环境监测工作中所形成的磁性载体档案的责任者可参见8.4款执行。13.5镰制时间磁性载体档案摄制的时间，如果一盘(带)磁性载体档案有若干个摄制时间，录入摄制的最早和最晚时间。13.

35、 6 长度每盘录音(像)带中每个问题录制的时间长度，以分钟为单位。13. 7 规格录音带、录像带本身长度，以分钟为单位。软盘、光盘等载体的容量，以兆为单位(或以尺寸大小来区分)。14 实物档案数据项各数据项字节长度参照表14中规定的长度确定。表14实物档案数据项序号数据项类型长度序号数据项类型1 类别C 20 4 第一责任者C 2 题名C 120 5 第二责任者C 3 画tl题名C 80 6 形成时间D 14. 1 类别实物档案所属的种类。例g奖状、锦旗、证书、匾、牌等。14.2 题名(内容)对实物档案所反映的内容及类别的概括。14.2.1 科研工作活动中形成的标本等实物档案，按科研项目名称或

36、工作情况概括题名。14.2.2 证书、奖状、锦旗、题字、公章、匾、牌等以实物档案所标文字为题名。14.2.3 礼品、奖杯等元文字的实物档案，根据工作实际拟写题名，并加J。14.3 副题名t主度40 40 8 文字不能提示实物档案内容的，照原文录入，并根据其内容自拟题名附后，加丁号，以示区别，题名能够反映实物档案内容时，国j题名不必录入。例.保护环境国家环保局曲格平局长为中日友好环境保护中心题辞题名副团b14.4 第一责任者以颁发、授予、赠送等形式形成实物档案的团体或个人。846 14.4.1 奖状、证书、锦旗等为颁发、授予单位。14.4.2 科研忘本、公章、机构匾、牌等为形成单位。14.4.3

37、 礼品、题字等如以个人名义赠送的，应标出姓名、单位和职务。14.5 第二责任者接受实物的团体或个人。14.6 形成时间14. 6. 1 证书、奖状、题辞(题词)等为落款日期。14.6.2 公章、机构匾、牌等为启用日期。HJ /T 78- 2001 14.6. 3 没有形成时间或形成时间不清的，根据其内容、载体特征等考证出形成时间，并加了号。15 档案借阅管理鼓据项各数据项字节长度参照表15规定的长度确定。褒15档案借阅管理蚊据项序号数据项类型长度序号数据项类型长度1 借阅单位C 30 5 借阅日期D 8 2 借阅者C 10 6 归还日期l 8 3 批准人C 10 7 利用目的C 40 4 借阅期限C 8 8 利用效果C 200 15. 1 借阅单位借阅者的所在部门。15. 2 借阑者借阅者的姓名。15.3 批准人批准借阅档案的部门领导人姓名。15.4 借阅期限档案借阅所规定的时间。15. 5 借阅日期借阅档案的日期。15.6 归还日期档案归还的日期。15.7 利用目的借阅档案的目的。一般分为z编史修志、工作查考、学术研究、经济建设、宣传教育、其他。15.8 利用效果借阅档案所产生的社会效益、环境效益、经济效益等。847