DB3212 T 1122-2022 机关单位视频会议运维管理规范.pdf

1、ICS 35.240.01CCS L 67DB3212泰州市地方标准DB3212/T 11222022机关单位视频会议运维管理规范Specifications for video conference operation and maintenance management2022-12-30 发布2023-01-01 实施泰 州 市 市 场 监 督 管 理 局发 布DB3212/T 11222022I前言本文件按照 GB/T 1.1-2020标准化工作导则 第 1 部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由泰州市机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位：泰州市机关事务管理局、泰州市

2、新时代物业服务有限公司、中国电信股份有限公司泰州分公司。本文件主要起草人：陶德喜、潘智民、许晓峰、王隼、蒋庭甫、彭建农、刘洪平、王青松、高玖熙、陈吉、黄志根、邱浩、张萍。DB3212/T 112220221机关单位视频会议运维管理规范1范围本文件规定了泰州市机关单位视频会议运维管理的术语和定义、建设要求、运维管理、会务服务等。本文件适用于党政机关（包括全市各级党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、监察机关、审判机关、检察机关，以及工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理的事业单位）开展视频会议。市直非参照公务员法管理的其他事业单位应参照本标准执行。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文

3、中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DB3212/T 1120 党政机关会议服务规范3术语和定义3.1视频会议系统/电视电话会议系统 video conferencing system两个或两个以上不同地点的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通，以实现远程会议，使处于不同地方的人就像在同一会议室内沟通的系统。3.2多点控制单元 multi control unit（MCU）实现多点呼叫和连接，及视频广播、视频选择、音频混

4、合、数据广播等功能，完成各终端信号的汇接与切换。3.3不间断电源 uninterruptible power system（UPS）一种能够提供持续、稳定、不间断的电源供应的重要外部设备。4建设要求4.1会议室建设4.1.1会议室环境4.1.1.1会议室宜安排在安静的楼层，应尽量远离嘈杂或人员进出频繁区域，应有宽敞的入口与出口及紧急疏散通道，并应有配套的防火、防烟报警装置及消防器材。4.1.1.2为保证会议室和控制机房环境温度适宜，会议室内应安装空调系统，设定温度冬季不高于18，夏季不低于 26，室内相对湿度 50%80%，室内环境噪声50db。控制机房工作温度保持在 2325之间，相对湿度

5、50%。4.1.2控制机房环境4.1.2.1定期做好终端和相关设备的清洁工作，机房设备、物品摆放整齐、排列有序。4.1.2.2操控设备放置在操作台上，其它设备安装在机柜内，线路连接整齐，布线标准。4.1.2.3控制机房应配有两只监听音箱，供操作人员监听使用。4.1.2.4控制机房要求不能漏水，墙体、地面保持干燥。DB3212/T 1122202224.1.2.5所有视频会议硬件采用 UPS 供电。4.1.2.6机房应配置监控显示墙，避免光线直接照射。监控显示墙使用遮光窗帘。4.1.2.7在主席台台面上预留音视频输入接口及电源插座。4.1.3会议室布局4.1.3.1会议室空间应适配会议规模。在扣

6、除第一排座位到前面的监视器的距离外（该距离是为提供摄像必要的取景距离），按每人 2 的占用空间来考虑，15 人30 人的小会议室宜 30 60，30人50 人的中型会议室宜 60 100，天花板高度宜大于 3m。200 人以上的会议室宜大于 400，天花板高度宜大于 4.5m，以达到较好的音像效果。4.1.3.2会议室背景墙应尽量简洁朴净，通常采用浅色色调，如墙壁四周可用米黄、浅蓝、浅绿、浅灰色或其他中性色，不宜出现易于发光的物品或采用大面积的白色、黑色,以便达到较好的摄影效果。摄像背景不宜设置过于复杂的装饰图案、壁画，防止干扰画面，影响被摄主体。4.1.3.3摄像设备的布局尽量放置在会场中心

7、线上，距地高度与参会人员脸部平行或略高，前摄像设备与第一排的距离应保证第一排参会人员 3 人5 人在画面中，后摄像设备与主席台的距离应保证能拍到主席台全景，当有发言时，可设置特写镜头对准发言人。4.1.3.4一个视频会议室应设置主显示设备和辅显示设备，主显示设备一般为一台，用于显示远端主会场画面，辅显示设备 1 台2 台，用于显示分会场画面或宣传标语等，有条件时宜布置主席台返看显示设备，用于显示分会场画面。4.1.3.5主显示设备布置置于会议室最前面，正对参会人员的地方，高度确保与会者到主显示设备的水平视角不大于 60。当辅显示设备为 1 台时，可与主显示设备放在一起；当辅显示设备为 2 台时

8、，则可放置在主席台两侧，返看显示设备置于主席台前侧。4.1.4会议室照度4.1.4.1会议室避免自然光源，门窗用深色窗帘遮挡。4.1.4.2会议室应使用人工光源，色温为 3200k 的三基色灯效果最佳。4.1.4.3会议室的照度，主席区平均照度不应低于 800Lux，收看区平均照度不应低于 500Lux，显示设备区平均照度不应高于 80Lux。4.1.4.4安装时调试确定灯光旋转至适当位置，避免直射光，致使脸部光线不均匀（眼部和鼻子下面全阴影）。4.1.5会议室声学效果4.1.5.1视频会议室会场应有较好的语音清晰度，声音在会场内任何位置声场均匀，不应有回音。4.1.5.2视频会议扩声系统应配

9、置专用音响设备，具有较高的兼容性、可靠性及扩展性。会场声场设计合理，会议扩声效果良好，满足会议发言要求。4.1.5.3扬声器可选用点声源扬声器或线阵列扬声器系统。扬声器应根据会议场所主席台面积和观众席座席数量、空间高度、容积、混响时间等因素，选用集中、分散或集中分散相结合的分布方式进行布置。主席台返送监听音箱应安装在靠近舞台台口位置，并应独立控制。4.1.5.4室内地面宜铺设地毯，天花板、四周墙壁内安装隔音毯，窗户采用双层玻璃，进出门设置隔音装置。4.1.6会议室信号传输4.1.6.1会议终端配备的计算机不得挪为他用，不得随意在计算机上安装与会议系统无关的软件，不可随意更改设备的 IP 地址及

10、其他配置文件，定期对系统进行杀毒及整理工作。4.1.6.2定期检查各类线缆（包括音视频线路、通讯线路、电源线路）是否完好无损，是否有松动、接触不良现象，如果损坏应该及时更换。4.1.6.3视频会议终端建议至少应配备 2 套，一主一备，确保在一台设备有故障的情况下，另一台设备能保证畅通。日常维护时，定期做好主备终端切换测试。DB3212/T 1122202234.1.6.4会议声音控制系统、图像控制系统、会议终端等应集中部署，且控制室宜与会议室共室设置。便于会议期间监控、监听各系统运行及会场情况。音视频传输线路设置、布放应充分考虑各类线路、接口、协议的传输特性。4.1.7会议室供电系统要求4.1

11、.7.1交流电源的杂音干扰电压不应大于 100mv。4.1.7.2应在摄像机、监视器、笔记本电脑等设备附近设置专用电源插座，并应与会场音频、视频系统设备采用同一相电源。4.1.7.3应采用三套供电系统。一套供电系统作为会议室照明用电；第二套供电系统宜采用 UPS 分路供电方式，用于整个终端设备、控制室设备及会场音频和视频系统设备供电；供电持续时间大于 1h；第三套供电系统宜采用双回路电源供电，用于空调的设备的供电。4.1.7.4会议系统应设置专用配电箱，在配电箱内每个分支回路的容量应按根据实际负荷确定。4.1.8接地要求4.1.8.1控制室内的所有设备的金属外壳、金属管道、金属线槽、建筑物金属

12、结构等应进行等电位联结并接地，宜共用一组接地装置，接地电阻应按其中最小值确定。4.1.8.2单独设置接地体的会议系统，宜采用一点接地方式，接地电阻不应大于 4；设置单独接地体有困难时，也可与其它接地系统合用接地体，接地电阻不应大于 0.3。4.1.8.3有特殊要求的需单独设置接地的电子设备，接地线应与其他接地线绝缘，接地线路与供电线路宜同路径敷设。4.1.8.4保护地线应符合下列要求:a)在 TN-S 供电系统（三相五线制系统）中保护线（PE 线）必须与交流电源的中性线（N 线）严格分开，并应防止中性线不平衡电流对会议系统产生严重的干扰和影响；b)保护地线的杂音干扰电压不应大于 25mv。4.

13、1.8.5控制室地板宜采取防静电措施。防静电接地与系统的工作接地可合用，但其接地电阻值应满足最小值的要求。4.2设备系统建设4.2.1网络传输要求4.2.1.1会议承载网络应采用专线，带宽大于 100Mbps，不应出现视频卡顿、拖影、马赛克、音频失真、卡顿等现象。4.2.1.2会议承载网络应具备主备线路，当单路出现问题时，能自动切换至另一条线路。4.2.1.3当采用共享线路时，应配置带宽质量保障（QoS）的配置。4.2.2视讯系统要求4.2.2.1会议终端设备宜采用标准化、高可靠产品，不同品牌产品不宜混合使用。4.2.2.2终端设备支持 128kbps 至 8Mbps 速率，速率可调、支持 I

14、TU H.264、H.264 HighProfile、H.265视频编解码。支持 4K（38402160）30fps、1080P60fps、1080P30fps、720P60fps、720P30fps、4CIF30fps、CIF30fps 图像格式，能够在 100Mbps 带宽下实现 H.265 4K30 帧视频通讯，图像质量良好，画面连贯流畅、具备回声抵消、噪音抑制、自动增益等音频处理功能，支持全向式 MIC，能够提供双声道立体声音效。4.2.2.3MCU 支持 128kbps 至 8Mbps 呼叫带宽、支持不同速率、不同协议、不同分辨率的终端加入同一会议；会议过程中，支持单、多画面切换及各

15、种多画面格式之间的动态切换；支持画面轮询显示功能，能够定义参与轮询的会场、轮询时间间隔；支持 H.239 和 BFCP 双流协议，能够实现图像、声音、PC 画面同步传送，具备双流权限管理功能，在保证主视频 1080P60fps 前提下，辅视频可以支持 1080P60fps。4.2.3显示系统要求DB3212/T 112220224显示系统应与会议室面积相匹配，采用合适数量和尺寸的液晶显示器、投影仪或 LED 屏。4.2.4图像拍摄要求拍摄角度宜以平摄为主，可用角度不大的仰摄或俯摄来变换拍摄角度。可设置特写镜头对准发言人。4.2.5矩阵切换系统要求需要一路视频输入变成多路输出，或是多路视频输入可

16、让任意一路视频输出时，应配置矩阵切换设备。4.2.6音响系统要求4.2.6.1音响系统主要由时序电源、会议话筒、数字（或模拟）调音台、数字音频处理器、反馈抑制器、功放、扬声器（音箱）等专业音响设备组成。4.2.6.2系统应尽量配置有线会议话筒，经过调音台将其音频信号接入会议终端设备，话筒与音箱设置合理距离，避免啸叫。4.2.6.3应将本会场话筒与远端会场声音分别接入调音台输入接口，调节声音的频率特性和电平到最佳状态，并分别接入调音台不同输出编组中。4.2.7音源要求音源主要包括远端会场声音、本会场话筒人声、音视频设备输出声音等。5运维管理5.1场地预定会议主办方宜在会议前提前 1 天以上确定视

17、频会议场地。5.2线路接入根据视频会议要求提前 1 天将信号传输线路进行布线连接，包括音视频线、网络线、数字传输线路、电源线等，并按要求进行会前调试工作，确认图像、声音正常。5.3设备保障5.3.1应配备视频会议保障组，会议保障组联系表见附录 A。5.3.2会议保障组负责视频会议室会议系统使用的会议终端设备、网络设备、电源等设备的维护管理，定期按照设备巡检要求，对设备进行维护检查，对于维护工作中发现的问题，确保设备运行稳定，符合会议要求。5.3.3保障人员每周检测 1 次设备及线路，及时更换坏损设备，排查线路故障，并做好会议系统维护记录。5.4联调调试5.4.1视频会议设备负责人接到会议通知后

18、，至少提前半天按规程做好会议系统的检测联调工作。并组织好涉及远端会场的同步联调测试，同步联调测试工作须在会议正式开始前至少提前 1 小时完成，联调内容包括：音视频通讯、音响、影像播放、PPT 演示等，其中：PPT 演示由主办部门明确专人负责，并自带笔记本电脑。5.4.2计划性会议：根据上级通知，至少提前半天开机调测，根据会议议程制定会议控制方案，全流程演练至少 2 次，主设备和备份设备各演练 1 次；视频/PPT 播放测试无异常，音频测试连续 10min 以上无异常，重要会议要有维保单位、线路保障人员现场全程保障。5.4.3临时性会议：按需及时开机调试，确保会议正常进行。5.5联调操作5.5.

19、1主会场DB3212/T 1122202255.5.1.1会议设备控制人员应按通知提前开机调测，记录测试情况。5.5.1.2有分会场时，主会场应提前和分会场进行测试，确保各分会场视频图像清晰，不卡顿，发言正常。5.5.1.3调测时应送出活动图像和声音，供分会场测试会议效果。5.5.1.4会议设备控制人员应在 MCU 上将所有分会场全部闭音，只保留主会场，防止系统内产生串音和回声。5.5.1.5会议设备控制人员应对送出的图像声音进行监控，保证会场图像、声音清晰。5.5.1.6应保证所有主用和备用系统的图像、声音清晰，切换及时。5.5.1.7测试、会议结束时，主会场应及时通知各分会场，分会场收到指

20、令后，方可关机。5.5.2分会场5.5.2.1现场保障人员应按通知提前开机调测，开机后应立即传送分会场图像。5.5.2.2分会场应听从主会场的调度指挥，现场保障人员应及时对主会场调测点名及时应答。5.5.2.3主、备用系统的切换分会场可自行决定。5.5.2.4现场保障人员应在会议前调整好调音台，确保收信、发信在适当位置，会议期间不再随意改动，应避免将收信回送到发信。5.5.2.5分会场应从本地图像监视口监测发送至会议终端的图像，确保送出图像正确无误。有备用系统时要保证送入主、备用设备的图像和声音一致，且图像、声音清晰。5.5.2.6麦克风在系统内部不应引起啸叫或回音干扰，分会场不发言、不应答点

21、名时需关闭麦克风。5.5.2.7开会、试机期间会议室、控制室所有设备应由维护人员负责。5.6网络保障视频会议应配备设备、线路传输保障组，负责视频会议系统网络故障的分析、判断和抢修。保障网络主干和线路设备的管理和应急处置，必要时协调工程线路部门对市核心网络故障进行分析、定位与抢修。5.7操作流程5.7.1视频会议前5.7.1.1视频会议设备负责人接到会议通知后，至少提前半天做好会议系统的联调调试工作。5.7.1.2会前根据会议要求接入麦克风，连接音频设备后，测试本地和远端音频信号是否正常，会议室内声音是否清晰、音量是否合适、是否存在回音或啸叫，如发现问题须及时调整调音台相关设置，直至正常；根据会

22、议要求，接入摄像机、笔记本等视频设备，通过矩阵进行切换，确认本地和远端视频信号正常。5.7.1.3根据会议议程制定实施方案，并进行初步预演。实际操作音视频切换，确保会中切换连贯正常。分会场上传画面确保第一排参会人员 3 人5 人在图像正中间，当分会场有交流发言时，确保只有一人在图像正中间。在会前，设定好摄像机预置位。5.7.1.4本会场作为上一级会议分会场时，会场主屏显示上一级主图像，辅屏显示下一级各分会场轮巡图像，正常每隔 20s30s 自动切换画面；本会场作为主会场时，应在主席台对面设置反看显示屏，显示下一级各分会场轮巡图像，正常每隔 20s30s 自动切换画面。5.7.2视频会议中5.7

23、.2.1保障人员应对会议全程的图像、声音实行连续监看、监听，不得擅离职守，不做与会议保障无关的事情。5.7.2.2保障人员根据会议控制方案，实时做好相应的音视频切换工作。5.7.2.3结合会场音视频情况，做好相应微调，保证最佳会议效果，不得执行会前未确认的操作。DB3212/T 1122202265.7.2.4会议中发生故障时，首先保障会议音频正常，再保障视频；故障处理时应遵循先抢通、再处理的原则。具体故障排查包括：a)会场突然无声音：1)首先联系上一级会场，确认上一级会场声音是否正常，如上一级会场无声音，则排除本会场故障可能；如上一级会场声音正常，先确认声音是否送出，如已送出，应检查本会场的

24、音频设备是否存在故障；2)本会场先检查调音台输入输出音频状态，如输入无信号，应检查输入音频（话筒线路、电脑音频线路、视频会议终端线路等）是否存在故障；如输入有信号，输出无信号，应检查调音台设置是否存在故障；如输入输出信号均正常，应检查音频处理器或功放是否存在故障。b)会场突然无图像：1)首先查看图像有无角标（对方会场名称）显示，如有显示（即有信号），且传过来的图像未黑屏，可联系上一级会场确认图像是否正常，如上一级会场图像异常，则排除本会场故障可能；如上一级会场图像正常，先确矩阵图像是否送出，如已送出，应检查本会场图像处理设备是否存在故障；2)本会场检查，先确认矩阵入图像状态，如输入无信号，应检

25、查输入图像设备会议终端视频输出接线是否松动；如输入有信号，输出到会场显示设备无信号，且机房监视器有视频图像，应检查矩阵输出接口，尝试更改输出到监视器的接口，如图像仍无法恢复正常，应继续检查矩阵输出到会场显示器连接线路是否存在故障，如存在故障临时使用一根高清线接上会场显示设备接口，确保会议能正常进行。5.7.3视频会议后5.7.3.1会议结束后，应记录会议设备的运行状况，填写视频会议设备运行状况记录表，发现的故障及时记录，并跟踪处理。视频会议设备运行状况记录表见附录 B。5.7.3.2如保障人员或会议线路变更，应及时对设备（调音设备、视频设备等）有相关变动的情况做好交接工作。5.8设备保障5.8

26、.1网络视频会议系统互联网线路可使用有线网络或无线网络，一般宜使用安全有线网络，确保线路质量的安全。5.8.2网络视频会议使用步骤如下：a)软件下载：下载视频会议软件，如：“腾讯会议”、电信“天翼云会”、移动“云视讯”等；b)登录注册1）注册：打开会议软件，注册用户账号；2）登录：账号登录后，对相应的视频、麦克风、扬声器等进行设置。c)主会场发起会议，生成一个会议号；d)分会场加入会议：如果本地已安装会议软件，则可以点击邀请链接，验证身份后即可直接进入会议，也可以用上述输入“会议号”加入会议的方式进入会议；e)网络视频会议可以通过手机、平板、个人电脑等方式使用，开会过程中可播放 PPT、PDF

27、、WORD等多种类型文件；f)结束会议，当身份为主持人时，可以选择离开会议或结束会议；当身份为成员时，可选择离开会议。6会议服务按 DB3212/T 1120 关于会议服务的相关规定执行。DB3212/T 112220227附录A（资料性）机关单位视频会议保障组联系表表 A.1 给出了机关单位视频会议保障组联系表。表 A.1机关单位视频会议保障组联系表BA序号保障组岗位人员联系电话备注1会议现场保障组组长组员2设备、线路传输保障组组长组员3会务礼仪保障组组长组员4各分会场联络人12345DB3212/T 112220228附录B（资料性）视频会议设备运行状况记录表视频会议设备运行状况记录表见表 B.1。表 B.1视频会议设备运行状况记录表部门：现场保障人：日期：会议点名联调时间：会议内容：会议开始时间：会议结束时间：现场保障地点：会前会议现场设备情况：正常 有问题会中现场保障情况：正常 有问题备注：会场负责人签字：