GB T 3792.5-1985 档案著录规则.pdf

1、中华人民共和国国家标准档案著录规则Bibliographical description for archives 1 I言UDC 025.3: 351 .852.12 GBI T 3792.5-85 1. 1 档案著录标准化是实现档案工作现代化的基础之呵。为建立健全我国统年的档案检索体系，开展档案的报道与交流，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用，特串IJ订本规则。1.2本标准是依据GB3792.1-83 (文献著录总则的原则，结合档案的特点和我国档案作的实际情况制订的。1.3本标准是各类档案进行著录的依据，某些内容和形式极其特殊的档案可遵照本标准制T细则。1.4本标准不包含档案目录组

2、织的方法。2名词术语2. 1档案国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声象等形态的历史记录。2.2案卷2是一组关系密切的单份文件的组合，有时码:档案保管单位。2.3档案著录z在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选挥和记录的过程。2.4著录项目g揭示档案内容和形式特征的记录事项。其主要部分(包括题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项)称为大项，组成各个主要部分的特定内容称为小顷。2.5著录格式g著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。2.6条曰a档案著录

3、的结果，是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。2.7档案目录:按照-_.定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报道的工具。3著录项目3. 1 题名与责任者项3. 1. 1 正题名3.1.2并列题名3.1.3副题名及说明题名文字3.1.4文件编号3.1.5载体类型标识3.1.6第责任者3.1.7其他责任者3.2 文本项3.3密级与保管期限项3. 3. 1 密级3.3.2保管期限3.4时I1 J项国家标准局1985-05-10发布1986-01-01实施191 8.5载体形态项3.5. 1 数量及单位3.5.2规格3.5.3附件3.6 丛编项3.7附注项GB/T 3192.5 85

4、 3.8标准编号及奋关记载项(_.般不著录3.9提要项3.10 排检与编号项3.10.1 分类号3.10.2档案馆(室)代号3.10.3档号3.10.缩微号3.10.5 主题i司4标识符号4.1 著录项目标识符. 1. 1 本标准各著录项目之前冠以一定的标识符。各大项题名与责任者项、排检与编号项、m要项除夕阳。-并列题名。2 副题名及说明题名文字、文件编号、规格。/ 第一责任者。g 其他责任者、保管期限。+ 附件。.1.2著录项目标识符说明.1. 2. 1 除-符占两格并在回行时不应拆开外，其他符号占一格，前后均不再空格。.1.2.2除题名与责任者项外，各大、小项回行时，均不省略标识符。.1.

5、2.3凡重复著录一个项目，需重复添加该项目的标识符，不进行著录的项目，其符号连同项吕一并省赂。4.2著录内容识别符( ) 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。c 自拟著录内容、载体类型标识。? 推测的不能确定的著录内容，与c)结合使用。口每-个残缺文字。未考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用三个口号。外文缩写。 起止连接。5著录格式按不同著录对象，区分为文件和案卷级两种条目著录格式。5. 1 文件级(以单份文件为著录对象条目著录格式192 分类号档号GB!T 3792.5-85 梢案惊(窒)11:斗缩微号1正题;f，并列也名z

6、副题名及说明题名立与非.文件编号C载体类型标识)/第责任者，其他责坏事.一文本.一首古级F保持男j民.一文件形成由于llJ.一数量及单位z规格+附件.-(丛编).-哥拉主题词提要自5.2案卷级以卷、筋、袋、食为著录对象条吕著录格式分类号档号档案馆(室代号续数号正题名=并71J题名2副题名及说哥哥量重名立字E载体类型标识).一密级喜吉普普牙期限.一案卷内)(1牛起止时间.一数量童及单位s规格.附注主题词提婆5.3著录格式说明5.3. , 文件级和望在卷级条目著录格式，按其载体形式均可分为卡片式和书本式。喜.3.2卡片式毒害录格式将著录草草稳划分为四个段落。第一段落中分类号与稍号分别着录于卡片左上

7、角的第、行。格案馆室代号与缩微号分别辛苦录于卡片右上角的第、二二行。第二段落从档号下斗于与档号齐头处依次著录题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项丛编I固和附注项，各项目回行时，齐头著录。第二三段落为主题词，另起一行齐头辛苦录。第四段落为提雯，另起一行空两字著录，因行时与一、一、三段落齐头。5.3.3 郊卡片正主主著录不完.pT接背面连续辛苦录。5.3.4 卡片尺寸为12.5cmx 7.5cm。著录时，卡片四周均应&11crn空隙。5.3.5书本式条目著录格式除在题名前fJ顺序号(以黑体字印刷)其后空4格.fl第段落辛苦录项目相应后移外，其余与卡片式条创相!iO5.3.6

8、文件级、案卷级书本式目录均采用双栏排放形式，各条黯之问空一行。例:(文件级卡片式条吕1090301 3 -4卢74吟53。310086(- 43 关j点头仪档案被烧的i晶;在，(65)珩档字第4号浙江省草草案Lj.丘本.一机密s长期.1965.4.11.-3 )j, 16H +中共涮州地歪办公室转挝、F阳县委办公家(，:t:. J血头版妻梢案被烧情况的报饼点头区火灾档案保护-H13 GB/T 3792.5-85 例-:(文件级卡片式条自)J 06052 4058 000108 754 - 755 中型催化裂化高效再叶-试轿报告胶片)f蒋重七.副本.长期.-1976.6.-2 张:16mm催化裂

9、化再FJli艺Y裂分f筛催化剂侧饱分f回分袖1试装置再Ij烟气中的氧化碳在稀相再生管燃烧时，温度及停留时间对其燃烧反应的影响。例: (案卷级卡片式条日1 080932 16-2-30 。0010292 - 1 各省、自治区、直辖市1972年粮食产量统计表革久.-1973.3.14-1973.5.20.一西藏自治区统il表因污渍大部不清1972年全国各省、自治区.直辖市耕地面积、粮食n物播种面积、总产量和各种粮食作物产量。例四:(-P;本式条目)1080932 000102 16 - 2 - 30 92 - 1 016345各省、自治区、直辖市1972年粮食产量统计表.一永久.-1973.3.1

10、4-1973.5.20 .-西藏自治区统计表因污渍大部不清1972年全国各省、自治区、直辖市耕地面积、粮食作物播种面积、总产量和各种粮食作物产量。S著录详简级次6. 1 著录项目分为必要项目和选择项目。6. 1 . 1 必要项目:正题名、第3责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词。6.1.2选择项目g并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆室)代号。6.2著录i羊简级次分为简雯级次和详细级次。6. 2. 1 凡条目仅著录必要项目的称简要级次。6.2.2凡条自除著录必要项目外，还著录部分或全部选择项目的称详细

11、级次。7 著录用文字7. 1 著录用文字必须规范化。7.2文件编号、时l闯项、载体形态、项、排检与编号项小的数字律用阿拉伯数字。7.3少数民族文字档案著录时必须依照少数民族文字书写规则。.91 GBI T 8782.5 85 8载体类型标识档案的载体类型分为甲骨、金石、简牍、嫌泉、纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁愈等。量著录来源9.1档案的著录来源是被著录档案的本身。主要依据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录、备考表等。9.2其他有关的档案资料。著录项黯级别10.1 题名与责任者项R. 题名是直接表达档案内容特征、中心主题并区别于另一档案的名称。b. t费佼者是指对档案内容进行创造，负有责任的m

12、休或个人。10.1.1 iEfI重名档案的.:1:要题名，一殷指单份文件文凿的题目名称和案卷封面上的题目名称。正题名照原文著录。10.1.2 并列题名以第二种谣言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并辛苦录e并列题名部部: 号。10.1 .3 副题名及说明草草名文字10.1.3.1 副题名g解稀疏从属于正题名的另一题名，削题名照原文辛苦录。正题名能够反映档案内容肘，副题;.g不必著录。副fIgj名前用s号。10.1.3.2 说明题名文字:j旨在题名前后对档案内容、混函、用途等的说哥哥文字，照原文著录，其前1m飞 辛苦。10.1 .4 没有题名的单份文件依据其内容拟写题名.

13、并:加()号。10.1.5 fI罪名含混不清的文件或案卷10.1.5.1 学份文件的磁名不能揭示内容肘，原题名贯道主量，并根据其内容另拟题名树后，如() 号。10.1.5.2 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，改写照黛卷题名后再著录。10.1.6文件编号文件编号是文件秘发过援中EIl靠自发机关、理体或个人编写的额序号，包括发文字号、00号等。文件编号照原文字和符号著录，其前加叭哥哥。例如22中发(1980)16号*: 16-021-001忡10.1. 7载体类型标识以纸为载体的档案一般不予著录，莫他就体类型据实辛苦录，并加()号，见第8章。10. 1.8 第一责任者10

14、.1.8.1 第一责任者是指文件上列于首位的责任者。其富有加/号。是中共tf1央1980年串l聋的第16号立件。是歼6H凡机身部分第21部件的第-张图纸的图号。195 GBI T 3792.5-85 10. 1.8.2 t引了者只有-个时作第，责任者照原文著录。10. 1. 9 其他责任者10.1.9.1 ;tt他责任者指除第责任者以外的责任者，其自IUJIJ , 号。10.1.9.2 t在份文件有多个资任者时，除辛苦录第A责任者外，其他责11我最多著录2个，以言辛苦榕在量，并恕J等字。立草草单位本身是美佼者的必须著录。10.1.10机关团体责任者10.1.10.1 朋体责任者必须著录全称或通

15、羽苟称。如中网共产党中央委u会简称小共小央，巾华人民共和国外交部简称外交部，中同人民解放军总参谋部简满总参，河北省人民政府人事路简称河北省人事踪黑家档案局格案馆业务指导处简称国家档案劫一处等;不得著录为本部、本委、本省人事玛、处等210.1.10.2Ijj代政权机关闭体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加J()号。如J(清内阁.(民国)教育部。10.1.11 个人责任者10.1.11. 1 个人责任者一级只著录姓名，必委对在姓名i辛苦录职务，并主持(严号。如);(: 矗外交部长。10.1.11.2文件所署个人资11者为男Ijf，、笔名等时，均照顾文著录，但1iiZ将其真实姓名附后，并加

16、l( )。如茅殷(沈雁冰)。10.1.11.3 海代及其以前的个人责任者的事事录与本条10.1.10.2项榕在骂。10.1.11.4 外弱责任者，应辛苦录各历史时期易于识到的离别简称，统唱的中文姓氏译名、姓氏原文和名的缩写，而般采用姓在前.:?在后的顺序。阔别、姓氏的原义和名的缩写均IJII( )号。如:(苏)斯大林(CTAmm.11 B仆。10.1.12 米喜事责任者的文件应著录根擦其内容、形式将在E考证出的资佼者，并主u( )号。经考证仍无结果时，以三个0代之。著录为口口口。10.1.13文件的责任者有误仍照原文;著录，但应考证lli真实责任者附后，并加()号。10.2 文本驳文本是文件稿

17、本的名称。依实际情况著录为正本、副本、擎稿、定稿、孚稿、草商、草草m、1茂密、监图等，其前加.一号。10.3 密级与保管期限项10.3.1 密级一般按文伶形成时所定苦苦级著录，对已升、声章、解密的，应著录章写的辛苦级，其前热气一号。10.3.2 保密期限10.3.2.1 一般按案卷组成时所定保管期限辛苦录，对已更改的，应著录新的保管期限，其前加勺号。10.3.2.2 密级与保管期限项中不著录密级时，小项保繁期限前不力o; 号。例如:.长级10.4 时间项时间项视辛苦录对象分为文件级的文件形成时间和案卷级的案卷内文件起止时间。其前均加一吁。10.4.1 文件的形成时间一般公私文书、f言札为发文时

18、间，决议、决定、命令为混过对i司或发布时间，条约、合同为签署时间，报表计划为编制时间，工程、产品图纸为设计时间等。.96 GB/ T 3192.5-85 10.4.1.1 时间著录，可省略年、月、日，在表示年、月的数字右下角加号。例如:1982年6月5日著录为.-1982.6.510.4.1.2 历史档案应著录原纪年，将换算好的公元纪年附后，并加()号。例如:清乾隆1年九月1俨六日著录为.一清乾隆10.9.26(1745.10.2) 10.4.1.3 没有形成时间或形成时间不清的文件，应根据其内容、形式、载体特征等考证出形成时间著录，并加C)号;或著录文件上的其他时间收文时间、审核时间、印发时

19、间等)，并在附注项中说明。如考证无结果，且无其他时间，则以三个口代之，著录为口口口。10.4.1.4 时间记载有误的文件，仍照原文著录，再将考证的时间附后，并加C)号。10.4.2 案卷内文件起止时间著录卷内文件最早和最迟形成的时间，莫间用-连接。例如:1980年3月4日至1980年12月7日著录为.一1980.3.4-1980.12.710.5 载体形态项载体形态项著录档案载体的物质形态特征。10.5.1 数量及单位数量用阿拉伯数字，单位用档案物质形态的统计单位，如:页、卷、册、盒等。著录时其前加.-号。10.5.2 规格指档案载体的尺寸及型号等，著录时其前加g号。例如g.一1盒:35mm

20、.-5页:16开10.5.3附件10.5.3.1 指文件lE文后的附加材料，般只著录附件题名，其前冠+ 号。10.5.3.2载体形态项中不著录小项数量及单位和规格时，附件前不加+号。例如2一中共温州地委办公室转发乎阳县委办公室关于水头区委档案被烧情况的报告10.5.3.3 如附件具有自己的题名，并能单独使用，具有独立检索意义肘，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。10.6 丛编项丛编是指在-个总题名下，汇集若II司一类型、统一编号发布的系列文件.般照原文著录丛编题名，并将著录内容置于()号中，()号前加.一号。例如2 (全国档案工作会议材料之二)10.7附注项附注项著录各个项目中需要解释

21、和补充的事顷，依各项目的顺序著录，见第3章，项目以外需解释和补充的列在最后。10.8 标准编号及有关记载项此项一般不著录。10.9键要项提要项是对文件和案卷内容的简介和评述，应力求反映其主题内容。.Ml!不超过300字。10.10 排检与编号项排检与编号项是目录排检和档案馆(室)业务注i己项。10.10.1 分类号197 GB/ T 3792.5-85 依据档案分类法的有关规定著录。置于条目左上角第一行。10.10.2档案馆(窒)代号依据档案馆室代码的有关规定著录。置于条目右上角第一行。10.10.3档号档案馆(室)在档案整理过程中对档案的编号。裆号通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页

22、号。10.10.3.1 全宗号z著录馆藏每一全宗的编号。10.10.3.2案卷目录号2著录全宗内每一案卷目录的编号。10.10.3.3案卷号z著录案卷目录内每一案卷的编号。10.10.3.4件号或页号g著录案卷内每一文件的顺序号或其首页的编号。10.10.3.5某些科技档案可著录具有检索意义的专业号、工程号、专题号、产品型号等编号。10.10.3.6档号中各号之间用-，号，占半格。.10.10.3.7档号著录于条目左上角第二行，与分类号齐头。10.10.4缩微号缩微号是档案缩微品的编号，著录于条目右上角第二行，与档案馆(室代号齐头。10.10.5主题词主题词是揭示档案主题内容的规范词。10.10.5. 1依据GB 3860-83 (文献主题标引规则的原则进行标引。10.10.5.2文件级条日一般著录3-8个主题词，案卷级可适当增加。10.10.5.3主题词著录于第二段落之下，另起一行齐头著录。各主题词之间空一格。附加说明g本标准由全国文献工作标准化技术委员会第六分会提出。本标准由档案工作标准化领导小组档案著录规则起草小组起草。本标准主要起草人邓绍兴、来长治、杨淑琴。98