QJ 1351-1988 文书档案管理规范.pdf

1、q .J 中华人员共和国航天工业嚣雷标准QJ 1 351-88 文书档案管理规范1988-02-21发布1988-08-01实施中华人民共和自航天工业部批准中华人民共和国航天工业部部标准QJ 1351-88 文书档案管理规范1总!i!lJ1 . 1 丰标准适用f立书挡案的管理31 . 2 凡卒单位党、政工作反将研生产、经营管理等各项活动中?在浅的.办理完毕的B具有保存查考价值的文件彷料包括立字材料在报表、温洋照片、录音等，以H主辑:;Ct于)均辑:立书挡案。1 . 3 立书商案应按照集中统，编保l母家悦密，使F保管权利用的原则.自辛单位挡案部门进行管理川1 . 4 立书档案自立书处理昌在fJ或

2、业务部门收集卉金，整理主差.并忘烧肉格案部门归于当n1 5 4二标准中的表格规络均为16开竭露32 文件的收集与妇挡2. 1 妇裆范围a 上级机关F运的需要贡阕执行的指示.决运.规运、t豆、任免、批复、通知寄立许如.上级机关召开的需要贯彻执行前重委会议的立件、c .党积压家领导人、人注代表、上级机关主要领导对卒单位视察、检查工作形成的讲话、是呈诗写H才斜d 丰单位i马上级#攻关报送的滨市、报告.总结、lM.草草域和对FI;重单位fj主的指示、决定、计划、成李、;比豆、通报.通主辛;Ct寺e .丰丰主在各项工作中形成的棋查报告在t-M总结丽会议总录、会议纪姜、重妻也活录、情况简畏苓zf .丰单i

3、主编制主甘各梓年度(主季度可统计报表反财务鼠决算寺g.丰单位i5开军J党、i攻丽五、l!l和科研.生产、经营菩管理性会汶形成的立件材抖汩决议、最舌，纪要、记录、选手综果.领导讲活、名单、简报、重雯的会议交流发占材码等缸=卒单位的主垂外事活动影成的立件i卒单位与外手主签定8(J主要合同协议及执行过程中澎)革的主件) .卒单位处理的重要拍幸运幸该材料a航天工业部1988-02-21茬布1988-08-01 实施QJ1351-88 k 丰学泣撰写编辑部出版梅、人员花名溃、手部各单、汇主自材料-大事f、年盔、组织、治丰史抖革时丰4，l 牛L单位毒委j苦功的黑片、录音飞如重要会ii(、家导说毒草.接待外

4、宾耳J声像桥事斗.4又单泣各项中心rI宇反l陆对性智1鹤的)1:件:F渴单位的清示在*告、总结初防务决算m. n () lt它方面的革委树科虫E于1r就关来文蒜雯参照办理结)2.2 不归挡范画a.主级机关及有关单位市j发边备衬远忘、;JilJ运事标准军证求意见撬.b .上级机关是有关单位普发的各持，t网、辛苦挝、通很.7在丢平反映丰学宣情况8、c 上级我关反自吴学位召开泊一段会以和元查考讼僵的)Cfl , d .上级习i关i圭免，奖惩非丰单位三作人员在i立牛e .非计付卒单位的一般性的领导讲运秘经检交流、先进入刻持将f .术经领导签发泊立电草稿，一棱性9:1宁在;ijj次修改擒，经印大悸寺、g

5、-. ;查号trJ黑价渲泊事务性、临时性的文件细节民日纪念活d去峙，作患111，曰:均懂、是旨主卫生、温库券认嗨通知一段性会议通知辛h每一段注亘传教育提纲、形势学习，UL非丰单位1il生汁划毛撞#学生函莘1 .制L灵之间，学泣内路豆棍抄远的不需办理约立1牛=j . F属单位最送一般性的通毅一段性盖案支持主.主量级栩隶属关系的妙、送吉王莲舟，理副J王祥材怜1 .为害号民的从各主画撞集泊文件传斜资抖莘42.3 作为资斜管理的文件a .中央相士在Ji各级党政机关若发性的);1牛.b .上级民关t是奇主单位编指出版的各种*川、主牛汇编军2. 4 但挡得i司E第二年内络上年在JtIt纣斜.绞整理直在后归

6、隘2. 5 !层楼要求2. 5. 1 归悄的主件好抖应完锺、齐圭=2.5. 2 接p，;I$耸立处理视)，;JJ斐K2. 5. 5 凡在单泣领哼签发的立:n!自信，应i司正立一届妇也.在归铛也主伴中，也将每份立件的If立;与洋11丰、业:4区LFA弱、请示与llt豆、转发tt与原i寺放在一是二2. 5.垂在i梅祁鉴友-=f:j盘必须清晰、王雪在.不得用i噩珠写豆、铅笔红慧在笔在E纯益在毛2 QJ1351-88 2.6 收集方法2. 6. 1 从文书处理部门或业务部门接收经整理主卷的案卷。2. 6. 2 通过各业务部门保密员(兼职立书人员)和总书收集零旱的数存在部门或准办人手中站立件。2.6.3

7、 对街对姓鼠构租重要的会议活动立件材抖，铛案部门豆豆及时同高关方面取得软系，主#离文件较集范阁、时|泪布要求32 档案的整理3. 1 分类3. 1 . 1 分类Ji法:应采用按年度划分，同一年爱按类刻划分，同一类是IJ接l司是重屈分部年建一类jJlJ-IJ题的方法。3. 1 . 2 类IHJ分应按庭主天王业惑关于文1稳案保管期望童的组定中的表卜麦E执行a表I适用于部、院局、基地).表I运泪?一.斯、郊主古级单位c3.2 组卷3. 2. 1 组卷方法a .在同一类glf电.按不民级别不离i可是E鹤立件分刻组卷zb .在同一级别内，尼同-可题约文件组或一番或若手卷zc .河一刘题泊文件很多U1.可

8、按责任者把文件分开，一个妻任者经成一卷2立r牛不多对.JL于支圭者经成卷d .凡针对卒单位的上级文件，应与丰单位再-1司题的主件组成一卷:e .保管期限不同的文件，应分别组在.f .在保管窥限榕|悉，文件很少啡，pT把同一类JjIJ1电不fliJ问题的主件经成一卷zg. f司一问题，保管期限梧l乱立件很少对，可将上、F级主件组成卷zh .同一问题的支件、电报、电话记录应合并组号言:i党组委y会、办公销会会议记录，连续姓的简磊、揭扫j按时间、烧号顺序单独组卷。3.2.2 JI辈辈庭文件短卷方法a .年度计划、总结.决算等应放在针对的一年z计棋手在总结写在一起的，应归在总结针对年度，b .长远规划

9、放在开始的第一年c .两年以上的总结、报告、*表，放在针对约最后一年d. i圭窥性立午放在发事或批准的年度ae .跨年度的批复，律放在批复年建-f .跨年度的会议文件放在针对年度.无针对年度始放在结束年度宫，专案文件持料，放在结案的年事:h .批转或转发的主件，放在批转或转发的年度。3.3 卷内文件的整理3. 3. 1 卷内文伶的排列3 QJ1351-88 3.3.1.1 卷内文件排刻的领序是:应保恃文件之间约历史联系.1可立在前句复立在i，批复在药，诗示在后z正件在前，那件在军，.正本在前电定模在后.结论在前，报告剥查材料在后3.3.1.2 上、下级文件按责任者时间顺序，推91亏3.3.1.

10、3 本单位文件按刘题对|可颇序拎夕，3.3.1.4 卷内文件排列好之后，应在每份立件上标注顺序号3.3.2 卷内文件页号编写卷内文件编写页号，凡有字透出纸张(包括底荡和反击英主办过程的纸条二号亘古串，员号页号编(E每页王菌的右上角或反面约左上角3. 3. 3 卷内吕录的填写3.3.3. 归挡的案卷都要填写卷内民录.宣于卷首3.3.3.2 卷内目录格式究表1c 3.3.3.3 卷内目录填写要求i领序号z按卷F号文f寺排列先后顺;芋填写，每耸立件编个.ff号(正卒与定蔚为份)文号z支持市j发极关的发文号卖任者在F文件的制发极关豆豆个人唱支任者。I写适用名称，责任吾比较多的只骂骂主要的.目i古自等.

11、I， 呈5名:的立件的标题，文件元标题始应根据文件内容拟写标题，并且E括号，以示K日期:文件古草款日簸，文件没有日弱的，填号i生活的日期.并加括号，以示支别，所在页号填写每俗文件苔页前页号.备;主=根榻需要填写33. 3. 4 备考袤的填写3. 3.1 凡深管期为革久和3D年的案卷，卷尾必须那条号表33.3.4.2 备考表格式见麦23.3.4.3 备专表填写方法:fL卷说明填写立卷防文件的完整和质量情况=立卷入.由支n豆卷者签名.检查人由案卷质景检杏者签名:变动说树上真写卷l马文件的补充、移出、损坏、销毁等情况:档案员，档案管理人员等名.年.丹、11，分，填写立卷和变动说明旗写的年.习、1:1

12、03.3.5 案卷题名的拟定3.3.5.1 案卷边名应全面、准确、简练的概括:主内文作的内容，最多不超过50个字。3.3.5.2 案卷题名，一棱应包括责任者l可毯立种或责任者时间问题主神。a .标阴安佳音:卷I每立件责任者不多也(指三个以内.时全部标出.责任主较多韵，可凝结为主级极关或所属单位或有关单位，责任者可用通用简称:4 QJ1351-88 年Jl:表1卷内自录案卷号:装订线,1lj 赛在! 序主号费经者题在ill潮茧号，备注号30一-.;60 等斗争尹-+-1告4-t5-、毛1到QJl351-88 2 表表考备案卷号:主善这咳年度.装栓查立巷自月年吉R 年变动说既。一-Nlj14去了线

13、档案虽2 R 年150 岳QJ 1351-88 b .标萌i习题.标出卷内主俘既反映的主要问题.到类迷藏的可以辍撼，后lJU怕事町于、c .标明文掉2投立种经拳的(如会议记录、I却IL总结、简短莘).必须标确立梓，不接立种组卷泊.f标出几乎中主姜文榕d .标明对!可z商z于是.ij、总结、谈决算E各手申报友苓立?于主且必约案番，应在问题前面标魏文件的针对对J3J.并应怀嚼圭栋，如一儿八n年3. 4 案卷封面3. 4. 1 案卷封面见图1., 2.1 5 c |告磊查事吕陆军吨4(全宗名称J4由0 L类别名称j，口、。i主主在电 伪、.120 20 陆-1卡30_1年度!。保管 30-30寸本卷

14、失去4导草草阪页国哥!霸露丽悟q、事W:i j 文书处理号I j i I当1rJQ?吗0.牟li ; ! j 1 I 理lQJ1351-88 3.4.2 案卷封面应用毛笔或碳素、在墨水的钢笔填写。3. 4. 3 案卷封面填写要求.全宗名称z全宗名称梧i司于立档单位约名称，一般事先铅印好，填写全宗名称必须用全辑:或通用简称，直在z戴天工业部第一研究草草、航天工业部上海航天局$类主Ij名称z应标明xx类，直，党务或工类综合类号案卷题名z把组卷时拟定前标题填上，年度卷内文件所属得间，卷F号文件属同一年的，直接填写xxxx年，属跨年前，填写xxxx-xxxx年.萍每页数-标晓卷内文件实有自甘总件事页数

15、卷内吕录相备考表不t在内), 保管期限a根据卷内文件保管价值，分别标明永久.30年、15年。第一空格一般由主卷入填写.第二空格留待以后鉴定时修改期限泪。文书处理号2系文书处理部门立卷部羊泣，在向挡案室移交aj所编列的案卷根序号，出挡案室集中立卷的单位，此项可不标明圭宗号s挡案馆指定绘立楼单位的编号:目录号=全宗内案卷所属吕录也编号z案卷号z填写案卷编列的顺序号，在一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号33.5 卷脊3. 5. 1 卷脊蟠式见图2。3. 5. 2 卷辛苦填写:年度、类掘，题名，案卷号填写要求同封面。3.6 案卷始装订3. 6. 1 凡是永久和30年保存的案卷，必须在刘年内装订成卷c

16、3. 6. 2 案卷装好的要求。a .除去文件上所有金属协a如.左侧装订、右F取齐，没手军装订位置吉号文件应湖边，蔽损的文件应旅费辑:.装汀应不少于三个孔狠，孔距七厘米左右zd .用黯线装订，结头打在营Ee ，装汀后的案卷，应放在案卷盆内(恙盒规格见附录A)。3.7 案卷排列3. 7. 1 案卷应按年度类别问题进行排列。3.7.2 同一年度内的案卷按立书档案类吕与保管期限表的顺序排列33. B 案卷编号方法案卷编号可槐情况分lllj采用年度颖序号或年度一颗I号保管期限流水号F草种编号!i法33. B. 1 按年度一顺序号编号8 a .年度用两位阿拉伯数字表示，颗浮号从1开始采用流水号号b .其

17、表示形式为xx-x QJ 1 3 51-88 1 L一一表示该年度内案卷排列额序号L一一一表示83年度huq呻t.-20一年A 类主串 11 、，( 卷案. 留2。喝。句。向ij9 QJ1351-88 3. 8. 2 按年Jj-II噩序号保管翔限流水号编号a 平蜜Jjj搏主树拉伯数字表示，顺序号从1开始采用流水弓保管摆在是流在亏tlpi斗一滚音烧限的领序亏，屑一位主;写拉丁字俘和环拉伯数字组成.民中大写拉f字号E示保管期限符亏叩，A代表11反仨关蜒运办理J7 裆案的统计7. 1 怪案部门j显提材、准确地对档案的收远、格出、保管毛鉴志、提供，fIm、库房设益?事方面的数量迸厅统计7. 2 建立年

18、度综合统计报麦刻虔唾统计的内容.恪式和要求，战部叫主案五作统计现运去执行d11 QJ1351-88 表3联皿啦啊耐帽1+- 20 10 x 12=120 丁F争去事丑;i 如事翠蜜l1 7 土7 当, 辈:!j 毅民s 1 I i 哥哥带瞌革l 也世，# 最l I 是公zi 140 提醒主Z司在12 QJI351能表4文书档案销毁审批单本单位年草的档案材料带计坠经矗定确认失去理夺价值咯列为铺盖量总理.矗是1;、氢鉴名写三主事位曹雪拉意且领导签名13 QJl351-88 5 表f唱耐悻军专零到、山幅刊何M明旬，有重i!于+击毒g 喃幸抖咱、到、，意每拭Et 抖i 割j 2辑护i R T 专晨II 申址 -雹一三句: 12日H 明叮勘辑部事鳝m非非U明理自h F 主基14 A 1 举盆烧格尺寸见OOA! c QJ1351-88 附录A卷盒规格补充it! A2 举盆材料周二早变为1毫米牛皮毒草纸。A 3 I岛主t愿借供使用对揭结。A4 瑾线是折弯线v部主ut.茸院2本标准自七3八所键出。卒标准自上海航天局起草。本标准主要是草草人2李域和、王震、来维君、王佳敏316