GB T 13967-1992 全宗单.pdf

1、中华人民共和国国家标准全自刀可单Archives fond Jjst format 1 主题内容与适用范围本标准规定了全宗单的内容构成、格式及栏目填写方法。本标准适用于各级各类档案馆。档案室可参照执行。2 51用标准GB 2808 全数字式日期表示法3 术语全宗archivesfond GB/T 13967-92 一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的第一层分类和管理单位。4 全宗单内容构成4. 1 全宗单是以表格的形式反映全宗基本情况，全宗内档案成分与数量的统计文件。4.2 全宗单的内容由全宗情况介绍和档案成分与数量统计两部分构成。5 全宗单格式全宗单设封页和正

2、页。5. 1 全宗单封页格式5. ,. , 封页用纸幅图尺寸规格为A，型297mmX210mm(长宽或16开型260mmX 184 mm(长宽)(见图1)囚5. 1. 2 全宗单封页项目a. 名称:全宗单。b. 全宗号:馆编数字序号或代字加数字序号。 编制单位:编制全宗单的档案馆或其他档案收藏单位名称。5. ,. 3 全宗单封页项目位置见图L5.2 全宗单正页格式5.2. , 正页用纸幅面尺寸规格等同于封面用纸幅面尺寸。5.2.2 正页图文区为表格形式，表1和表2构成。5.2.3 表格1图文区尺寸规格为267mmX165 mm(长X宽)或230mmX 145 mm(民x宽)。5.2.4 表格1

3、上臼边(天头)宽35mm土0.5mm或29mm土0.5mm 表格1下自边(地角宽10mm士0.5mmo 国家技术监督局1992-12-17批准1993-07-01实施472 GB/T 13967-92 表格li白边(订口)宽20mm士0.5mmo 表恪1右白边(翻口)宽10mm士0.5mmo 5.2.5 表格2图文区尺寸规格为267mmXl69 mm(长X宽)或230mmX145 mm(长X宽)。5.2.6 表格2上臼边(天头)宽30mm士0.5mm或29mm士0.5mm。表格2下自边(地角)宽11mm士0.5mm或10mm土Q.5mmo 表格2左自边(订口)宽20mm土0.5mmo 表格2右

4、臼边(翻口)宽10mm士0.5mmo 5.2.7 表格内各栏目格式与尺寸见表1和表2。5.3 本标准推荐使用国际标准A型纸张，尺寸规格为297mmX210 mm(长X宽)0 6 全宗单栏目及其填写方法6. 1 全宗情况介绍全宗情况介绍栏目包括.全宗名称、全宗名称起止日期、原全宗号、全宗卡片报送情况、检索工具编制种类、缩微及计算机应用情况、备注-6. 1. 1 全宗名称a. 全宗名称应填写全称或规范化简称。b. 全宗名称(所有曾用名称)按时间顺序分别填写。c. 中华人民共和国成立前形成的档案在全宗名称的书写上应加限定词。例:1.国民政府教育部2.密云县政府民国)3.国民政府(汪伪)外交部4.礼部

5、(清)d. 中华人民共和国成立前的个人全宗，在人名后用圆括号注明人物所属时代。例:1.端方(清2.冯玉祥(民国蒋中正(民国)6. 1. 2 全宗名称起止日期一般采用公元纪年填写，必要时可以使用朝年或其它历法年号。使用公元纪年年号时按GB2808 的规定填写，起止年度之间加.。6.1.3 原全宗号填写进馆后重新给予编号的全宗原保存单位保存时的编号。6.1.4 金宗卡片报送情况填写全宗卡片报送日期及送达上级行政机关的名称p全宗情况发生变化后再次报送日期及送达行政机关的名称。6. 1- 5 检索工具编制种类填写本全宗有那些类型的检索工具。6.1.6 缩微及计算机应用情况全宗档案缩微复制的数量及使用计

6、算机统计、存储、检索等管理情况。6. 1. 7 备注需要对本全宗说明的其它事项。6.2 档案数量统计档案数量统计栏目包括z登记日期、接收或移交单位名称、档案类别、保管期限、收进档案数量、移Iii档案数量、现有档案数量。473 GB/T 13967-92 6. 2. 1 登记日期收进或移出(移交或鉴定后销毁)档案的时间。填写方法参见6.1. 2. 6.2.2 接收或移交单位名称接收或移交单位名称应填写全称或规范化通用简称，禁用曾用名称.6.2.3 档案类别按档案的不同门类、不同载体顺序填写。6.2.4 保管期限按国家有关规定划分为永久、长期、短期三种。6.2.5 收进档案数量按档案类别分别填写收

7、进已编目档案和未编自档案的数量。填写内容包括2文书档案的案卷卷数和上架排列长度(米)、科技档案的卷数和底图的张数、声像档案影片档案)的盒(盘)数和照片档案底片)的张数放其它专业档案(城建档案、会计档案、地名档案、人口普查档案、艺术档案等)和各种资料的卷(册、盒)数。6.2.6 移出档案数量按档案类别分别填写移出(移交或鉴定后销毁)己编目档案和未编目档案的数量。填写内容参见6.2.5。6.2.7 现有档案数量按档案类别分别填写收入数减去移出数后结存的己编自档案和来编目档案数量，填写内容参见6. 2. 5. 474 GB/T 13967-92 相+( 。N 伯民h g: 同E 4且nfl叶 眼军4

8、事(VS J)OlZ 7 5 GB/T 13967 92 (VB Jl 011属4H 榕( F盯p、奇制怪) :!6 J G喇E 田基51 。I(0，1)山I176 表2们国44um飞回M档案数统计挡辈盎别营自收量椅靠瞌量事出档罩量量现有挡靠瞌量的4 罪记接收. 移圭日期单位在称己编目档案未撞目档案己蝙目档幸未蜻目档案已编目档案来编自档章。-警t盒、张)米巷(盒、张l来卷(盆、张1米警盆、*来卷Jl，张才* 巷i盆，张米 守。叫。v c H N ( 山守v (N-12- 24 H ) E的时 ，飞D A 、J俨420 35 (33) 15 7 20(l7)1O(8) 20(7)10(8) 20 (17)10(8)20(17) 10(8) 20 20 (0) 20 (17) 1O( 8 ) 60(50) 00(50) 70 (55) 267(230) 10 297(260 ) 飞l飞jGB/T 13967 92 附加说明z本标准由全国文件格式及数据元标准化技术委员会提出。本标准由国家档案局档案科学技术研究所标准化研究室与中国标准化与信息分类编码研究所负责起草。本标准主要起草人张彤、李卫民、沈国超、房庆。178