GB T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求.pdf

1、L.飞.b.,_ 盯.lr . :. r:w;:飞飞:. r:., :.:Ir.:，;，;，;面.，品二二二品注:.:胃k:，_f,_ J.:.:.,_ 、姐.隘，!，!d.t:.:.:圃，:.:.，:.:画画恤ICS 35.040 A 14 中华人民共和国国家标准GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求General functional requirements for electronic records management system 2013-06-01实施2012-12-31发布发布中华人民共和国国家质量监督检验检夜总局中国国家标准化管理委员会XJ川夕阳iF

2、L吧GB/T 29194-2012 目次前言.m引言.凹1 范围2 规范性引用文件-3 术语和定义.4 总则.44. 1 系统定位.4 4.2 功能架构.4 4.3 文件聚合模型.5 4.4 文件信息模型.5 4.5 法律法规遵从75 基本功能要求.7 5.1 文件管理配置.5.2 文件管理业务.5.3 安全管理.27 5.4 系统管理.30 6 可选功能要求. 31 6.1 数字化文件的管理.31 6.2 多载体文件管理.32 6.3 离线利用.33 6.4 接口管理.34 6.5 工作流.346.6 性能要求.35 参考文献.36I GB/T 29194-2012 前JER 本标准按照GB

3、/T1. 1-2009给出的规则起草。本标准由国家密码管理局提出并归口。本标准起草单位z国家电子文件管理部际联席会议办公室、中国人民大学信息资源管理学院。本标准主要起草人z任守信、钱毅、刘越男、梁凯、李泽锋。E GB/T 29194-2012 百l电子文件(Electronicrecords)是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件记录了各种公务活动的过程和结果，其真实性、完整性、可用性和安全性必须得到维护和保障。电子文件生命周期中的任何管理行为均应以维护文件与业务活动、文件之间

4、以及文件组成部分之间的联系为基本原则，这些管理行为最终都要在计算机系统中实现。电子文件管理系统(Electronicrecords management system, ERMS)是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。为指导电子文件管理系统的建设和使用，提升系统环境下文件管理的规范化水平，现借鉴国际上同类标准，结合我国电子文件管理实际，制定本标准。N GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求1 范围本标准规定了电子文件管理系统(Electronicrecords management system, ERMS)通用的功能性要求，不包括

5、系统设计和实施的具体要求，不规定实现系统功能的平台和具体技术，不规定详细的实施细则，也不规定系统测试相关事项，本标准适用于机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对电子文件管理系统的建设、使用和评估，适用于相关企业和科研院所开展相关的科研和教学活动。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注目期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DA

6、/T 32一2005公务电子邮件归档与管理规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48 2009 基于XML的电子文件封装规范信息安全等级保护管理办法(公通宇(2007J43号ISO 15489-1 :2001信息与文献文件管理第1部分z通则CInformationand documentation Records management-Part 1: General) 3 术语和定义3. 1 3.2 3.3 DA/T 1-2000界定的以及下列术语和定义适

7、用于本文件。文件r缸。rds国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。DA/T 1-2000，定义2.12J 电子文件electronic records 通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的文件。文档document 构成文件的最小管理单元，也称为自然件。一份文件可以由一个或多个文档组成。1 GB/T 29194-2012 3.4 组件component 独立的比特流，操作系统下文件系统中管理信息的基本单元。组件是相互独立的，它可以单独或与其他组件一起构成文档。3.5 3.6 3. 7 3.8 组合文件com

8、bined record 若干文档按照关联关系组织在一起的集合，电子文件管理系统将其作为一份文件来处理。复合文件compound r民ord包含多个组件的文件。实体文件physical records 只具有物理实体形态的文件。双套制文件do.al reCrds 内容相同，既存在电子形式，也存在非电子形式的文件，如纸质文件与其数字化版本、电子文件与其硬拷贝版本等。3.9 混合文件hybrid records 文件(组合文件或文件集合(如类、案卷)中既有电子的成分，也有非电子的成分，共同构成的完整活动、事务、事件的记录。3.10 文件类型records type 根据文件管理需要，对若干具有共性

9、的文件的抽象表示。3. 11 3. 12 3. 13 元数据metadata 描述文件背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。ISO 15489-b2001，定义3.12J 分类方案classification scbeme 根据职能和业务活动对文件进行分类的等级结构，它是对类目的层次化组织。类class/category 也称类目，按照机构职能、文件主题、业务活动进行划分的具有一定规则和联系的实体组合。类目一般按照树状结构组织成分类方案。3. 14 全宗fond 分类方案中最高的文件聚合层次，指机构形成的所有具有有机联系的文件。3. 15 案卷file 同一主题、活动或者事务的相互关联的文件

10、集合。3. 16 保管期限与处置囊retention and disposal schedule 以表册形式规定文件保管期限和处置行动的正式工具。2 GB/T 29194-2012 3. 17 电子文件管理系统electronic records management system 机关、团体、企事业单位和其他组织用来对电子文件的识别、捕获、存储、维护、利用和处置等进行管理和控制的信息系统。3. 18 业务系统business system 生成或管理业务活动数据的自动化系统，用于形成电子文件。3. 19 角色role 一定数量的权限的集合，是权限分配的单位或载体。3.20 文件管理员reco

11、rds administrator 制定并维护文件管理业务规则的人员。3.21 系统管理员system administrator 执行电子文件管理系统管理功能的人员。3.22 授权用户authorized users 被授予执行部分文件管理业务的人员或被授予部分系统管理员权限的人员。授权用户的权限根据机构的需要及其承担的职责而定。3.23 3.24 3.25 3.26 3.27 3.28 捕获capture 按照既定要求将电子文件及其元数据纳人ERMS加以管理的过程。登记registration 在电子文件管理系统中分配给文件唯一标识符的过程，通常伴随着一些元数据的描述。分类classifi

12、cation 依据分类方案对文件进行系统标识和整理的过程。处置disposition 按照文件保管期限与处置表或其他规定，对文件实施移交、销毁或续存的一系列过程。ISO 15489-1:2001，定义3.9J销毁d四truction以文件的保管期限与处置表为依据，消除文件的过程。移交transfer 将文件从电子文件管理系统中转移到电子文件长期保存系统或其他系统包括其他ERMS或第三方机构)的过程。3.29 检索se町cband retrieve 从计算机系统存储的数据中获得信息的行为。3 GB/T 29194-2012 3.30 显示pr四entation以用户可以接受的方式在屏幕上展现文件

13、的过程和结果。3.31 审计跟踪audit trail 对电子文件管理系统重要行为的记录，用于显示系统的事务处理信息，确保未被授权行为被识别和跟踪。3.32 电子签名electronic signature 以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。4 总则4. 1 系统定位电子文件生命周期中，一般存在三种类型系统，即业务系统、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统。其中，业务系统用来支持单位业务工作的开展并形成电子文件，如办公自动化系统、电子商务系统、财务管理系统、人力资源管理系统以及桌面办公系统等;电子文件管理系统负责从各业务系统中捕获电子文件，维护文件之间、文

14、件和业务之间的各种关联，支持查询利用，并以有序的、系统的、可审计的方式进行处置z电子文件长期保存系统负责以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用。业务系统、电子文件管理系统、电子文件长期保存系统等三类系统之间的关系如图1所示。文件形成单位档案馆| 业务系统| |电子文件棚僻系统|LF一一一一一一一t-一一一一固1电子文件生命周期中三类系统关系示意圄本标准所指ERMS，主要用来管理机关、团体、企事业单位和其他组织(以下简称机构的电子文件，也可以辅助管理非电子的实体文件。ERMS可以相对独立地实施，也可以与业务系统或(和电子文件长期保存系统集成实施。4.2 功能架构本标准分别规定了ERMS的

15、基本功能和可选功能。其中，基本功能是指ERMS必须具备的核心功能，可选功能是指用户根据需要选择采用的功能。ERMS功能架构如图2所示。本标准按照文件管理配置功能、文件管理业务功能、安全管理功能、系统管理功能对ERMS系统的基本功能进行划分。其中，文件管理配置功能是ERMS中建立和维护文件管理业务规范的功能，包括GB/T 29194-2012 分类方案、保管期限与处置表、元数据方案、文件类型等内容s文件管理业务功能主要基于电子文件管理业务流程展开，包括捕获登记、分类组织、鉴定处置、统计管理、存储保管、检索利用等内容F安全管理功能是保护电子文件以及ERMS安全的功能E系统管理功能是指ERMS系统运

16、行所需要的基本环境支撑、工具支撑等内容。本标准规定的每一个功能要求以及非功能性要求的条款，均具备约束性声明，用以说明该要求的约束性程度，分必选和可选两种。必选表示必须采用，可选表示可根据用户需要选用或不选用。电子文件管理系统功能架构固2ERMS功能架构圄4.3 文件聚合模型ERMS按照一定的逻辑结构管理文件，形成不同层次的文件聚合，如图3所示。在图示的层次型结构中，类以上的部分被称为分类方案。分类方案一般应根据机构的业务职能确定，按照树状结构组织类目，其层次设置需要结合机构实际情况而定。在分类方案的最底层类目下，可按照文件管理的需要设置案卷层次进行管理，必要时案卷可以划分为若干子卷。在ERMS

17、中，案卷是逻辑上的文件集合。ERMS管理混合文件或辅助管理实体文件时，并不一定要建立物理的案卷。4.4 文件信息模型类或案卷层次下一般按文件进行管理。文件的信息模型如图4所示。文件可以包含多组件、多文档，即一份文件由多个组件组成，或者由多个文档组成。本标准分别将这两种类型的文件称为复合文件和组合文件。组成复合文件的组件之间具有技术上的紧密关联，如网页文件中的HTML、CSS，JPEG图片都是组件，它们共同构成一份复合文件。组成组合文件的文档之间具有管理意义上的紧密关联，如请示和批复是两个相对独立的文档，但二者需要组合在一起才能表示一个完整的管理活动。机构应根据各自特点识别文件各种组合情况，保障

18、文件的完整性。5 GB/T 29194-2012 6 工日圄3文件聚合模型圄4文件信息模型GB/T 29194-2012 4.5 法律法规遵从ERMS的功能设计应当遵守证据留存、信息利用、安全管理、归档管理等方面法律、法规和规章的规定，符合文件、档案管理业务和信息技术等方面国家标准和行业标准的要求。特定机构使用的ERMS，还应满足本机构内部的制度规范。5 基本功能要求5. 1 文件管理配置5. 1. 1 分类方案的配置与管理分类方案是电子文件管理业务的基础，ERMS应支持机构建立和维护符合自身实际的分类方案。依据分类方案对文件进行的系统标识和整理。5. 1. 1. 1 建立分类方案本条规定建立

19、和配置分类方案时所要遵循的要求。序号功能要求约束1 ERMS应只允许文件管理员创建文件分类方案，以便对电子文件进行有等级层次的组织，创必选建活动应记人审计跟踪日志2 在分类方案所列文件类别较多或者分类层次较多时以及特定业务环境中，ERMS宜支持由授可选权用户创建、管理个别类目及其子类3 ERMS应支持文件管理员对分类方案进行必要描述，包括赋予唯一标识符，标注标题和说明文字等必选4 ERMS应支持按层级组织方式来组织分类方案必选5 ERMS不应限制分类方案的层级数目必选6 ERMS应支持给分类方案中的所有的类目提供元数据描述，如类目代码、类目名称、注释等必选7 ERMS应支持自动生成类目代码，同

20、时也允许文件管理员或授权用户手工赋值或调整必选ERMS应支持文件管理员设定文件分类方案中类目代码也称类目标识符、类号的编码规则，包括但不限于za) 各级类目代码的组成、数据类型、长度sb) 各级类目代码的起始值和默认增量E8 c) 各级类目代码的增量规则z必选d) 前导0的存在或略去z。统一赋予全局前缀或后缀sf) 每个标识符间的分隔符，如/、-;g) 值域中禁用的字符，注s保留字9 ERMS宜支持分类方案与其他文件管理流程如捕获、处置、利用、安全管理、统计报告等功能的关联可选10 ERMS应支持导人分类方案的全部或部分必选11 ERMS应在导人分类方案时，支持导人相关的元数据必选12 ERM

21、S应支持全部或部分分类方案的导出，导出时应包括相应的元数据必选13 ERMS宜支持分类方案以XML或者其他开放标准的格式全部或部分导出可选14 ERMS应支持在分类方案导人导出过程中的错误管理，如应拒绝导人没有题名描述的类目必选15 ERMS宜支持多种分类方案的定义和同时使用，以适用于多机构文件管理或机构合并的情形可选7 GB/T 29194-2012 5. 1. 1.2 维护分类方案本条规定对类目进行增加、删除、合并、拆分、复制等具体维护行为时所应遵循的要求，为了保证分类方案的质量和稳定性，维护行为一般要求由文件管理员执行，部分情形中可由授权用户执行。序号功能要求约束1 ERMS应支持文件管

22、理员或授权用户增加新的类目必选2 ERMS应允许文件管理员或授权用户设定类目的默认元数据值必选3 ERMS应支持文件管理员对类目的元数据值进行添加、删除和修改必选4 ERMS应支持新增类目自动继承其上位类的相关元数据值必选5 ERMS应允许授权用户更改继承的元数据值必选6 ERMS应允许当上位类元数据值发生变动时，其下位类继承担关元数据值的变化必选ERMS应允许文件管理员合并两个类。要求z7 a) 之前类目中的所有下位类被移动至合并后的类目中zb) 将之前的类自状态设为关闭z必选。该操作记入审计跟踪日志8 ERMS应允许文件管理员将一个独立的类自拆分为多个类目，该操作记人审计跟踪闰志必选9 E

23、RMS应支持文件管理员在业务活动中复制任何类旨，该操作记入审计跟踪日志必选10 ERMS应支持文件管理员移动分类方案中的类目，该操作记入审计跟踪日志必选11 ERMS应保证在类自移动期间文件与其所属类目保持正确关联必选12 当类目被移动或复制后，EIMS应确保在分类方案内新移功或新复制的类日按相应的提目代必选码规则编制13 当移动或复制类目时，ERMS应要求文件管理员将移动或复制的原因作为元数据录入必选14 ERMS应允许文件管理员或者授仅用户删除空类臼必选15 ERMS应支持提供分关方案维护活码的专门报告必选5. 1.2 保管期眼与处置囊的配置与管理保管期限与处置表是以表册形式规定文件保管期

24、限和处置行动的正式工具。档案领域通常使用保管期限表来确定档案的留存期限Q本标准根据电子文件管理特点，将文件保存到期后的处置行为与保管期限表整合称为保管期限与处置表。保管期限与处置表的业务管理应依照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定以及国家和行业的相关规定进行。保管期限与处置表应保持相对稳定，不宜频繁变动。机构应根据自身管理实际选择特定的文件聚合层次，如类、案卷、文件类型、组合文件等对应设置。本条着重描述保管期限与处置表的内容构成，制定、维护保管期限与处置表时所要遵循的要求。-一，序号功能要求约束1 ERMS应只允许文件管理员创建或者维护保管期限与处置表必选ERMS应在保管期限与处置表创

25、建时赋予其唯一标识符，并支持系统自动或文件管理员对保2 管期限与处置表进行其他描述，如创建者、创建时间、审批者、审批日期、生效日期等，并留存必选审批信息3 ERMS应不允许文件管理员修改保管期限与处置表的唯一标识符必选8 GB/T 29194-2012 表(续)序号功能要求约束4 ERMS应支持文件管理员创建保管期限与处置表，包括但不限于以下内容g文件集合对象、保必选管期限、处置日期、处置行为、触发条件、描述、法规要求等5 ERMS应允许文件管理员对保管期限与处置表进行修订，其修改内容、修改原因、修改者、修改日期等信息，应记录在审计跟踪日志中必选ERMS应保证保管期限与处置表的任何改动都要立即

26、应用到采用该保管期限与处置表的所必选6 有对象7 ERMS应提供保管期限与处置表的导人导出功能必选ERMS宜支持保管期限与处置表与分类方案的衔接，为对类目指定默认的保管期限，类目下可选8 的案卷和文件的保管期限可继承它们所属类目或案卷的保管期限9 ERMS应支持保管期限与处置表同类、案卷、文件类型等的关联，具体选择由机构自定必选10 ERMS应长久保存保管期限与处置表，保证其在系统迁移时依然有效必选11 ERMS应允许授权用户对保管期限与处置表进行查找，并提供查找结果的报告必选12 ERMS应能够为文件管理员或者授权用户显示特定保管期限的所有对象必选13 ERMS应允许文件管理员审查、比较和确

27、认类、案卷的保管期限必选14 ERMS应支持文件管理员定义和管理处置触发条件必选5. 1.3 元数据方案的配置与管理元数据既是ERMS重要的管理对象，又是ERMS管理文件的基本工具。元数据形成、捕获和管理的整个过程贯穿于电子文件整个生命周期。ERMS应支持使用元数据来描述文件，以支持自动管理程序，并维护电子文件的真实、完整、可用和安全。5. 1.3. 1 元数据方囊的建立本条规定元数据方案定义、注册与配置相关的内容。序号功能要求约束1 元论电子文件集中存储还是分散存储.ERMS都应集中存储、管理和维护元数据必选2 ERMS应允许文件管理员为文件、案卷、类或文件分类方案等创建一份完整的元数据方案

28、必选3 ERMS应支持文件管理员根据不同类型电子文件的特点创建相应的兀数据方案，如图像、视频、音频电子文件，原生性电子文件和数字化文件，公文、财务票据、工程图纸等的元数据方案必选4 ERMS不能限制系统中每个实体对象的元数据元素数量必选5 ERMS应支持文件管理员定义每项元数据元素的约束性和可重复性必选ERMS应允许文件管理员定义兀数据的语义和语法规则，包括但不限于以下方面sa) 元数据元素的名称zb) 元数据元素的定义z0 元数据元素赋值的数据类型.ERMS应至少支持应用或混合应用字符型、数值型、日期/6 时间型、逻辑型的元数据值E必选d) 元数据元素的值域se) 元数据元素的编码体系zf)

29、 元数据元素缺省值5g) 元数据元素之间的关联关系，包括父子关系、参照关系等7 ERMS宜提供元数据方案备案注册功能，能够对系统涉及的元数据方案进行集中管理可选9 GB/T 29194-2012 5. 1. 3.2 元数据方案的维妒本条规定元数据方案的维护，包括修改、删除等功能要求。序号功能要求约束1 ERMS应提供元数据方案设置的备份和恢复功能必选2 ERMS应提供元数据方案的导人导出功能必选3 ERMS应提供元数据方案的展现功能必选只有文件管理员或者授权用户才能对元数据方案进行修改、更新、删除，包括变更元数据元素必选4 以及元数据语法和语义规则等z修改应被记入审计跟踪日志5 元数据方案有重

30、要变更时，ERMS应当支持文件管理员记录更新后方案的版本号必选6 ERMS应保证元数据方案中各元数据元素之间的关系，以及无数据元素与其所描述的信息对象之间的关系始终一致必选7 ERMS应支持不同层级实体的元数据继承关系，允许通过默认值的方式实现自动摇承必选5. 1.3.3 元数据值的管理本条主要规定依据元数据方案获取元数据值的基本要求。序号功能要求约束1 ERMS应允许通过键盘或下拉列表输入元数据值必选2 ERMS应提供多种方式，以便于人工输入元数据值，包括提供默认值、当前日期/时间空白必选项等一3 ERMS应支持文件管理员或授权用户为每个元数据元素定义信息来源(数据源，包括指定阻由授权用户输

31、入、修改，或由特定软件自动捕获等必选二4 ERMS宜通过查阅列表的方式或对其他应用软件的访问来获取元数据值可选5 ERMS应支持多神元数据值有效性验证机制，包括格式验证、值域验证、分类方案引用得必选6 ERMS宜允许通过调用其他程序来验证元数据值的有效性可选7 ERMS应支持元数据值的批量替换必选8 ERMS宜支持元数据被其他系统使用可选9 ERMS应对元数据进行利用控制，如设置公开标识，根据授权规寇建立用户组与元数据之间必选的利用关系等10 ERMS应提供电子文件元数据集合的导出以及跨系统迁移，并保证元数据信息的可读性必选11 ERMS应允许授权用户改变元数据值必选5. 1.4 文件类型的配

32、置与管理文件类型是根据文件在保管要求、利用控制、文件种类如照片、合同、简历等或者重要元数据属性上存在较多共性而设置的灵活的管理层次。通过对文件类型设置相应的元数据方案模板可以实施对该类型文件的灵活管理和控制。文件类型很难作为一个类目在分类方案中得到体现，但通过对文件类型的定义和管理，可有效简化机构文件管理的复杂度。本条描述ERMS对于文件类型的定义和管理要求。10 GB/T 29194-2012 序号功能要求1 ERMS应支持文件管理员定义和维护不同的文件类型模板，并记人审计跟踪日志2 ERMS宜支持根据文件类型设置相应的元数据模板3 ERMS宜允许依据不同的文件类型对文件采取相应的行动。如自

33、动赋予某些元数据元素的值，自动归入某类或案卷等4 ERMS宜支持形成或捕获文件的用户使用缺省的文件类型5 无论电子文件集中存储还是分散存储，ERMS宜对文件类型集中管理5.2 文件管理业务5.2. 1 捕获登记约束必选可选可选可选可选捕获是将业务活动过程中生成或接收到的文档作为文件与其元数据一起保存到ERMS中的过程。登记是为证明文件在ERMS系统中存在而进行简要著录，并分配给文件唯一标识符的过程。捕获与登记具有密切联系，通常在同一个操作中完成，本标准将二者合并描述。5.2. 1. 1 捕获本条主要描述电子文件及其元数据捕获的功能要求。5.2. 1. 1. 1 电子文件的捕获本条着重描述可被捕

34、获的文件的范围及其主要捕获方式。序号功能要求约束1 ERMS应支持文件管理员或授权用户定义和维护捕获活动中电子文件的捕获范围z修改应记必选人审计跟踪日志2 ERMS应在捕获文件或文档时出现提示信息必选3 ERMS应支持以原始格式捕获电子文件，不管其编码方法和技术特征如何必选4 如果捕获的电子文件存在多种格式，ERMS应能在不同格式之间保持有效的联系必选如果捕获对象包含多个组件，且被当成一份复合文件加以捕获时，ERMS应保留该文件内组件之间的关系。例如sa) 包含图片的网页z必选5 b) 带有附件的电子邮件Fc) 带有工作表链接的年度报告Fd) 嵌入视频的工作总结6 ERMS应将复合文件中所有组

35、件作为一个整体单元进行检索、显示和管理必选7 ERMS应将包含多文档的组合文件作为独立的单元进行检索、显示和管理必选8 如果电子邮件和其附件作为不同的文档分别捕获，ERMS应自动将这些文档进行关联，并允必选许用户通过利用这些关联从电子邮件找到每一份附件或从任何一份附件找到电子邮件如果多个文档作为一个组合文件加以捕获，无论ERMS将其作为一个整体进行捕获还是分别9 捕获，都应要求za) 每份文档的组成要京之间的关系是确定的z必选b) 上述关联被记录并保持11 GB/T 29194-2012 表(续)-一一-序号功能要求约束10 ERMS应支持授权用户定义和维护能够捕获的文件格式类型z修改应被记人

36、审计跟踪日志必选11 ERMS应能识别复合文件内各组件的格式类型，并将格式类型作为元数据予以捕获必选12 当捕获的文件有多种版本时.ERMS应记录并维护不同版本之间的联系必选ERMS应提供自动捕获或人工辅助捕获功能z自动捕获即将符合捕获范围的文件自动提交到必选13 指定位置，通常是在文件生成时或生成后通过与电子文件形成系统的应用程序接口自动执行14 ERMS应提供主动的批量捕获功能和被动的批量接收功能必选在实施批量操作时.ERMS应根据用户定制的文件捕获或接收规则，实施批量电子文件及其15 元数据的导人，并保持导人文件及其组成要素、元数据之间的关联以及文件之间的逻辑层次必选和相互联系16 ER

37、MS应提供手工著录的捕获方式，手工著录是通过ERMS的录入界面将电子文件的元数据录入ERMS.手工著录时应根据元数据方案提供选择框、默认值等简化录人的功能必选17 在批量导人的时候.ERMS应能导人文件的审计跟踪日志必选18 ERMS不应限定捕获文件的数量必选19 当重复捕获同一文件或文档时.ERMS应发出警告必选20 捕获不完全或尚未完成文件处理流程的文件时.ERMS应能发出警告。如g一份不具备有效必选的电子签名的发文，或者由未经认可的供应商提供的发货单21 ERMS应支持授权用户定义、维护、修改某些特定种类的组合文件的完整构成要素，以便捕获时检查验证F修改应记入审计跟踪日志必选22 ERM

38、S应在文件成功捕获之后为其打上捕获标记必选23 任何用户在捕获过程中及其后均不得修改电子文件的内容必选24 ERMS应能向特定用户或系统发出文件成功捕获的确认信息，以及不能被正确捕获的报告必选25 ERMS宜按照要求将原始格式转化为目标格式可选除了可以捕获脱机载体或指定位置中的电子文件外.ERMS宜支持从各类文件形成系统中直接捕获文件，包括但不限于za) 桌面办公软件sb) 工作流应用软件z26 。电子邮件系统s可选d) 电子商务及网络交易系统ze) 图形和图像设计系统zf) 条形码支持系统zg) 多媒体应用软件等27 ERMS宜允许以复合文件的形式捕获网页可选5.2. 1. 1. 2 元数据

39、的捕获本条着重描述随同文件一并进入ERMS的元数据的捕获方式以及捕获阶段元数据的管理要求。12 GB/T 29194-2012 r-序号功能要求约束1 ERMS应支持元数据的捕获与电子文件的捕获同步进行必选ERMS应将捕获/登记日期和时间以及捕获之后管理过程中重要的操作行为作为元数据加以必选2 捕获，同时将其存入审计跟踪日志ERMS应提供如下自动化手段，支持元数据的捕获ga) 自动捕获其他系统内文件元数据sb) 根据元数据方案，检查元数据的完备性s3 c) 根据元数据方案规定的编码体系，检查元数据取值的有效性F必选d) 为需要手工填写的元数据提供值域列表se) 为需要手工填写的元数据提示一些常

40、见值zf) 自动提取电子文件的技术属性元数据4 在批量导人时，ERMS应能自动捕获与文件相关的元数据，同时允许手工著录或修改遗漏或必选错误的元数据5 ERMS应在文件及其元数据之间建立并保持稳固的关联必选6 对于同一文件的副本、不同版本、格式，ERMS应要求其应与对应的元数据相关联必选7 当电子邮件的附件以单独的文件形式被捕获时，ERMS应要求为其捕获或录人适当的元数据值必选8 ERMS应支持多个授权用户完成元数据的捕获，如通过工作流机制分配元数据登录任务必选9 ERMS应明确规定不可修改的元数据项必选10 ERMS允许授权用户修改部分元数据.应确保已登记的文件元数据未经授权不得修改z修改必选

41、应记入审计跟踪日志11 ERMS应按照事先设定的元数据方案捕获元数据必选12 如果不能自动捕获元数据，ERMS宜提示用户输入可能的选项可选5.2.1.2 登记登记标志着文件正式进入到文件系统中，在登记完毕后，才允许对文件进行进一步的操作。在ERMS中，登记的对象包括文件及其组成部分，如组合文件、复合文件、单份文件、文档、组件等。序号功能要求约束1 ERMS应提供根据预定义的业务规则进行电子文件审核的功能，只有符合要求的文件才能启必选动登记进程2 ERMS应支持对文件、文档、组件等对象的登记，包括组合文件、复合文件、单份文件、文档、组必选件等3 ERMS应支持授权用户按照DA/T22-2000的

42、要求将相关文档登记为一份组合文件必选ERMS开始登记前应检查登记对象构成要素和特定元数据是否完整，否则不予启动登记z如4 果登记前必填的元数据不完整，应允许登记对象暂时保存在ERMS中，等待元数据补充完整必选后再行登记5 ERMS应支持文件管理员根据相关规定和特定的规则定义、修改各类文件及其组件标识符的必选表示方法p修改应被记人审计跟踪日志6 ERMS应按照既定的唯一标识符构成规则，自动赋予登记对象唯一的标识符，并将其作为元数据与该文件一起保存必选13 GB/T 29194-2012 表续一序号功能要求约束7 ERMS应在登记时遵循有关部门关于标识的具体规定必选8 ERMS应在登记文件时采用自

43、动方式或由授权用户为文件重新命名，并允许其与原文件名必选不同9 ERMS应能在文件重名时发出警告，并提醒用户重新命名必选10 只有授权用户才能修改已经登记对象名称，且这种修改应被记人审计跟踪日志必选11 登记进入ERMS的文件应根据既定的分类方案进行分类，确保捕获的每一份文件都有类可归z分类可以在捕获之前或登记的同时完成必选12 ERMS应支持一份文件不必重复保存，就可以归入多个案卷或类之中必选13 ERMS应能在登记一个已在相同案卷中登记过的文件时发出警告必选14 ERMS应允许授权用户在登记文件时创建新案卷，将文件归入新案卷中必选15 ERMS应允许在登记后进一步手动输入、完善相关元数据必选16 ERMS应支持授权用户登记文件关联，包括文件与组成文件的文档、组件以及其他文件、文件必选类型、案卷、类等之间的关联，并能以某种方式显示这些关联17 ERMS应不允许任何用户在电子文件登记之后删除文件，除非根据处置方案销毁、移交文件必选18 ERMS一般不允许用户修改唯一标识符可选登记进ERMS的文件宜归入合适的案卷之中。归卷可以在捕获之前或登记的同时完成.此19 处所称案卷是逻