EJ T 1225-2008 核电文件档案管理要求.pdf

1、ICS 01.140.20;27.120. 01 A 14 备案号:23554-2008中华人民共和国核行业标准EJ/T 1225一2008核电文件档案管理要求2008一03-17发布Requirements for management of nuclear power records and archives 国防科学技术工业委员会发布2008-10一01实施EJ/T 1225一-2008目次前言. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2、. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 l 范围. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 规范性引用文件. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3、. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 术语和定义. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 管理原则和基本要求. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4、 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4. 1 管理原则. 4.2 基本要求. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 5 管理职责.2 5. 1 一般要求.2 5.2 核电文档主管部门职责.2 5.3 核电业主、建设和运营单位职责.2 5.4 单位职能部门和人员职责.3 6 管理流程.3 6. 1 总则.

5、 6.2 文档质量要求.3 6.3 文档流程管理.5 6.4 电子文件管理流程.7 6.5 档案的验收和移交.9 7 文档管理系统要求. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 7.1 总则. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6、. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 7.2 系统要求. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 7. 3 系统开发. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7、 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 7.4 系统功能.四附录A(规范性附录)核电文件归档范围和保管期限.14 附录B(资料性附录)核电文件移交归挡的有关清单. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 参考文献. .37 图1核电文档管理流程.4 I EJ/ T 1225-2008 目IJ 本标准的附录A为规范性附录，附录B为资料性附录。本标准由中国核工业集团公司和中国广东核电集团有限公司提出。本标准由核工业标准化研

8、究所归口。本标准起草单位:核工业档案馆、核工业标准化研究所、大亚湾核电运营管理有限责任公司、秦山核电有限公司、核电秦山联营杳限公司、秦山第二核电有限公司、江苏核电有限公司、三fJ核电有限公司、福建福清核电有限公司。本标准主要起草人:宋淑华、文IJ忠秀、熊正隆、草四海、李商生、陈挺、王永效、何洪强、李奕奕、戴法。II EJ/T 1225-2008 核电文件档案管理要求1 范围本标准规定了核电文件档案的管理原则、管理职责、管理流程和l管理系统等要求。本标准适用于核电业主和(或营j主单位4岛画矗幽画牛3核电项目的总包商(工程公司或建设单位和专业分包商等单位及其文档部门、路甜甜圆圆圆圈哩噩噩圄画画画刻

9、核电文件档案的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通修改单(不包含勘误的内容4是否可使用这些文件的GB/T 11821 照片GB/T 11822 科学DA/T 18 档案著DA/T 19档DA/T 22 归档规则则DA/T 28国EJ/T 1224 项目文件归档要求与档案文件元数据JGJ 25 档案3 术语和定义3. 1 3. 2 3.3 下列术语和l定核电档案nuclea 核电建设、运营和管注:与某个特定项目有关计规范核电文件档案nuclear p 核电文件和核电档案的统称，4 管理原则和基本要求4. 1 管理原则4. 1. 1 统一领导、分级管理的引用文件，其随后所有的准达成协议的各方

10、研究于本标准。经过整理、归档的文件。核电文档管理工作应遵循统一领导、分级管理的原则，应对核电文档管理流程见6.1. 2)的整个过程实施有效的控制和管理，维护核电文档的真实性、可靠性、完整性和可用性等质量要求(见6.2.1)。4. 1. 2 统筹规划、同步实施应将核电文档工作纳入核电项目管理的发展规划和年度工作计划，应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步实施。EJ/T 1225-2008 4. 1.3 高层重视、全员有责为确保核电文档管理要求在机构内所有层次上得到贯彻和落实，高层管理者应将管理方针传达到各个层次，落实必备的资源，使全员正确理解并认真执行。4.1.4 前端控制、全程管理应实施前端控

11、制和全程管理的原则，实现文档管理与业务系统和业务流程的集成，达到集成服务的目标。文件管理和档案管理是一个统一的系统工程，文件管理是档案管理的前提，档案管理是文件管理的延伸和发展，它们之间存在相互促进的关系。4. 2 基本要求4. 2. 1. 1 应将文挡工作纳入本单位长期发展规划和年度工作计划，纳入单位高层领导会议的议事日程，纳入单位各级干部员工的职责范围及岗位责任制。4.2. 1.2 文档部门和文档人员应参加本单位主要有关业务活动，参加项目合同招、投标及重大设备开箱验收活动，参加基本建设项目和重大技术改造项目的立项及竣工验收活动，参加重大科研课题、成果评审及鉴定会等:应填写核电文档人员相应记

12、录表(参见表8.4)。4.2. 1. 3 项目进展应与建档工作同步，项目建设过程应与竣工文件材料的积累、编制和审定工作同步，检查项目的计划进度应与检查文件的形成同步，项目竣工验收应与项目档案验收同步。5 管理职责5. 1 一般要求核电项目文档产生于核电建设、营运和管理活动的全过程。任何参与核电项目建设、运营和管理的单位，应在核电文档管理中贯彻、执行国家和行业有关方针政策和核安全法规，应按有关要求在项目的建设、运营和管理活动中，建立文件的控制管理和控制程序，加强档案的收集保管，保证核电文挡的质量要求。5.2 核电文档主管部门职责5.2.1 负责对核电文件和档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度

13、、监督指导，制定并组织实施核电文档管理的发展规划、规章和标准。5. 2. 2 负责组织和协调所属核电项目档案竣工验收。5.2.3 负责核电档案进馆计划的制定与实施，按规定接收和管理核电档案。5.2.4 负责组织核电文档管理的培训。5. 3 核电业主、建设和运营单位职责5. 3. 1 业主和(或营运单位职责按有关规定和要求验收或接收核电建设总包商提交的所有核电文件档案，并按有关规定和要求向核电文档主管部门移交核电文件档案。5. 3. 2 总包商职责5.3.2.1 项目建设总包商对核电文档管理负有全面责任。在与核电业主和项目专业分包商签订合同的过程中，明确各单位在制定、贯彻文件档案管理制度以及收集

14、、整理和移交文档方面的责任范围，并形成有法律效力的合同文件或条文。5. 3. 2. 2 通过全面的合同管理和目标管理，将项目选址、设计、建造、安装、调试、运行维修、更新改造、退役等阶段以及监理的文档管理要求纳入合同、协议的专门条款，并明确各有关方面提交相应文件以及所提交文件整理、归档的责任。5.3.3 专业分包商职责5.3.3.1 建立承包项目的文件分级管理体系，负责项目承包范围内本单位文件从形成或接收到处置的全过程的控制和管理。5.3.3.2 在项目承包过程中，监督、检查和指导本单位各部门文件的形成、收集、整理和归档工作。5.3.3.3 项目结束或承包工作结束后，按合同、法规和文档管理的相关

15、规定，将各自承包范围内的核电文档提交项目总包商汇总，经验收合格后，向业主档案管理部门移交。5.3.4 监理单位职责2 EJ/T 1225- 2008 5.3.4.1 负责监督和检查项目建设中文件的捕获、收集和积累，文件的质量要求以及竣工验收中对档案的质量认证。5.3.4.2 在需要时或监理项目结束后，对监理文件进行整理和组卷，经验收合格后，向业主档案管理部门移交。5.3.4.3 除正常职责的监理外，还应负责监理总包商和各专业分包商所提交竣工文件的审核和签署。5.4 单位职能部门和人员职责5.4.11 单位文档主管领导领导本单位的文件档案工作，负责传达和贯彻文档管理方针，制定本单位文档管理政策，

16、建立文档管理体系，设立文档管理机构，分配文档管理事远非7面母在档管理资源。文档工作应纳入本单位总的工作计划和管理目标。5. 4. 2 文档管理部门5.4.2.1 在单位文档主管负A掏罐膊F开展工作，接受卫绩撞撞都归的监督、检查和指导。5. 4. 2. 2 贯彻执行有关文档摩嚣酶穷针政策和法规，制定满足樱B嘱酒肆设、运营和管理所需要的文档管理规章制度。5.4.2.3 对核电文件的明精;收、分发、变更、保存、利用和处彗摔在医战段进行全面控制和管理。5.4.2.4监督、指导玛蝠悻螃电辑在毡品:袅专毕忿毡阮业主和飞二)-1运单位建立文件分级管理体系和管理制度以5. 4. 2. 5 建立核电供利用，并建

17、立相应5.4.2.6 积极推进辈翻黯息化建设，参与文件管理系统的设油最断提高稽锺配理水平。5.4.2.7 建立人员癖现酣嫂，定期对文档专业人员实施专业失时蹭噩疆生能的现跚醺睦相应的考核和授权:对全体人员宣贯文5.4.2.8在核电嗨掉验收后或保存文档的机构斟脚。解:文档移始盹档案主管部门。提供文档的要求应纳5. 4. 3 业务职能5.4.3.1 建立部门自留阱分级管f:体系，负责本部门形成文件间接成、鉴得￥篝草和归档工作，并保证文件的质量要求。5. 4. 3.2 负责组织i嘀嘀、指导榴隘项目承锺面配项目竣工民件的整理描画趾作。5.4.4 全体员工5.4.4.1 每位员5. 4.4.2 接受本单5

18、.4.4.3 在业务活动5. 4.4.4 对业务活动哺跚髓蝇的尾疆翩疆圄圄匾瞌噩噩隘且留疆噩噩串串管理噩睡i1:在业务工作结束、告一段落或离职前进行整理咽姐国闹萃跚跚霉事事缸黯竟璐曹理部白:稳健黯.0不应将本单位的文件档案据为己有，不应私自销5.4.4.5 在利用档案时6 管理流程6. 1 总则6. 1. 1 文档管理流程应符合文档内在的嘱瞌蝠磕磕跚跚酥J事精卫业务活动在证据、贡任和信息等方面的需要:还应以虹别档案价值、便于保管和l有嗷利胃为其根本目标和任务。6. 1. 2 核电文档管理流程涵盖从文件的形成(收集、捕获和积累、传输(发送和接收、整理组卷、归档、保管、利用以及鉴定直至处置的全过程

19、(见图1)，并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理与监控。6.2 文档质量要求6.2.1 质量特性6.2. 1. 1 真实性文档的真实性是指:a)文档与其使用意图相符:3 EJ/T 1225-2008 b)文档的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合;c)文档的形成和发送与其既定的时间致。传输(发送和接收)|档案的验收和移斗图1核电文档管理流程6.2. 1.2 可靠性可靠性是指文档的内容可信，可充分、准确地反映所证明的事务活动过程、活动或事实，在后续的事务活动过程或活动中可作为依据。6.2. 1.3 完整性完整性是指文档齐全、并未加改动。6.2. 1. 4 可用性可用性是指文档可查找、

20、检索、呈现或理解。6. 2. 2 文件控制6.2.2.1 文件应当受控。参与编写、修订、审查和批准文件的所有人员应明确分配文件的控制工作，并有能力胜任。他们应能接触作为输入或决策的恰当信息。6.2.2.2 应确保文件用户清楚和使用恰当和正确的文件。6. 2. 2. 3 文件的变更应有审查和记录，并得到文件原有级别人员的批准。6.2.3 质量要求6. 2. 3. 1 文件应保证字迹清楚，图样清晰，图面整洁，审批手续完备。对已损坏的文件应予修被，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。传真件文件应复印后使用和归档。6.2.3.2 文件的纸张、书写、装订材料等应符合档案保护的要求，需永久、长期保存的文件应使

21、用耐久的字迹材料书写，如炭素墨水、蓝黑墨水，不应采用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易褪色字迹材料。6. 2. 3. 3 录音、录像、影像、磁介质等特殊介质文件应保证载体的有效性和符合归档要求。6. 2. 3. 4 归档文件应齐全完整、装订整齐、并经适当的整理和组卷。6. 2. 3. 5 竣工文件和竣工图的编制要求应按DA/T28执行。6.2.3.6 电子文件的元数据应符合盯/T1224 核电电子文件元数据的有关规定，需长期保存的电子文件应使用不可擦除型光盘或非易失性介质存储。6. 2. 4 合同要求6.2.4. 1 项目中各方应以合同形式约定竣工文件和竣工图编制以及提交的责任:可分别在项目

22、总合同、设计合同、施工合同、调试合同和设备采购合同中予以明确，特大项目也可单独签订竣工图编制合同并具体明确编制要求。6. 2.4.2 竣工图若由施工单位编制，应在合同中明确将留作竣工图的施工图的套数(包括具体套数和主管部门要求的套数)，以及明确因修改而增加新图的责任。竣工图若由设计单位编制，可单独签订竣工图编制合同。4 EJ/T 1225二20086. 2.4.3 设计合同和施工合同中应明确专业分包商向总包商所提交档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求和|违约责任。设计合同中还应明确所提交的项目设计文件总清单和进度情况。6.2.4.4 监理合同中应明确监理单位对竣工文件审核以及向业

23、主提交监理档案的责任。6. 3 文档流程管理6. 3. 1 文件形成6.3. 1. 1 文件的收集、捕获和积累核电文件形成于项目的全寿命周期，其收集、捕获和积累及其管理应列入项目建设和运营的整体计划，并列入有关部门及人员的职责范围、工作规范或岗位责任，应有相应的检查、控制和考核措施。6.3. 1.2 项目各阶段文件的收集在核电项目全寿命周期各阶段a) 各专业分包商应分别负a揭思椭Zi整理言不懈圃丽如戚的相应文件，并按有关规定向总包商档案管理部|、b) 总包商负责收集、c) 监理单位负责d) 营运单位负责6.3.1.3 文件收集范反映各阶段活动见附录Ao6.3. 1.4 文件收集各类文件应按6.

24、3.2 文件传输文件传输是指传输过程中包含文6.3.3.1 一般原则归档范围和保管期限，实时进行收集。送和接收。在文件6. 3. 3. 1. 1 文件的噩噩噩如卷应遵罐盘件内在珊睡IJ规律和成莓擎怖点，哪蜀回国内文件的有机联系:应实现分类科学，组警锺疆。合同全辑睡配性文件啤事键在齐备，财接喝醉人事文僵舰嚣=殊介质文件的整理应符合有关档案管6. 3.3. 1. 2全部文件躏如应喊翩家和行蛐腼关规定，擅黠划幽躁，由文件形成单位实施整理和组卷。6.3.3.2 各类文件的222且JZE嬉雷电吨曹营甘曾任摇醋EZfii品茧血16.3.3.2.2 项目施工文件6.3.3.2.3 检查验收记录和电、暖通、消

25、防和|环保等顺序整6.3.3.2.4 设备文件应按专业和台再喝噩噩蹦蹦他d画画醺暨族问题、时间或项目的依据性、基础性、竣工验收文件整理和组卷。6. 3. 3. 2. 5 监理文件应按项目的单项工程、单位工程和文件性质整理和组卷。原材料试验应按单项程和单位工程整理和组卷。6.3.3.2.6 设备、技术、工艺、专利和商检索赔文件应由承办单位整理和组卷。6.3.3.2.7 现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行和维护中形成的文件、工程事故处理文件应由施工单位负责整理和组卷。6.3.4 文件归档5 EJ/T 1225-2008 6.3.4.1 归档文件应记述和反映建设项目的

26、规划、选址、设计、建造、安装、调试和竣工验收等过程:真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备;文件质量应符合6.2的规定。6.3.4.2 除受委托进行档案汇总整理外，各专业分包商应在项目实体完成后三个月内将文件经系统、规范整理、编目后按国家有关档案管理的规定和附录A的要求单独整理组卷，并经总包商确认后向其文档管理部门移交。6.3.4. 3 根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。有遗留尾项的工程应在其完成后将其文件统一整理、归档。6.3.4.4 外文资料的题名应译成中文，

27、必要时，其卷内章条目录也直译成中文;并经翻译人和审校人签署后与原文一起归档。6. 3. 4. 5 施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件质量和案卷质量进行审查或三方会审，经总包商确认并办理交接手续后连同审查记录全部移交总包商档案管理部门核电文件归档需要填写的各种清单参见表B.l表B.406. 3. 5 档案保管6.3.5. 1 一般要求档案部门是重要的涉密岗位，保证档案安全是档案人员的职责。应采取有效的安全与保管防范措施，制定安全保密制度，建立安全责任制，做到责任到人，措施到位。通过人防、技防、物防相结合的方式保证档案的真实性、可靠性、完整

28、性和1可用性。6.3.5.2 档案整理6. 3. 5. 2. 1 核电档案应按国家有关规定进行分类。6.3.5.2.2 文书档案的整理按DA/T22的要求执行。科技档案的整理按GB/T11822的要求执行。6.3.5.2.3 声像档案的整理应按不同种类、载体进行登记、编目、排列和保管，并注意保持相互之间的内在联系。6.3.5. 2.4 照片档案的整理按GB/T11821的要求执行。6.3.5.2.5 实物档案应写明时间、内容、背景、单位和人物。6.3.5.3 档案著录档案著录应依据DA/T18和DA/T19，按企业的实际情况，确定具体的著录项目和著录方法等问题。著录格式有文件级和案卷级两种，分

29、别以文件和案卷作为对象进行著录。6.3.5.4 档案库房管理6. 3.5.4.1 为确保档案的安全，最大限度地延长档案的寿命，应加强档案库房的科学管理，应根据国家杳关规定建立行之有效的档案库房管理制度，并定期检查这些制度(主要内容包括库房管理和l防护情况，档案的质量、寿命、保管条件和安全保管等)的实施情况。6.3. 5.4.2 档案库房应与办公室和阅览室实行分隔，并配置必要的设备。为确保档案的安全保管，最大限度地延长档案的寿命，库房管理应:a)管理条理化、排放规律化、卫生制度化(三化) ; b)无差错、无丢失、无损坏、无霉烂(四无): c)防火、防盗、防尘、防水、防潮、防强光、防虫鼠、防高温、

30、防有害气体(t九防)。6.3.5.4.3 严禁在危房和不安全的环境中保管档案，新建或扩建档案库房应符合JGJ25的要求。6.3.5.4.4 档案库房应保持适宜的温湿度，其中纸质档案库房温度为14.C240C，相对湿度为45%-60%;特殊介质档案库房温度13.C ,_ 21 C ，相对湿度为30%50%。6.3.5.4.5 库房内严禁烟火，严禁存放易燃易爆物品和其它物品，应备有必要的消防器材，并定期进行检查，保持完好。6.3.5.4.6 档案库房应保持清洁、卫生，定期进行清扫。6. 3. 5. 4. 7 加强文档库房管理，非档案人员不应进入档案库房。6. 3. 6 档案利用6. 3. 6. 1

31、 概述6 EJ/T 1225一2008在对档案信息分析的基础上，编制各种参考材料，积极开展档案编研，如基础信息汇编、大事记、年鉴、企业志等。各单位应积极做好档案的利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时、有效的服务。档案部门应为企业、社会及相关部门提供真实、准确的档案。档案的提供、利用和公布不应损害国家、社会和其他组织的利益，也不应侵犯他人的合法权益。为有效开展档案利用工作，各单位应制定必要的借阅、复制和编研等方面的管理程序。6. 3. 6. 2 档案安全保密各单位应采取严格有效的安全与保管防范案的保密范围和机密等级并定期进行开发、利用应严格执行有关保密制方能进行。6.3.6.3 利用方

32、式6.3.6.3. 1 开架阅览。对者见面。建立有效的档案检统。检索系统是为存储算机检索系统。人工专题目录等。计算机组合查询、模糊查、6.3.6.3.2 做好档综合性的档案编研6.3.6.4 档案统t建立档案统计展趋势，持续改进6. 3. 7 档案鉴定和6. 3. 7. 1 鉴定在核电文档管真、去粗取精。科学档案鉴定通常采-一全面性、整一一动态性、发展一一经济性、实用6.3.7.2 处置档案处置包括对移交的进行安全保管，制定保密制度，应明确规定档档案和涉及商业秘密档案的管理。1当案相应主管部门提出申请并获批准后服务，使档案直接与利用建立有效的档案检索系为人工检索系统和计类目录、全引目录和索的目

33、的，它应实现为用户提供深入、现状、掌握档案发定的实质是去伪存国有企业资产与产权发生变现圄闺匾副国家有关规且蝉圃圃砸赃置工作。对移交的或保管期限己满的档案霄翻噩噩圃画幅噩噩噩噩黯酶黯i无保管价值的档案应登记造册，按有关规定经单位负责人批准后进行监销产酬珊圃跚跚回国自赔t&库存压力。档案销毁，是指经过鉴定确认没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案所进行的销毁处理。经鉴定需要销毁的档案，应由档案管理员填写档案资料销毁清单)(参见表B.5), 报单位主管负责人审批后方可销毁。销毁工作应建立一式两份的清册，一份留存，一份报上级主管部门审查。6. 4 电子文件管理流程6.4.1 电子文件

34、的捕获和收集电子文件的捕获和收集应加强对电子文件的前期控制，定期或不定期的对一些计算机产生的与工作相关的电子文件进行捕获、收集、登记和备份。7 EJ/T 1225-2008 对用扫描仪或数码相机等设备获取的图像文件，应采用通用格式捕获和收集。对非通用格式的电子文件，应与相关软件一起捕获和收集。对计算机多媒体技术制作的文件，应同时捕获和收集属性标识、参数和非通用格式的相关软件。当对采用文字处理技术形成的电子文件进行捕获和收集时，应注明文件存储格式、属性和文字处理平台等。6.4.2 电子文件的整理和组卷电子文件的整理按一定的原则和方法，将其捕获、收集和积累的电子文件分门别类进行整理和组卷，为归档做

35、好准备工作。电子文件的整理和组卷主要包括两个层次:一一一是对分类、排序进行组织，就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引和组合的方式，使电子文件的存储格式处于一种有序状态:一一二是组织建立数据库，主要是指对电子文件进行分类编号，然后按分类编号的规则对电子文件进行划分，给每个电子文件一个固定、唯一的代号，从而使全部电子文件成为一个有机的整体，并对所有的电子文件进行登记。6.4.3 电子文件归档6.4.3.1 概述电子文件归档是将应归档的并经过整理的电子文件，在确定其档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘和光盘等介质上，以便长期保存的工作过程。6.4.3.2

36、归档要求归档要求应保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性等质量特性，达到档案的功能价值。首先应遵循归档各个阶段的规范和标准;其次应准确说明配套的软、硬件环境:最后是归档电子文件的格式应尽可能通用化和标准化。此外，电子文件制发单位应将电子文件的原件归档，以保持其原始性，并维护电子文件的凭证性和依据性。6.4.3.3 归档方法电子文件的归档应按照鉴定标识进行，可分为两步，对实时进行的先完成逻辑归档，然后完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。电子文件具体归档方法分为:a)正常归档，将应归档的并经过整理的最终版本的电子

37、文件存入磁盘和光盘等介质上;b)压缩归档，采用数据压缩工具对归档电子文件进行压缩，然后刻录到磁盘和光盘等介质上:c)备份系统归挡，一般在局域网或其他网络环境下，将确定应归档的电子文件在网络上进行一次备份操作，将归档的电子文件存放在磁、光介质上。无论哪种归档，应将这些磁盘或光盘转入专门的装具中，再进行统一编号，并利用档案管理软件制作目录，以便检索查询。6.4.3.4 归档时间和归档份数电子文件通常与纸质文件同步归档。电子文件一般拷贝三份，一份库存保管，另一份异地保存，第三份提供利用。6. 4. 4 电子档案保管6.4.4.1 一般要求由于电子档案的载体为磁盘、光盘和磁带等介质，而这些存储介质抵抗

38、外界不利因素的能力比较差，往往因保存不善造成破碎、形变或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储信息也会出问题:所以应对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的防护和检测。6.4.4.2 保管设备和环境电子档案应存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘和光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨擦、防强震、防病毒等措施。8 EJ/T 1225-2008 6.4. 4. 3 定期检测和拷贝当电子档案的格式发生变化时，应进行相应格式的数据转换。电子档案应定期进行检测和拷贝，通常，每年进行

39、一次载体的定期检测，可采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出惜的载体，应进行有效的修正或更新。对电子档案的定，期拷贝，应将文件数据从一种存储介质转换或迁移到另一种存储介质，其原件应与拷贝件同时保存一段时间。对于电子档案的检测和拷贝，应严格管理，对检测、维护和拷贝等操作过程进行记录，以避免发生入为错误而丢失信息或付出主必要的重复劳动。当电子档案依赖于所存储的系统时6凰4.5 电子档案利用6.4.5.1 概述电子档案具有可重复使使用更快捷、方便

40、，信息的性。6. 4. 5. 2 利用方式档案部门对电子a)直接利用，b)提供拷贝，c)通信传输，6. 4. 5. 3 利用管理由于电子档案案利用管理的控制的管理以及利用过a)利用方式b)当采用通c)利用全过程d)利用电子档6. 4.6 电子档案的归档电子文件的实施。对属于保密范围存储在不可擦除的载体可。6. 4. 7 电子文件元数据管电子文件元数据管理按E6. 5 档案的验收和移交6.5. 1 一般要求核电业主和(或营运单位以及总项目档案验收办法)做好核电项目档案的登击贾嘿?验收和移交。文件，同传统纸质文件相比，化，才能充分发挥其优势此应加强对电子档、对提供利用载体定期更换密钥:用的依据;失

41、。应在办理审批手续后化);如保密电子档案子档案进行逻辑删除即核电项目档案验收是核电项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不应进行或者通过项目竣工验收。项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。6.5.2 档案验收6. 5. 2. 1 验收步骤核电项日档案验收分自检、预检、专项验收和竣工验收，重点是专项验收。6.5.2.2 自检和预检9 EJ/T 1225-2008 核电档案专项验收前，由总包商组织各专业分包商等有关单位的项目负责人进行档案的自检工作，并编写档案自检报告。核电档案主管部门组织相关单位、部门和专家对核电项目档案进行预检。6. 5. 2. 3 专项验

42、收6. 5. 2. 3. 1 专项验收条件档案专项验收的条件是:a)主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要;b)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力:c)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作:d)基本完成档案的分类、组卷、编目等整理工作;e)总包商应按合同及规定的要求，在项目竣工验收前五个月内向业主和(或营运单位办理档案移交。6.5.2.3.2 专项验收申请核电业主和或营运单位应向档案验收的组织单位报送档案验收申请报告，并填报重大建设项目档案验收申请表)(参见表B.6)。档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。档案验收申请报告的主要内

43、容包括:一一项目建设及项目档案管理概况:-一保证项目档案的原始性、完整性、准确性和系统性所采取的控制措施:一-项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况与质量状况:一一档案在项目建设、管理、试运行中的作用:一一存在的问题及解决措施;一一附表，包括单项工程名称、文字材料(卷、页、竣工囱卷、页。6.5.2.3.3 专项验收的组织和形式核电项目档案验收由国家档案局组织实施，或者授权核电档案主管部门组织实施。核电业主和(或)营运单位应加强项目档案验收前的指导和咨询，项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。6.5.2.3.4 专项验收程序10 专项验收程序主要是召开档案验收会议

44、，其议程如下:a)核电业主和(或营运单位及项目总包商汇报项目建设概况、档案工作情况:b)监理单位汇报项目档案质量的审核情况:c)验收组提出相关质询，组长提出检查验收的要求;d)验收组检查项目档案及档案管理情况，其方式是采取现场质询、现场查验和抽查案卷，重点是项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同和协议等的归档情况，抽查案卷的比例和数量为:一一100卷(含100卷)以下的，抽查率100%;一-101卷1000卷(含1000卷的，抽查率不低于30%;一-lOOI卷以上的，抽查率不低于15%;e)验收组汇总项目档案检查情况，并对项目档案的质量进行综合评价;f)验收组形成并宣布

45、档案验收意见，其主要内容有:一项目建设概况:一一档案管理情况，包括档案的基础管理工作，文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类和数量，档案的原始性、完整性、准确性和系统性评价，档案验收的结论性意见等:一一存在问题、整改要求和建议。EJ/T 1225-2008 6.5.2.4 竣工验收核电项目档案的竣工验收与核电项目验收同步进行。6.5.3 档案移交6.5.3.1 档案验收合格后，凡分期或分机组的项目，应在每期或每机组正式通过竣工验收后办理档案移交。总包商在向业主和(或营运单位办理档案移交时，应明确档案移交的范围和数量，并有完备的清单和签字等交接手续。6. 5.

46、3. 2 核电档案竣工验收后六个月内，业主和(或)营运单位应向核电档案主管部门送交经过鉴定、整理并归档的长期和永久保管期限的档案，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。送交档案的载体应采用光盘或其他非易失性介足马画矗矗监品盘等介质应经过严密的安全检测和防病毒处理。电子档案的迁移见6.4.3.307 文档管理系统要求7.1 总则7. 1. 1 核电文档管理系全和有效利用。7. 1. 2 系统应遵循的趋势。7.2 系统要求7.2.1 可靠性系统应满足核程序持续和1正常地级和定期维护过程求。-一能够捕获一一确保未一一-实现对所系统的可靠性7.2.2 完整性系统应具有利用销毁、更改或迁移，7.2.3 一致性系统应保持名字语语义上的一致性。系统应7.2.4 全面性设的总包商单位和(或营运单统应具备较强的数据独立性文档的真实性、可靠性、系统的功能应覆盖核电项目求，符合工作流程所描述的内容。7.2.5 兼容性水平，