CB T 3495.14-1998 船舶工业档案管理规则.实物档案管理.pdf

1、ICS 01. 140. 20 u 01 备案号124372438-1999CB 中华人民共和国船舶行业标准CB/T 3495. 14-1998 CB/T 3495. 17-1998 船舶工业档案管理规则Regulations for archives manage.ment for shipbuilding industry 1998-12-29发布1999-06一01实施中国船舶工业总公司发布CB/T 3495. 14-1998 前本标准根据中国船舶工业总公司船办0992)41号文精神，参照有关档案管理规范，结合船舶行业特点，规定了中国船舶工业总公司系统实物档案的管理本标准由中国船舶工业总

2、公司办公厅提出并归口。本标准由西安船舶设备工业公司负责起草。本标准主要起草人：梁富生、刘延丽。中华人民共和国船舶行业标准船舶工业档案管理规则实物档案管理CB/T 3495. 14-1998 分类号，U01 Regulations for archives management for shipbuilding industry Objective item archives management 范围本标准规定了实物档案的归档范围、要求、分类编号、管理利用与保管条件等。本标准适用于中自船舶工业总公司以下简称船舶总公司）系统企事业单位实物档案的管理。2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准

3、中引用而构成为本栋准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。CB 3495. 1-92船舶工业档案管理规则分类大纲及编号中华人民共和国档案法1996年7月5日国务院档案库房技术管理的规定1987年国家摇案局3 定义本标准采用下列定义3: 1 实物档案是指企事业单位在各项活动中形成或获得的，以实物形式记载一定内容，具有归档保存价值的实物记录。它包括各类奖品、礼品、制品等。3.2 奖品是指企事业单位在各项活动中荣获的奖状、奖旗、奖杯、奖章、奖牌、荣誉证等。3. 3 礼品是指企事业单位在对外活动中，外单位或外宾蹭送的纪念品牌踵、

4、锦旗和社会知名人士的题词、绘画等。3,4 制品是指企事业单位的产品样品、模型、徽志、印章等。4 归案范围4. 1 企事业单位受到国家和省、市与船舶总公司奖励或参加国家和省、市与船舶总公司组织的评比、竞赛等活动，所荣获的奖品。4.2 其他具有保存价值的物品中国船舶工业总公司1998-12一29批准1999-06-01实施CB/T 3495.14-1998 5 归案要求5. 1 凡属归案范围的物品，一律由档案部门收集归挡、建帐、统一管理。5.2 凡应归挡的物品，由各部门随时送交档案部门办理归挡交接手壤，未经主管领导批准，不得留用或转赠。5.3送交归植物品时，应甜下列简短文学说明：a）说明获得该物品

5、的原由；b）垃明授予和接受的时间、地点：c）垃明授予和接受的单位名称与接受人姓名。5.4 归档物品必须是原件原物，不准用仿制品或复制品阻挡5.5 阻挡物品应保持完整无缺，装饰物与附件必须齐全。6 分类与编号6. 1 归档物品应按奖品、礼品、制品进行分类编号。6. 2 实物档案的编号，在肉类图文档案类自号前增加分节符号与实物分类代号，在南类自文档案类吕号后增加年份和分节符号与实物档案顺序号。6.3 实物分类代号采用双汉语拼音字头，第一字头表示实物分类；第二字头表示实物名称。见表1.表1实物分类代号实物分类奖品J礼品L名称代号名称代实奖状、奖章JZ 量，；l:t、口口口物奖旗JQ 牌壤名奖杯JB

6、锦旗称奖牌JP 题词荣誉证JR 绘画6. 4 年份用阿拉伯数码二位数表示。6.5 实物档案顺序号，用阿拉伯数码二位数表示。6.6 实物档案分类编号示例：JZ-A23 96 01 年份（96年制品Z号名称代LJ 样品LP 模型LQ 徽志LT 印章LH 一TT丁叫鸭（第1件）档案类自号（党群工作类劳动竞赛）4 号ZY ZM ZH zz 一CB/T 3495. 14-1998 LH- B23 另一12丁丁黝档寒！顶序号（第12年份（95年）档案类自号行政管理类外事活动7 管理与利用7. 1 妇档物品均应拍摄照片，并按照片管理办法管理，需时在物品的适当部位枯贴说明标签。7.2 归档物品，只准在室内展示

7、，不予外错，如需借出，需经主管领导挠准，并及时留还。7,3 具有实用性或陈列意义的物品，必须在先办理归档手续后，j可暂自有关部门使用，并办理代保管手续。7,4 因工作需要，暂由有关部门使用，并代保管的物品，档案部门可以调用。7. 5 代保管单位必须指定专人虽费，严加保管，如有摸坏或丢失应及时向档案部门报告，并采取擂施追寻或补救。7.6 代保管期限为一至二年，期满则应归还档案部门，也可申请延期。7. 7 在代保管期间，代保管单位必须接受档案部门的栓查指导，并执行其语用指令，8 保存期限s. 1 实物档案的保存期限，应根据物品的保存价值以及相应的图文档案保存期来确定。8. 2 省、部级以上奖品、礼

8、品和具有保存价值的涉外物品以及企事单位的珍贵样品、模型与印章等，应立久保存，8. 3 地、市级的奖品、珍贵礼品等应长期保存。8.4 其他奖品、礼品等为短期保存。9 鉴定与处理9. 1 档案部门对所收集、管理的实物摇案，应定期清查，发现异常应及时处理，并向主管领导报告。9.2 实物档案应定期进行鉴定，鉴定时应参考与其有联系的图文档案的保存价值。9.3 对失去保存价值的实物档案，经鉴定可以转赠、处理或销毁e10 库房与保管10. 1 实物档案，应设专库专程保管。库房应符合菌家要求，有条件的单位应设踩到i室陈列保管。10. 2 实物档案，应分类专柜存放：5 CB/T 3495.14-1998 a）纸

9、震类奖状等单张印制品，应定制专用档案夹，按时间腰序装订成册。本册制品应立放，对题词、绘画等手体实物，应先装模后卷放；b）纺织类实物，可以卷放或叠放；c）珍贵器物，应加装玻璃罩密闭存放，大型实物应采取防尘措施存放子适当的地方。10.3 对金属制品应涂油防锈，非金属制品应根据不同制作材料，分别采取防腐、防霉、防老化措施。10.4 拿取精制档案物品，必须配戴手套，严禁用手直接接触11 责任与奖惩11. 1 凡保管和利用实物档案的人员，都有保护实物档案和按规定办理交接手续的责任。11. 2 对应归挡的实物拒不归档或据为己有者和损坏或丢失实物档案的责任者以及出卖、盗窃实物档案者，均照中华人民共和国档案法的规定处理。11. 3 对抢救和保护实物档案有突出贡献者，应给予奖励。6