DA T 20.2-1999 民国档案主题标引细则.pdf

1、DA/T 20. 2-1999 前本标准是根据GB/T3860 1995文献叙词标引规则和DA/T19 1999档案主题标引规则的原则，结合民国档案的特点与民国档案主题标引的实践经验制定的。在编写形式上采用了GB/T1.1-1993标准化工作导则第1单元z标准的起草与表述规则第1部分：标准编写的基本规定。本标准与GB/T3860-1995和DA/T19-1999相比较，具有以下特点：根据档案是在社会职能活动中形成的特性，对档案主题概念的定义作出了相应的表述；对多主题档案的主题标引规定了应视档案主题的重要程度，选择相对重要的主题进行标引；对档案主题的分析，规定了应根据档案主题构成的特点，从主题的

2、主体因素和辅助因素两方面加以分析；对主题标引中主题词数量的选取，规定了应视主题标引的具体情况加以选用，不作数量上的限制。本标准的附录A是提示的附录。本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。本标准由国家档案局归口。本标准起草单位：中国第二历史档案馆民国档案目录中心数据采集标准课题组。本标准主要起草人：周忠信、邵玲、任荣、潘涛、喻春生、常福余、夏茂粹。29 1 范围中华人民共和国档案行业标准民国档案目录中心数据采集标准民国档案主题标引细则Data collection standards for the catalogue centre of Republican archives一Guidel

3、ines for the subject indexing for Republican archives DA/T 20. 2 1999 本标准规定了使用民国档案分类主题词表（以下简称词表）对民国时期各种类型、各个级次的档案进行主题标引的原则和方法。本标准适用于民国档案目录中心和各级档案馆编制民国档案主题目录、索引以及建立民国档案数据库的档案主题标引工作。2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。GB/T 3860 1995 文献叙词标引规则DA/T 1-

4、1992 档案工作基本术语DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 20.主1999民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则3定义本标准采用下列定义。3. 1 单主题档案所记述的内容只有一个主题，可以构成一个单元主题或复合主题。选用一个主题词来表达这一主题内容的称单元主题；选用两个或两个以上的主题词进行组配来共同表达这一主题内容的称复合主题。3.2 多主题档案所记述的主题有两个或两个以上，构成一种具有并列关系的主题。3. 3组配在标引或检索档案的过程中，需选用词表中两个或两个以上的主题词进行逻辑组合，从而表达所要标引和检索档案的主题内容。3.

5、 4 组代词表中一种事先固定的组配形式，目的是表达一些复杂主题和防止产生二义性。中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施30 4 主题标引的基本方法和规则4. 1 标引规则DA/T 20. 2-1999 4. 1. 1 标引词的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，直接客观地反映档案文件所记述的内容，切忌主观臆断。4. 1. 2 标引时必须选用词表中的正式主题词，非正式主题词不得作为标引词使用。例：帝制运动Y洪宪帝制洪宪帝制D帝制运动航空检疫D飞机检疫飞机检疫Y航空检疫4. 1. 3 标引时必须首先选用词表中专指性最恰当的主题词，不能选用上位主题词或下位主题词进行

6、标引。4. 1. 4 标引时当能选用词表中单个主题词（含组代主题词）表达某一主题概念时，必须使用单个主题词（含组代主题词）标引，不得使用组配标引。4. 1. 5 标引时如果词表中选不出单独的最专指的主题词时，应优先考虑组配标引（详见4.2）。4. 1. 6 标引时如果组配仍无法达到要求时，则采用靠词标引的方法，选用最靠近、最关联的上位主题词或近义主题词进行标引。4. 1. 7 标引时如果上位主题词、近义主题词仍不合用，可采用关键词标引。4, 1. 8 标引时对于内容相同的档案，不论其书面表达形式如何，均应保持标引结果的一致性。4, 1. 9 标引词的书写形式，必须与词表中主题词的书写形式完全一

7、致。4. 1. 10 标引时应根据案卷或文件主题内容的繁简和重要程度选用数量不等的主题词。4.2组配规则4, 2. 1 主题词组配应为概念组配。概念组配包括交叉组配和方面组配。组配标引时，应优先考虑交叉组配，然后考虑方面组配。4. 2. 1. 1 当给定的几个主题词之间构成具有相交关系的概念时，应进行交叉组配。交叉组配符号采用“” . 。例：识字教育：党员训练党员识字教育4. 2. 1. 2 当给定的几个主题词之间构成具有限定关系的概念时，应进行方面组配。方面组配符号采用“” 例：政治事件一民国时期民国时期政治事件4.2.2 组配时应选取最专指的主题词进行组配。当能用某个主题词进行组配时，则不

8、能选用其上位或下位主题词进行组配。4.2.3 主题词的组配一般应按照先主体要素后从属要素的原则来安排组配词序。4.2.4 组配产生的概念必须只有一种逻辑判断，表达一个主题内容，并具有实际的检索意义。4. 2. 5 对于并列的多主题档案，应先分解为单主题，再进行分组组配。其做法是：在主题词后用数字1、2、3、表示分组符号，数字相同的主题词是一组相关联的组配概念。数字中的“。”称作共同联号，表示该主题词可以和该档案中标引的任何一个主题词进行组配。例：“陕西省公路交通事故调查及铁路营运情况报告，应标引为：“公路一交通事故1，、“调查l“铁路营运2”，、“报告2，、“陕西省O。5 主题标引工作程序5.

9、 1 研读词表标引人员在标引工作开始时，应系统地研读词表的编制说明、主表和附表，了解其编制目的、适用31 DA/T 20. 2-1999 范围、体系结构和主题词之间的相互关系，深入透彻地掌握其使用方法。5.2 主题分析5.2. 1 分析档案主题一般可以通过审读案卷或文件题名明确主题；当题名不清时，则应直接调阅档案，通读案卷或文件的摘由、事由、卷内目录等，必要时浏览全文，了解案卷或文件的主要内容以及相关的机构、人物、地名等因素，进而确定主题。5. 2. 2 明确主题类型依据案卷或文件记述主题内容的多少，确定哪些主题属于单主题，哪些主题属于多主题。5. 2. 3 选定标引主题对于多主题案卷或文件，

10、应根据档案主题内容的重要程度选定价值大的、有检索意义的主题作为标引对象。5.2.4 剖析主题结构在对案卷或文件进行主题分析的过程中，要剖析构成主题的各个因素，既要准确揭示构成主题中心内容的主体因素，又要全面把握构成限定或细分主题内容的机构、地域、人物、文种、时间等辅助因素。5. 3 选定标引词根据主题分析的结果，在词表中选定最恰当的主题词。当词表中找不到最恰当的主题词时，应采用组配标引。当不能进行组配标引时，可采用上位主题词或近义主题词标引。必要时也可以采用关键词标引，但采用关键词标引，必须做好记录。5.4 记录标引结果按照DA/T20. 1 1999中著录格式的要求，将标引结果记录下来。5.

11、 5 审校标引结果5. 5. 1 审校要求一般应由熟悉业务、经验丰富、通晓目录工作的人员担任。不具备条件的，也可以采取互审的方法。审校时应依据本细则有关规定，对主题标引结果进行逐条审校。5.5.2 重点应检查的几个方面32 a）所选定的主题词是否确切地表达了案卷或文件的主题内容；b）是否符合标引规则和组配规则；c）组配产生的概念是否与案卷或文件的主题概念相符；d）所拟主题词款目是否恰当；e）同类型主题所选主题词是否一致；f)著录格式是否正确。选用与之相对应的正式主题词审读档案明确主题类型选定标引主题剖析主题结构根据词表查词DA/T 20. 2 1999 附录A（提示的附录）主题标引工作流程图33