DB12 T 544-2014 南水北调工程项目档案归档整理规范.pdf

1、ICS 93.160 P 55 DB12 天 津 市 地 方 标 准 DB 12/T 5442014 南水北调工程项目档案归档整理规范 Project files archived finishing specification in Tianjin South-to-North Water Diversion 2014 - 11 - 18发布 2014 - 12 - 18实施天津市市场和质量监督管理委员会 发 布 DB12/T 5442014 I 前 言 本标准按照GB/T 1.12009标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写给出的规则起草。 本标准由天津市南水北调办公室提出。 本标准由

2、天津市南水北调工程建设委员会办公室归口。 本标准起草单位：天津市南水北调工程质量与安全监督站。 本标准编制委员会主任：朱芳清 副主任：张文波 刘长平 委员：马树军 赵考生 本标准主要起草人：杨钊（主编） 曹野明 张振军 张波 杨洁 姚博 秘兆兰 张卿 王学博 本标准于2014年11月首次发布。 DB12/T 5442014 1 南水北调工程项目档案归档整理规范 1 范围 本标准规定了南水北调工程项目档案归档整理的总则、文件材料的收集、文件材料的整理、竣工图编制与整理、文件材料的归档及档案著录。 本标准适用于天津市南水北调工程建设项目文件材料的收集、整理、归档及档案著录与移交工作，其他水利工程可

3、参照执行。 2 总则 2.1 项目法人/项目建设管理单位（以下称项目法人）应收集和整理工程建设前期、竣工验收阶段形成的文件材料，并进行立卷归档，负责收集和汇总勘察、设计、监理、施工等单位移交的工程档案，并按规定进行检查验收。 2.2 勘察设计单位应负责勘察设计文件材料的收集、整理、归档，按合同约定期限向项目法人移交相应的设计文件材料。 2.3 监理单位应负责监理文件材料的收集、整理、归档，按合同约定期限向项目法人移交工程档案，并督促、检查施工文件材料的整理工作，对施工文件材料签署审核意见。 2.4 施工单位应负责本单位施工文件材料的形成、收集、整理、归档工作。按合同约定期限向项目法人移交文件材

4、料，并会同工程技术人员定期检查文件材料的整理情况，及时送交监理单位审核。 2.5 工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向项目法人移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件材料整理、立卷后及时移交总承包单位。 2.6 勘察设计、监理和施工等单位的工程技术人员和管理人员是档案归档工作的直接责任人，如工作变动应先交情原岗位应归档的资料。 2.7 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件材料均应归档。 2.8 项目法人在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订合同、协议时，应对工程文件材料的收集、整理质量、套数、移交

5、时间等提出明确要求和违约责任。 2.9 建设项目档案的收集范围和保管期限应符合资料性附录 C 的要求。 2.10 竣工验收前，项目法人应按照有关文件材料要求完成档案专项验收工作。未经档案验收或档案验收不合格的工程，不得进行或通过竣工验收。 2.11 工程竣工验收合格之日起三个月内，项目法人应向运行管理等单位移交工程档案。移交工程档案应办理档案移交手续。天津市南水北调工程档案如列入城建档案管档案接收范围，项目法人应当在工程竣工后三个月内，向城市建设档案馆报送一套符合规定的工程档案。 3 文件材料的收集 3.1 纸质文件材料收集 DB12/T 5442014 2 3.1.1 归档的工程文件材料应为

6、原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件图文清晰，必须与原件内容及形式保持一致并注明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。 3.1.2 文件材料的内容应真实、准确、系统，与工程实际相符。 3.1.3 文件材料的内容及其描述应符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。 3.1.4 文件材料应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。 3.1.5 文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字（章）手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字。禁止使用涂改工具。 3.1.6 文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面（297mm210mm

7、），图纸应采用国家标准图幅。 3.1.7 文件材料的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件材料应进行托裱，不得使用胶带粘贴。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图应清晰，不得使用计算机出图的复印件。 3.2 声像材料收集 3.2.1 建设项目声像材料是反映建设工程现场原地物、地貌和工程施工、验收全过程形成的照片、录像等形式现场采集的有保存价值的声像素材，是纸质载体档案的必要补充。声像材料收集内容如下： 1) 工程施工前原地貌的声像材料。 2) 工程在立项、科研、土地征用、勘测设计、招投标等过程中形成的主要声像材料。 3) 工程建设过程中重大活动形成的声像材料（

8、如开工典礼、领导视察、重要工作会议、竣工典礼、验收等）。 4) 工程施工过程中形成的反映关键部位及重要隐蔽工程、基础处理、重点工作、重大事件、质量事故、质量缺陷、新技术应用的声像材料。 5) 反映竣工后工程现状的声像材料。 6) 反映工程获奖评优的有关声像材料。 7) 有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。 8) 项目法人自己组织制作的反映工程建设情况的有关电视专题片、汇报片等。 3.2.2 参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、录音、录像等声像资料的收集工作。拍摄、复制、编辑的照片和录像带内容应真实，并能客观反映工程状况。 3.2.3 工程照片应是原版、原件。 3.2.4 照片应当

9、主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，无污染，被摄主体不能有明显失真变形现象。 3.2.5 照片规格为6 英寸光面彩色照片。照片的数量视工程项目而定，选出具有代表性的照片，一般不少于 30 张。 3.2.6 数码照片应当使用不低于 600万像素的数码相机拍摄，图像格式为 JEPG 格式，未加修饰剪裁。 3.2.7 录像应当使用 DV 摄像机或比 DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄。 3.2.8 录像材料应当主题明确，图像稳定、画面清晰、声音清楚、色彩真实。 3.2.9 录像档案资料片长一般不少于30 分钟，并配有相应的文字说明。专题录像片应当结构完整，片长一般为 10分钟以上，采用语言解说和文字

10、解释相结合的方式，语言解说应语言简练、语音清晰，使用普通话。 3.2.10 录音材料应当内容完整，声音清楚，材质完好。每盒录音带应当配有录音文字整理材料，注明内容、时间、地点、录音者。 3.3 电子文件材料收集 DB12/T 5442014 3 3.3.1 记录了重要文件材料的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件材料及其电子版本的定稿均应保留。 3.3.2 收集电子文件材料时应同时收集工程建设过程中形成便于留存的纸质文件材料的电子版本。 3.3.3 对用文字处理技术形成的文本电子文件材料，收集时应注明文件材料存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件材料以

11、 XML、RTF、TXT 为通用格式。 3.3.4 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件材料格式的图像电子文件材料，收集时应将其转换成通用格式，如无转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件材料以JPEG、TIFF为通用格式。 3.3.5 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件材料，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。 3.3.6 对用视频或多媒体设备获得的文件材料以及用超媒体链结技术制作的文件材料，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件材料以MPEG、AVI 为通用格式。 3.3.7 对用音频设备获得的声音文件材料，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式

12、的相关软件。音频电子文件材料以WAV、MP3为通用格式。 3.3.8 对通用软件产生的电子文件材料，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件材料原则上应转换成通用型电子文件材料，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 3.3.9 具有电子版本利用价值的纸质文件材料应扫描成电子文件材料，扫描型电子文件材料应符合下列要求： 1) 扫描型电子文件材料使用的原文应为文件材料原件。应扫描的工程文件材料包括前期审批文件材料、施工图审查合格证、开工通知书、招标公告、中标通知书、土地使用证、许可证、验收鉴定书等。 2) 工程文件材料采用灰度模式进行扫描；页面中

13、带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的文件材料采用彩色模式进行扫描。 3) 工程图纸采用黑白二值模式进行扫描。 4) 扫描分辨率应大于或等于 300dpi。 4 文件材料的整理 4.1 纸质文件材料整理 4.1.1 文件材料整理包括组卷、卷内文件材料排列、案卷编目及案卷的装订工作。文件材料的整理应符合下列要求： 1) 案卷内不应有重份文件材料（转发件除外）。不同载体的文件材料应分别组卷。 2) 凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件材料，应附一份复印件。 3) 案卷内的文件材料保管期限应一致。如保管期限不一致，在确定保管期限时，要以案卷中保管期限最长的那份

14、文件材料确定本卷保管期限。 4) 案卷不宜过厚，文字材料一般不超过 20mm（约 180页左右），图纸一般不超过40mm。 4.1.2 组卷要保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，做到分类科学，组卷合理，便于保管和利用。一个建设工程由多个设计单元、单位工程组成时，工程文件材料应按设计单元、单位工程组卷。组卷可采用如下方法： DB12/T 5442014 4 1) 项目前期及建设管理文件材料按照所反映的不同问题组卷，同一问题案卷内容较多可按时间组成数卷，对于成册的报告一般都单独成册，如果较薄，可与请示合并组卷，如果较厚，可另行组卷。 2) 监理文件材料按问题、文种组卷，同一问题、文种案卷

15、内容较多可按施工标段、时间组成数卷，不同问题案卷内容较少可按结构组成一卷。 3) 施工文件材料按标段，按文件材料类型、结构组卷，同一文件材料类型内容较多的可按结构、专业、时间组成数卷，不同文件材料类型内容较少的可按结构、专业组成一卷。 4) 设备文件材料单独组卷，案卷内容较多的按文件材料的不同性质组卷。 5) 竣工图按专业、图号组卷。 6) 科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等不同时间阶段组卷。 7) 某一专项验收的申请报告、通知、工作报告和验收意见成套组为一卷。 8) 分部、单位、合同完工、设计单元工程验收各阶段形成的文件材料一般单独组

16、卷， 如果案卷内容较多，可按各验收阶段的程序组成数卷。 9) 建设项目后评价、改扩建或重建所形成的文件材料应单独组卷。 4.1.3 案卷和卷内文件材料的排列应符合下列要求： 1) 文件材料宜按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件材料排列。卷内文件材料一般应文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。 2) 卷内管理性文件材料按问题结合时间或重要程度排列。一般应印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；复印件在前，原件在后，与原件一并计算页码（指原件内容有不符合归档要求的地方）。 3) 项目前期及建设管理文件材料一般按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。 4) 监理文件材料按问题

17、、文种结合施工标段、时间排列。 5) 施工文件材料按标段，按合同工程、单位工程、分部工程等结合文件材料类型、时间排列；文件材料类型按管理、依据、检测试验记录、评定、验收排列；特殊专业的案卷宜相对集中排列，如土建、金属结构、机电设备、安全监测、水土保持、通讯管道和光缆敷设等。 6) 设备文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。 7) 竣工图按专业、图号排列。 8) 科研类案卷宜按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等时间阶段排列。 9) 专项验收案卷按验收批复、申请，各种报告、验收意见顺序排列。 10) 阶段验收文件材料按验收

18、批复、申请，施工、设计、监理、建设管理工作报告、验收鉴定书顺序排列。 4.1.4 编制卷内文件材料页号应符合下列规定： 1) 卷内文件材料均按有书写内容的页面逐页（张）编号。每卷单独编号，页号采用阿拉伯数字从“1”开始。 2) 页号编写位置：编在每页（张）文件材料正面的右下角，背面的左下角；图纸（折叠后）的页号编写在右下角；成套图样或印刷成册的文件材料，如果页号连续完整，可不重新编写页号；统一使用打号机或碳素墨水笔编写。各卷之间不连续编写页号。 3) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷封底不编写页号。 4.1.5 卷内目录的编制应符合下列规定： 1) 卷内目录格式尺寸不得进行改变（卷内目录式

19、样见附录B.1）。每行只能填写一份材料的相关信息。行距、列距尺寸不能调整，填写内容如较多，可适当改变字号调整。 DB12/T 5442014 5 2) 档号：由档案保管单位填写。 3) 序号： 以一份文件材料为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。每一个责任者形成的文件材料（附件除外），都要编写序号。 4) 文件材料编号：文件材料制发单位的发文编号（照实抄录），图纸可用图号代替，没有文号（或相关代号）的可不填写。方括号用“”，不要用“【】”等其他符号。 5) 责任者：文件材料的署名即盖章单位，一般为文件材料的形成单位。责任者必须用全称或规范简称，不得随意简化。 6) 文件材料题目：指文件材料的标

20、题，一般照实抄录。没有标题或标题不能说明文件材料内容的，要在原标题后自拟标题，外加“ ”号。附件不抄目录。 7) 日期：即文件材料的形成时间，以 8 位数字表示。例:2008年5月1日，用“2008-05-01”表示。“一份文件材料”涉及多个日期时，原则上填写最晚的日期；对于有月份没有日的时候均填写 01 日。 8) 在填著案卷著录表时，要填写文件材料的起、止日期。 9) 页数：卷内文件材料所在页的编号。一般依据顺序号分别填写文件材料的起止页号，并用“-”间隔开。如一份文件材料为单页，只填写起号（或止号）即可。 10) 卷内目录排列在案卷内文件材料首页之前。卷内目录采用标准 A4公文纸。 11

21、) 卷内文件材料目录要求一式三份。一份随案卷，一份归全宗卷,一份作为档案的检索工具。同时交电子文档一份。 4.1.6 卷内备考表的编制应符合下列规定： 1) 案卷装订完成后，由立卷人填写案卷备考表内的情况说明，立卷人、检查人签字。 卷内备考表的格式尺寸不得进行改变（备考表式样见附录B.2）。 2) 档号：填写方法同 5.1.5。 3) 互见号：反映同一内容而不同载体档案的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。 4) 说明：要填写卷内文件材料的页数，组卷过程中需要说明的问题。如：文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁情况，与其他案卷的联系及需要说明的其他问题等。内容一般为“本卷共 X件，

22、总计XXX 页，其中图纸XX 张，照片 XX张。” 5) 立卷人：负责立卷者的签字。 6) 立卷时间：填写立卷完成的日期。 7) 检查人：案卷审核者的签名。 8) 检查时间：审核案卷的日期。 9) 卷内备考表排列在卷内文件材料尾页之后。 4.1.7 案卷封面的编制应符合下列规定： 1) 案卷封面采用内封面形式（封面式样见附录B.3）。封面的内容包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。 2) 档号、保管期限、密级由档案保管单位按相关规定填写。 3) 案卷题名：要简明、准确揭示卷内文件材料的内容。题名应包括项目名称、工程部位、阶段和文件材料名称等；项目名称应使用标准名称，外文文件材

23、料的题名及主要内容应译成中文。 4) 立卷单位：文件材料编制单位或项目负责部门。 5) 起止日期：应填写案卷内科技文件材料形成的最早和最晚的时间年、月、日（年度应填写四位数字），例:2005-12-202007-03-05。 6) 密级：应填写卷内文件材料的最高密级。 DB12/T 5442014 6 7) 保管期限：案卷内有不同保管期限的文件材料，该案卷保管期限应从长。 8) 案卷封面排列在卷内目录之前。 4.1.8 案卷脊背的编制应符合下列规定： 1) 案卷脊背内容包括：保管期限、档号、案卷题名（案卷脊背式样见附录 B.4）。 2) 保管期限、档号、案卷题名：填写方法同 5.1.7。 4.

24、1.9 案卷目录的编制应符合下列要求： 1) 案卷目录内容包括：序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、卷号和备注（案卷目录式样见附录 B.6）。 2) 序号：应填写登录案卷的流水顺序号。 3) 档号、案卷题名、保管期限：填写方法同 5.1.7。 4) 编制日期：卷内文件材料的起止年、月、日。 5) 总页数：案卷的总页数。 6) 盒号：案卷装具的排列序号。 7) 备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。 8) 案卷目录要一式三份。两份作为项目法人的档案交接凭证；一份作为档案的检索工具。同时交电子文档一份。 4.1.10 案卷的装订应符合下列要求： 1) 装订的案卷，其各部分

25、的排列顺序为：封面卷内文件材料目录文件材料备考表卷皮。 2) 文件材料可采用多份文件材料组成一卷装订与单份文件材料组成一卷装订两种形式；成套的图纸不装订，文件材料中夹带的图纸随文件材料一起装订。 3) 案卷内超出卷盒幅面的文件材料应叠装。破损的文件材料应修复。 4) 案卷内不应有空白页，金属物要剔除。 5) 对规格小于 A4纸大小不易装订的文件材料要进行托裱。 6) 案卷装订采用线绳三孔左侧装订法（横排文件材料装订字头朝左）。三孔之间的间距为180mm（即孔距为 90mm），装订位置在案卷左侧中部，距订口边 1215mm。装订要整齐、牢固，便于保管和利用，不掉页、不倒页、不压字。若遇装订线上有

26、字迹的，应加贴装订边。 7) 不能装订的材料（证书、标签、商标、说明书等）应装于封口的档案袋中作为一卷，并附卷内目录和备考表，案卷封面应用 A4 纸打印并粘贴在档案袋正面。 8) 成册的书本式文件材料可保持原状（不包括含有使用塑料封皮和塑料器具等装订的易腐蚀、老化的文件材料）作为一卷，在封面左上角加盖档号章（样式见附录 A 图 A.1）。档号填本卷的档号，序号不填。 9) 外文资料应保持原来的案卷及文件材料排列顺序、文号。 4.1.11 同类型的案卷可按照顺序装盒装满为止。 4.2 声像材料整理 4.2.1 声像材料的整理应遵循建设项目声像档案的形成规律，保持案卷内声像档案的有机联系，便于声像

27、档案的保管和利用。 4.2.2 声像材料整理前应对声像材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物等主要因素的声像材料归档。 4.2.3 照片档案组卷应符合下列要求： 1) 照片数量较多时，可选择重要的、有代表性的照片归档，印制成标准 6 英寸照片。 DB12/T 5442014 7 2) 照片档案按施工标段或单位工程组成案卷，重大事件和重要活动按照专题组卷。 3) 照片案卷由封面、卷内目录、芯页、备考表、封底组成。芯页不宜超过三十页。 4) 照片用双面胶贴固定在芯页上，竖幅照片统一往左转90 度粘贴。 5) 数码照片应按阶段建立文件材料夹，存放一组联系密切的照片。以案

28、卷为单位刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件材料夹、数码照片电子档案目录、光盘说明文件材料。光盘说明文件材料应说明本光盘保存的内容、照片数量、制作日期、制作者、密级、光碟类型等。 6) 数码照片档案的存储载体应为DVD 文件材料盘。 4.2.4 录像（录音）档案组卷应符合下列要求： 1) 录像（录音）档案按建设工程项目或单位工程、重大事件、重要活动组卷。以盘为单位。 2) 录像档案的存储载体应为 DVD 视频盘，文件材料格式为 MPEG；录音档案的存储载体应为CD 金盘，文件材料格式为WAV。 3) 每盘录像（录音）档案由带盒、标签、光盘组成。 4.2.5 纸质照片档案的编目应符合下列

29、要求： 1) 案卷封面排列在卷内目录之前，样式见附录 B.7的规定，内容包括档号、案卷题名、拍摄时间、保管期限、密级、编制单位、编制日期。按下列要求填写： 2) 拍摄时间：填写本卷照片拍摄的起止年月。年代编写四位数。 3) 其他项目的填写符合本标准的规定。 4.2.6 卷内目录排列在案卷内芯页首页之前，样式符合附录B.8 的规定，内容包括照片号、照片题名、拍摄日期、页号、底片号、备注。按下列要求填写： 1) 照片号：每张照片在本册内的排列顺序号。 2) 照片题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容。人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。 3) 拍摄日期：填写该张照片具体拍摄时间用 8 位阿拉伯

30、数字表示，第 14位表示年，第56 位表示月，第 78位表示日。例：2009年3月2日写作2009-03-02。 4) 页号：填写本卷内照片所在芯页的页号。 5) 底片号：照片底片的编号，没有底片的填写对应数码照片的编号。 6) 备注：填写所要说明的问题。 7) 卷内芯页页号的编制符合本标准的规定。 8) 照片档案芯页的样式符合附录B.9 的规定，内容包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明等内容。 9) 题名： 同上。 10) 照片号：同上。 11) 底片号：同上。 12) 参见号：指与本张照片有密切联系的纸质档案或其他载体档案的档号。 13) 拍摄日期：同上。 14) 摄影

31、者：填写该照片的摄影者的真实姓名。 15) 文字说明：应综合运用时间、地点、人物、事由、背景等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。或仅对题名未及的内容进行补充说明。 16) 备考表列在案卷内芯页首页之后，样式符合附录 B.10 的规定，内容包括本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。 17) 本册情况说明：应标明册内照片的张数以及在立册过程中需要进一步说明的问题，包括册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。 DB12/T 5442014 8 18) 立册人：立卷人签名。 19) 检查人：审查者签名。 20) 立册时间：立册完成日期。 4.2.7 数码照片电子档案目录样式见附录 B.11，内容

32、包括文件材料夹类型、底片号、拍摄单位、拍摄人员、拍摄时间、拍摄内容、文字说明。按下列要求填写： 1) 文件材料夹类型：同类型照片归类文件材料夹的名称。 2) 底片号：同上。 3) 拍摄单位：填写照片的摄影单位全称。 4) 拍摄人员：同上。 5) 拍摄时间：同上。 6) 拍摄内容：应简明概括、准确反映照片的基本内容。人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。 7) 文字说明：同上。 4.2.8 录像（录音）电子录像档案目录样式见附录 B.12，内容包括文件材料夹类型、录像（录音）号、拍摄单位、拍摄人员、拍摄时间、拍摄长度、拍摄内容。按下列要求填写： 1) 文件材料夹类型：同类型录像（录音）归类文件材

33、料夹的名称。 2) 录像（录音）号：填写录像（录音）顺序号。 3) 拍摄单位：同上。 4) 拍摄人员：同上。 5) 拍摄时间：同上。 6) 拍摄长度：填写该项目拍摄的时间长度。以分钟为单位。 7) 拍摄内容：填写拍摄段落的内容名称。 4.2.9 数码照片及数码录音、录像材料应和电子档案目录等一起存储至一张或多张只读光盘中。光盘或硬盘应贴附标签，标注盘类型、载体类型、盘号、工程名称等。 1) 盘类型：填写CD-R 光盘、DVD光盘。 2) 载体类型：存储载体的内容。如：照片、录像等。 3) 盘号：档号中的分类号+Z（X）（Y）+顺序号，Z 代表照片电子档案、X 代表录像档案、Y代表录音档案.。

34、4) 工程名称：初步设计工程名称。 5) 整编人员：负责整编人员的真实姓名。 6) 整编日期：整编完成日期。 4.3 电子文件材料整理 4.3.1 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件材料，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件材料或缩微品等。归档时应同时保存文件材料的电子版本、纸质版本或缩微品。 4.3.2 归档的纸质文件材料的电子版本整理应与纸质文件材料整理相对应，分类明确，标注清楚。 4.3.3 电子文件材料按载体类别-标段-问题组卷，按载体类别-标段-问题-时间排列。 4.3.4 归档的电子文件材料应和电子文件材料目录一起存储至一张或多张只读光盘中，或存储至移动硬盘（U 盘）内。光

35、盘或硬盘应贴附标签，标注盘类型、载体类型、盘号、工程名称等，标签的标注同本标准 5.2.8条的规定。 4.4 装具的要求 4.4.1 纸质文件材料归档的装具应符合下列要求： DB12/T 5442014 9 1) 案卷总目录、案卷目录、卷内目录和备考表采用 70g 以上白色书写纸制作，统一采用 A4幅面。 2) 装订线主要使用线绳。 3) 案卷封面及封底采用180 克无酸牛皮纸制作,统一采用A4 幅面。 4) 案卷装具采用卷盒形式。卷盒采用无酸纸制作。卷盒的外表尺寸为 310mm220mm,厚度分别为 20、30、40、50mm（可根据需要设定）。卷盒采用220g 以上单层无酸牛皮纸板双裱压制

36、。统一按照市调水办的要求订制。 5) 档案卷盒封面不用填写，脊背内容按下列要求填写： 档号：盒内案卷的起止档号（档案验收前暂用铅笔标注） 保管期限：由接收保管档案单位按相关规定填写。 案卷题名：同本规范第 5.1.7条的规定。 4.4.2 照片档案归档的装具应符合下列要求： 1) 照片档案案卷封面、封底、芯页均采用中性偏碱性纸质材料制作，其 PH 值在 7.2-9.5 之间,化学性能稳定,且不易产生碎屑或脱落的纤维。照片芯页上附半透明中性纸。统一采用A4 幅面。 2) 照片档案卷盒、卷内目录、备考表参照纸质档案有关要求。 4.4.3 光盘应使用质地良好的 A 级盘片，不得有划痕、裂痕和变形，不

37、得带有病毒，不得有打不开的文件材料或不完整的文件材料。 4.4.4 电子文件材料装具应使用规定的单片装光盘盒。标签采用 70g 以上纸标签，规格最大外圆直径118mm，最小内圆直径22mm 光盘贴。 4.4.5 案卷总目录、案卷目录、卷内目录、案卷封皮，包括声像资料及电子文件材料的目录等，通过激光打印机打出。 5 竣工图编制与整理 5.1 竣工图编制 5.1.1 竣工图是建设项目档案的重要组成部分，应做到完整、正确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人应负责或委托有资质的单位编制总平面图和综合管线竣工图，并应在档案验收前，完成项目总平面图的编制工作。施工单位应以单位工程或专业为单位编制

38、竣工图。如果施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工和监理单位的审核和确认责任。 5.1.2 竣工图应真实反映工程项目验收的实际情况。有关单位和责任人应严格履行签字手续。每套竣工图应附目录、编制说明及鉴定意见。 5.1.3 按施工图施工没有变动的，可利用原施工图作为竣工图，由施工单位在图标栏上方（或左侧）空白处逐张加盖并签署竣工图章（样式见附录 A图 A.2）。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。 5.1.4 有一般性的设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可以在原施工图上更改，要在说明栏内注明变更依据文件材料的编号及更改人姓名、更改时间。更改必须规范，其杠改（文字、数字）、

39、划改（线条）和圈改（局部图形）应使用碳素墨水或蓝黑墨水标注清楚，书写采用仿宋字体，并按要求加盖并签署竣工图章。 5.1.5 凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更面积超过 1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标（见附录 ADB12/T 5442014 10 图 A.3）栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应认真履行审核职责，在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”（样式见附录A 图 A.4）。 5.1.6 竣工图的编制还应符合下列要求： 1) 编制竣工图应依据设计施工图、设计交底记录、设计变更文

40、件材料、图纸洽谈记录等文件材料，并与其相符合。 2) 图纸宜采用国家标准图幅。不需要重新绘制的竣工图应使用新的或干净的施工图。 3) 图上更改处说明（引出的细实线约为 45，说明线与图框平行）应在图纸的空白处，不遮盖其他线条。 4) 有关施工技术要求或材料明细表等有关文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。 5) 文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。 6) 图纸更改标记、次数用字母 a、b、c、表示，更改几处可用阿拉伯数字 1、2、3、表示。如 b3 表示第二次更改的第三处。 7) 新增加的文字说明，可

41、在涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 8) 竣工图按单位工程（分部或单元工程）、装置（工程具体部位）、图号（成套）或专业编制，并配制详细编制说明和目录。 9) 图纸变更部位应由工程技术人员进行更改；监理人员负责审核更改依据和准确度；档案管理人员负责检查更改图纸图面是否清晰和更改标记是否规范。 5.2 竣工图的整理 5.2.1 竣工图按专业、图号排列。 5.2.2 一个单位工程的图纸数量少可组成一卷，卷内图纸的排列按原设计图纸的目录进行；图纸的数量较多，可按不同的专业组成若干案卷，不同专业的图纸数量不一，组卷时可适当分卷或合并为一卷。 5.2.3 图纸有目录的，按图纸的原目录、图号排列，没有图纸

42、目录的，先排总平面布置图，后排局部图（即地质图、水工图、电气图、管线图、更改图），排完一个专业项目再排另一个专业项目。竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。 5.2.4 既有文字材料又有图纸的案卷，如果文字是针对整个工程或某个专业进行的说明或指示，文字材料排前，图纸排后；如果文字是针对某一图幅或某一问题或局部的一般说明，图纸排前，文字材料排后。 5.2.5 图纸一般采用蓝晒图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 5.2.6 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 5.2.7 图纸应采用与档案归档文件相统一的标准 A4

43、幅面。 5.2.8 成套的图纸不装订，文件材料中夹带的图纸随文件材料一起装订。不装订的图纸，要逐件编号。每张图纸为一件，编号采用阿拉伯数字从“1”开始。每件的左上角空白处应加盖档号章，并填写档号章上的各项内容（整理时先用铅笔在左下角编临时的顺序号或代号）。档号填本卷图纸的档号，序号填每张图纸在本卷图纸中的排列顺序，用“几分之几”表示，如 1/20表示本卷共有 20张图纸，此为第一张。 6 文件材料的归档 6.1 工程完工后，项目法人应及时完成工程文件材料的归档工作。归档文件材料的内容与形式应满足档案整理规范要求。 DB12/T 5442014 11 6.2 归档应符合下列规定： 1) 归档文件

44、材料应完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备；归档文件材料的质量应符合本标准的有关要求。 2) 归档文件材料应经过分类整理并应组成符合要求的案卷。 3) 归档文件材料应经过著录和数字化处理。 4) 归档范围和向上级单位档案管理部门移交目录及保管期限应符合主管部门相关文件材料的要求。 5) 声像材料和电子文件材料的归档范围、保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料的有关规定执行。电子文件材料与工程其他档案同时归档。 6) 临时和附属配套工程文件材料的归档要求、归档目录及保管期限应符合主管部门

45、相关文件材料的要求。 6.3 归档时间应符合下列规定： 1) 归档应在单位工程或合同项目工程通过验收后进行。 2) 勘察设计单位应在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程文件材料向项目法人移交。 6.4 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件材料并整理立卷后，项目法人应根据主管部门的要求对文件材料完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向项目法人移交。 6.5 不同归档文件材料的份数由项目法人根据实际情况确定，一般不得少于 5套，其中正本（原件）一套，副本四套（含图片、照片、声像、电子文件材料档案，并附有文字说明），原件移交产权单位。 6.6 勘察、设计、施

46、工、监理等单位向项目法人移交档案时，应编制移交清单，双方签字，盖章后方可交接。 6.7 凡勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件材料，应按国家有关规定和本规定的要求单独立卷归档。 6.8 工程档案保管期限定为永久、长期、短期三种，永久需永久保存，长期为16-50 年（含 50 年）、短期为 20 年以下。长期保管的档案实际保管期限不得低于工程项目的实际寿命，短期保管的档案在工程全线通水前应予保存。 7 档案著录 7.1 纸质档案著录 7.1.1 工程级著录项目及著录标准： 工程级著录项目见表1。 表1 工程级著录项目 工程项目名称 工程建设地点 责任者 项目法人（建设管理单位） 文号

47、项 可研批准文号 勘察、设计单位 初步设计批准文号 DB12/T 5442014 12 表1 工程级著录项目（续） 责任者 施工单位 投资计划批准文号 监理单位 开工报告批准文号 规划许可证号 用地规划许可证号 用地许可证号 专业记载 设计标准、规模及主要技术经济指标 主要建设内容 主要工程量 工程等级 建设工期 开工日期 竣工日期 总投资 万元 档案状况 总卷数 文字 （卷） 图 纸 卷 底图 （张） 照片 （张） 底片 （张） 张 录音带 （盒） 录像带 （盒） 光盘 （张） 计算机 磁带(盘) 缩微片 盘 其它 磁盘(张) 张 保管期限 密级 进馆日期 移交单位 排检与编号 档号 缩微号

48、 存放位置起始号 附注 工程级著录标准： 工程项目名称：工程项目全称，以移交单位清册、案卷封面或工程竣工图图标为准。 工程建设地点：工程主体坐落的准确位置，以地名办所发的地名文件材料为准。 项目法人：移交清册或工程规划许可证的项目法人全称，以公章为准。 勘察、设计单位：该单项工程的设计单位全称，以公章为准。 施工单位：该设计单元工程的各施工单位全称，以公章为准。 监理单位：该设计单元工程的各监理单位全称，以公章为准。 可研批准文号：该设计单元工程可行性研究报告批准文件材料编号。 初步设计批准文号：该设计单元工程初步设计批准文件材料编号。 投资计划批准文号：该设计单元工程投资计划下达文件材料编号

49、。 开工报告批准文号：该设计单元工程开工报告编号。 规划许可证号：城市规划主管部门对该工程项目核发“工程规划许可证”的编号。 用地规划许可证号：城市规划主管部门对该工程项目核发“建设用地规划许可证”的编号。 DB12/T 5442014 13 用地许可证号：著录城市土地主管部门对该工程项目核发“土地使用证”的编号。 设计标准、规模及主要技术经济指标：该设计单元工程的规模及主要技术经济指标。 主要建设内容：该设计单元工程主要的建设内容。 主要工程量：该设计单元工程土方量、石方量及混凝土量（管线工程填铺设管线的总长度）。 工程等级：该设计单元工程质量评定情况，分优良和合格两种。 建设工期：该设计单元工程计划建设工期，以月计。 开工日期：设计单元工程的开工时间，以开工报告中的开工日期为准。 竣工日期：设计单元工程的竣工时间，以竣工验收鉴定书中的竣工日期为准。 总投资：指设计单元工程的总投资金额。来源于竣工验收文件材料、工程决算书或整编说明。 总卷数：该工程所形成的档案案卷卷数总和。 保管期限：该项由档案保管部门填写。 密级：该项由档案保管部门填写。 进馆日期：项目法人向档案管理部门移交档案的日期，