DB11 T 765.1-2010 档案数字化规范 第1部分 总则.pdf

1、ICS 01.140.20 A14 DB11 北京地方标准 DB11/T 765.12010 档案数字化规范 第 1部分：总则 Specification for digitization of archives- Part 1： General 2010 - 12 - 28发布 2011 - 04 - 01实施 北京市质量技术监督局 发布DB11/T 765.1 2010 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 档案数字化的基本要求 . 1 5 档案数字化的基本流程 . 2 参考文献 4 DB11/T 765.1 2010 II

2、前 言 DB11/T 765档案数字化规范分为四个部分： 第 1部分：总则； 第 2部分：纸质档案数字化加工； 第 3部分：缩微胶片档案数字化加工； 第 4部分：照片档案数字化加工。 本部分为 DB11/T 765的第 1部分。 本部分按照 GB/T 1.12009 给出的规则起草。 本部分由北京市档案局提出并归口。 本部分由北京市档案局组织实施。 本部分起草单位：北京市档案局。 本部分主要起草人：陈伟、杨中营、关培培、单振宇、田雷、马忠魁、周东升。 DB11/T 765.1 2010 1 档案数字化规范 第 1部分：总则 1 范围 本部分规定了档案数字化工作的基本要求和基本流程。 本部分适用

3、 于北京市 各级部门 的档案数字化工作。 2 规范性引用文件 下列文件对于 本文件的 应 用 是必不可少 的。 凡是注日期 的引用文件 ，仅所注日期 的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件 ，其最新版 本 （包括所有 的 修改单 ）适用于 本文件。 DA/T 18 档案 著录规则 3 术语和定义 下列术语和定义适用 于本文件。 3.1 档案数字化 digitization of archives 利 用 计算机技 术 将传统载体档案 （ 纸质、缩微胶片、照片、 模拟音视频等）信息转换为数字 信息并 提供利用的 处理过程。 4 基本要求 4.1 系统性 档案数字化 涉及信息系统设计与开发

4、、 信息资源的采集 、 存储 和利用 ，应进行全面规 划， 并在实施 过程中不断根据实际情况进行调整。 4.2 完整性 档案数字化 过程中应特别注意保持全宗 、 目录 、案 卷等 档案组成 单位的完整 性，不宜进行随意分 割， 不应孤立地抽取个别 重要文件 而失去与 一组文件的 内在 联 系，从而破坏档案的整体 价值。 4.3 优先性 应确定档案数字化的 顺序。 宜根据实际情况， 优先 处理 重 要的、 开 放的、 利 用频率高 的、 需要 抢救 的档案。 4.4 安全性 DB11/T 765.1 2010 2 4.4.1 在档案数字化 过 程中 ，应避免或减少对 档案实体 的破坏 ，最大程

5、度地维持 档案的原貌 。 4.4.2 应加强安全保 密管理， 防止涉 密或不开 放的档案 信息 泄露，确保 档案实体 和数字信息 的 安 全。 4.4.3 在采取外包 生产方式时 ， 档案部 门应与 外包商签署安 全保密协议 ，明确法律责任。 同时，档案 部 门 还 应 指派 本单位的 专业人 员参与档案数字化 外包 业务的流程 管理和现场业务指导 。 在 项目完成后 档 案部门应确 保收回和 处理有关数 据 。 4.4.4 档案数字化的 各 个 环节均应进行 详细的 登记， 填写 流程 跟踪单， 并及时整理 、 汇 总， 装订成 册， 在数字化工作 完成的 同时建立 起完整、规范的记 录。

6、5 基本流程 5.1 概述 档案数字化 包括数字化加工、数 据存储 和数据利 用 三个基本环节 。档案数字化的基本流程 图见图 1。 图 1档案数字化的基本流程图 5.2 数字化加工 5.2.1 概述 数字化加工 可分为以 下七个子 环节：档案 整理、 目录 建库、数 据采集、数 据处理、数 据 质 检 、数 据 挂接、数据 验收。 5.2.2 档案整理 在档案数字化工作之 前，应对 档案进行 规范整理， 同时 对 因 破 损严 重 无 法直接进行 数字化或 严重影 响数字化质 量的档案 进行相应 的技术处理，如对 破损 的纸质档案 应进行页 面修整。 5.2.3 目录建库 应按照 DA/T

7、18的要求 对 档案 进行著录， 建立目录 数据 库 。 5.2.4 数据采集 对不同载体 的档案应 分别采用 相应的专业 设 备获 取数字 信息。 5.2.5 数据处理 根据需要 ，应对采集 到 基本数字信息进行相应 的技术 处理， 如 对采集的 图像数据进行图像 处理 。数 据处理的原 则是使数字 信息真 实、完整 地反映档案的 原始内容。 数字化加工 数据存储 数据利用 DB11/T 765.1 2010 3 5.2.6 数据质检 应对目录数据和采集到的信息数据进行质量检查， 确保目录数据和采集的信息数据的质量，为数 据挂接做好准备。 5.2.7 数据挂接 当 目录数据 和采集的 信息数

8、据 分别通过 质检合格 后，应 使 用 相 应 的 软 件 或 工 具 在目录 数 据 和信息数 据之间建立 对应关系， 实 现 目录 数 据对 相关联的 信息 数据的自动检索等。 5.2.8 数据验收 5.2.8.1 数据抽检 以抽检方式 检查已完成 数字化 转换的所有 数 据 。 5.2.8.2 验收指标 通过抽检计算 出 合格 率，以合格 率 判 定一 个 批次 数据 验收的结果 。 5.3 数据存储 应根据不同 的用途选择 适 当 的方式对数 据进行保存， 实现数据的 安全保管 和长久保存 。 5.4 数据利用 应按照不同 的需求提 供相应的 方式和途径 ， 实现 数字化 成 果 的 有效 、 广泛 利 用， 并 采取 相 应 措施 确 保利用过程中数据的 安全。 DB11/T 765.1 2010 4 参 考 文 献 1 GB/T 188942002 电子 文件归档 与管理规范 2 DA/T 31 2005 纸质档案数字化技 术规范 _