《阜阳师范学院公文处理细则（试行）》解读.ppt

1、阜阳师范学院公文处理 细则（试行）解读,2015年4月9日,校办公室 吴 磊,一、出台背景 二、公文概述 三、公文种类 四、公文格式 五、电子政务常见问题解析 六、公文管理,目 录,一、出台背景,上级公文处理相关文件的修订。党政机关公文处理工作条例党政机关公文格式国家标准关于公文处理的若干规定 我校现行公文与新条例之间的冲突。,举例,二、公文概述,公文是指实施领导、履行职能、处理公务时制发的具有特定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文的质量，直接反映单位的思想深度、政策水平和对重大问题分析掌控能力，直

2、接体现单位人员的能力素质和工作水准。,二、公文概述,公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。,学校一级文件发文流程图,二、公文概述,公文的分类 按来源分: 收文、发文 按行文关系分: 上行文、平行文、下行文 按阅读范围分: 公布性文件、内部文件、密级文件,三、公文种类,条例规定的公文种类主要有（15个）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,三、公文种类,学校常用的公文种类有（11个）：决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适

3、当的决定事项。通告。运用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。,意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。,三、公文种类,三、公文种类,请示。适用于向上级机关请求指示、批准。批复。适用于答复下级单位的请示事项。函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,文种选用常见问题,使用非法定文种：总结、要点、方案、计划、安排

4、等xx处2015年工作要点xx处2014年度工作要点关于印发 xx处2015年工作要点的通知 文种作为标题：函、通知、请示、报告 文种重叠：请示报告、请示函、通知的通知的通知 错用文种：报告当请示，请示当函，通知决定混用,报告和请示的异同辨析报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。2.公文内容不同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。请示应当一文一事。,文种选用常见问题,文种选用常见问题,关于请市领导出席XXXX活动的报告 关于申请

5、XXXXXXXXXXXXXXXX的请示 关于呈报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告 关于召开第XX届党代会的请示报告 关于请求解决阜阳大学争创过程中有关问题的报告,文种选用常见问题,中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发中共上海市纪委 监察委关于转发中共中央纪委 监察部关于转发北京市纪委 监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知的通知的通知的通知(沪教纪20038号),四、公文格式,严格执行党政机关公文格式国家标准（GB/T 97042012）A4型公文用纸页边及版心尺寸 图1 图2 A4纸：210mm297mm天头(上白边)：371mm订口(左白边)： 281mm版心

6、：156mm225mm（不含页码） 每页：22行28字行616字一行：一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离,字号、字体、印制、装订,标 题：2号小标宋（行距推荐使用固定值32磅） 正 文：3号仿宋（推荐使用仿宋_GB2312，行距固定值28磅） 印 制：双面印刷 装 订：左侧装订（骑马订或平订）,四、公文格式,正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层 “一、”（黑体，作为小标题时句尾无标点）第二层 “（一）”（楷体，作为小标题时句尾标点可有可无）第三层 “ 1.”（仿宋，无

7、论是否作为小标题，要有标点） 第四层 “（1）”（仿宋，必须有标点）,四、公文格式,公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。 增加了“页码”，去掉了“主题词”。,四、公文格式,版头,秘密等级,发文字号,紧急程度,发文机关标志,份号,标题,主送机关,主体,正文,主体,版记,附件说明,印章,成文日期,附注,抄送机关,印发机关,印发日期,二维条码,示例,4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件

8、”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。,以中共阜阳师范学院委员会名义行文的各类公文，使用“中共阜阳师范学院委员会文件”发文机关标志。 以阜阳师范学院名义行文的各类公文，使用“阜阳师范学院文件”发文机关标志。 以学校名义发“函”，使用“阜阳师范学院”发文机关标志。 以部门名义行文的公文，用部门的发文机关标志（如“中共阜阳师范学院办公室文件”）。,5.发文字号。 编排在发文机关标志下空二行位 置，居中排布。年份、发文顺序 号用阿拉伯数字标注；年份应标 全称，用六角括号“”（非 、【】）括入；发文顺序号不 加“第

9、”字，不编虚位（即1不 编为01），在阿拉伯数字后加“ 号”字。 上行文的发文字号居左空一字编 排，与最后一个签发人姓名处在 同一行。,6.签发人。 上行文应当标注签发人姓名。 由“签发人”三字加全角冒号 和签发人姓名组成，居右空一 字，编排在发文机关标志下空 二行位置。“签发人”三字用3 号仿宋体字，签发人姓名用3号 楷体字。,7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。,委2012x号,签发人：xxx,（空二行）,（空一行）,梯形标题,举

10、 例,8.主送机关。公文的主要受理机关 应当使用机关全称、规范化简称或 者同类型机关统称。编排于标题下 空一行位置，居左顶格，回行时仍 顶格，最后一个机关名称后标全角 冒号。 学校普发性公文的主送机关统一表 述为“各党总支，各单位、各部 门”“各单位，各部门”。,9.正文。公文的主体，用来表 述公文的内容。用3号仿宋体 字，编排于主送机关名称下一 行，每个自然段左空二字，回 行顶格。,10.附件说明。公文附件的顺序号 和名称。如有附件，在正文下空一 行左空二字编排“附件”二字，后 标全角冒号和附件名称。如有多个 附件，使用阿拉伯数字标注附件顺 序号（如“附件：1. XXXX”）； 附件名称后不

11、加标点符号。附件名 称较长需回行时，应当与上一行附 件名称的首字对齐。,举例,11.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。12.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字标注。,13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。,加盖印章的公文成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得 出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文 日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下 压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文 日期居印

12、章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文 （或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机 关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端 正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居 中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、 互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排 印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应

13、当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,加盖签发人签名章的公文在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。签名章一般用红色。,14.附注。公文印发传达范围等 需要说明的事项。居左空二字加 圆括号编排在成文日期下一行。 15.附件。公文正文的说明、补 充或者参考资料。附件应当另面 编排，并在版记之前，与公文正 文一起装订。“附件”二字及附 件顺序号用3号黑体字顶格编排在 版心左上角第一行。附件标题居 中编排在版心第三行。附件顺序 号和附件标题应当与附件说明表 述一致。附件格

14、式要求同正文。,示例,16.抄送机关。除主送机关外需要执行 或者知晓公文内容的其他机关，应当 使用机关全称、规范化简称或者同类 型机关统称。 17.印发机关和印发日期。公文的送印 机关和送印日期。 用4号仿宋体字， 编排在末条分隔线之上，印发机关左 空一字，印发日期右空一字，用阿拉 伯数字将年、月、日标全，后加“印 发”二字。,18.页码。公文页数顺序号。 用4号半角宋体阿拉伯数字，编 排在公文版心下边缘之下，数字 左右各放一条一字线（即“一x 一”）； 单页码居右空一字，双页码居左 空一字。 公文的附件与正文一起装订时， 页码应当连续编排。,五、电子政务常见问题解析,学校发文通过电子政务流转

15、问题 公文起草页面输入内容问题 发文后出现段前段后间距或页面变宽问题 公文成文归档后自动消失或出现“页面无法打开，信息已经被删除！”字样问题,六、文件管理,以学校名义制发的公文办理完毕后，起草部门应当及时将2份公文正本连同发文稿纸、公文全文（含正文、附件）底稿一并送至校办公室，以便归档。个人不得保存应当归档的公文。,六、文件管理,严禁使用电子政务系统传输或处理任何涉及国家秘密或列入有关保密管理范围的信息。 各单位起草涉密公文应当采取保密措施，并填写阜阳师范学院文件定密审批单。 各单位收到涉密公文应及时办理，办理完毕后应送交校保密办公室统一保管。 任何个人不得保管和复印涉密公文。,不当之处 敬请批评谢谢大家！,