茶会策划方案.doc

1、 目 录 前言 一、活动主题 3 二、时间地点 3 三、参与人员 3 四、 活动 进程落实 4 五、组织分工 （一）秘书组 5 （二）会务组 5 （三 ）后勤组 6 六、场地布置 （一）场地具体布置 6 （二）场地布置效果图 7 七、活 动流程 8 八、经费预算 9 九、应急预案 9 十、附件 ： （一） 邀请函 10 （二）活动流程表 11 瑞福祥茶号三周年庆典 暨中秋“团圆”茶会 活 动 策 划 主办：湖州瑞福祥茶号 时间： 2012 年 9 月 底 2012 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 2 / 11 目 录 前言 一、活动主题 3 二、时间地点 3 三、参与人员 3 四、 活动

2、 进程落实 4 五、组织分工 （一）秘书组 5 （二）会务组 5 （三）后勤组 6 六、场地布置 （一）场地具体布置 6 （二）场地布置效果图 7 七、活 动流程 8 八、经费预算 9 九、应急预案 9 十、附件 （一）邀请函 10 （二）活动流程 11 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 3 / 11 前言 金风送爽，玉露赐福， 中秋佳节 之夜 也迎来了湖州瑞福祥茶号 三周年 店庆 ， 为了 感谢朋友和茶友们对 茶号 的支持，瑞福祥茶号特在湖州最大的主题公园举行三周年感恩茶会即中秋晚会。 一、 活动主题 今宵相思月，欢乐一家亲 2012 年中秋 户外夜 茶会 二、活动时间 地点 时间： 2

3、012 年 9 月 28 日 （ 暂定 ） 地点：湖州 仁皇山公园 草地 （具体地点待定） 三、参与人员 组织人员（瑞福祥店员）： 小金、小平、小项、张伟、小薇 特邀嘉宾： 大茶老师 、 xxx、 xxx 同行嘉宾： 嘉兴 xxx、 xxx 客户代表： 汉服表演队： xxx xxx 茶席布置队： xxx xxx 嘉宾队： xxx xxx 约 20 人 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 4 / 11 四、活动进程落实 （督促落实负责人： xxx 联系方式： 13823459876） 完成 日期 具 体 任 务 8 月 10 日 调查参与热情度：访问客户代表，听取意见 8 月 15 日 完成活

4、动筹备方案 ， 确 认邀请来宾名单 及参与项目 8 月 20 日 确定节目流程 8 月 25 日 发出邀请，告知 各与会人员 9 月 1 日 确认场地布置方案 ， 会议场地预定 9 月 10 日 完成 本活动相关 宣传单、横幅设计制作 完成道具准备工作（根据当天现场布置及节目单需求） 9 月 20 日 相关参与节目表演人员进行节目表演训练 9 月 25 日 音响设备、礼品、茶点（月饼）、水果、 水 等 到位 相关茶席布置人员确定茶席布置方案 9 月 26 日 简单 布置 场地 9 月 27 日 检查各项工作是否全部落实到位，并按策划完成彩排 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 5 / 11

5、五、组织分 工 （一）秘书组 总负责人： xxx 联系方式： 18965412365 具体项目 具体安排 负责人 联系方式 备注 文稿撰写 活动筹备方案撰写 张力 军 13858655566 参考完成进度及活动流程 开场发言 稿撰写 、 主持稿编写 文本资料 活动流程安排 邀请函制作 礼品准备 莅临嘉宾礼品： 25份 xxx 15268523210 确认来宾名单 审核并确认来宾名单， 并呈送请柬 请柬 制作 20 份 来宾 邀请函 彩排监督 确定节目流程、监督节 目彩排 （二）会务组 总负责人：张华 联系方式： 15965412365 具体项目 具体安排 负责人 联系方式 备注 协调员 维持现

6、场秩序，并及时协调会议期间任何事宜 吴丽 1345698745 根据实际表演节目来确定道具准备 来宾座位安排 按照到场来宾任务 安排座位 屏风 1 块：活动 背景墙 叶琳 18956423564 横幅 2 条 ：会场两侧 会场设备配置与维护 1.音箱设备及 话筒 2 支； 2.摄像设备 1 套； 3.笔记本电脑：安排人员播放控制 背景音乐 道具准备 相关表演道具搜集、租赁、购买 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 6 / 11 （三）后勤组 总负责人：吴敏捷 联系方式： 15268280212 具体项目 具体安排 负责人 联系方式 备注 场务维护及服务 负责现场 秩序维护 ， 排除干扰 李宏

7、 13698745625 实际情况跟其他组协商 各项会议材料的搬运工作 包括礼品、文本资料、茶水等材料 协助会务组会场布置工作 包括横幅、屏风、表演道具、茶道具等 礼品、茶水购置 1.各种水果 2.茶点（月饼、糕点） 3.礼品 黎明 13652142365 可与所在酒店协商 饮食安排 活动准备相关人员 的餐饮 （宴会） 安 排 住宿 负 责 夜宿的嘉宾 住宿 六、场地布置 （一）场地具体布置 总负责人：李四 联系方式： 15287412541 区域 布置任务 负责人 备注 外围区 活动场地两侧植被悬挂横幅与宣传贺词； 李刘 嘉宾区 1.整齐摆放嘉宾座椅： 呈左右各 6张桌子，每桌配4 张椅子（

8、与舞台呈 T 字形）； 2.嘉宾坐席 每桌摆放各式茶点（茶席自行布置）； 3.嘉宾区正后方为摄影师录像。 叶丽 舞台区 背景 1. 舞台以 “假山”为总体背景，并放置一古色古香屏风； 2. 舞台两侧各放置音响话筒； 具体设备根据表演节目安排 表演区 T 字形，正方留置 20*5 平方米的空间，前方留置 2.5*10 平方米空间 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 7 / 11 （二）场地布置效果图 3 4 2 6 1 5 音响 音 响 6 5 4 3 1 2 假 山 宣传贺词横幅 舞 台 区 5m 20m T 字 舞 台 2.5m 10m 音响 宣 传 展 架 屏 风 宣传贺词横幅 瑞福祥茶

9、号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 8 / 11 七、活动 流程 今宵相思月，欢乐一家亲 2012 年中秋户外夜茶会 流程表 时间： 2012年 9 月 28日 地点：湖州 仁皇山公园 人员：瑞福祥店员、客户 9 月 28 日 下 午 13:30 15:00 瑞福祥 通知全体与会人员，最后确定到场信息 15:00 17:00 进行现场布置检查（包括布置茶席） 17:00 18:00 晚餐 （在 活动 现场解决） 晚 上 18:00 仁皇山公园草地 茶会正式开始（正式开始前播放背景音乐，摄影设备准备就绪） 18:00 18:05 瑞福祥代表致辞发言，感谢客户 18:05 18:20 大茶老师现场朗诵水

10、调歌头 （期间由 xx 老师现场书写、画） 18:20 18:40 汉服展示：亲子装、个人秀 18:40 19:00 茶歇 ：在所坐位置休息，泡茶者展示其着装、茶席布置主题、茶样、茶礼等 19:00 19:20 香艺展示（期间演示古筝弹奏） 19:20 19:50 放飞祝福： 放孔明灯 19:50 20:00 瑞福祥代表致辞，发放礼品 20:00 茶会结束 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 9 / 11 八 、经费预算 项目 具体内容 金额 备注 摄影、音响设备租赁 1000 元 /天 *1台 =1000元 1000元 场地租赁 1000 元 /天 =1000元 1000元 会场布置费用

11、背景屏风： 500元 现场活 动桌椅租赁： 800元 横幅： 50元 /条 *2条 =100元 1400元 会场用品费用 水果、茶水： 200元 手花： 3元 /个 *30=90元 290元 礼品费 莅临嘉宾礼品： 50元 /份 *30=1500元 1500元 餐费 晚餐（外卖）： 15元 /人 *20=300 元 300元 文稿费 致辞稿、活动流程表： 1元 /张 *30张 =30元 30元 服装租赁 汉服、香艺服租赁： 1000元 1000元 共计费用 6520 元 （实际费用待定） 九、应急预案 为了保证此次夜茶会 的顺利进行，及时应对突发事件， 避免在奠基仪式活动中出现异常问题或现象，

12、特制定此应急预案，措施如下： （一） 现场指挥 由 xx 现场监督检查问题，并及时解决 （二）突发事件应急 1、 相关信息的收集 （如当天天气查询）； 2.联络有关应急信息的收集 （ 各种灾害事故的应急抢救 ）； 3.劝阻滋事人员，制止过激行为 (路人甲乙 )； 配备： 1.灭火器材的配置：（全部使用 3 公斤 ABC 干粉灭火器）舞台区、嘉宾区后方 各放 1 具，供电设备处放 4 具 ， 运输物资的车内放 1 具备用。 2.各类常用药品的配置 。 （三）制止突发事件的原则： 1.遵循“安全第一”的原则。 2.确保参加茶 会 嘉宾的人身安全。 3.一旦出现突发事故，应急指挥组立即启动，得到相关

13、指导和帮助。 4.保护现场，控制滋事人员。 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 10 / 11 附： 邀 请 函 尊敬的 先生 /女士： 我店 定于 2012 年 9 月 28 日 18 时 ，在湖州仁皇山公园 举行“ 今宵相思月，欢乐一家亲 2012 年 瑞福祥茶号三周年庆典暨 中秋户外夜茶会 ” ， 届时恭候您光临指导。 联系人： 小项 联系电话： 18767230301 湖州瑞福祥茶号 二一二年九月二十八 日 瑞福祥茶号三周年庆典暨中秋户外夜茶会 11 / 11 瑞福祥茶号三周年庆典 暨中秋“团圆”茶会 活动流程表 1. 嘉宾入座，静心茶； 2. 瑞福祥代表致辞，感谢客户； 3. 水调歌头 朗诵； 4. “瑞福祥” ppt 展示 现场书画； 5. 茶话会 ，厚韵红茶、岩骨茶香； （瑞福祥客户友情参与 主泡 ） 6. 香艺 、韩国茶礼表演：瑞福祥代表展示 ； （古琴演奏） 7. 茶话会，神秘普洱； 8. 放飞祝福：孔明灯； 9. 瑞福祥代表致辞； 10. 活动结束。