公司标准采购作业细则.doc

1、公司标准采购作业细则第一条 采购部门依所采购材料不同分由不同部门负责。1常备材料和订货生产用料由_部门负责；2预备材料由_部门负责；3其他用料由_部门或_部门负责。第二条 采购单1采购经办人员应根据各部门提交的用料计划，参酌库存情况开立采购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后根据采购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“采购单（内购）（外购）”附”采购案件寄送清单”送采购部门。2采购单的撤销采购案件的撤销应立即由原采购部门通知采购部门停止采购，同时于“采购单（内购）”或“采购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。第三条 采购作业方式及

2、作业处理期限1除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：集中计划采购和长期报价采购。2采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。第四条 采购作业处理流程一、境内采购境内采购由国内采购部门负责办理。其具体处理流程如下：1询价、比价、议价（1）采购经办人员接获“采购单（内购）”后应依采购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。（2）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式

3、向厂商议价。2呈核及核决采购经办人员询价完成后，于“采购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依采购核决权限呈核。国内采购核决权限规定如下：原物料：（1）采购金额预估在_万元以上者，由_核决。（2）采购金额预估在_万元至_万元者，由_核决。（3）采购金额预估在_万元以上者，由_核决。财产支出：（1）采购金额预估在_万以下者，由_核决。（2）采购金额预估在_万至_万元者，由_核决。（3）采购金额预估在_万元以上者，由_核决。总务性用品：（1）采购金额预估在_万以下者，由_核决。（2）采购金额预估在_万至_万元者，由_核决。（3）采购金额预估在_万元以

4、上者，由_核决。附注：凡列入固定资产管理的采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。3订购采购经办人员接到经核决的“采购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“采购单编号”及“包装方式”。4进度控制及事务联系（1）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以”采购进度控制表”控制采购作业进度。（2）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送采购部门，依采购部门意见拟订对策处理。5整理付款（1）物料管理部门应按照已办妥收料的“采购单”连同“材料检验报告表”送采购部

5、门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结帐前，办妥付款手续。（2）短交应补足者，采购部门应依照实收数量，进行整理付款。（3）超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。二、境外采购境外采购由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。其具体处理流程如下：1询价、比价、议价外购部门依“采购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。2呈核及核决（1）比价、议价完成后，外购部门应填制“采购单（外购）”，拟订“订购厂商”“预定装

6、船日期”等，连同厂商报价资料，送采购部门依采购核决权限核决。（2）核决权限：采购金额以CIF美元总价折合在_万（含）以下者由经理核决；采购金额以CIF美元总价折合超过_元以上者由总经理核决。3订购与合同“采购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。4进度控制及异常处理外购部门应以“采购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。5进口事务、关务境外采购还涉及到进口的事务和关务，负责人需根据相关法律规定完成以下流程，具体包括：进口签证前（“采购单（外购）”核准后）的专案申请；进口签证；进口保险；进口船务；进口结汇；税务；修改输入许可证、信用状；装船通知和提货文件的提供；进

7、口报关；报关进度控制以及公证等。6索赔（1）外购部门接到收货异常报告时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。（2）以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。（3）索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。7退货或退换（1）外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。（2）复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。（3）退换的材料进口时依本节有关规则办理。第五条 价格及质量的复核1价格复核与市场行情资料提供采购部门应调查主要材料的市场与行情，并建立厂商资料，作为采购及价格审核的参考。2质量复核采购单位应就企业内所使用的材料质量予以复核（如材料选用、质量检验）等。第六条 附则本办法经_核准后实施，增设修订亦同。本办法最终解释权归本公司。