公司档案管理办法.doc

1、公司档案管理办法第一条 设立目的为规范管理公司在工作中形成的各种具有保存价值的文件资料，有效地促进公司经营与发展，根据中华人民共和国档案法相关规定，并结合公司的实际情况，制定本办法。第二条 工作原则公司的档案工作实行统一领导，分级管理的原则。各_部门均应配备与工作需要相适应的专职或兼职档案人员，集中统一管理本部门内部的所有档案。第三条 档案范围1含义：档案是指在各种管理活动中，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体形成的材料；2具体范围：本办法所指档案包括各单位章程、股东大会及董事会议事记录；决策层各种会议记录、纪要；重要规章制度；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼档案

2、；政府颁布的各种许可证书；各种工程及技术资料、招投标文件；财务会计资料；重要劳动人事资料；其它有关各单位历史的档案等。第四条 档案管理人员本公司档案管理采用集中与分散相结合的方式。全面性、综合性的文件资料由_部整理，人事方面的档案由_部整理，各业务部门的合同、资料由各部门整理，会计档案由_部整理并自行归档管理。第五条 具体管理措施一、归档工作1归档原则_原始、真实、合符规定。（1）归档资料必须是公司在生产、经营、管理等活动中形成的原始记录；（2）资料应按归档范围进行积累，确保完整、准确、系统，反映企业各项活动的真实内容和历史过程；（3）归档资料应按照国家和公司有关规定、标准和要求，进行整理、编

3、目。2归档时间（1）科学技术档案（科研类、产品类、工程类、基本建设类、设备仪器类）归档时间可视项目周期长短而定，周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。周期较长的项目可以按阶段分批归档。（2）文书档案（行政管理类、经营管理类、生产技术管理类）应按年度归档，一般应在第二年上半年内归档。（3）会计档案应按年度归档，一般应在第二年二季度内归档。3具体内容（1）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请求和批复放在一起卷内页号一律在右角，案卷目录找印_份，卷内目录打印_份。（2）案卷厚度一般在_厘米至_厘米为宜。装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如有破损或褪色

4、的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄及有字迹的材料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。（3）根据卷内文件之间的联系，还要进行系统排列、编组号、拟写案卷标题、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷排列、编制案卷目录等，档案目录主要由封面、卷宗说明、案卷目录、卷内目录组合而成。（4）案卷按年代、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管，要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。二、管理工作1管理原则_档案的管理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值

5、，便于保管和利用。2档案分类本公司档案实行按保管期限分类法，具体如下：（1）永久保存档案，包括章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册档案；重要的诉讼关系档案；重要的政府许可证书；有关公司历史的档案；决算书和其他重要的档案；（2）保存十年档案，包括请示审批提案档案，人事任命档案，奖金工资与津贴有关档案，财务会计账簿、传票与会计分析报表，以及永久保存以外的重要档案；（3）保存五年档案，指不需要保存十年的次重要档案；（4）保存一年档案，指无关紧要或者临时档案。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。3管理人员日常工作（1）公司应配置保存档案的必

6、要设备，注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防衣帽间、防强光等措施。确保档案安全。（2）档案每年清理一次。档案管理员要准确地做好文件索引，以便于查找。（3）每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，对破损或载体变质的档案要及时进行修补和复制，确保档案的安全。4档案的销毁对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送_审批后销毁。销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。第六条 档案的利用（1）借阅文件采用审批制，并详细登记，未经许可，任何人不准借阅，注明归还日期，签署借阅部门和借阅人。档案资料借出时应详细检查有无损坏、缺页等情况，经确认后方可借出。阅后完整按时归还，归还时同样严格检查，以明确责任；（2）一般档案须经_在_上签字批准后，方可借阅本部门有关的档案资料；重要资料须经_审批；密级档案资料，须经_和_共同审批。（3）原则上不许外单位人员借阅公司档案资料，特殊情况必须由_审批。员工借阅非本部门有关的档案资料。须经_审批。（4）借阅人员需要复印、摘抄，须经_批准，未经许可，不得擅自复印、摘抄。第七条 附则本办法由_负责解释，经_批准后实施。