总务处文件管理办法.doc

1、总务处文件管理办法1目的对总务处管理范围内与管理工作有关的文件进行有效的控制管理，确保文件规范,切合实际，并有效制止文件的相互矛盾及作废文件的非预期使用。2适用范围总务处所有与管理工作有关的文件控制管理与适用外来文件的管理。3职责311 处长：负责纲领性文件和支持性文件的批准、发布。312 综合办公室主任：负责文件的审核。313 综合办公室：a负责文件的编制发放、更改、回收、归档、管理和解释工作，并对文件进行标识，定期公布有效文件目录。编制适用文件清单 。b负责对所有文件的归档管理，负责总务处其他文件的制作并参照有关规定对文件实行控制。4工作程序41 文件的分类及编号411 文件的分类a纲领性

2、文件 ,支持性文件；b技术文件；c其它管理性文件；d外来文件。412 文件的编号a文件分为受控文件和非受控文件；文件统一进行编号，加盖“受控”和“非受控”印章，非受控文件在发放修改版本时，原文件不予以收回。b文件编号如下：如：DLCZ-WJ-ADLCZ东莞理工学院城市学院总务处简称；WJ文件的简称；A为 A 版文件；c其它文件的编号按原规定执行编号，没有明文规定的不作统一要求。42 文件批准和发布所有文件发布前，须由授权人员审批签发。文件审批人应注意要求文件内容的准确性和适用性，要求文件表达正确、清晰、完整且逻辑严谨、语言规范、易于理解。421 纲领性文件,支持性文件由处长批准发布；422 其

3、它与管理工作有关的文件各管理办公室部门编写， 、部门负责人审核，主管处长批准发布；43 文件的发放431 纲领性文件和支持性文件经綜合办公室主任审核、处长批准后，由綜合办公室编号、登记按规定范围发放。432 文件领用者在收文登记表签字后领取具有分发标识的文件。433 文件持有者的文件严重破损而影响使用时，应向主管部门申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件；新文件的分发编号沿用原文件分发编号；主管部门将破损文件销毁。434 文件发生丢失后，文件使用人应按规定办理申请重新领用手续，但必须在领用申请中说明理由；主管部门在补发文件时，应给予新的分发编号，并注明丢失的分发编号作废，必要时将作废文件的

4、分发编号通知各管理办公室，防止误用。44 文件的更改441 文件需要更改时，应由管理办公室负责人填写文件更改审批单呈报主管部门，说明更改理由，对重要更改应附充分的依据。442 对须更改的文件进行评审和审核由主管部门负责，批准应由原审批人进行，当原审批人离任时，可由接替其岗位的人员审批。该接替审批人员应获得审批所需依据的有关背景资料。443 文件更改获批准后，由主管部门实施文件更改，注明更改标识和更改生效时间，并按发文登记表的名单发放更改后的文件，同时收回作废的旧文件。对重要的更改还应发放文件更改通知单 ，告知文件使用人。45 文件的换版与作废451 文件经多次更改或文件需进行大幅度更改时，应进

5、行换版。原版次文件作废，换发新版本。452 作废文件由主管部门收回并记录，作废文件加盖“作废”印章，填写“文件销毁清单” ，由主管部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件，经主管领导批准后，加盖“作废留存”或“参考”印章后方可留用。46 文件的管理461 文件应定期整理，编入适用文件清单中。462 存入软盘文件也应由主管部门进行归档登记，并将存入软盘的文件备案、标识。463 需临时借阅文件的人员，必须主管部门负责人批准，借阅者应在指定日期归还文件，到期不还由主管部门追回。原版本文件一律不外借，可借复印件。464 各管理办公室在每次内部审核前，应检查各类在用文件的有效性，检查各使用者手中的文件，发现问题及时处理，确保在各使用处都是有效版本的适用文件。465 文件的保管：常用文件由使用部门保管，非常用文件由综合办公室归档保管。47 外来文件的控制外来文件由综合办公室接收，填写“收文登记表” ；并经报送领导批示后，按 43 及 46 执行。5支持文件总务处记录管理办法6记录a 发文登记表 b 收文登记表c 文件更改通知单d 文件、档案销毁清单e 文件、档案借阅登记f 文件更改审批表g 适用文件清单h 签到表7本文件的修改和解释权属于綜合办公室。