1、文员管理规定1目的：明确跟单文员的作业，避免工作的失误、提高工作效力。2适用范围：本程序适用于市场部各科室的跟单文员。3职责： 部门经理:负责审核科室文员的工作。部门科长: 负责监控各科室文员的工作。文员:负责实施作业程序。4程序：41 接收订单：411 订单以书面形式为准，尽量避免受理口头订单，口头订单应详细记录，并经经理助理审核后方可下单。42 处理订单：421 接单时必须要求客户传真书面订单，如因客户存在特殊原因而无法传真书面订单时，文员需要求该客户所属业务员填写特请单或送样（赠送）申请单 ，经经理助理审批后方可下单给计划。422 审核订单包括产品的规格、价格、交期等。423 审核订单时
2、如发现订单不清楚，首先查阅客户资料本；其次查阅以前订单确认表 。如以上两项仍查询不到，则应立即询问此客户所属业务员或直接与客户联系。424 若所接订单与客户以前所用规格不一致，应及时询问客户是否需更改要求。425 订单确认 OK 后须按客户要求下单给物控，同时记录于订单记录表上，并及时回传客户订单，若交期不能满足客户需求应立即致电与客户协商，并在订单上注明实际交货期，重新回传订单。426 当天下午须将第二天需出货的产品在电脑中输入送货单并统一打印。427 将打印完的送货单与派车单夹在一起交由财务审核。5合理派车51 合理派用本科室运输车辆,保证正常情况下所派出的货均能送达。52 18:00 点
3、前填写区域划分表及派车单由科长审核、交经理助理批准，如果科长出差在外，可致电给科长让其审核派车单，并由文员在审核栏内代签名。53 若要借用其他科室的车辆应在当天下午与该科室的文员联系,若经同意则派车,派车单应由该科室文员签名。6送货单的整理61 所有送货单必须于第二天早上收回,并整理归档,不可有丢失送货单现象。62 收回送货单时要审核送货单是否有送货人签名及收货人签名、印章。63 收现金或代收货款的送货单,在货送完后立即将财务联及产品出库单交给财务。7出库单的整理前一天所出的所有货的出库单，司机会由第二天早上 8：00 前交于该科室文员，文员收到出库单后需审核出库单的客户代码、产品名称、出货数
4、量及其签收栏内司机有无签名（无签名需问清楚原因） ，若出库单有问题而客户代码属于该文员所负责客户，文员必须在送货单背面说明问题并签上名字还给计划退回仓库，如果没有任何问题即将出库单贴于相应送货单财务联后面。8订单整理：所有客户必须设立相关档案，含外省及中间商客户，当订单完结后应于当天存档，做到日清日毕。9报价的处理：报价给客户要以该客户的相关业务员所确定的价格为准，但必须满足正业产品市场指导价要求。所有发出报价单必须经经理助理审批。10发件产品送货单的管理：首先必须登记好客户名单，并在估计到达客户处时间致电过去要求其回签送货单，如超出三天未回签，应书面报告经理助理予以解决。11相关文件111 ZYE-WI-MK-01 市场部工作指引112 ZYE-WI-MK-02 市场人员薪资考核管理制度12相关记录121 ZYE-QR-MK-02-10 订单评审确认表122 ZYE-QR-MK-12-10 特请单123 ZYE-QR-MK-06-10 客户送样(赠送)申请单124 ZYE-QR-MK-03-10 客户反馈处理报告125 ZYE-QR-MK-11-10 文员周工作报告
