CGSB 6 2-2009-CAN CGSB-2009 Gestion des formulaires《表格管理》.pdf

1、Governmentof CanadaCanadian GeneralStandards BoardExprience et excellenceExperience and excellence Gouvernementdu CanadaOffice des normesgnrales du CanadaCAN/CGSB-6.2-2009Gestion des formulairesICS 01.140.20Norme nationale du CanadaCopyright Canadian General Standards Board Provided by IHS under lic

2、ense with CGSBNot for ResaleNo reproduction or networking permitted without license from IHS-,-,-La prsente Norme nationale du Canada a t labore sous les auspices de lOFFICE DES NORMES GNRALES DU CANADA (ONGC), qui est un organisme relevant de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. LONG

3、C participe la production de normes facultatives dans une gamme tendue de domaines, par lentremise de ses comits des normes qui se prononcent par consensus. Les comits des normes sont composs de reprsentants des groupes intresss aux normes ltude, notamment les fabricants, les consommateurs et autres

4、 utilisateurs, les dtaillants, les gouvernements, les institutions denseignement, les associations techniques, professionnelles et commerciales ainsi que les organismes de recherche et dessai. Chaque norme est labore avec laccord de tous les reprsentants. Le Conseil canadien des normes a confr lONGC

5、 le titre dorganisme dlaboration de normes nationales. En consquence, les normes que lOffice labore et soumet titre de Normes nationales du Canada se conforment aux critres et procdures tablis cette fin par le Conseil canadien des normes. Outre la publication de normes nationales, lONGC rdige galeme

6、nt des normes visant des besoins particuliers, la demande de plusieurs organismes tant du secteur priv que du secteur public. Les normes de lONGC et les normes nationales de lONGC sont conformes aux politiques nonces dans le Manuel des politiques pour llaboration et le rexamen des normes de lONGC. t

7、ant donn lvolution technique, les normes de lONGC font lobjet de rvisions priodiques. Toutes les suggestions susceptibles den amliorer la teneur sont accueillies avec grand intrt et portes lattention des comits des normes concerns. Les changements apports aux normes font lobjet de modificatifs disti

8、ncts ou sont incorpors dans les nouvelles ditions des normes. Une liste jour des normes de lONGC comprenant des renseignements sur les normes rcentes et les derniers modificatifs parus, et sur la faon de se les procurer figure au Catalogue de lONGC publi chaque anne. Cette publication peut galement

9、tre obtenue sur demande, sans frais. Une version lectronique, ECAT, est galement disponible. Des renseignements supplmentaires sur les produits et les services de lONGC sont disponibles notre site Web www.ongc-cgsb.gc.ca. Mme si lobjet de la prsente norme prcise lapplication premire que lon peut en

10、faire, il faut cependant remarquer quil incombe lutilisateur, au tout premier chef, de dcider si la norme peut servir aux fins quil envisage. La mise lessai et lvaluation dun produit en regard de la prsente norme peuvent ncessiter lemploi de matriaux ou dquipement susceptibles dtre dangereux. Le prs

11、ent document nentend pas traiter de tous les aspects lis la scurit de son utilisation. Il appartient lusager de la norme de se renseigner auprs des autorits comptentes et dadopter des pratiques de sant et de scurit conformes aux rglements applicables avant de lutiliser. LONGC nassume ni naccepte auc

12、une responsabilit pour les blessures ou les dommages qui pourraient survenir pendant les essais, peu importe lendroit o ceux-ci sont effectus. Il faut noter quil est possible que certains lments de la prsente norme canadienne soient assujettis des droits confrs un brevet. LONGC ne peut tre tenu resp

13、onsable de nommer un ou tous les droits confrs un brevet. Les utilisateurs de la norme sont informs de faon personnelle quil leur revient entirement de dterminer la validit des droits confrs un brevet. Pour de plus amples renseignements sur lONGC, ses services et les normes en gnral, prire de commun

14、iquer avec: Le Gestionnaire Division de la normalisation stratgique Office des normes gnrales du Canada Gatineau, Canada K1A 1G6 Le Conseil canadien des normes (CCN) coordonne le Systme national de normes, une coalition dorganismes indpendants et autonomes qui se consacrent au dveloppement et lamlio

15、ration de la normalisation volontaire dans lintrt national. Les principaux buts du CCN sont dencourager et de favoriser la normalisation volontaire en vue de dvelopper lconomie nationale, damliorer la sant, la scurit et le bien-tre du public, daider et de protger le consommateur, de faciliter le com

16、merce intrieur et extrieur et de promouvoir la coopration internationale dans le domaine des normes. Une Norme nationale du Canada (NNC) est une norme prpare ou examine par un organisme dlaboration de normes (OEN) accdit et approuve par le CCN selon les exigences de CAN-P-2. Lapprobation ne porte pa

17、s sur laspect technique de la norme, cet aspect demeurant la responsabilit permanente de lOEN. Toute NNC reflte un consensus raisonnable parmi les points de vue dun certain nombre de personnes comptentes dont les intrts runis forment, au degr le plus lev possible, une reprsentation quilibre des intr

18、ts des producteurs, des organismes de rglementation, des utilisateurs (y compris les consommateurs) et dautres personnes intresses, selon le domaine envisag. Il sagit gnralement dune norme qui peut apporter une contribution apprciable, en temps opportun, lintrt national. Il est recommand aux personn

19、es qui ont besoin de normes de se servir des Normes nationales du Canada. Ces normes font lobjet dexamens priodiques; cest pourquoi lon recommande aux utilisateurs de se procurer ldition la plus rcente de la norme auprs de lorganisme qui la publie. La responsabilit dapprouver les normes titre de Nor

20、mes nationales du Canada incombe au: Conseil canadien des normes 270, rue Albert, bureau 200 Ottawa (Ontario) K1P 6N7 Comment commander des publications de l :par tlphone 819-956-0425 ou 1-800-665-2472 par tlcopieur 819-956-5740 par la poste Centre des ventes de lONGC Gatineau, Canada K1A 1G6 en per

21、sonne Place du Portage Phase III, 6B1 11, rue Laurier Gatineau (Qubec) par courrier ncr.cgsb-ongctpsgc.gc.ca lectronique sur le Web www.ongc-cgsb.gc.ca Copyright Canadian General Standards Board Provided by IHS under license with CGSBNot for ResaleNo reproduction or networking permitted without lice

22、nse from IHS-,-,-NORME NATIONALE DU CANADA CAN/CGSB-6.2-2009GESTION DES FORMULAIRESTHIS NATIONAL STANDARD OF CANADA IS AVAILABLE IN BOTH FRENCH AND ENGLISH.NATIONAL STANDARD OF CANADA CAN/CGSB-3.14-2006Prpare par Approuve par le lOffice des normes gnrales du Canada Conseil canadien des normesPublie,

23、 aot 2009, par lOffice des normes gnrales du Canada Gatineau, Canada K1A 1G6 SA MAJEST LA REINE DU CHEF DU CANADA, reprsente par le ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, le ministre responsable de lOffice des normes gnrales du Canada (2009) Aucune partie de cette publication

24、ne peut tre reproduite daucune manire sans la permission pralable de lditeur. Copyright Canadian General Standards Board Provided by IHS under license with CGSBNot for ResaleNo reproduction or networking permitted without license from IHS-,-,-OFFICE DES NORMES GNRALES DU CANADACOMIT DE LA NORMALISAT

25、ION DE LA GESTION DES FORMULAIRES(Membres votants la date dapprobation)PrsidenteMorash, B. Corporation de la ville de London (intrt gnral)Catgorie intrt gnralApan, Y. Gendarmerie royale du Canada, Division EBallard, B. Ville de TorontoBellefeuille, J. Gendarmerie royale du CanadaFleming, S. Travaux

26、publics et Services gouvernementaux CanadaLaperrire, L. Agence canadienne de dveloppement internationalMartin, L. Halton Regional Police ServiceMartin-Heaton, S. Region of PeelPond, J. Gouvernement du YukonCatgorie producteurCheverie, S. Anciens Combattants CanadaDamiano, M. Affaires trangres et Com

27、merce international CanadaDemarre, P. Strathcona CountyLang, J. Ville de CalgaryMiller, A. Ressources naturelles CanadaStephens, J. Ville de MississaugaTeper, L. Expert-conseilCatgorie utilisateurFontaine, F. Quartier gnral de la Dfense nationaleHalseth, K. David Thompson Health RegionPridding, L. L

28、ondon Health Sciences CentreRazeau, S. Affaires indiennes et du Nord CanadaRogers, L. GlaxosmithklineVadenburgh, K. Gouvernement de lOntarioSecrtaire (non-membre)Panu-Anghel, C. Office des normes gnrales du CanadaNous remercions le Bureau de la traduction de Travaux publics et Services gouvernementa

29、ux Canada de la traduction de la prsente Norme nationale du Canada.CAN/CGSB-6.2-2009Copyright Canadian General Standards Board Provided by IHS under license with CGSBNot for ResaleNo reproduction or networking permitted without license from IHS-,-,-CAN/CGSB-6.2-2009OFFICE DES NORMES GNRALES DU CANAD

30、AGESTION DES FORMULAIRESAVANT-PROPOSLes formulaires font partie du quotidien des entreprises. Les formulaires permettent de saisir des donnes et de communiquer de linformation de manire structure et efficiente. Ils sont le vhicule par lequel linformation est transmise dans lensemble des processus op

31、rationnels. Ils exigent donc une gestion continue et comptente.La prsente norme nonce les pratiques exemplaires en matire dtablissement et dexploitation dun programme de gestion des formulaires dans des organisations du secteur priv ou public. Elle propose des exigences en matire de politique et fou

32、rnit une orientation sur la mise en uvre du programme, la formation, lutilisation des ressources et la promotion du programme de gestion des formulaires.Il sagit dune Norme nationale du Canada qui a t labore pour la collectivit canadienne de la gestion des formulaires. Elle propose des objectifs qui

33、 ne concernent pas un organisme ni un contexte de travail particulier. Elle peut tre utilise par une personne ou une institution pour des activits comme la conception organisationnelle, le perfectionnement professionnel, la planification des carrires et la dotation.Copyright Canadian General Standar

34、ds Board Provided by IHS under license with CGSBNot for ResaleNo reproduction or networking permitted without license from IHS-,-,-iCAN/CGSB-6.2-2009OFFICES DES NORMES GNRALES DU CANADAGESTION DES FORMULAIRESTABLE DES MATIRESPage1. OBJET . 12. TERMINOLOGIE . 13. LMENTS DE LA GESTION DES FORMULAIRES

35、33.1 Gnralits . 33.1.1 laboration des formulaires 33.1.1.1 Analyse des formulaires 33.1.1.2 Conception des formulaires 33.1.1.3 Inventaire des formulaires 33.1.1.4 Autres activits 33.2 Matrise des ditions des formulaires . 43.3 Discontinuation . 43.4 Administration 44. LMENTS DU PROGRAMME DE GESTION

36、 DES FORMULAIRES . 44.1 Structure de gouvernance de la gestion des formulaires . 44.1.1 Mandat du programme de gestion des formulaires 44.1.2 Politique de gestion des formulaires . 44.1.3 Manuel des procdures relatives aux formulaires . 44.2 Matrise des ditions des formulaires . 54.2.1 lments descri

37、pteurs dune dition . 54.3 Dossiers 54.4 Formulaires daccs universel . 54.5 Inventaire des formulaires . 54.6 Normes relatives aux donnes 54.7 Discontinuation . 54.8 Autorisation lectronique et signatures lectroniques . 54.9 Mesures de rendement du programme de gestion des formulaires . 5ANNEXE A MAN

38、UEL DES PROCDURES RELATIVES AUX FORMULAIRES . A1ANNEXE B GUIDE DU CLIENT B1ANNEXE C MESURES DE RENDEMENT DU PROGRAMME DE GESTION DES FORMULAIRES . C1ANNEXE D FORMATION ET PERFECTIONNEMENT DU PERSONNEL DE GESTION DES FORMULAIRES . D1ANNEXE E DESCRIPTIONS DE POSTES . E1Copyright Canadian General Stand

39、ards Board Provided by IHS under license with CGSBNot for ResaleNo reproduction or networking permitted without license from IHS-,-,-iiTABLE DES MATIRES Suite PageANNEXE F PROMOTION DE LA GESTION DES FORMULAIRES . F1ANNEXE G RATIONALISATION DE LA GESTION DES FORMULAIRES G1ANNEXE H IMPARTITION . H1AN

40、NEXE I CALCUL DU TEMPS PRODUCTIF DISPONIBLE . I1ANNEXE J RECOUVREMENT DES COTS J1ANNEXE K GLOSSAIRE . K1Copyright Canadian General Standards Board Provided by IHS under license with CGSBNot for ResaleNo reproduction or networking permitted without license from IHS-,-,-CAN/CGSB-6.2-2009 1CAN/CGSB-6.2

41、-2009OFFICE DES NORMES GNRALES DU CANADAGESTION DES FORMULAIRES1. OBJET1.1 La prsente norme dfinit les pratiques exemplaires en matire dtablissement et dexploitation dun programme de gestion des formulaires.1.2 Les annexes la prsente norme fournissent des dtails sur la politique et la dotation, la m

42、esure du rendement, la planification, lutilisation des ressources et limpartition.1.3 Les annexes D, E, F, G, H, I, J et K sont des modles pouvant servir doutil ou de guide et peuvent tre personnalises pour llaboration dun programme de gestion des formulaires.1.4 Puisque les organisations exigent so

43、uvent une justification des divers services, lannexe G fournit des indications sur la faon de prparer une justification appuyant un programme de gestion des formulaires et de bien le faire valoir.1.5 Dans les normes de lONGC, le verbe doit est utilis pour exprimer une exigence obligatoire (c.-d. une

44、 disposition laquelle lutilisateur est oblig de satisfaire pour se conformer la norme); le verbe devrait est utilis pour exprimer une recommandation ou un conseil mais non une exigence; et le verbe peut est utilis pour exprimer une option ou ce qui est admissible dans les limites de la norme.2. TERM

45、INOLOGIELes dfinitions suivantes sappliquent la prsente norme :Administration (Administration)Voir Programme de gestion des formulaires.Analyse des formulaires (Forms Analysis)Dtermination et valuation de lutilisation prvue du formulaire, de sa relation avec dautres formulaires dj existants dans le

46、processus, de la manire dont toutes les donnes seront produites et de lutilit et de lefficacit du formulaire en tant quoutil de traitement de linformation.Assurance qualit (Quality Assurance)Surveillance, essai et valuation systmatiques intervalles prtablis pour faire en sorte que les normes soient

47、respectes.Client (Client)Autorit responsable de prsenter une demande visant la cration, la rvision ou lannulation dun formulaire relevant de sa sphre de responsabilit.Conception des formulaires (Forms Design)Squence logique et disposition des lments du formulaire fondes sur les rsultats de lanalyse.Conformit (Compliance)Processus par lequel les normes lgislatives, les pratiques exemplaires et la politique densemble sont respectes pendant llaboration des formulaires.Descripteur d