[职业资格类试卷]秘书资格四级（实操考试）模拟试卷1及答案与解析.doc

1、秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 1 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。早上秘书卫红身着职业装走进公司办公大楼，发现楼道内光线昏暗，马上向值班人员了解情况，得知照明灯坏了。卫红随即给后勤部拨打电话：“请你们尽快派维修人员检修办公大楼的照明灯，谢谢”。并认真填写了 隐患记录及处理表 ，表的格式正确，内容完整。办公室工作人员小李进来：“卫秘书，研发部张主任请你把有关 2 号新产品的技术资料发到他的邮箱里。另外我昨天去总公司开会的交通费要报销。”卫红递给小李零用现金凭单让其填写，凭单格式正确，内容

2、符合要求。然后打开计算机迅速查到要找的资料，却不熟练发邮件的程序，只得让小李帮助发送。卫红认真核对零用现金凭单和发票，并指导小李将发票贴在凭单后面。小李：“今天主任不在，你先给报销了吧，明天再补签就是了。”卫红不假思索地说：“ 也好 ”，拉开抽屉取出现金付给小李。随手将凭单放在桌上的文件堆里。电话铃响四声后卫红接起：“你好，金泰公司。”王总经理的声音：“ 你把最近收集到的客户对我公司产品的反馈信息送过来。”卫红手忙脚乱地抱着一堆资料来到王总经理办公室：“王总，资料都在这里。”王总经理：“ 这么一大堆，你让我怎么看呀，你把它整理后再拿给我。”卫红：“好吧我这就去整理。”卫红正在整理客户的有关资料

3、，传来敲门声，“请进” ，并立即起身迎接。泰康公司秘书小李进来：“你好。”卫红忙着为小李倒水招待，“对不起，你稍坐一会儿，我去技术部取一份资料，马上回来。” 小李看到桌上的资料，随手拿起一份翻看起来。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。秘书卫红身着职业装来到总经理办公室，敲门后进入：“王总，考虑到您第二季度活动较多，我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确，内容完整。王总经理：“ 谢谢，我正需要呢。我刚刚接到电话明天上午去市里开会，你安排张副经理接待来访的利康公司李经理吧。”卫红：“我马上去安排。” 回到办公室在工

4、作日志上做更改。办公桌上文件码放整齐，办公桌前电话线、电脑线交叉拖曳。工作人员小李进来：“ 卫秘书，我明天去人事局外调，需要开封介绍信。”卫红边拿介绍信、公章，边说：“我正要去向张副经理汇报工作，你自己开吧，开好后把介绍信、公章放在桌子上就行了。”随即离开办公室。卫红在张副经理办公室：“这是明天接待利康公司李经理的接待计划。”张副经理：“ 接待规格变了，你要与对方作好解释工作。”卫红：“哎呀，我忘记通知对方了。”张副经理继续看着接待计划，略显生气地说：“怎么能让客人参观 2 号新产品试验室呢?这可是我们的保密项目呀。”卫红：“我去重新安排参观路线。”第二天卫红提前来到接待室，整理环境，开窗通风

5、。利康公司李经理一行人来到公司大门口，没有人员迎接便自行来到接待室。卫红和张副经理马上迎上去，卫红抢先与来访客人握手，并主动用正确的手势引导客人进入接待室。卫红让李经理一行人坐在离门口较近的沙发上，让张副经理坐在离门口较远的沙发上。突然卫红的手机响了，她向客人很抱歉地说：“对不起，我接个电话。” 转身离开到外面接听电话。二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。4 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。5 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。秘书资格四级（

6、实操考试）模拟试卷 1 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)着装规范。(正确)(2)发现问题能够及时了解情况。(正确)(3)能够及时报告维修部门排除隐患。(正确)(4)及时填写 隐患记录及处理表。(正确)(5)隐患记录及处理表 格式正确，内容完整。(正确)(6)零用现金凭单 设计正确。(正确)(7)会用计算机查找文件资料。(正确)(8)不熟悉发电子邮件的程序。(错误)(9)认真核对报销手续并指导小李贴发票。(正确)(10)没有领导签字就予以报销。(错误)(11)现金没有放在带锁的抽屉里。(错误)(12)没有及时在零用现金账簿上作记录。(错误)(13)接电话不及时。 (错误)(14)接

7、电话没有首先道歉。(错误)(15)没有对收集到的信息资料进行整理。(错误)(16)将客户信息的有关资料随手放在桌上，没有保密意识。(错误)2 【正确答案】 (1)着装规范。(正确)(2)进入领导办公室敲门。(正确)(3)主动为领导制定活动计划表。(正确)(4)活动计划表格式正确。(正确)(5)能够及时更改工作日志。(正确)(6)办公桌上文件摆放整齐。(正确)(7)办公桌前电线拖曳。 (错误)(8)不应让工作人员自己开具介绍信。(错误)(9)印章、空白介绍信不应放在桌上，没有保密意识。(错误)(10)没有及时通知对方改变接待规格。(错误)(11)不应安排来访者参观企业的保密项目。(错误)(12)

8、能够提前整理接待室。(正确)(13)没有到大门口迎接客人。(错误)(14)不应抢在领导前面与客人握手。(错误)(15)引导客人手势正确，合乎礼仪要求。(正确)(16)安排主、客座位不正确。(错误)(17)接听电话前能够主动向客人道歉。(正确)(18)出去接听电话处理方式正确。(正确)二、工作实务3 【正确答案】 意向书的结构是：标题+正文+ 尾部(1)标题标题有两种写法：项目名称 +文种，如关于兴建 意向书。文种，即 意向书 。(2)正文正文的结构是：导语+主体+ 结尾导语：写明合作各方当事人的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见。然后用“ 本着原则，兴建 项目” 作为导语的结束。

9、主体：分条款写明达成的意向性意见，可以参照合同或协议的条款排列。结尾：写明 “未尽事宜，在正式签订合同或协议时予以补充”一语，以便留有余地。(3)尾部意向书签订各方单位的名称、代表人姓名并加盖公章、私章及日期。4 【正确答案】 (1)文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据。(2)法规性文件以批准日期为根据。(3)领导性文件以签署日期为根据。(4)会议记录以开会日期为根据。(5)计划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据。(6)文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期。(7)通过分析文件内容，研究文件的制成材料、格式、字体和各种标记，或者与

10、已有准确日期的同类文件比较对照来判定日期。5 【正确答案】 (1)收集信息的主要渠道有：通过报纸、杂志和广播电视等相关资料的收集，了解传媒对此次会议的评价和反馈。从网上收集有关推广会的信息和同类产品的情况。从有关科研单位了解对此次推广会的评价。从公司在各地的销售点、代理商、客户等处了解对此次会议的反馈情况。(2)对此次会议信息的加工方式可以采取：综合加工：把各种相关的信息有机地结合在一起的过程。提炼加工：指从各种信息中摄取所需要信息的深加工过程。推导加工：依据已知消息，运用逻辑推理得出新结论的加工过程。(3)立卷归档的主要做法：首先做好会议文件的收集整理工作。确定会议文件的收集范围；选择正确的收集会议文件的渠道；运用多种收集文件的方法。收集文件应严格履行文件登记手续，并认真检查文件是否缺件、缺页、缺损的情况。如果出现此类情况，应尽快及时采取补救措施。收集整理过程中要注意保密。会议文件的立卷归档：把会议过程中的一整套材料，及时进行分类，力求完整全面，会议记录和纪要的原件要长期保存。