1、 DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T 20.4-1999 民国档案目录中心数据采集标准 民国档案机读目录 软磁盘数据交换格式 Data collection standards for the catalogue centre of Republican archives Format of bibliographic data interchange On diskette for Republican archives 1999-05-31批准 1999-12-01实施 中华人民共和国国家档案局 发布 目 录 前言.1 1范围.2 2定义.2 3记录格式.1 4 文本文件格式和数据
2、库结构.3 5举例.4 中华人民共和国国家档案局1999-05-31发布 1999-12-01实施 1 前言 本标准规定的格式具有以下特点：充分考虑了各级档案馆民国档案机读目录的实际状况，因此除了提出以.txt作为扩展名的文本格式外，又提出了以.dbf为扩展名的XBabs系列数据库的库结构要求，以供各单位从自身的具体情况出发任意选用一种；本格式中规定的民国档案机读目录中各字段的要求，系根据DA/T20.1-1999民国档案目录中心数据采集标准 民国档案著录细则、DA/T 20.3-1999民国档案目录中心数据采集标准 民国档案分类标引细则和DA/T 20.2-1999民国档案目录中心数据采集标
3、准 民国档案主题标引细则而制定。 本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。 本标准由国家档案局归口。 本标准起草单位：中国第二历史档案馆民国档案目录中心数据采集标准课题组。 本标准主要起草人：周忠信、邵玲、常福余、喻春生、任荣、潘涛、夏茂粹。 中华人民共和国国家档案局1999-05-31发布 1999-12-01实施 2 中华人民共和国行业标准 DA/T 20.4-1999 民国档案目录中心数据采集标准 民国档案机读目录软磁盘数据交换格式 1范围 11本标准规定了以软磁盘作为载体交换民国档案机读目录数据时所使用的格式。 12本标准规定的民国档案机读目录数据文件的组织方式是以.txt为扩展名的
4、文本文件或者以.dbf为扩展名的数据库文件。 13本标准适用于全国民国档案目录中心机读目录信息交换。 2定义 本标准采用下列定义。 21档案目录 按照一定的秩序编排而成的条目组合，是档案管理、检索和报道的工具。 22机读目录 将档案目录依照一定的格式输人计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。 23数据 对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。 DA/T 20.4-1999 中华人民共和国国家档案局1999-05-31发布 1999-12-01实施 1 24记录 完整描述一件事物的相关数据处理单元 25字段 记录中可标识的特定范围数据。 3记录格式 31记录由一组按一定格式写
5、人的物理记录序列构成一条记录由记录头标，若干字段和记录尾标组成。其结构为： 记录头标 字段1 字段n 记录尾标 图1记录结构 记录头标 标识记录开始的信息 其取值为(两位反斜杠字符) 记录尾标 标识记录结束的信息 其取值为/(两位斜杠字符) 32字段结构 字段名 分隔符 数据区 字段结束符 图2字段结构 字段名 标识该字段数据区所属的字段 其取值为汉字 分隔符 分隔该字段的字段名与数据区内容 取值为 :（冒号字符) 数据区 字段的实际内容 DA/T 20.4-1999 中华人民共和国国家档案局1999-05-31发布 1999-12-01实施 2 取值为汉字、字母、数字等 字段结束符 指示该字
6、段数据区结束 取值为 (反斜杠字符) 33文件结构 若干条记录组成一个文件，文件的结构为 记录 1 记录 2 记录 N 图3 文件结构 DA/T 20.4-1999 中华人民共和国国家档案局1999-05-31发布 1999-12-01实施 3 4 文本文件格式和数据库结构 .txt文本文件 .dbf数据库结构 序号 字段名称 字段名 数据类别 字段名 字段类型 字段长度 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 分类号 档案馆代码 全宗号 目录号 案卷号 宗号 页号 缩微号 政权标识 控制符 题名 责任者 文本 语种 文件起始时间 文件终止时间
7、 主题词 附注 分类号 馆代码 全宗号 目录号 案卷号 宗号 页号 缩微号 政权标识 控制符 题名 责任者 文本 语种 起始时间 终止时间 主题词 附注 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 汉字 汉字 汉字 汉字 字符 字符 汉字 汉字 FLH GDM QZH MLH AJH ZH YH SWH ZBS KZF TM ZRZ WB YZ WQS WZS ZTC FZ C C C C C C C C C C C C C C C C C C 40 6 12 12 12 12 12 18 1 1 120 60 10 12 8 8 60 100 DA/T 20.4-1999 中
8、华人民共和国国家档案局1999-05-31发布 1999-12-01实施 4 5举例 某档案目录其著录工作单位如下： 分类号 J271-32 J271-91 档案馆代码 432001 全宗号 1 目录号 案卷号 27 宗号 页号 缩微号 16J0962 政权标识 控制符 题 名 建立档案总库筹设国史馆提议 责任者 张继 吴敬恒 邹鲁 附注 文本 语种 起始时间 19391 终止时间 主题词 机构设置 提案 国史 张继 吴敬恒 邹鲁 档案馆名称：中国第二历史档案馆 在以.txt为扩展名的文本文件申，表示为： 分类号:J271-32 J271-91馆代码:432001全宗号:1目录号:案卷号:27
9、宗号:页号:缩微号:16J0962政权标识:控制符:题名:建立档案总库筹设国史馆提议责任者:张继 吴敬恒 邹鲁文本:语种:起始间:19390100终止时间:主题词:机构设置 提案 国史 张继 吴敬恒 邹鲁附注:/ 或者表示为(舍去目录中的空白项) 分类号:J271-32J271-91馆代码:432001全宗号:1案卷号:27缩微号:16J0962题名:建立档案总库筹设国史馆提议责任者:张继 吴敬恒 邹鲁起始时间:19390100主题词:机构设置 提案 国史 张继 吴敬恒 邹鲁/ 在以.dbf为扩展名的数据库文件中，表示为： DA/T 20.4-1999 中华人民共和国国家档案局1999-05-31发布 1999-12-01实施 5 FLH J271-32 J271-91 GDM 43001 QZH 1 MLH AJH 27 ZH YH SWH l6J0962 ZBS KZF TM 建立档案总库筹设国史馆提议 ZRZ 张继 吴敬恒 邹鲁 WB YZ WQS 19390100 WZS ZTC 机构设置 提案 国史 张继 吴敬恒 邹鲁 FZ
