1、ICS 0312010A 00 蝠雷中华人民共和国国家标准化指导性技术文件GBZ 1 9034-2008ISOIWA4：2005质量管理体系地方政府应用GBT 1 900 12000指南Quality management systems-Guidelines for the application ofGBT 1 900 12000 in local government(ISOIWA4：2005，Quality management systems-Guidelines forthe application of ISO 9001：2000 in local government，IDT)
2、20081029发布 2009-05-0 1实施丰瞀鹳鬻瓣訾雠瞥星发布中国国家标准化管理委员会徼1”GBZ 19034-2008ISOIWA4：2005前言引言1 范围11 总则-12应用2规范性引用文件3术语和定义4质量管理体系41通用要求42文件5管理职责一51管理承诺52以公众为关注焦点53质量方针54策划55职责、权限和沟通56管理评审6资源管理61资源提供62人力资源63基础设施64工作环境7服务实现71服务实现的策划72与公众有关的过程73设计和开发74 采购75服务提供76监视和测量装置的控制8测量、分析和改进81总则82监视和测量83不合格服务的控制目 次84数据分析85改进附
3、录A(资料性附录) 典型的地方政府质量管理过程附录B(资料性附录)地方政府自我评价模型一参考文献0oooo，80o加挖”nnn“M均如匏拈鸪勰筋孙卵四髂刖 罱GBZ 19034-2008ISO1WA4：2005本指导性技术文件等同采用ISOlWA4：20054质量管理体系 地方政府应用ISO 9001：2000指南。本指导性技术文件是GBT l 9000族标准的组成部分，并与其保持一致。为便于使用，本指导性技术文件做了下列编辑性修改：a) 由于行政体制的不同，我国各级政府负责人的称谓有别于其他国家。为符合我国的实际情况，重新编写了术语31中的注；b) “本标准”改成“本指导性技术文件”。本指导
4、性技术文件的附录A和附录B均为资料性附录。本指导性技术文件由全国质量管理和质量保证标准化技术委员会(SACTC 1 51)提出并归口。本指导性技术文件起草单位：中国标准化研究院、内蒙古科技厅、中国矿业大学(北京)管理学院、北京信息科技大学经济管理学院、上海质量管理科学研究院、中国质量认证中一12,、北京新世纪认证有限公司。本指导性技术文件主要起草人：李镜、汤万金、徐凤君、安景文、刘宇、刘俭生、刘钢、吉星。GBZ 1 9034-2008ISOIWA4：2005引 言当今社会所面临的一个巨大挑战是需要建立和保持公众对于政府机构的信任。为此，地方政府在创建质量和资金效率稳步提高的公共服务，以及持续发
5、展的地区社会中起着重要的作用。通过以和谐、一致的方式，执行并落实国家和区域性政策，有助于促进持续的经济繁荣和社会公正。在某些极端情况下，当区域或国家缺乏有效管理的时候，地方政府也可保持地方安定并促进有效管理。这样，就有可能通过地方一级逐步形成较强的地区、国家和全球性的政府运行机制。对照某些地方政府已取得的高质量业绩，其他政府的公共政策就可以得到纠正和改善，从而使整个体系变得更加牢固。这种方法将有助于建设值得公众信任的并且稳定的地方、区域和中央政府。虽然世界不同地区的公众需求和期望千差万别但是全世界的地方政府都在经历着更高水平的民主与多元化，这就需要政府以有效和透明的方式提高其执政能力。因此，作
6、为一个系统，为了能够共同高效与协凋地工作。地方政府需要对这些不同的资源和过程进行充分的管理。质量管理体系是为了使地方政府能够满足地方社会的需求和期望而帮助其指挥和控制其自身活动的一种方法。概括地说，质量管理体系包括组织结构和达到质量目标所必需的策划、过程、资源和文件，以及对所提供的产品和服务的持续改进。GBT 190012000质量管理体系 要求作为建立这样一种体系的基础，已经获得了普遍的认可。它为地方政府提供了一个使公众信任其需求和期望能被充分地理解，并有能力在稳定的基础上及时地予以满足的有效工具。GBT 19000族标准中通用的基本文件包括：GBT 1 9000-2000质量管理体系 基础
7、和术语，它在总体上为质量管理体系阐述了概念、原则、基础知识和术语；GBT】9001 2000质量管理体系 要求它规定了能够持续满足顾客(在此是指地方的公众)需求和期望的体系要求；GBT 19004-2000质量管理体系 业绩改进指南为持续改进组织的总体业绩和效率提供了指南。制定本指导性技术文件的目的是为地方政府提供一个一致的质量管理方法，同时把GBT 19001 2000的技术语言“转化”为地方政府人员更为熟悉的语言。这样做是为鼓励和推进在地方政府中应用GBT 190012000。但是应该认识到，在不同的地区和文化背景下，地方政府所处的具体环境必然有所不同，不可能为不同的地方政府依据GBT 1
8、 90012000单独规定一个实施质量管理体系的方式。各个地方政府的责任是把本文件中所提供的内容应用于自身特定的情况和环境。虽然有些地方政府可能已经在某些具体的工作中部分执行了GBT 1 90012000，但是本指导性技术文件的目的是在整个工作范围内，促进对标准包括某些附加要求的使用。本指导性技术文件的附录包括了地方政府应该努力提供的服务和相关过程的一些示例，以及评价其有效性和成熟度的方法。为了实现建设一个值得信任、负责和透明的地方政府的目标，虽然寻求GBT 19001-2000认证可能会作为地方政府的政绩而得到鼓励，但这不是必要的。不应当把符合GBT 1900l一2000标准作为自己的最终目
9、标。某个地方政府一旦达到了能为地方社会提供持续合格服务的水平，就应当把着眼点放在业绩合格之外，同时考虑利用GBT 1 9004-2000和(或)其他卓越模式来提高其整体效率。图l表示实旋质量管理体系的各个阶段及本指导性技术文件的作用。*d恺g隹罄柽鲁GBZ 1 9034-2008ISOIWA4：2005卓越模式GB|T 190042000 藏OBI 19001 2000麓 嚣一 _搿浮爨 麓溅隧纛 溺不可信 可信 高效 卓越图1 本指导性技术文件作用示意图本指导性技术文件是为帮助地方政府理解和实施满足GBT 19001-2000要求的质量管理体系提供指南，以便满足公众的需求和期望。附录A提供了
10、一些典型地方政府过程的资料，附录B给出了地方政府用于实施完整的质量管理体系的自我评价模型。0 1 总则采用质量管理体系应当是组织的一项战略性决策。一个组织质量管理体系的设计和实施受各种需求、具体目标、所提供的产品、所采用的过程以及该组织的规模和结构的影响。统一质量管理体系的结构或文件不是本标准的目的。本标准所规定的质量管理体系要求是对产品要求的补充。“注”是理解和说明有关要求的指南。本标准能用于内部和外部(包括认证机构)评定组织满足顾客、法律法规和组织自身要求的能力。本标准的制定已经考虑了GBT 1 9000和GBT 19004中所阐明的质量管理原则。本指导性技术文件的目的是表述GBT 1 9
11、000族标准中的质量管理概念，以及在地方政府的实际工作中通常使用的术语。地方政府应当制定一份让各级工作人员所接受、理解和使用的，短期或中期的发展计划或工作方案。但是如果缺少或根本不存在有效实施发展计划或工作方案所需要的过程那么计划或方案本身并不能保证最终实现地方社会的需求和期望。为了帮助地方政府实施一个有效的管理体系，本指导性技术文件的重点在于有关过程的细节。本指导性技术文件未要求地方政府进行质量管理体系认证，如果地方政府愿意可选择GBT 1 9001 2000认证。通过内部质量审核，及对来自公众、社会各界和上级政府的意见或评价的收集与分析，完全可以证实地方政府的质量管理体系是否符合要求。任何
12、质量管理体系部将受到具体的地方政府的不同政策、目标、工作方法、现有资源和管理状况的影响。因此，每个地方政府的质量管理体系的细节是不同的。重要的不是详细描述实施质量管理体系的方法，而是确实要得到持续有效的结果。为了使质量管理体系能够正常地发挥作用，应当将体系建立得尽可能简单。地方政府为了让质量管理体系能够满足其实现质量方针和质量目标的需要。充分了解质量管理体系是非常必要的。GBT 1 9000一2000(质量管理体系 基础和术语指出，成功地领导和运作一个组织需要采用一种系统和透明的方式进行管理。为了赢得公众的信任，地方政府的公信力与透明度是至关重要的，而持续的成功只能来自于实施一个致力于满足所有
13、相关方的需求和期望的完整的质量管理体系。一个值得信任的、成功的地方政府的质量管理体系，应当覆盖影响其满足公众及上级或中央政府等其他相关方需求的所有活动和过程。GBZ 19034-2008ISOIWA4：200502过程方法本标准鼓励在建立、实施质量管理体系以及改进其有效性时采用过程方法。通过满足顾客要求增强顾客满意。为使组织有效运作，必须识别和管理众多相互关联的活动。通过使用资源和管理，将输入转化为输出的活动可视为过程。通常，一个过程的输出直接形成下一个过程的输人。组织内诸过程的系统的应用，连同这些过程的识别和相互作用及其管理。可称之为“过程方法”。过程方法的优点是对诸过程的系统中单个过程之间
14、的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制。过程方法在质量管理体系中应用时，强调以下方面的重要性：a)理解并满足要求；b)需要从增值的角度考虑过程；c) 获得过程业绩和有效性的结果；d) 基于客观的测量，持续改进过程。图1所反映的以过程为基础的质量管理体系模式展示了48章中所提出的过程联系。这种展示反映了在规定输人要求时，顾客起着重要作用。对顾客满意的监视要求对顾客有关组织是否已满足其要求的感受的信息进行评价。该模式虽覆盖了本标准的所有要求，但却未详细地反映各过程。注：此外称之为“PDCA”的方法可适用于所有过程。PDCA模式可简述如下：P策划：根据顾客的要求和组织的方针，为提供结果建立必要
15、的目标和过程；旷实施：实施过程；c检查：根据方针、目标和产品要求，对过程和产品进行监视和测量，并报告结果；A一处置：采取措施，以持续改进过程业绩。GBZ 1 9034-2008ISOIWA4：200502过程方法为了地方政府能够采用过程方法，首先是要能够识别为公众提供高质量的服务所需的不同种类的过程。其中包括管理、运作和支持过程，以及地方政府提供服务所必须的核心过程(见35)。每个过程都应予以识别：顾客是谁?(谁接受过程的输出?)顾客可能是同一地方政府中另一个部门的内部顾客，或是接受某种服务的外部顾客，如公众。过程的主要输入是什么?例如：法律法规要求、中央和(或)上级政府的政策、信息、物资、能
16、源、人力和财政资源期望输出什么?(例如：提供具备什么特征的服务?)证实过程运行状况和(或)过程结果需要控制什么? 与其他地方政府过程的相互作用是什么?(一个过程的输出通常形成其他过程的输人)注：ISOTC l 76SC 2N 544提供了有关”过程方法”的进步说明。地方政府过程的示例通常包括：a) 确定地方政府在社会经济环境中的作用的战略管理过程；h)地方政府实施服务所需的资源和能力的提供过程；c) 保持所需要的工作环境的过程；d) 发展计划和工作程序的制定、修订和更新；e) 服务提供过程的监视和评价；f) 透明的内部和外部沟通过程；这些应当包括为鼓励对地方政府的计划、方案、主张和做法达成共识
17、而促进与内、外部相关方对话的公民参与机制；g) 解决危机的应急准备和响应的过程。图释 一增值活动一信息流图2 以过程为基础的地方政府质量管理体系模式GBZ 1 9034-2008IS0IWA4：200503与GBT 19004的关系GBT 1 9001和GBT 19004已制定为-Xt协调一致的质量管理体系标准，它们相互补充，但也可单独使用。虽然这两项标准具有不同的范围。但却具有相似的结构，以有助于它们作为协调一致的一对标准的应用。GBT 19001规定了质量管理体系要求可供组织内部使用，也可用于认证或合同目的。在满足顾客要求方面，GBT 19001所关注的是质量管理体系的有效性。与(jBT
18、1 9001相比，GBT 1 9004为质量管理体系更宽范围的目标提供了指南。除了有效性，该标准还特别关注持续改进组织的总体业绩与效率。对于最高管理者希望通过追求业绩持续改进而超越GBT 1 9001要求的那些组织，GBT 1 9004推荐了指南。然而用于认证或合同不是GBT 19004的目的。地方政府必须认识到持续提供合格服务的能力，可能取决于超出其所直接控制范围的资源的提供。为了最大限度地利用有限的可用资源GBT 19004 2000给出了如何提高过程效率的指南。04与其他管理体系的相容性为了使用者的利益本标准与GBT 2400卜】996相互趋近，以增强两类标准的相容性。本标准不包括针对其
19、他管理体系的要求，如环境管理、职业卫生与安全管理、财务管理或风险管理的特定要求。然而本标准使组织能够将自身的质量管理体系与相关的管理体系要求结合或整合。组织为r建立符合本标准要求的质量管理体系可能会改变现行的管理体系。地方政府为确保所提供的服务质量，需要通过质量管理体系来明确环境、健康和安全或其他管理事项。这不应当被认为，地方政府针对这些方面的问题要具备一个(或多个)完整的管理体系，可以依据地方政府自身的质量管理体系状况加以判断。但是，地方政府可能需要将质量管理体系与其他管理体系同时建立或整合。本指导性技术文件仅供参考。有关本指导性技术文件的建议和意见，请向国务院标准化行政主管部门反映。GBZ
20、 19034-2008ISOIWA4：2005质量管理体系地方政府应用GBT 190012000指南质量管理体系要求1 范围11 总则本标准为有下列需求的组织规定了质量管理体系要求：a) 需要证实其有能力稳定地提供满足顾客和适用的法律法规要求的产品；b)通过体系的有效应用。包括体系持续改进的过程以及保证符合顾客与适用的法律法规要求旨在增强顾客满意。注：在本标准中术语“产品”仅适用于预期提供给顾客或顾客所要求的产品。范围11 总则本指导性技术文件的目的是要在整体的基础为地方政府提供一个自愿实施GBT 1900l 2000标准的指导性文件。这些指导原则对GBT 1 9001 2000标准的要求并未
21、做任何添加、改变或修订。一个值得信任的地方政府，在为公众提供所需服务的必要过程中应以持续和可靠的方式来确保满足公众信任所需的最低条件。地方政府的所有过程，包括管理、核心、操作和支持过程(见35)应组成一个唯一、完整的质量管理体系。该体系的整体性特点十分重要否则，尽管地方政府在一些领域很值得信任，但在其他领域可能会缺乏信任。要使一个政府值得信任，就应确保其所有主要过程和服务得到信任的最低条件。要达到这一目的，建议地方政府清晰界定其管理过程、核心过程和支持过程，以使其获得信任(见附录A)。附录B为地方政府提供了一个评价其过程、成熟度和服务范围的诊断性工具。12应用本标准规定的所有要求是通用的旨在适
22、用于各种类型、不同规模和提供不同产品的组织。当本标准的任何要求因组织及其产品的特点而不适用时可以考虑对其进行删减。除非删减仅限于本标准第7章中那些不影响组织提供满足顾客和适用法律法规要求的产品的能力或责任的要求，否则不能声称符合本标准。12应用本指导性技术文件提出的指导性原则是通用的，适用于各种类型、不同规模和提供各种服务的地方政府。由于本指导性技术文件是一个指南性文件，所提供的内容不涉及对要求的“删减”，如同采用(；BT l 9001标准一样。使用者可根据需要来自由应用本指导性技术文件条款，以充分受益。lGBZ 19034-2008ISOIWA4：20052引用标准下列标准所包含的条文，通过
23、在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。GBT 1 90002000质量管理体系 基础和术语(idt Is()9000：2000)2规范性引用文件无其他引用文件。3术语和定义本指导性技术文件采用了GBT 1 9000-2000中给出的术语和定义。GBT 19001 2000标准中所使用的“组织”一词，在本指导性技术文件中指的是地方政府。根据地方政府所在的不同地理位置和地区的文化、习俗和公众的差异，指南中所给出的术语和定义的使用含义也有所不同。GBT 19001-2000标准不要求地方政府采用GB
24、T 19000-2000标准中规定的术语来建立其各自的质量管理体系。31最高管理者top management地方政府(34)的最高层中负有行政职责的一个人或一组人注：由于区域范围的差异，职务和职责的范围会有不同。例如：省长、自治区主席、市长、州长、县长、区长、乡长、镇长等。各级地方政府领导人员均依法选举产生。具体规定可查阅中华人民共和国地方各级人民代表大会和地疗各级人民政府组织法。32顾客(公众)customer(citizen)接受地方政府(34)服务(36)的组织或个人注1：地方政府应了解各种类型的顾客，以达到其所有的需求和期望的平衡。例如一些公众是纳税人，为地方政府的服务提供经费，他们
25、可能与那些期望只从政府所提供的服务中受益的公众会有所不同。注2：“顾客”一词可能会在地方政府(公共)管理领域引起争议。但是由于该词在质量管理体系标准中的广泛采用，因此“顾客”一词也一直被这些相关指南直接采用。33地方政府规范specification for local government地方政府(34)持续有效为公众提供符合其需求与期望的服务所需达到的最低要求注1：有时在文件中以“地方政府章程”或“服务公约”来进行表述。注2：部分内容可能来自立法或上级政府以及中央政府的政策。注3：地方政府业绩指标说明详见附录B。，GBZ 1 9034-2008ISOIWA4：200534地方政府local
26、 government地方政府是中央或其上级政府的一部分。通常，最接近公众。负责该地区的管理，并促进其发展同时负责为顾客(公众)(32)提供服务注：地方政府通常是建立在某个经划分的地域范围内在民族，政治和行政组织等方面与当地公众密切相关。一般是由地域、人口、组织机构和立法形成的一个公共实体拥有自身的合法地位和陈述自己的行政主张的能力。35地方政府行政过程local government process将输入(政策、资源、公众需求和期望等)转化为输出(结果)(为公众提供的服务)的相互关联或相互作用的地方政府的一组活动注l：为了方便说明，可以将地方政府行政过程划分为管理过程(3 51)、核心过程(
27、3 5 2)、运作过程(3 53)和支持过程(35 4)。注2：附录A提供了一些典型的地方政府行政过程的示例。注3：为了简单本指导性技术文件中表述为“地方政府过程”。351管理过程management process为J，符合适用的法律、政策和标准，地方政府(34)进行监管和治理所需要的过程352核心过程core process为了完成地方政府(34)的总体任务与目标所需要的过程注1：可包括，如：确保经济可持续发展的过程、社会综合发展的过程和环境可持续发展的过程。沣2：地方政府通常利用运作过程(3 53)来具体实现核心过程。353运作过程operational process核心过程(352)
28、的运作部分，使地方政府(34)能够为公众提供满足其需求和期望的产品和服务(36)354支持过程support process确保核心过程(352)的业绩满意所需要的过程注：支持过程包括人力、物资、金融以及与计算机相关资源的管理。36服务 service由地方政府(34)所执行的一个或几个过程的结果注1：“服务”通常是指无形产品。GBT 1 900l 2000标准中指的是组织的“产品”。这里指的是由地方政府所提供的产品和服务。虽然在本质上主要是指无形的产品，但是服务也可以包括一些有形成分(如某些宣传品、垃圾容器、避难所等)。注2：服务还可以是自来水的供应、污水处理与排放控制、照明、垃圾收集、对公
29、众的保护等。注3：地方政府经常提供的另外一项主要服务是项目开发这可能需要制定质量计划(质量计划和项目管理分别详见GBT 1 9015和GBT 1901 6)。37地方政府质量管理体系 quality management system of the local government使地方政府建立与质量有关的方针和目标并实现这些目标的相互关联或相互作用的一组要素(来自GBT 19000 2000的321、322和3 23)。注1：这些要素通常包括：有效运作地方政府行政过程(3 5)所需要的硬件(设备)、软件(方法和程序)和人员。注2：质量目标应包括地方政府规范(3 3)。3GBZ 1 9034-
30、2008ISOIWA4：200538透明度transparency为确保公众和所有相关方意识到他们在地方政府中的作用、权利和义务，地方政府对所采用的过程、程序、方法、数据资源和设想的结果向社会通报的程度4质量管理体系41 总要求组织应按本标准的要求建立质量管理体系，形成文件，加以实施和保持，并持续改进其有效性。组织应：a) 识别质量管理体系所需的过程及其在组织中的应用(见12)；b) 确定这些过程的顺序和相互作用；c) 确定为确保这些过程的有效运作和控制所需的准则和方法；d) 确保可以获得必要的资源和信息，以支持这些过程的运行和对这些过程的监视；e)监视、测量和分析这些过程；f)实施必要的措施
31、，以实现对这些过程策划的结果和对这些过程的持续改进。组织应按本标准的要求管理这些过程。针对组织所选择的任何影响产品符合要求的外包过程，组织应确保对其实施控制。对此类外包过程的控制应在质量管理体系中加以识别。注：上述质量管理俸系所需的过程应当包括与管理活动、资源提供、产品实现和测量有关的过程。4质量管理体系41通用要求鉴于本条款的基础性特征以及为质量管理体系的其他部分奠定了基础，因此，其内容应有助于确定那些使地方政府编制文件、实施和保持质量管理体系的要素，以使地方政府能以更高的透明度，高效地实现其可信的业绩。地方政府应清晰界定其质量管理体系的覆盖范围。为了确定所建立的达到持续改进和公众满意的稳定
32、结果的过程，确定和区分所提供的产品和服务是很必要的。地方政府应：a) 确定为提供其产品和服务所需的过程、应该达到的标准(适当时)和对结果的评价方式；h) 识别可促进政府行为完整、可信和有效的质量管理体系所需的过程；c) 确定这些过程的顺序和相互作用(在输人与输出方面他们是如何相互关联的见02)；d) 确定所需的准则和方法，以确保对这些过程的运行和控制是有效的；e) 确保用来支持这些过程运行和监视的资源与信息的可用性；f)对这些过程进行监视、测量和分析；g) 采取必要的措施，以获得对这些过程策划的结果和对这些过程的持续改进。需要强调的是，在将某些过程外包给第三方时，地方政府必须承担总体的管理责任
33、。例如有些服务是由一些非政府组织如公有(私有)的机构来提供的。GBZ 19034-2008ISOIWA4：2005a) 形成文件的质量方针和质量目标；b)质量手册；c) 本标准所要求的形成文件的程序；d) 组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件；e)本标准所要求的记录(见424)。注1：本标准出现“形成文件的程序”之处，即要求建立该程序，形成文件并加以实施和保持注2：不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程度取决于：a)组织的规模和活动的类型；b)过程及其相互作用的复杂程度；c)人员的能力。注3：文件可采用任何形式或类型的媒体。42文件421 总则在策划质量管理体系所需的文件时，地方
34、政府应考虑到以下方面：a) 地方政府通常使用的和所要求的术语和定义；b)政府的政策(包括本级政府、上级政府和国家的政策)；c)适用的法律、规章和标准；d)人员的能力；e)所提供的项目、产品和服务。1SOTC l 76SC 2N 525提供了关于GBT l 90012000标准中对文件要求的详细指南(见参考文献)。422质量手册组织应编制和保持质量手册，质量手册包括：a) 质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性(见12)b) 为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；c) 质量管理体系过程之间的相互作用的表述。422质量手册质量手册是质量管理体系中最高层的重要文件。其作用之一是阐明地
35、方政府所建立和运行的质量管理体系满足GBT 1 90012000要求的方法。手册应表述地方政府质量管理体系的范围以及各过程(见35)之间的相互作用，并包括(或引用)有效实施质量管理体系所需的所有适用的形成文件的程序。质量手册应包括(但不限于)以下方面：(；BT 1 90012000标准所要求的形成文件的程序； 对提供的产品和服务(包括项目)所适用的法律、法规所要求的形成文件的程序； 证明地方政府的过程(如采购活动)透明度所需要的形成文件的程序和(或)其他文件。423文件控制质量管理体系所要求的文件应予以控制。记录是一种特殊类型的文件，应依据424的要求进行控制。应编制形成文件的程序，以规定以下
36、方面所需的控制：GBZ 1 9034-2008ISOIWA4：2005a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的；b) 必要时对文件进行评审与更新，并再次批准；c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本；e)确保文件保持清晰、易于识别；f)确保外来文件得到识别，并控制其分发；g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。423文件控制文件控制的目的在于确保质量管理体系所需的所有文件能够得到及时更新，并随时确保使用者易于获取。鉴于这个目的地方政府应建立一个形成文件的程序以表述：a)批准、发布和修订内部文
37、件的制度包括其标识和修订状态；b) 控制外部文件的制度，如适用的法律文件、应急预案等。适当时，这些文件应让公众得到；c) 地方政府人员、合同承包人和其他必要的相关方获得文件的制度。注：地方政府所发布的大部分文件是公共性文件，因此更有必要对文件进行有效的控制。这可以通过简捷的政府网站进行。这些文件还可以其他各种方式作为载体：如纸张、录像带、图片、计算机光盘等。用来确定、管理和控制地方政府的服务和项目所提供的文件也应得到控制(见71)。内部发布的文件也应进行评审、修订和批准，以使其适用并符合要求。与提供服务有关的出版物、法规、表格或其他文件的修订信息应得到控制，并可追溯到所有相关的起草、分发或更改
38、过程。对于项目来说，应保持对工作方案或计划、各种服务、服务申请表、批准或付款、填表说明、公告的准备等有关文件的控制程序，以便获得工作中所必要的，完整和现行有效的文件。424记录控制地方政府的记录是一种特殊的文件，它提供了地方政府开展活动的相关信息。通常这种记录作为地方政府过程的一种阶段性成果的证据被保留下来对地方政府来说尤为重要。因为它能够证实其活动的透明度，并向公众提供其充分的履行其职责和义务的情况。地方政府应重视记录的保留时间和记录的可用性。通常，它是由法律法规所规定的。地方政府有必要制定一些特殊规定，目的在于确保涉及到公众的某些个人信息和(或)其他种类的记录(如许可、扣押、豁免、处罚等)
39、的保密性(详见754)。Is()Tc 1 76SC 2N 525提供了关于GBT 1 9001 2000标准中对记录要求的详细指南(见参考文献)。下述示例可作为地方政府质量管理体系记录中的一部分：a)地方总产值；b)地方发展规划；c) 完成的下述记录清单：计划、方案和项目的进展情况和最终报告；6授权许可；任何豁免；人事测评；供方评价；基础设施评价；工作进展。d)地方政府活动影响的评价；e) 文件的丢失、损坏或不当使用f)意见或抱怨。GBZ 19034-2008lSOIWA4：20055管理职责51管理承诺最高管理者应通过以下活动，对其建立、实施质量管理体系并持续改进其有效性的承诺提供证据a)
40、向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性；定质量方针；保质量目标的制定行管理评审；保资源的获得。5管理职责51管理承诺最高管理者(见31)可通过不断识别公众的需求和期望，以及确保地方政府的过程和计划符合适用的法律法规要求，来表明他们在质量管理体系中作出的承诺。地方政府最高管理者可以通过下述行动和方式证实上述承诺：a) 为达到服务质量，并认识到满足公众要求的重要性，要在地方政府的所有部门内部确立一致的目标，并建立起适用于所提供服务的标准和法规体系；b) 制定质量方针并在地方政府的所有部门进行沟通和解释，以便让所有人员都理解其内容；c)确保质量目标的建立，并与质量方针和公众的要求相一致；d)通过定
41、期对质量管理体系进行评审，来评价地方政府的业绩，以监视是否执行质量方针并实现质量目标，并作为持续改进的一部分；e)确保及时获得实现目标所必要的充足资源。注：GBT 19000 2000标准中所给出的质量管理原则，可以帮助最高管理者更好地理解所需要的管理职责。52以顾客为关注焦点最高管理者应以增强顾客满意为目的确保顾客的要求得到确定并予以满足(见721和821)。52以公众为关注焦点地方政府的最高管理者应识别公众当前和(在可能的情况下)未来的需求和期望，并在其法律权限和可获得资源的框架内来实现这些目标，从而使公众满意。公众的要求应在地方政府的计划中予以确定和体现；还应确定目标和业绩指标来确保这些
42、要求的实现。公众的需求和期望应定期评审，必要时更新，以确保公众满意。7GBZ 19034-20081SO1WA4：200553质量方针最高管理者应确保质量方针：a) 与组织的宗旨相适应；h) 包括对满足要求和持续改进质量管理体系有效性的承诺C)提供制定和评审质量目标的框架；d) 在组织内得到沟通和理解；c) 在持续适宜性方面得到评审。53质量方针地方政府的质量方针应针对满足公众的需求和期望，形成文件并符合其宗旨，满足法规要求，并与其他(如与反腐败、环境、社会责任、安全和透明度等方面有关的)方针以及上级和中央政府的方针保持一致。地方政府的最高管理者应利用质量方针来指导其决策过程。适当时，质量方针
43、可作为制定、实施和更新地方政府质量目标的依据。地方政府应采取适当的方式，对方针的内容和含义进行交流，并评估其被理解的程度。为确保质量方针持续有效。应定期对其进行评审。适当时，予以更新。54策划541质量目标最高管理者应确保在组织的相关职能和层次上建立质量目标，质量目标包括满足产品要求所需的内容见71 a)。质量目标应是可测量的，并与质量方针保持一致。54策划541质量目标地方政府的最高管理者应确保在组织的相关职能和层次建立质量目标并进行交流，其中包括那些满足服务要求所需的内容。质量目标应：满足公众当前和未来的需求和期望； 与法律法规保持一致；来自地方政府的质量方针；定期进行系统的修订；在地方政
44、府的相关职能和层次进行交流； 可测量和评价； 关注地方政府整体业绩的持续改进。最高管理者应建立测量和评价过程，以提供质量目标完成情况的信息和数据。地方政府还应使公众能获得质量目标完成情况的信息。附录B中提供的评价方法可被用来识别和考虑地方政府质量改进的优先次序。这可导致建立新的或经修改的质量目标。注：对于长期的基础设施项目需要通过连续几届地方政府的管理才能实现公众的期望。此时，应谨慎更改对项目产生影响的质量目标。542质量管理体系策划最高管理者应确保：a) 对质量管理体系进行策划，以满足质量目标以及41的要求。b) 在对质量管理体系的变更进行策划和实施时，保持质量管理体系的完整性。8GBZ 1
45、9034-20081SOIWA4：2005542质量管理体系策划地方政府的最高管理者应确保在质量管理体系策划时考虑到为实现其质量目标所需要的活动和可获得的资源。地方政府应考虑到战略发展规划中的内容，其中包括：短期、中期和长期目标；潜在的发展领域；规划、项目和措施中的优先次序；资源的可用性；组织的评价与分析(优势与劣势，机遇与挑战)；风险评价和评估。当地方政府策划并实施对其质量管理体系的更改时，例如在组织机构调整期间，应确保体系的完整性。55职责、权限和沟通551职责和权限地方政府的最高管理者应清晰表述与质量管理体系及过程有关人员的职能、职责和权限。其中包括质量管理体系所规定的活动，如内部审核员
46、或过程的负责人等。为此，需要绘制一个组织结构图，明确部门的层次和相互联系的路线。职责和权限可在岗位规范和(或)程序文件中规定。地方政府应促进授权，并按授权作出决策。同时确保所有人员能够根据职责和权限的分配开展相应的活动。552管理者代表最高管理者应指定一名管理人员，无论该成员在其他方面的职责如何，应具有以下方面的职责和权限：a) 确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持；b) 向最高管理者报告质量管理体系的业绩和任何改进的需求；c) 确保在整个组织内提高满足顾客要求的意识。注：管理者代表的职责可包括与质量管理体系有关事宜的外部联络。552管理者代表地方政府应指定一名管理者代表负责质量管理
47、体系的整体协调，在考虑到本指南的同时，确保持续满足GBT 1 9001-2000标准的要求。体系有效实施的责任在于整个组织，因此不应看作是管理者代表的单独责任。管理者代表需要得到其他人员的支持，以确保整个地方政府质量管理体系的有效实施。需要强调的是，应给予管理者代表充分的、可独立行使的权利，来确保质量方针、质量目标和质量管理体系不受地方政府其他活动的干扰。1553内部沟通最高管理者应确保在组织内建立适当的沟通过程，并确保对质量管理体系的有效性进行沟通。GBZ 19034-20081SOIWA4：2005553内部沟通地方政府的最高管理者应确保在其内部建立并保持有效的沟通过程。通过不同层次和部门之间的沟通，来分享地方政府业绩及其质量管理体系有效性的相关信息。这种机制可用于推动质量管理体系改进(见85)。56管理评审561 总则最高管理者应按策划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。评审应包括评价质量管理体系改进的机会和变更的需要，包括质量
