1、ICS 01.140.20 A 14 gB 中华人民共和国国家标准GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式China MARC format for archives 2006-03-15发布中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中国国家标准化管理委员会2006-10-01实施发布GB/T 20163-2006 目次EH1113334444455556666667788888888888口口I明UUUUUUU-述UUHH段. 说HHHHHUt字本段.子基二!一耐段复uuu字容-u段-u.宇重uuu的内号宇uJ释件uuuuuuut据段u用符与符段据符元注文区协数字序使制式识字数u况识
2、据容段用义述范构标次段段度接复EY和子序顺时控形标加和标情标数内字段引定描规构结头目字字长连集重块标和民段u义序的用追标头义现段长段关字录川口性和段号结架录录长备录录符据己头段段字符歧排据录国头录定出字定宇相据围范语则字符录框记记变必记记字数i录宇宇子字有非数著中录记范规术总记0记记JJJ456士一口言H121234567891123456789111111124剧引12344.5旦旦旦旦旦旦旦旦旦旦6队队队队队队队队队711111117.GB/T 20163-2006 7.2.1 0 标识块7.2.2 1一编码信息块7.2.3 2 著录信息块 29 7.2.4 3 附注块 34 7.2.5今
3、记录连接块. . . . . . . . . . . . . . . . . 50 7.2.6 5 相关题名块.54 7.2.7 6一主题分析块7.2.8 7 文件责任块7.2.9 8一一一国际使用块7.2.10 9一国内使用块.80 附录A(规范性附录)中国档案机读目录格式数据格式样例A.1 记录交换形式mA. 2 记录宇段形式m附录B(资料性附录)中国档案机读目录格式数据宇段实例MB. 1 记录头标实例 M B.2 0-一一标识块实例MB. 3 1一一编码信息块实例. . . . . . 85 B. 4 2一著录信息块实例88B.5 3一一一附注块实例的B.6 4一一一记录连接块实例 M
4、B. 7 5一一一相关题名块实例96B.8 6一一一主题分析块实例B.9 7也文件责任块实例四且108一一一国际使用块实例.100 B.11 9-一一国内使用块实例100H GB/T 20163-2006 前言本标准的框架格式是根据国际标准化组织制定的ISO2709: 1996并结合我国档案机读目录著录的实际编写的。本标准由国家档案局提出。本标准由全国信息与文献标准化技术委员会归口。本标准起草单位:上海市档案局、南京政治学院上海分院。本标准主要起草人:张正强、邹伟农、段荣婷、严雪林、下刚、常建宏、张文友、张大伟。而且GB/T 20163-2006 引档案信息资惊共享是实现我国整体文献信息资源共
5、享的一个不可缺少的组成部分。随着我国各级各类计算机网络的建立与形成，为档案信息资源的共享创造了一个有利的网络环境。但是，没有统一的、标准化的档案机读目录格式，档案信息资源的共享也元法实现。为此，特制定本标准以规范档案机读目录格式，为实现档案信息资源的共享、建立高质量的档案目录数据库奠定基础。N GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式1 范围本标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式。本标准适用于档案目录数据库的建立和档案目录数据的处理与交换。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括
6、勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T 1988-1998 信息技术信息交换用七位编码字符集(eqvISO/IEC 60646 :1 99 1) GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码GB 2312 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 2659 世界各国和地区名称代码GB/T 2901 书目信息交换用磁带格式(GB/T2901-1992 , neq 2709 :1 98 1) GB/T 4880.2一2000语种名称代码第2部分:3字母代码(eqvISO 63
7、9-2: 1998) GB/T 7408 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法(GB/T7408-1994 , eqv ISO 8601 :1 988) GB 13000信息技术通用多八位编码字符集GB/T 15418 档案分类标引规则GB/T 18894一2002电子文件归档与管理规范DA/T 13 档号编制规则DA/T 18 档案著录规则DA/T 19 档案主题标引规则ISO 2709: 1996信息和文献信息交换格式国际标准档案著录规则(总则)，国际档案理事会国际机读目录格式手册:书目格式，国际图书馆协会和机构联合会3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3. 1 检索点acces
8、s point 专门为用于检索目录记录的名称、词语和代码等。3.2 内容标识符content designator 用于标识数据元或提供有关数据元附加信息的编码。内容标识符包括宇段标识符、指示符和子宇段标识符。3.3 数据元data element 被明确标识的最小信息单元。在可变长宇段内，数据元由子宇段标识符标识，并由此构成子宇段。在记录头标、目次区和定长子宇段内，由代码构成的数据元是由其字符所在位置标识的。GB/T 20163-2006 3. 4 3. 5 3. 6 3. 7 3. 9 数据元标识符data element identifier 见子字段标识符。目次区directory 一
9、条记录内数据区各字段位置的索引。字段field 由字段标识符标识并已被定义的字符4刀直准的闹剧且定长子字段长度不变的子l以出现在定长数3.10 如100字段哨的$a字段，也可以出现在变3. 12 3. 13 3. 14 3.15 字段指示符与变长宇段在字符(数字的或宇墙的J1叫提供有关宇段记录头标record 位于每条记录的起?源格式source format 子字段subfield 的操作信息.宇段内已明确定义的信息单位(参见数据元)。子字段标识符subfield identifier 还用于目次区的结束处。个数据元，既可中该字段与其由两个字符组成的代码，用以标识可变长字段中不同的子宇段。第
10、一个字符为分隔符，总是ISO 2709所规定使用的专用字符，第二个字符为子字段代码，可以是数字，也可以是字母。3.16 字段标识符tag 用于标记宇段的一组三位数字的符号。2 GB/T 20163-2006 3. 17 文字数据textual data 档案目录记录中供显示用的不同于代码数据的数据，或称行文数据。3. 18 著录单位unit of description 被作为一个实体进行处理或其本身就是一个实体而构成一条记录基础的任何载体形式的文件或文件集合。3.19 4 总则变长字段variable field 长度不定的宇段。可包含4. 1 字段描述本标准为各符数字递增顺序b) 。在有些
11、字段中，d) e) 字段括适用范围、著录如果在某一、，/30 c) 子字段分隔符:用符号表示崎G:B马豆豆，.1i):9?中的IS2，作为完整实例中的宇段分隔符。尽管实际根据本标准生成的机读目录记录的每一个字段都是以分隔的，但是在各个字段单独应用的举例中则予以省略。d) 记录结束符:用符号%表示GB/T1988-1998中的IS3，作为完整实例中的记录结束符。e) 未定义当短语未定义与指示符位连用时，则表示在该指示符位置没有赋值，用空格填充。f) 系统外字符号:对目前暂不能录入的系统外字采用系统外字符号-替代。g) 非排序字符:使用ISO6630目录控制字符集中的08/08与08/09位置上的
12、字符，即手NBS手和手NBE芋字符，分别表示不排序开始和不排序结束，即指明在这两个排序符号之间的数据是不用于排序的。3 GB/T 20163-2006 5 记录结构5. 1 框架结构本标准是国际标准化组织制定的IS02709的执行格式，对用于交换的机读目录数据记录规定了必须遵循的框架结构，即由记录头标、记录目次区、数据字段区(变长)和记录结束符构成。记录的框架结构如下: i 叩区l 数据宇段区. 记录结束符5.2 记录头标根据IS02709的规定，每一条记录由24个字符的记录头标开始，记录头标包含有IS02709中定义的关于记录结构的数据和作为IS02709的执行格式而由本标准专门定义的数据元
13、。这些作为执行格式而定义的数据元是:记录类型、记录级别、记录级别关系、档案控制、著录等级、记录的完整程度以及在编制记录中是否采用DA/T18等。记录头标中的数据元主要是为满足记录处理的需要，并间接地利用其来确认档案著录单位1)。5.3 记录目次区在记录头标之后为记录的目次区，目次区中每个目次项由三个部分构成:三位十进制数表示的字段标识符，四位十进制数表示的数据字段的长度以及由五位十进制数表示的宇段起始字符位置。除此以外，在目次项中不再允许有其他字符。记录的目次项结构如下:第-目次项第二目次项| 品l 字时l置l其他目次项字段分隔符目次区的第二部分是该宇段的字符数，其包括该宇段的全部字符:指示符
14、、子字段标识符、行文字符或代码数据以及字段分隔符。在字段长度之后，是字段起始字符位置，即相对于记录可变长字段部分的第一个字符位置的字段起始字符位置，第一个可变长字段的第一个字符的位置为0，0字符位置在整个记录中的位置由记录头标中第12-16位置上的数字标明。宇段标识符的长度为3个字符，数据的长度为4个宇符，起始字符位的长度为5个字符。所有由12个宇符所构成的目次项均对应于记录中的各个数据字段，标识目次区结束的分隔符是GB/T1988-1998中的IS2。目次区中各目次项是按字段标识符的第一个数字排序的，记录中的数据字段本身不需要排序，因为其位置完全是由目次区确定的。5.4 变长字段变长数据宇段
15、在目次区之后，其通常包括档案目录数据，而不是处理数据。变长数据字段的结构如下:数据(控制)宇段(00-)的结构:数据宇段分隔符1) 档案著录单位的定义见3.18。4 GB/T 20163-2006 数据字段(01-至999)的结构:指示符子字段标识符其他子字段一符一一-rm2一一指一一符一一一-m1一一指一$ a(等)数据数据字段分隔符除在4记录连接块中嵌套结构宇段的宇段标识符外，字段标识符在数据字段中不出现，而仅出现在目次区中。以00-(如001)值构成宇段标识符的字段，仅由数据及宇段分隔符构成，其他数据宇段由两位指示符及紧跟其后的若干子字段构成。各个子字段均以一个子宇段标识符开始，子宇段标
16、识符由一个子字段分界符和一个标识该子字段的代码(一位字母或位数字)构成。子宇段分界符是GB/T1988-1998中的IS1。在子宇段标识符之后紧跟的是代码数据或任意长度的正文数据，但如果在字段中数据长度是固定的，则对其有专门的说明。宇段中最后一个子宇段是以字段分隔符作为字段的结束，宇段分隔符是GB/T1988-1998中IS2。在记录最后一个数据字符之后是宇段分隔符IS2，而在IS2之后，则是作为记录结束的记录结束符，记录结束符是GB/T1988-1998中的IS305.5 必备字段下面列出的是在根据本标准生成的档案机读目录记录中必须提供的字段，即必备宇段:001 记录标识号020 档号100
17、 通用处理数据101一一档案语种200 题名与责任说明项801 记录来源5.6 记录长度记录长度，本标准限定为99999个字符，也可以由交换单位双方协商确定。5. 7 记录连接在实际著录工作中，如果需要将一个著录单位的记录与另一个著录单位的记录连接，可使用4一记录连接块中的连接宇段，这些字段就是专门为建立这样的连接而设定的。更详细的说明见该块中对各个字段的描述及该块的引言。一个连接宇段包括了与另一相关著录单位的著录信息，无论该著录单位是否具有单独的记录信息。一个连接宇段可由若干个子字段构成，各个子宇段内含有嵌套的按本标准格式形成的机读目录宇段标识符、指示符、子字段标识符及字段内容。2)5.8
18、字符集根据本标准生成的档案机读目录，应该使用国家的字符集标准，或使用由国际标准化组织制定的字符集标准。记录头标、记录目次区、指示符、子宇段标识符以及本标准所规定的代码值应该使用GB/T 1988-1998的功能字符和图形字符，该字符集在机读目录记录中被认为是默认的字符集。在100宇段的$a子宇段中，第26-29和30-33字符位置，是用于指定记录中所使用的字符集的。所使用的字符集应是国家标准的字符集或经国际标准化组织确认或登记过的字符集。2) 注意，嵌套内的字段不通过记录的目次区进行检索，因为一个完整的连接字段在目次区中只有一个目次项。连接字段中嵌套的字段标识符表示的是连接字段所标识的档案著录
19、单位与本记录所著录的档案著录单位之间的关系。5 GB/T 20163-2006 在根据本标准生成的档案机读目录中，允许使用GB/T1988-1998的控制功能字符，常用的控制功能宇符如下:a) GB/ T 1988-1998中的控制功能字符IS1:用作子宇段标识符中两个字符的第一个字符。b) GB/ T 1988-1998中的控制功能字符IS2:用作字段分隔符，用于目次区和各个数据宇段的结束处。c) GB/ T 1988-1998中的控制功能字符IS3:用作记录结束符，用于各记录的结束处。5.9 数据重复有四种情况的数据可能以不同形式重复出现:a) 数据既以编码形式又以文字形挚头讲t周舔是张以
20、非显示形式出现。d) 5.10 记录块功能本标准的数据字A2一一著录信，号等岛、3一附注惆索点自7一文件责任同-8一国际使用块:9一国内使用块:6 记录头标和数据字段一-6.1 字段和子字段重复在什么情况下、如何对并列数据著字段或重复子宇段的方法来案馆代号、缩微明著录项目、检记录中的字段和子字段是可以重复的万苦特有智荣军在宇段著录的出现规则和子字段定义的规则。嵌套在今一一记录连接宇段中的字段，其重复应与记录内对应的字段相同。关于需重复的数据是通过重复整个字段的方法来重复，还是通过在一个不可重复的字段内重复其子字段方法来重复，这在各个字段中均已作出规定。这些规则必须遵守，以确保不同用户在使用本标
21、准时的一致性。6.2 字段)1团序记录中的字段不需要规定其顺序。目次区中各目次项的顺序不一定就是字段的实际顺序。6. 3 子字段l顺序子宇段标识符的值表明子字段没有规定的顺序。只是在一定的情况下，才对特定子字段的位置提6 GB/T 20163-2006 出建议。但与DA/T18相对应的字段，就按DA/T18规定的顺序著录，这样也就决定了子宇段的顺序。具有数字标识的子字段根据下列规则位于其所适用的部分之前或之后:子字段$3、$6、$7位于其他所有的子字段之前，而$2、$4、$5位于其他所有的子宇段之后。上述前置或后置的各组均按数字的升序排序。数字子宇段如下:$ 1 连接数据(见4一一记录连接块)
22、$2 系统代码$3 规范记录号$4 关系词$5 $6 $7 $8 未定义在某些场合，的最一般说明:# v 组合。当著录对象上出现有列主-1-t码特征Wx 不适用。当所定义的代码特征不适用于所贾著录的一类档案时，则可使用此代码。y 不存在。当所定义的代码特征对于某特定著录单位而言不存在时，则可使用此代码。z 其他。当代码已被定义且著录档案的特征亦已知道时，但却无一个已定义的代码适合使用，在这种情况下，则可使用此代码。有时，如某类代码表中无u或u已被用于一种特定类型的档案时，亦可将该代码用作不详。对于宇段指示符，当著录机构不著录特定类型值时，如711字段(机关团体名)的第一指示符(会议指示符)，可
23、以在指示符位置上使用填充符。当在指示符位置上出现用v、u和z时，即组合、不详和其他时，亦可用填充符。若本标准格式具有专门的指示符，但却不能从源格式的任何代码值中推导出该指示符值时，也可使用填充符。7 GB/T 20163-2006 6.6 非排序控制符当数据中不具有排序价值的字符时，可用ISO6630目录控制集中的非排序控制功能符加以标识。其中NSB表示不排序字符开始，紧插在不排序字符之前，而NSE则表示不排序字符结束，紧插在不参加排序字符之后。在实例中，NSB用NSB表示，NSE用NSE表示。6. 7 数据的形式与内容本格式其目的是能够容纳不同机构和不同系统所生成的数据，所以本标准推荐著录部
24、分的数据元也依照ISADCG)和DAjT18著录。由于目录记录与ISADCG)和DAjT18相关的数据是供目录的利用者或检索者看的，所以在机读形式的记录中其表现形式不再做约定性的规定。6.8 著录用标识符号为了保证使用本标准的用户之间的一致性，本标准还提出了一些有关著录用标识符号的建议，即除少数例外，建议在子宇段的分界处省略DAjT18所要求的著录用标识符号，因为它可以通过子宇段代码自动生成。记录中其他部分使用的著录用标识符号，应根据提供记录机构的规则录入。各个机构在录入这种著录用标识符号时应保持一致，以便于使用源数据的用户加工处理。6.9 中国追加字段凡标识符中含有9的字段，如9一，-9-，
25、-9，均是为中国使用而定义的宇段，同样，当指示符的值为9和子字段的标识符为$9时，也是如此。7 记录头标和数据字段一一字段描述7. 1 记录头标7. 1. 1 定义记录头标是根据ISO2709的规定建立的，包括对记录进行处理时所需的一般性信息。7. 1. 2 出现情况记录头标出现于每条记录的开始，必备，且不可重复。7. 1.3 字段标识符、指示符和子字段记录头标中没有宇段标识符、指示符和子字段标识符。7. 1. 4 定长数据元记录头标中的数据元是由字符位置标识的。记录头标的总长度为24个字符。字符位置规定从0-23。它包括如下数据元:数据元名称字符数字符位置(1)记录长度5 0-4 (2)记录
26、状态1 5 (3)执行代码4 6-9 (4)指示符长度1 10 (5)子宇段标识符长度1 11 (6)数据基地址5 12-16 (7)记录附加定义3 17-19 (8)目次区目次项结构4 20-23 7.1.5 字段内容注释记录头标定位于每条记录的开始，它包含处理记录所需要的数据。字符位10、11、20-23所含的特别固定值可通过计算机程序生成。字符位0-4和12-16所含的是数字型数据，它所表示的记录中相应GB/T 20163-2006 部分的宇符数量可由计算机在生成记录时计算产生。字符位5、6-9，17-19的值，如果采用外来源数据，可以通过转换程序从源记录数据中转换生戚。若使用本标准作为
27、惊格式，则由人工指定。(1)记录长度(第0-4字符位置)五个十进制数字，右对齐，空位必须填零。表示整个记录的字符总数，包括记录头标、目次区和变长宇段三部分。当为了交换而组装成一条完整的机读目录的记录时，记录长度由计算机自动生成。(2)记录状态(第5字符位置)用一位字符的代码表示记录的处理状态。设代码如下:c=经修改的记录表明该记录是在对错误记录修改后而形成的新记录，或表明本记录其某些宇段己被删除过的记录。因此，一条以前曾标定为n、0、或p的记录，若作了修改，其代码均应置c。d=被删除的记录表明该记录是不再是有效的记录。这类记录可以仅包含记录头标、目次区和001(记录标识号)字段，或者包含记录全
28、部宇段。但无论哪种情况，均可使用300-一般性附注宇段说明该记录被删除的原因。n=新记录表明该记录是新记录。如果记录属于多级著录且属于全宗级以下的新记录，其记录状态用代码。，而不用n。0=具有较高级别的记录表明该记录是在多级著录中低于全宗级的新记录(参见第8字符位置，即记录级别关系代码2)。p=不完整的记录表明该记录虽已建立，但不完整，还有待于修改或补充。(3)执行代码(第6-9字符位置)其所以称为执行代码，是因为在记录头标的6-9字符位置的代码在ISO2709中并未定义，而是由标准的执行格式定义，本标准是ISO2709的执行格式，其执行代码定义如下:(a) 记录类型(第6字符位置)设代码如下
29、:a=文字档案(非手稿的)b=文字档案(手稿的)c=乐谱档案(非手稿的)d=乐谱档案(手稿的)e=测绘档案(非手稿的)f=测绘档案(手稿的)g=投影和录像档案(电影、胶卷、幻灯片、录像)1=录音档案(非音乐节目的)J=录音档案(音乐节目的)k=二维图形档案(图画、设计图等)1=计算机载体m=多媒体v=多种记录类型的组合z=其他选用上述代码应与档案的实际类型相一致，而不是与其物理形态相一致。因此，对于物理GB/T 20163-2006 形态是缩微品的档案，就没有设代码，因为，如果某-缩微品是对于稿文字档案的缩微，就应该按文字档案(手稿的)的代码来设置，即采用代码b。( b) 记录级别(第7字符位
30、置)设代码如下:a=文件分析部分级:文件分析部分是指在物理上未和著录单位分开的文件部分，如单一文件中的附件。如著录单位是文件的分析部分，则该记录的级别为文件的分析部分级。m=文件级:文件是指物理上独立的著录单位，如一份文件。如著录单位是文件，则该记录的级别为文件级。(c) ( d) s=类别级:类别是指一体，从而构成档案。=元记1=最高2=低于如果录，则级著a=档案控制用一位代码表示档单位不是档案，而是资(4)指示符长度(第10字符位置)一位十进制数，表示字段指示符长度，本(5)子宇段标识符长度(第11字符位置)一位十进制数，表示子字段标识符(如$a)的长度，本标准取值固定为2。(6)数据基地
31、址(第12-16字符位置)形成的档案的有机整用了多级著统采用了多记录与其他示档案控制，如果著录五位十进制数，右对齐，不足五位时空位补零。该地址表示第一个数据宇段相对于记录的起始字符位置。由于记录中第一个字符位置定义为0，所以数据基地址的数量等于记录头标和目次区(包括该区末尾的宇段分隔符)字符数量的总和。在目次区中，每个字段的起始位置是相对于第一个数据宇段(即001宇段)的第一个字符的位置，并不是从记录的开头算起。因此，数据基地址提供了计算各字段位置的基础。每个字段位置，都可根据数据基地址算出。该基地址数通常在组装机读目录记录时由计算10 GB/ T 20163-2006 机自动生成。(7)记录
32、附加定义(第17-19字符位置)这三个字符位置其所含的代码给出了处理记录所需的进一步的细节。(a) 著录等级(第17字符位置)一位字符代码，表示机读目录记录完整程度及编制记录时是否与著录单位实体核对过。#=完全级:表示编制机读目录时，该记录与著录单位实体(文件或案卷等)核对过。1=第-级:表示编制机读目录时，未与著录单位实体核对过。例如，该记录是根据目录卡片编制的，这样，该记录就不能总是像与原著录单位实体核对后而编制的机读目录那样，能准确且识符。气全，但以后有可能由著录机构提高到) hu ，、( c) 个在符位置分别定义如下:(a) 、吨段栩肘胖叫叫一表叮hu 为5，这表明记(c) 执行定义部
33、分、占的字符数。由于本标准目次(d) 未定义(第23字符位置)填一位空格#。7. 1.6 相关字段记录头标中的数据元在本标准的其他部分中是没有的。虽然执行代码中的一些值，如记录类型和记录级别，与其他代码数据有些相重，但实际上记录头标中的代码指的是记录的性质，而不是直接指的是著录单位实体(如文件或案卷等)本身的性质。7.2 数据字段7.2. 1 0-一一标识块a) 定义与宇段范围11 GB/T 20163-2006 本块著录的是标识记录或是标识著录单位实体并记载在实体上的号码。b) 出现情况本块已定义的字段如下:001-记录标识号005一一记录最近处理时间020-一档号035一一源记录标识号09
34、3一二电子文档号096一一文件编号098一一缩微号其中，001、020字段在每条记录中均为必备字段，其他宇段则根据数据的利用情况设置。7.2.1.1 001一一记录标识号a) 字段定义本字段著录与记录唯一相关的标识符号，即记录编制机构赋予记录的控制号。b) 出现情况本字段必备，不可重复。c) 指示符与ISO2709保持一致，本宇段不设指示符。d) 子宇段与ISO2709保持一致，本宇段不设子字段。定义数据元:数据元名称(1)数据库代码(2)著录年份(3)记录流水号e) 宇段内容注释(1)数据库代码(第0-1字符位置)著录记录所属的数据库的代码。(2)著录年份(第2-5字符位置)著录记录编制的年
35、份。(3)记录流水号(第6-13字符位置)著录记录的流水号。f) 相关字段字符数2 4 8 字符位置。-12-5 6-13 035一一源记录标识号:当一个机构将另一机构的记录加进本机构的数据库时，被加记录原先的记录标识号则著录于035字段。301-一标识号附注:有关001宇段的附注，著录于301宇段。7.2. 1. 2 005一一记录最近处理时间a) 宇段定义本字段著录记录的最近的处理日期和时间，以反映记录的版本。b) 出现情况本字段可选择使用，但推荐使用，不可重复。12 GB/T 20163-2006 c) 指示符与ISO2709保持一致，本字段不设指示符。d) 子宇段与ISO2709保持一
36、致，本宇段不设子宇段。e) 宇段内容注释一一日期以八位数字按GB/T7408的标准形式著录:CCYYMMDD。其中CCYY表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。一一时间按GB/T7408的标准形式著录为:hhmmss s，其中hh表示小时，mm表示分钟，ss表示秒， s表示1/10秒。一一各项数据均右边对齐，位数不足时，空位填零，由计算机系统自动生成。f) 相关字段100-通用处理数据:100字段第0-7字符位置表示的是记录最初建立生成的时间，以后，即使该条记录被修改或被交换，这个时间也不改变。801-记录来惊:801宇段的$c子字段仅给出的是该记录
37、的修改、转录或发行的年、月、日时间。7.2.1.3 020-一-档号a) 宇段定义本字段著录档案馆(室)在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，即档号。b) 出现情况本字段必备，不可重复。c) 指示符指示符1:未定义，填空格。指示符2:未定义，填空格。d) 子字段1) 子字段表子宇段标识符子宇段内容注释$a 全宗号不可重复$b 案卷目录号不可重复$c 类别号不可重复$d 项目号不可重复$e 案卷号不可重复$f 件号不可重复$g 页(张)号不可重复2) 子字段说明$a 全宗号，是指档案馆(室)给定每个全宗的代码。本子宇段不可重复。$b 案卷目录号，是指全宗内案卷所属目录的代码。本子
38、字段不可重复。$c 类别号，是指档案馆(室)藏档案类别的代码。本子宇段不可重复。$d 项目号，是指产品、课题、设备等档案的代字或代号。本子宇段不可重复。$e 案卷号，是指案卷排列的顺序号。本子宇段不可重复。$f 件号，是指构成著录单位的文件的顺序号。本子字段不可重复。$g 页(张)号，是指案卷内文件每页(张)的顺序号。本子字段不可重复。13 GB/T 20163-2006 e) 宇段内容注释档案馆(室)内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个档号应只能表示一个编号对象。一一档号按编制机构所赋予的实际形式著录。f) 相关字段001 记录标识号:由记录编制机构所赋予记录的控制号，著录于0
39、01字段。093 电子文档号:由档案馆(室)赋予电子档案的电子文档号，著录于093宇段。098一一缩微号:由档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号，著录于098宇段。301-标识号附注:有关020字段的附注，著录于301字段。7. 2. 1. 4 035一一源记录标识号a) 宇段定义识号。b) 出现情况本宇段选择c) 指示符指示符1.指示符2.d) 子字段1)子2) $a $z f) 相关字段源诅蒜识号-g取消或无效的标识号001 记录标识号:由记录新调他赋予记主蝉棍，著录于001字段。复020一一档号:由档案馆(室)在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，著录于020字段。301
40、标识号附注:有关035字段的附注，著录于301字段。7.2.1.5093一一电子文档号a) 宇段定义本字段著录由档案馆(室)管理电子档案的一组符号代码。b) 出现情况本字段选择使用，不可重复。14 GB/T 20163-2006 c) 指示符指示符1:未定义，填空格。指示符2:未定义，填空格。d) 子宇段1) 子宇段表子字段标识符子字段内容注释ac,de-z 仲bmb巾bmbmbmb不可重复不可重复不可重复不可重复不可重复可重复的一组代码，著录098 、，hu c) 指示符指示符1:未定义，填空格。指示符2:未定义，填空格。d) 子字段1) 子宇段表子字段标识符子字段内容注释$a 文件编号可重
41、复2) 子字段说明$a 文件编号，是指由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，可重复。15 GB/T 20163-2006 e) 字段内容注释一一按档案原件上实际的文件编号形式著录。f) 相关宇段301-标识号附注:有关096字段的附注，著录于301字段。7.2. 1. 7 098 缩微号a) 字段定义本字段著录由档案馆(室)赋予档案缩微制品的编号。b) 出现情况本宇段选择使用，不可重复。c) 指示符指示符1:未定义，填空格。指示符2.未定义，填空格。d) 子宇段1) 子宇段表子字段标识符$a $z 2) 子宇段说明子字段内容缩微号已取消或无效的缩微号注释不可重复可重复$a 缩微号，是指档案馆
42、(室)在对档案的进行缩微的过程中，所赋予缩微制品的并在实际使用的一组符号代码，由用户自定义，本子宇段不可重复。$z 已取消或无效的缩微号，是指已被档案馆(室)取悄或已实际上无效的缩微号。本子字段可重复。e) 宇段内容注释按档案馆(室)所赋予档案缩微制品的编号实际形式著录。f) 相关宇段020一-档号:档案馆(室)在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，著录于020字段。093一一电子文档号:档案馆(室)管理电子档案的一组符号代码，著录于093宇段。301-标识号附注:有关098宇段的附注，著录于301宇段。7.2.2 1一一编码信息块16 a) 定义与宇段范围本块著录描述记录或数
43、据各个方面的定长编码数据元。b) 出现情况本块己定义的宇段如下:100-通用处理数据101-档案语种102-一原档案形成国别119一一编码数据宇段:档案122一一编码数据字段:档案内容涵盖时期135一一编码数据字段:电子档案G/T 20163-2006 e) 本块内容注释1) 字段中的数据是根据字符位置定义的。各子宇段符后第一个字符位置定为0位。2) 如果著录机构不能在给定字段中著录任何编码信息，这部分宇段可以省略(必备宇段除外)。3) 如果在一个字段中著录的数据不完整，则该字段相应的空缺位置应补添填充符。7.2.2.1 100-通用处理数据a) 宇段定义本宇段著录固定长编码数据，适用于任何载
44、体形式的著录单位。b) 出现情况本宇段必备，不可重复。c) 指示符指示符1:未定义，填空格。指示符2:未定义，填空格。d) 子宇段e) I) 子宇段表子宇段标识符子宇段内容注释$a 通用处理数据不可重复2) 子宇段说明本子宇段中著录的全部数据是由字符位置标识的，字符位置数从0-35记数，所定义的字符位置必须出现在本子字段中，不可缺位。本子字段不可重复。3) $ a子字段各固定长度数据元表数据元名称字符数字符位置(1)记录入档日期(必备)8 0-7 (2)文件形成日期类型1 8 (3)文件形成日期14 9-12 (4)文件形成日期24 13-16 (5)密级与保管期限代码3 17-19 (6)未
45、定义1 20 (7)变更记录代码(必备)1 21 (8)著录语种代码(必备)1 22-24 (9)音译代码1 25 (10)字符集(必备)4 26-29 (11)补充字符集4 30-33 (12)题名文字代码2 34-35 宇段内容注释(1) 记录入档日期($ a/第0-7字符位置)以八位数字按GB/T7408的标准形式著录记录生成人档的日期，其格式为:CCYYMMDD。其中CCYY表示一个日历年，MM表示日历年内日历月的顺序数，DD表示日历月中的日历日的顺序数。月与日不足两位时前置0。该日期由计算机系统自动生成。在交换时，该记录亦保持这个最初的原始日期。17 GB/T 20163-2006
46、(2)-(4)文件形成日期类型、文件形成日期1和2($ a/第8-16字符位置)用一位字符代码表示著录单位形成日期的类型，日期类型根据档案形成时间的实际情况，分四种类型设定。该代码定义的日期l(第9-12字符位置)和日期2(第13-16字符位置)处出现的日期为公元纪年，均用四位数字表示。设代码如下:f=有疑问形成日期g=起迄形成日期J=详细形成日期一一一一一一一一?nJA哇Edu = (5) c=长期y=永久u=不详v=组合(6) 未定义($ a/第20字符位置)填一位空格#。(7) 变更记录代码(必备)( $ a/第21字符位置)以一位字符代码著录现有字符集是否能充分满足著录单位的数据著录的需求。由于计算机配置的代码字符集的局限性，对某些特殊字符无法写出，为了适应特殊文符以及超出文本的手写符号的处理，录人数据时不得不对原有字符作必要的变更，如采用音译或其他变通方法表示，这种情况被认为是变更记录。但是若题名页上出现其他的符号或图形，很明显这种符号或图形不可能出现在字符集中，因而无法照录，这种情况不认为是变更记录。18 GB/T 20163-2006 设代码如下:0=无变更1=有变更(8) 著录语种代码(必备)( $ a/第22-24字符位置)三位字符代码，表示著录时所使用的语种，建议采用GB/T4880所规定的3字母代码进行著录。如果档案著
