1、中华人民共和国国家标准电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分电子文件归档与档案管理发布实施国家质量技术监督局发布目次前言范围引用标准定义总则电子文件的收集积累收集范围收集积累要求电子文件的整理鉴定与归档整理方法归档电子文件格式要求归档电子文件的完整性有效性和安全性归档电子文件的鉴定与检查归档程序归档电子文件的状态与数量电子档案的管理管理要求保管环境检测与维护利用统计鉴定与销毁附录提示的附录电子文件积累登记表附录提示的附录电子档案登记表附录提示的附录电子文件使用权限保护登记表附录提示的附录计算机软件产品登记表附录提示的附录电子文件归档流程图前言国家标准电子文件光盘存储归档与档案管理要求规定了
2、计算机辅助设计下称电子文件光盘存储归档工作程序工作环境和档案管理的要求本标准规定的电子文件存储归档及档案管理方法有别于纸质文件的归档与档案管理方法本标准中有关的档案术语均引自档案工作基本术语在电子文件光盘存储归档与档案管理要求总标题下包括两个标准电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分电子文件归档与档案管理一电子文件光盘存储归档与档案管理要求第二部分光盘信息组织结构本标准为第一部分本标准中的附录附录附录附录附录都是提示的附录本标准由国家档案局提出本标准由国家档案局经济科技档案业务指导司归口本标准起草单位国家档案局档案科学技术研究所航天工业总公司档案馆本标准主要起草人商平安吴筑清杨少田沈莹王岚
3、李培力赵中新冯丽伟中华人民共和国国家标准电子文件光盘存储归档与档案管理要求第一部分电子文件归档与档案管理范围本标准规定了生成的电子文件收集积累整理鉴定归档与档案管理的一般要求本标准适用于光盘存储产生的电子文件及电子档案将已归档的纸质文件图纸输入光盘的情况不属本标准范围但可参照本标准中的规定引用标准下列标准所包含的条文通过在本标准中引用而构成为本标准的条文本标准出版时所示版本均为有效所有标准都会被修订使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法信息技术软件生存期过程计算机软件产品开发文件编制指南计算机软件需求说明编制指南计算机软件测试文件编制规范电子
4、文件光盘存储归档与档案管理要求第二部分光盘信息组织结构电子文件光盘存储归档一致性测试文件管理总则文件管理基本格式文件管理编号原则文件管理编制规则文件管理基本程序文件管理更改规则文件管理签属规则文件管理标准化审查文件管理完整性文件管理存储与维护国家质量技术监督局批准实施定义本标准采用下列定义电子文件能被计算机系统识别处理按一定格式存储在磁带磁盘或光盘等介质上并可在网络上传送的数字代码序列电子文件由系统产生的电子文件电子档案具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软硬件说明总则电子文件的收集积累整理和归档由技术总负责人负责文件形成单位业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理
5、根据维护档案安全完整便于利用的原则电子档案由档案部门归口管理为保证电子文件归档检测电子档案的安全保管和利用在档案部门应建立电子文件光盘存储归档与档案管理系统电子文件的归档应包括为生成电子文件而开发的软件产品和软件说明以保证电子档案的完整性对电子文件的形成积累整理归档应实施全过程管理以保证电子档案质量电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态含更改后的状态相关软件文件及说明等方面相互保持一致归档的电子文件格式应符合中文件管理的各项规定电子文件的收集积累收集范围在科研设计生产试验和业务管理活动中采用技术形成的电子文件及其支持软件应及时按归档范围收集积累其范围及类型如下图像文件由图纸扫描或其他方式产生
6、的二维点阵图文件图形文件由系统生成的二维三维图形文件数据文件各种类型的分析计算测试设计参数及管理等数据文件文本文件一般用字处理技术处理形成的文字文件表格文件以及各种管理活动中形成的公文报表和软件说明等计算机程序命令文件计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件支撑软件和应用软件的程序配套纸质文件包括软件开发任务书需求分析说明系统分析报告鉴定证书或验收说明软件测试报告软件修改记录软件说明以及签署更改等纸质文件收集积累要求电子文件应由文件形成单位负责收集积累从申请立项开始并指定专人负责档案部门负责监督和指导收集积累自行设计的软件应包括软件产品和软件说明通用软件应有软硬件平台说明电子文件在
7、收集积累过程中要及时登记对于需要多年才能完成的项目要分段积累归档电子文件积累登记表格式见附录中表表电子文件的更改单应收集积累登记并应在检索系统中体现出更改情况登记表格式见附录中表积累过程中电子文件的更改由设计者实施更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致积累过程中应采取备份制防止出现差错在积累过程中电子文件可存储在磁盘上其积累整理方法见积累多年才能归档的软盘应一年拷贝一次磁带应一年倒带一次电子文件的整理鉴定与归档整理方法归档的电子文件由形成部门负责整理编辑并按要求写入光盘档案部门予以协助指导产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管图形图像类
8、文件按产品隶属或分类编号顺序排列由几个产品组成的复杂产品按总体分系统单机排列建设项目按设计施工结构维护管理等顺序排列数据文件按计算试验设计等属类进行整理同一属类文件按自然形成规律排列文本文件按文件及表格文件软件说明等属类进行整理计算机程序按形成时间顺序排列归档的电子文件应使用不可擦除型光盘存储归档电子文件的光盘应附有标签标签内应填写编号套别名称密级保管期限和软硬平台等编号归档项目电子文件的光盘编号由档案类目号项目代号电子文件类别代码光盘序号组成其形式及填写方法如下档案类目号按档案分类执行根据需要可用到二级类目号项目代号指产品代号课题代号以及建设项目代号等各类代号由标准或业务主管部门给定电子文件
9、类别代码用字母表示其中图形文件图像文件数据文件文本文件计算机程序如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时应将所包含的类别都分别填写上光盘序号是光盘排列的顺序号由阿拉伯数字组成套别归档电子文件套号用大写英文字母或表示表示封存保管表示查阅利用名称归档项目名称密级盘内存储的电子文件的最高密级保管期限盘内存储的电子文件的最长保存时间软硬件平台识别或运行光盘闪电子文件的软硬件环境归档的电子文件应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘光盘写入的具体操作可与形成部门共同完成电子文件经整理后按项目填写电子档案登记表一式两份电子档案登记表格式及填写方法见附录中表表表编写归档说明编写内容项目名称任务来
10、源主要技术指标要求完成任务过程情况归档材料完整性完成单位负责人参加人起止日期密别页数归档号形成单位负责人签字档案接收单位负责人和接收人签字盖章编写要求文字力求简练准确字迹清晰书写工整归档电子文件格式要求归档的电子文件光盘存储格式应符合的规定归档电子文件的完整性有效性和安全性归档的电子文件在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性有效性安全性软件说明应与电子文件同时积累一同归档管理各阶段形成的软件说明应执行的规定软件说明的积累归档以及保管利用按文件管理各项规定执行保证电子档案的完整性在符合软硬件平台的条件下应保证电子档案能正常被计算机所识别运行并能准确输出归档电子文件应保证其载体安全和信息安全归档
11、电子文件的鉴定与检查鉴定归档电子文件的完整性准确性和系统性检查载体有无病毒有无划痕鉴定归档电子文件内容的实用价值和确定电子档案的保管期限检测在指定存在的环境平台上能否准确读出电子文件检查存储归档电子文件的介质是否符合归档要求检查存储归档电子文件的介质和软硬件平台技术条件的一致性检查合格后将检查结论填写在电子档案登记表中见附录中表归档软件从生成到归档其技术状态必须严格控制验收后填写计算机软件产品登记表见附录归档电子文件应依据的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试归档程序归档时间产品研制工程设计的电子文件归档时间产品研制工程设计的电子文件在各研制阶段结束产品定型工程竣工后由有关责任部门进行系统整
12、理并在个月内完成归档科研课题的电子文件归档时间科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审鉴定测试合格后立即归档其他类目的电子文件归档时间其他类目的电子文件归档时间按各类目归档时间要求执行归档手续归档单位将按整理方法整理好的电子文件和其配套的纸质文件软件说明以及归档说明电子档案登记表等移交档案部门验收验收合格后档案部门在电子档案登记表中签字盖章一份退归档单位一份留档案部门备查归档的电子文件若需作使用权限保护应填写电子文件使用权限保护单其格式及填写方法见附录归档电子文件的状态与数量归档的电子文件应为本阶段产品技术状态的最终版本归档的计算机程序一般不加密如加密应将密钥同时归档归档的电子文件至少一式两套
13、一套封存保管一套供查阅利用必要时复制第三套异地保存电子档案的管理管理要求档案部门要执行电子档案归口管理的职责对电子档案定期检查按照电子档案保管环境的要求严格执行管理制度档案部门应及时对电子档案进行登记建帐帐目中要注明相应纸质档案的档号同时建立机读目录由电子档案转换成的纸质档案要及时归入相应档案门类的纸质档案中按纸质档案管理要求进行管理并在登记帐中注明其所在的光盘编号及文件名存储电子档案的光盘应放入盒中存放两套电子档案应分开保管保管环境归档光盘不得擦洗划刻触摸盘片裸露处不得弯曲挤压摔打盘片防止盘片沾染灰尘和污垢避免阳光直接照射执行的规定环境温度为相对湿度远离热源酸碱等有害气体和强磁场检测与维护电
14、子档案应每年进行一次有效性安全性检查如发现光盘损坏或出现问题应及时拷贝如软硬平台发生改变则应及时转换检查拷贝转换等情况要登记检查登记表格式及填写方法见附录中表利用归档光盘不外借只能以拷贝或网上传输的形式提供利用并应登记使用者不得私自复制拷贝修改或转送他人电子档案可在归档与管理系统的终端上查阅但查阅人员只能查阅本人权限之内的电子档案如需查阅超越权限的电子档案需按本单位有关规定执行已批准为使用权限保护的电子档案项目要在台帐目录载体上标识档案部门应严格执行电子档案的使用权限保护和密钥管理规定电子档案如进行更改应随时保持两盘内容一致并及时更改原转换的纸质档案同时将更改情况及时填写更改登记表登记表见附录
15、中表电子档案如上网传送只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后才能提供利用统计档案部门应及时按年度对电子文件归档情况电子档案的更改管理保护利用等情况进行统计并纳入档案统计项目鉴定与销毁鉴定与检测电子档案的鉴定主要是对已到保管期限的电子档案鉴定同时还必须进行有效检测检查已到保管期限的电子档案是否还有利用价值检查载体有无划伤是否可用是否清洁检测在指定的环境平台上能否正确读出电子文件检查存贮电子档案的介质是否符合归档要求检查存贮电子档案的介质和软硬件平台技术条件的一致性销毁根据保管期限表经鉴定确无保存价值的电子档案按有关规定严格审批后方可销毁在销毁过程中应对存储过机密信息的介质进行彻底销毁
16、对网络中传递的机密信息彻底清除附录提示的附录电子文件积累登记表本附录给出电子文件积累登记表的填写格式电子文件积累登记表纸张尺寸为幅面电子文件积累登记表线框尺寸为电子文件积累登记表封面里页填写要求封面电子文件积累登记表表项目名称课题产品建设项目等的名称项目代号项目代号单位电子文件积累部门的名称负责人负责本项目电子文件积累人或课题项目负责人日期封面下部的日期为积累结束日期里页电子文件目录表序号积累文件的顺序号题名形成文件的名称电子文件名电子文件存储在光磁盘上的文件名光磁盘号电子文件存储光磁盘的编号版本号电子文件的版次编号形成日期电子文件产生日期按的规定表示备注其他需要说明的事项里页电子文件更改记录
17、表序号更改顺序号更改日期更改电子文件的日期按的规定表示更改单号更改单编号更改者电子文件名备注其他需要说明的事项表电子文件积累登记表封面电子文件积累登记表项目名称项目代号单位设计阶段负责人年月日表电子文件目录里页电子文件目录序号题名文件名光磁盘号版本号形成日期备注表电子文件更改记录里页电子文件更改记录序号更改日期更改单号更改者电子文件名备注附录提示的附录电子档案登记表本附录给出电子档案登记表填写的格式电子档案登记表纸张尺寸为幅面电子档案登记表线框尺寸为电子档案登记表封面里页填写要求封面电子档案登记表表项目名称课题产品建设项目等的名称项目代号项目代号单位电子文件归档部门名称归档日期向档案部门移交归
18、档的日期按的规定表示日期封面下部的日期为填表日期里页电子档案目录表光盘编号电子档案存储在光盘里的编号序号存储电子档案的顺序号代号图号或电子档案编号题名电子档案的名称密级电子档案的密级保管期限光盘内存储的电子档案的保存时间里页电子档案更改记录表项目说明同附录中表里页电子档案检查表表检查结论记录归档电子文件检查以及电子档案拷贝情况其内容包括检查的形式手段结果负责人填写主持检查人的姓名里页电子档案软硬件登记表表软硬件平台说明适用的机型输出打印设备的类型型号使用何种操作系统及其生成电子文件的软件名称版本以及存储格式等其他说明其他需要说明的事项表电子档案登记表封面电子档案登记表项目名称项目代号单位归档日
19、期年月日表电子档案目录里页电子档案目录光盘编号序号代号题名电子档案名密级保管期限备注表电子档案更改记录里页电子档案更改记录序号更改日期更改单号更改者电子文件名备注表电子档案检查表里页电子档案检查表检查结论负责人年月日表电子档案软硬件登记表里页软硬件平台说明其他说明移交单位移交人接收单位接收人盖章年月日盖章年月日附录提示的附录电子文件使用权限保护登记表本附录给出电子文件使用权限保护登记表的填写格式电子文件使用权限保护登记表纸张尺寸为幅面电子文件使用权限保护登记表线框尺寸为电子文件使用权限保护登记表封面里页填写要求封面电子文件使用权限保护登记表表项目名称要求保护的课题产品建设项目等的名称项目代号项
20、目代号单位申请保护部门名称负责人本项目课题负责人或设计者日期封面下部的日期为填表日期里页电子文件使用权限保护登记表表项目名称与封面项目名称一致实施日期保护开始日期按的规定表示保护原因申请保护的理由单位领导意见申请保护的单位领导意见厂所领导意见申请单位所在厂所领导意见档案部门意见接收文件的档案部门领导意见里页电子文件使用权限保护文件清单表序号保护文件的顺序号题名需保护文件的名称电子文件名电子文件存储在光盘上的文件名光盘编号电子文件存储光盘的编号解除日期解除保护的日期按的规定表示表电子文件使用权限保护登记表封面电子文件使用权限保护登记表项目名称项目代号单位申请人年月日表电子文件使用权限保护登记表里页项目名称实施日期保护原因保护要求单位领导意见签名厂所领导意见签名档案部门意见签名备注表电子文件使用权限保护文件清单里页保护文件清单序号题名电子文件名光盘编号解除日期备注附录提示的附录计算机软件产品登记表软件编号软件简称专业或子系统类别运行环境研制单位鉴定时间主要功能软件开发单位主要开发人归档的技术文件登记单位登记人登记时间审核单位审核人审核时间附录提示的附录电子文件归档流程图
