MZ T 117-2018 婚姻登记档案管理要求.pdf

1、MZ ICS 03.080.99 A 16 婚姻登记档案管理 要求 Requirements for marriage registration archives management 中华人民共和国民政行业标准 MZ/T 117 2018 中华人民共和国民政部 发布 2018-11-05 发布 2018-11-05 实施 MZ/T 117-2018 I 目 次 前言 . II 1 范围 . 1 2 规范性引用文件 . 1 3 术语和定义 . 1 4 一般要求 . 2 5 具体要求 . 2 附 录 A （规范性附录） 婚姻登记材料归档范围 及分类 . 5 参考文献 . 7 MZ/T 117-2

2、018 II 前 言 本标准按照 GB/T 1.1 2009确定的规则起草。 本标准由民政部社会事务司 提出 并 归口。 本标准起草单位：海峡两岸婚姻家庭服务中心、民政部档案资料馆、北京市民政局、江苏省民 政厅、浙江省民政厅、山东省民政厅、广东省民政 厅、福建省海峡两岸婚姻家庭服务中心、厦门市 民政局、杭州市民政局 。 本标准主要起草人： 杨文涛、何文丽、李航航、郝红梅、 葛东升、房伟、蔡健、 夏雯慧 、施晓 琼 、刘彩霞、张卫东、陈雪芬、高凤英、韩韬轶、陈珺 。 MZ/T 117-2018 1 婚姻登记档案管理 要求 1 范围 本标准规定了 婚姻登记档案管理的一般要求以及 范围分类、归档保管

3、、利用 移交、 鉴定 销毁等 方面的 具体 要求 。 本标准适用于各级 婚姻登记机构 。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本 适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 婚姻登记档案管理办法 民政部、国家档案局 2006-01-23 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。 3.1 婚姻登记材料 marriage registration materials 婚姻登记机构 在 办理 结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻 登记证等 业

4、务过程中形 成或采用的，对确认婚姻关系具有凭证价值的 各种文字、图表、照片、声像、电子文件等不 同形式和载体的历史记录。 3.2 婚姻登记档案 marriage registration archives 婚姻登记机关在办理婚姻登记业务过程中形成 的具有保存价值的各种形式的记录 材料 。 3.3 电子文件 electronic document 指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机 等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 MZ/T 117-2018 2 GB/T 18894-2002，定义 3.1 3.4 电子档案 electronic ar

5、chives 按一定原则和方法整理并归档的电子文件。 4 一般要求 4.1 婚姻登记机构 应对 业务工作中形成的各种婚姻登记材料做好分类、整理、归档、保管、 利用、移交、 鉴定及销毁等工作， 确保婚姻登记档案的安全、完整和准确。 4.2 婚姻登记材料的归档 与管理应以保证其凭证性与 可利用 性为主要目的。 4.3 婚姻登记机构 应 对婚姻登记档案中记载的婚姻当事人信息 予以 保密。 4.4 婚姻登记机构 应设立婚姻登记档案管理机构、部门或岗位，并配备熟悉档案工 作的专 （兼）职管理人员。 4.5 婚姻登记机构应按 照 婚姻登记档案管理办法 “第 4 条”的要求履行档案工作职责。 4.6 婚姻登

6、记机构 应健全制度、领导分管、明确职责、规范技术与方法四项并重，为 婚姻 登记档案管理工作 提供政策、制度、技术与人员保障。 4.7 婚姻 登记主管部门 应从制度建设、技术应用、管理方法、人员培训等方面 ， 为婚姻登记 机构 提供指导与帮助。 5 具体要求 5.1 范围 分类 5.1.1 婚姻登记机构 办理婚姻登记业务过程中形成或采用的婚姻登记材料，均应归档。 5.1.2 婚姻登记档案材料的分类，应 根据 婚姻登记档案管理办法 “第 9 条”的 要求进行 分类。 5.1.3 婚姻登记材料的归档范围 及分类 详 见 附录 A。 5.2 归档保管 5.2.1 婚姻登记纸质材料的归档与保管，应符合婚

7、姻登记档案管理办法“第 10 13 条” 的规定。 5.2.2 婚姻登记机构 应设置与本单位档案业务发展相适宜的档案室。档案室应符合防火、防 潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水等基本要求。 5.2.3 电子档案的保管，应符合 GB/T 18894-2002 的相关要求。 MZ/T 117-2018 3 5.3 利用 移交 5.3.1 婚姻登记机构应建立档案研究、开发与利用制度。 5.3.2 婚姻登记档案的利用应履行审批手续，审批应遵循下列规定： 婚姻登记机构可利用婚姻登记档案； 婚姻当事人可持有效 身份证件查阅本人的婚姻登记档案，或 委托他人持 受委托人 有效身份证件和 经公证的授权委托书

8、代为办理； 人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，可派工作人 员持单位介绍信 和工作证或身份证 查阅有关婚姻登记档案； 诉讼当事人可持有效身份证件、受理案件法院出具的调查令或立案证明等证明材 料，查阅与诉讼有关的婚姻登记档案； 受委托的律师在诉讼 过程中， 可持 有效身份证件 、 律师执业证书、律师事务所证 明 、 委托书 和人民法院出具的 调查令 或 立案证明 等 证明材料，查阅与诉讼有关的婚姻登记档 案； 其他诉讼代理人在诉讼过程中，可持有效身份证件、经公证的授权委托书和受理 案件法院出具的 调查令或 立案证明 等 证明材料，查阅与诉讼有关的婚姻登记档案； 其他单位、

9、组织和个人申请查阅婚姻登记档案的，在证明其利用目的合法性或合 理性的情况下，经主管部门领导审批后，可查阅相关婚姻登记档案。 5.3.3 研究、开发或利用婚姻登记档案的单位、组织或个人 ， 应在婚姻登记档案管理机构内 查阅婚姻登记 档案 ，并对所查阅的 婚姻登记档案内容予以保密。 5.3.4 查阅人员归还婚姻登记档案时，档案管理人员应及时检查，确保档案为原件，如发现 丢失、损坏、 涂改、 缺页等情况，应追究有关人员责任。 5.3.5 同时采用纸质档案与电子档案管理方式的，查阅档案时，可优先查阅电子档案。电子 档案模糊或存在疑点的，应与纸质档案进行对照。 5.3.6 档案管理人员调动岗位时应在离职

10、前办理好档案交接手续。 5.3.7 婚姻 登记档案 应按照 婚姻登记档案管理办法 “第 14 条”的要求进行移交 。 5.4 鉴定销毁 5.4.1 对保管期限到 期的档案 ， 应 及时成立 由分管领导、档案部门和有关业务部门的人员 共同组成的 鉴定小组。鉴定小组应 根据档案的 凭证作用、参考作用及研究价值等 ， 对超过 保管期限的档案提出存毁意见 。 MZ/T 117-2018 4 5.4.2 保管期限到期且由鉴定小组鉴定过的档案 的处理，应按照 婚姻登记档案管理办法 “第 16 条”的要求 处理 。 5.4.3 对确定销毁的婚姻登记档案应当建立销毁清册， 经主管领导审批后销毁。 销毁清册 应

11、 载明销毁档案的时间、种类、数量以及销毁人、监销人 、 销毁地点 等信息。 5.4.4 经核准销毁的纸质婚姻登记档案应送本行政区域保密部门指定的 单位 进行销 毁。 5.4.5 经核准销毁的电子婚姻登记档案，应按 GB/T 18894-2002 9.8.2 规定进行销毁。 5.4.6 销毁档案时，应有两人监销，销毁人员及监销人员应在销毁清册上签字，严格防止婚 姻登记档案 漏销或遗失 。 5.4.7 销毁清册应永久保存备查。 MZ/T 117-2018 5 A A 附 录 A （规范性附录） 婚姻登记材料归档范围 及分类 序号 婚姻登记档案类型 归档范围 备注 1 结 婚登记（含复婚、补办结婚登

12、记） 1.结婚登记审查处理表 2.申请结婚登记声明书或者申请补办结婚登记 声明书 3. 香港特别行政区居民、澳门特别行政 区居民、台 湾地区居民、出国人员、华侨以及外国人提交的婚 姻登记条例第五条规定的各种证明材料（含 翻译材 料） 4. 当事人身份证件复印件 5. 其他有关材料 2 撤销婚姻 登记 1. 婚姻登记机构 关于撤销婚姻的决定 2 撤销婚姻申请书 3 当事人的结婚证原 件 4 公安机关出具的当事人被拐卖、解救证明，或人 民法院作出的能够证明当事人被胁迫结婚的判决书 5 当事人身份证件复印件 6 人民法院宣告婚姻无效、撤销婚姻的生效司法文 书原件或复印件 7. 同级人民政府或上级业务

13、主管机关对婚姻登记行 为复议形成的行政复议决 定书原件或复印件 8.人民法院撤销婚姻登记行为或撤销补发婚姻登记 证行为的生效司法文书原件或复印件 9.其他有关材料 3 离婚登记 1 离婚登记审查处理表 2 申请离婚登记声明书 3 当事人结婚证复印件 或加盖查档专用章的结婚登 记档案复印件 4 当事人离婚协议书 5 当事人身份证件复印件 6 询问笔录 7 其他有关材料 4 补发婚姻 登记证 1 补发婚姻登记证审查处理表 2 申请补领婚姻登记证声明书 MZ/T 117-2018 6 3 婚姻登记档案保管部门出具的婚姻登记档案证明 或其他有关婚姻状况的证明 4 当事人身份证件复印件 5 当事人委托办理时提交的经公证机关公证的 当事 人身份证件复印件和 委托书，受委托人本人的身份证 件复印件 6 其他有关材料 5 其他 人民法院 发来 的关于解除婚姻关系的生效判决书、裁定书和调解书 单独归档 MZ/T 117-2018 7 参 考 文 献 1 婚姻登记条例 2003-08-08 国务院 2 婚姻登记工作规范 2015-12-08 民政部