1、DA/T 20. 4 1999 前本标准规定的格式具有以下特点：充分考虑了各级档案馆民国档案机读目录的实际状况，因此除了提出以.txt作为扩展名的文本格式外，又提出了以.dbf为扩展名的XBase系列数据库的库结构要求，以供各单位从自身的具体情况出发任意选用一种；本格式中规定的民国档案机读目录中各宇段的要求，系根据DA/T20. 1 1999民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则、DA/T20. 3-1999 民国档案目录中心数据采集标准民国档案分类标引细则和DA/T20. 2 1999民国档案目录中心数据采集标准民国档案主题标引细则而制定。38 本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出
2、。本标准由国家档案局归口。本标准起草单位：中国第二历史档案馆民国档案目录中心数据采集标准课题组。本标准主要起草人：周忠信、邵玲、常福余、喻春生、任荣、潘涛、夏茂粹。中华人民共和国档案行业标准民国档案目录中心数据采集标准民国档案机读目录软磁盘数据交换格式DA/T 20. 4-1999 1 范围Data collecuon standards for the catalogue centre of Republican archives Format of bibliographic data interchange on diskette for Republican archives 1. 1
3、 本标准规定了以软磁盘作为载体交换民国档案机读目录数据时所使用的格式。1. 2本标准规定的民国档案机读目录数据文件的组织方式是以.txt为扩展名的文本文件或者以.dbf 为扩展名的数据库文件。1.3本标准适用于全国民国档案目录中心机读目录信息交换。2 定义本标准采用下列定义。2. 1 档案目录按照一定的秩序编排而成的条目组合，是档案管理、检索和报道的工具。2.2机读目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。2. 3数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。2.4 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。2. 5 宇段记录中可标识的特定范围数据。
4、3 记录格式3. 1 记录由一组按一定格式写入的物理记录序列构成一条记录由记录头标，若干宇段和记录尾标组成。其结构为记录头标字段1 I 字段n I记录尾标图1记录结构记录头标标识记录开始的信息其取值为“”（两位反斜杠字符）中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施39 DA/T 20. 4-1999 记录尾标标识记录结束的信息其取值为“”（两位斜杠字符）3. 2 宇段结构字段名分隔符数据区字段结束符图2宇段结构宇段名标识该宇段数据区所属的宇段其取值为汉字分隔符分隔该宇段的字段名与数据区内容取值为数据区宇段的实际内容取值为汉字、字母、数字等字段结束符指示该字段数据区
5、结束取值为“”（反斜杠字符）3. 3 文件结构若干条记录组成一个文件，文件的结构为记录记录记录. 1 2 N 图3文件结构4 文本文件格式和数据库结构. txt文本文件序号字段名称字段名数据类别字段名1 分类号分类号字符FLH 2 档案馆代码馆代码字符GDM 3 全宗号全宗号字符QZH 4 目录号目录号字符MLH 5 案卷号案卷号字符AJH 6 宗号宗号字符ZH 7 页号页号字符YH 8 缩微号缩微号字符SWH 9 政权标识政权标识字符ZBS 10 控制符控制符字符KZF 11 题名题名汉字TM 12 责任者责任者汉字ZRZ 13 文本文本汉字WB 14 语种语种汉字YZ 15 文件起始时间起
6、始时间字符WQS 16 文件终止时间终止时间字符wzs 17 主题词主题词汉字ZTC 18 附注附注汉字FZ 5 举例某档案目录其著录工作单如下：40 . dbf数据库结构字段类型字段长度c 40 c 6 c 12 c 12 c 12 c 12 c 12 c 18 c 1 c 1 c 120 c 60 c 10 c 12 c 8 c 8 c 60 c 100 DA/T 20. 4-1999 分类号271-32 271-91 档案馆代码432001 全宗号1 目录号案卷号27 宗号页号缩微号160962 政权标识控制符建立档案总库筹设国史馆提议题名责任者张继吴敬恒邹鲁附注文本语种起始时间1939
7、. 1 终止时间主题词机构设置提案国史张继吴敬恒邹鲁档案馆名称：中国第二历史档案馆在以.txt为扩展名的文本文件中，表示为：分类号：J271-32J271-91 馆代码：432001全宗号：1目录号：案卷号：27宗号：页号：缩微号：16J0962政权标识：控制符：题名：建立档案总库筹设国史馆提议责任者：张继吴敬恒邹鲁飞文本：语种：起始时间：19390100终止时间：主题词：机构设置提案国史张继吴敬恒邹鲁附注：或者表示为（舍去目录中的空白项）分类号：J271-32J271-91馆代码：432001全宗号：1案卷号：27缩微号：16J0962题名：建立档案总库筹设国史馆提议责任者：张继吴敬恒邹鲁V坦始时间：19390100主题词：机构设置提案国史张继吴敬恒邹鲁在以.dbf为扩展名的数据库文件中，表示为：FLH J271 32 J271 91 GD孔143001 QZH 1 MLH AJH 27 ZH YH SWH 16J0962 ZBS KZF TM 建立档案总库筹设国史馆提议ZRZ 张继吴敬恒邹鲁WB YZ WQS 19390100 wzs ZTC 机构设置提案国史张继吴敬恒邹鲁FZ 41
