1、档案管理实施细则第一章 总则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。第二章 公司管理档案的范围及管理权限划分第一条 公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：1司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；3财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等） ；4政府、项目批文、合同；5公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等） ；6工程进度计划控制文件（含各业
2、务单位往来函件等） 、工程初设、修改、竣工图纸；7公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划；8公司签定的各类合同（含商品房买卖合同） ；9公司有效证件、印章；10具有法律效力及保存价值的文件；11公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。12本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条 部门档案管理范围，由各部门指定专（兼）职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下：1各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；2部门例会
3、会议纪要；3各部门与其相关业务单位函件管理；4招投标文件管理；5人事劳资档案及信息管理；（人力资源部统一管理人事档案）6仪器、设备维修保养资料；7客户、特约商家资料及信息管理；8公司的媒体宣传资料、销售报表；9财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。第三章 公司档案管理体制第三条 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。第四条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。第五条 公司应有库房或场地和必要的
4、设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。第六条 档案管理部门及负责人1公司档案管理部门为行政部；2公司立档单位为各部门；3档案管理责任人：各部门负责人与专（兼）职文书。4各部门均应指定专（兼）职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第七条 各部门专（兼）职文书的职责1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。3承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。第四章 档案
5、管理、归档文件整理第八条 各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。第九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专（兼）职文书集中统一归卷。第十条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第十一条 归档时限各部门专（兼）职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。第十二
6、条 归档文件的整理1归档材料必须是办理完毕的正式材料。2归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，
7、其它文件的立卷按照有关规定执行。5卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。7归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。8案卷整理的幅面应以 A4 纸为准（210MM297MM）,材料过窄或小于 A4 幅面的粘贴在 A4 的幅
8、面并留出左侧装订线；材料过宽应按 A4 的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。9归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为 1CM 的装订区域。10归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11存档文档为易褪色的材料（如热感纸传真文件） ，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。12文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。第十三条 归档文件的移交1档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接
9、手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。2移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题” 。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。第十四条 档案的保管1防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；2公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、
10、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。3每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。第五章 档案名称、编号第十五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第十六条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表” ，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。第十七条 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第十八条 档案编号原则1公司内归档文件的档号结构
11、为“全宗号类别号年度保管期限文件类型-盒号件号” 。2每一归档文件首页前附上归档文件封面 。3每一档案盒内首页应设“文件存档目录” ，文件归档时依序编号、登录。4档号的表示方式如下：商管公司 ABCCCC-DE-F（G ）-00-001） “商管公司”表示文档归属公司名称，即全宗号2） “AB”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等。3） “CCCC”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如：2005。4） “DE”表示保管期限。如：长期、二年。5） “FG”表示类型名称（大类/小类） 。例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等
12、等。6） “0000”表示文件档号。即盒号、件号。5新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。6档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。7档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。第六章 档案的编目与装盒第十九条 归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目。第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写， 。请将卷内目录放在卷首。第二十一条 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒
13、为准。第二十二条 装盒完毕后，填写档案盒封面 、 档案盒盒脊 。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。第二十三条 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。第二十四条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第七章 档案的鉴定与保管期限第二十五 条档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。第二十六条 档案的保管期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，
14、保管期限从长。1长期保存：1）公司章程；2）股东名册；3）组织规程及办事细则；4）董事会及股东会纪录；5）财务报表；6）政府机关核准文件；7）不动产所有权及其他债权凭证；8）工程设计图；9）其他经核定须永久保存的文书。10）预算、决算书类；11）会计凭证；12）事业计划资料；13）期满或解除之合约；2二年保存：1）结案后无长期保存必要者。2）一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件第八章 档案密级第二十七条 公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1 “绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关
15、财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。2 “机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议） 、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。3 “密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。4 “普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。第九章 档案借阅、利用工作第二十八条 总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还；如需再借，应办理续借手续。第二十九条 各部门其它员
16、工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的，须一律填写档案调阅审批单并经部门负责人和分管总监签字许可后，方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。第三十条 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。第三十一条 档案管理员依据档案调阅审批单 ，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。第三十二条 借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。第三十三条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。第三十
17、四条 档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。第三十五条 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。第三十六条 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。第三十七条 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。第十章 档案的销毁第三十八条 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。第三十九条 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。第四十条公 司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。第十一章 附则第四十一条 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。第四十二条 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行。
