1、2012 年秘书资格四级（实操考试）真题试卷及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情境叙述，找出情境叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。情景叙述早上秘书卫红身着职业装走进公司办公大楼，发现楼道内光线昏暗，马上向值班人员了解情况，得知照明灯坏了。卫红随即给后勤部拔打电话：“请你们尽快派维修人员检修办公大楼的照明灯，谢谢。”并认真填写了 隐患记录及处理表 ，表的格式正确，内容完整。办公室工作人员小李进来：“卫秘书，研发部张主任请你把有关 2 号新产品的技术资料发到他的邮箱里。另外我昨天去总公司开会的交通费要报销。”卫红递给小李零用现金凭单让其填写，凭单
2、格式正确，内容符合要求。然后打开计算机迅速查到要找的资料，却不熟练发邮件的程序，只得让小李帮助发送。卫红认真核对零用现金凭单和发票，并指导小李将发票贴在凭单后面。小李：“今天主任不在，你先给报销了吧，明天再补签就是了。”卫红不假思索地说：“ 也好 ”，拉开抽屉取出现金付给小李。随手将凭单放在桌上的文件堆里。电话铃响四声后卫红接起：“你好，金泰公司。”王总经理的声音：“ 你把最近收集到的客户对我公司产品的反馈信息送过来。”卫红手忙脚乱地抱着一堆资料来到王总经理办公室：“王总，资料都在这里。”王总经理：“ 这么一大堆，你让我怎么看呀，你把它整理后再拿给我。”卫红：“好吧，我这就去整理。”卫红正在整
3、理客户的有关资料，传来敲门声，“请进” ，并立即起身迎接。泰康公司秘书小李进来：“你好。”卫红忙着为小李倒水招待，“对不起，你稍坐一会儿，我去技术部取一份资料，马上回来。”小李看到桌上一份资料，随手拿起一份翻看。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景叙述秘书卫红身着职业装来到总经理办公室，敲门后进入：“王总，考虑到您第二季度活动较多，我为您制定了一份活动时间表。”表格格式正确，内容完整。王总经理：“ 谢谢，我正需要呢。我刚刚接到电话明天上午去市里开会，你安排张副经理接待来访的利康公司李经理吧。”卫红：“我马上去安排
4、。 ”回到办公室在工作日志上做更改。办公桌上文件码放整齐，办公桌前电话线、电脑线交叉拖曳。工作人员小李进来：“ 卫秘书，我明天去人事局外调，需要开封介绍信。”卫红边拿介绍信、公章，边说：“我正要去向张副经理汇报工作，你自己开吧，开好后把介绍信、公章放在桌子上就行了。”随即离开办公室。卫红在张副经理办公室：“这是明天接待利康公司李经理的接待计划。”张副经理：“ 接待规格变了，你要与对方作好解释工作。”卫红：“哎呀，我忘记通知对方了。”张副经理继续看着接待计划，略显生气地说：“怎么能让客人参观 2 号新产品试验室呢?这可是我们的保密项目呀。”卫红：“我去重新安排参观路线。”第二天卫红提前来到接待室
5、，整理环境，开窗通风。利康公司李经理一行人来到公司大门口，没有人员迎接便自行来到接待室。卫红和张副经理马上迎上去，卫红抢先与来访客人握手，并主动用正确的手势引导客人进入接待室。卫红让李经理一行人坐在离门口较近的沙发上，让张副经理坐在离门口较远的沙发上。突然卫红的手机响了，她向客人很抱歉地说：“对不起，我接个电话。” 转身离开到外面接听电话。二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的两项任务。4 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。5 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作
6、任务。2012 年秘书资格四级（实操考试）真题试卷答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)着装规范。()(2)发现问题能够及时了解情况。()(3)能够及时报告维修部门排除隐患。()(4)及时填写 隐患记录及处理表。()(5)隐患记录及处理表 格式正确，内容完整。()(6)零用现金凭单 设计正确。()(7)会用计算机查找文件资料。()(8)不熟悉发电子邮件的程序。()(9)认真核对报销手续并指导下属。()(10)没有领导签字就予以报销。()(儿)现金没有放在带锁的抽屉里。()(12)没有及时在零用现金账簿上作记录。()(13)接电话不及时。 ()(14)接电话没有首先道歉。()(15)接电
7、话问候语正确。 ()(16)没有对收集到的信息资料进行整理。()(17)起身迎接客人符合接待要求。()(18)招待客人有礼貌。 ()(19)将客户信息的有关资料随手放在桌上，没有保密意识。()2 【正确答案】 (1)着装规范。()(2)进入领导办公室敲门。()(3)主动为领导制定活动计划表。()(4)活动计划表格式正确。()(5)能够及时更改工作日志。()(6)办公桌上文件摆放整齐。()(7)办公桌前电话线、电脑线拖曳。()(8)不应让工作人员自己开具介绍信。()(9)印章、空白介绍信不应放在桌上，没有保密意识。()(10)没有及时通知对方改变接待规格。()(11)不应安排来访者参观企业的保密
8、项目。()(12)能够提前整理接待室。()(13)没有到大门口迎接客人。()(14)不应抢在领导前面与客人握手。()(15)引导客人手势正确，合乎礼仪要求。()(16)安排主、客座位不正确。()(17)接听电话前能够主动向客人道歉。()(18)出去接听电话处理方式正确。()二、工作实务3 【正确答案】 会议的日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里。并将会议的议题具体化。会议议程表与会议日程表的联系与区别：(1)会议议程与会议日程的功能是不同的，会议议程是对会议议题的细化，是会议内容的具体体现，并冠以序号编写出来，会议日程是会议议程在时间上的具体安排
9、和分配。(2)会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了；会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。(3)会议议程与会议日程的安排必须吻合。(4)会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。4 【正确答案】 (1)文件上有属于不同年度的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类根据。(2)法规性文件以批准日期为根据。(3)领导性文件以签署日期为根据。(4)会议记录以开会日期为根据。(5) 计划、总结以内容针对时间为根据。(6)文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接近日期。(7)文件上没有注明日期，可通过分析文件内容来判定日期。5 【正确答案】 (1)电子邮件格式正确。(2) 制定接待计划的工作程序：了解掌握背景资料；草拟接待计划； 与本单位相关部门沟通情况； 与来访者沟通情况；报请上司审批。 (3)制定接待计划的注意事项： 遵守本单位接待的规章制度；了解来宾的饮食习惯； 做好保密工作。 (4)商务旅行计划的内容：出差时间、启程和返回日期，接站安排；出差线路，住宿安排； 会晤计划；交通工具的选择；携带的文件； 上司和接待人的特别要求； 上司旅行区域的天气状况；行程安排、会晤计划、会晤人员名单等等； 差旅费用；上司住宅电话号码。
