1、秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 1 及答案与解析一、案例分析1 阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。时间：上午 10 点地点：宏远公司营销部办公室人物：秘书钟苗、某公司王经理、经理兆良、营销部文员方小姐物品：各类文件夹、电话机、笔、留言纸、样品介绍册、汀货单、信封、邮票、印泥盒和印章、灭火器、大纸箱情景一宏远公司营销部办公室(特写)。钟苗正在打电话，她把电话夹在肩膀与脖子之间，用手在一堆文件里翻：“王经理您好!非常感谢您在上个季度对我们销售工作的支持和帮助，我们经理想跟您谈谈今后继续合作的事，您看什么时候方便，咱们一起吃
2、个饭?”王经理：“对不起，你是哪位? 我听不出来。”“啊?我是谁?我是_宏远公司的钟苗呀。”此时一位女同事走进来，站在钟苗的办公桌前，钟苗看了她一眼，毫无反应，继续打电话：“这个周五晚上您方便吗? 我们经理在迎宾楼请您。 那好，就这么说定了!周五晚上见。” 钟苗放下电话后，对同事说： “有事吗，小方?”小方：“我想领 A4 的打印纸。材料印了一半没纸了。”钟苗：“你等等。 ”转身走到柜子旁边打开柜门看：“呀，糟糕!A4 的打印纸没有了。前天打印了好多订货单，用光了。”小方：“那怎么办 ?我的材料要在下午的会上用，一人一份。”钟苗：“别急，我有办法。” 马上打电话：“喂!张民吗?我是宏远公司的钟
3、苗。你能马上给我们送两箱 A4 的纸吗?急等着用!好，那就谢谢了。”放下电话，对小方：“半个小时内送到，还来得及吧?”小方：“那就太好了 !不过我也别白跑一趟，你给我一瓶胶水、两支签字笔，上次发的快用完了”钟苗：“好。 ”打开柜子拿文具，递给小方： “给你。过一会儿再来领纸吧。”小方接过文具：“ 好吧。纸送过来以后你打个电话告诉我吧。”钟苗继续在桌子上找东西：“你没看见我这么多事情!还是你自己想着点儿吧。”小方瞥了她一眼，转身走了。情景二(周五下午五点) 钟苗在打字。经理兆良走进来：“ 钟苗，是不是该走了? 约王经理几点到?”钟苗看表，“跟他约的 6 点，还有一个小时，来得及吧。”兆良：“周末
4、容易堵车，还是早点走吧!”钟苗：“稍等等。 “说着从抽屉里拿出一条丝巾，提起包：“我去补补妆，两分钟就好。”情景三饭店前，王经理和马秘书走来。马秘书对饭店领班：“宏远公司订的房间。”领班：“请跟我来。 ”领他们来到一个包间门口。推开门，王经理和马秘书面面相觑，王经理：“怎么没人? 几点了?”马秘书：“6 点过 5 分。他们还没到 ?咱们进去等吧。 ”王经理：“别，咱们到外面等。“两人走出饭店大门。钟苗与经理兆良匆匆赶来，边走边看表。稍远处，马秘书看见他们，想迎上前去，被王经理拉住：“等会儿再进去。” 过了几分钟，两人走进饭店。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正
5、确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。人物：秘书钟苗、总经理(声音)物品：投影仪、笔记本电脑、会议桌椅、会议记录本场景：办公室、会议室情景一秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前，正在整理文件，这时电话铃响了，钟苗很快拿起电话：“喂，请问您找谁啊” 听筒中传来总经理的声音： “钟苗啊，你通知一下，今天下午 2 点在一楼会议室召开各部门经理会议，讨论下个月的工作安排。我要用一下投影仪，你安排一下。”“好的。”钟苗答应着放下电话，时钟特写：10 点钟。钟苗打开计算机主机电源，然后又打开显示器电源，(特写)钟苗的手机放在显示器旁。计算机启动后，钟苗打开邮件发送窗口，在窗口中写会议通知。屏幕特写：发送
6、完毕，钟苗想了想，自语道：“ 还是再用电话通知一下保险。” 她拿起电话，拨号。钟苗：“张经理您好。王总让我通知您今天下午 2 点在一楼会议室开会，具体情况您可以查一下邮箱，我已经给您发过去了。”放下电话，钟苗继续拨号：“ 刘经理您好。今天下午 2 点钟在一楼会议室“(画面淡出)情景二会议室，时钟特写：13：30。会议室中只有钟苗一人，她正在连接笔记本电脑和投影仪。投影仪通风口处堆着一些文件，几乎挡住了通风口。连接好后，她先打开投影仪电源开关，再打开电脑开关。启动后，投影未显示计算机上的信号。钟苗按下笔记本电脑上的 Fn 键与 F8 键(特写)，墙壁上显示出图像，但不清楚而且画面倾斜。钟苗调整机
7、器的支架使画面正常。钟苗调整投影仪的镜头旋钮，进行对焦，直到墙壁上画面清晰。钟苗看了一下表，自语道：“ 还有 10 分钟才开会呢，先把镜头盖盖上吧。” 她拿起镜头盖盖住了投影仪镜头。钟苗坐在自己的位置上，打开会议记录本，在上面写着什么。二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。4 背景说明：你是宏远公司秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。5 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 1 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)钟苗打电话的姿势不对。
8、()(2)钟苗打电话没有先告诉对方自己是谁。()(3)打电话时没向同事点头示意、打招呼。()(4)没有提前预定 A4 纸。 ()(5)办公材料急用时，能够及时采取补救措施。()(6)请客时主人一方应该提前出发，在时间上留有余地。()(7)钟苗补妆是对客人的尊重。()(8)王经理二人作为客人，稍晚几分钟到。()(9)王经理到外面等候。()(10)钟苗两人迟到。 ()(11)马秘书想迎上前。 ()(12)王经理拉住马秘书，让主人不会为迟到尴尬。()(13)王经理等二人稍晚几分钟再进。()(14)钟苗应该提前到达饭店检查餐厅环境、安排座位。()2 【正确答案】 (1)秘书着装正确。()(2)接听电话
9、及时。()(3)电话应答语不正确。()(4)计算机开机顺序错误。()(5)手机带有磁性，不能放在显示器旁边。()(6)能够选择正确的发送会议通知的形式。()(7)会议通知没有写明会议内容。()(8)会议通知落款日期应该用中文格式。()(9)能够及时完成经理交办的任务。()(10)能够提前到会议室做好设备准备工作。()(11)投影仪通风口处堆着文件，几乎挡住了通风口，会影响机器散热。()(12)笔记本电脑与投影仪连接正确。()(13)开机顺序正确。 ()(14)能够正确切换电脑的输出方式。()(15)能够解决画面倾斜现象。()(16)能够正确进行对焦。 ()(17)在投影使用过程中，不用镜头盖遮
10、挡镜头，这样可能造成投影仪内部温度升高，容易导致元器件损坏。()(18)有做会议记录的意识。()二、工作实务3 【正确答案】 贺信天图公司(或“天图公司成立 10 周年纪念大会暨产品展销会组委会 ”)：值此贵公司成立 10 周年纪念大会暨产品展销会开幕之际，我谨代表宏远公司，向大会表示热列的祝贺!10 年来，贵公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念，自力更生、艰苦创业，在计算机通信产品的研发领域连续取得重大突破，开发出许多新型产品，培养了众多技术人才，在国内同行业中具备了很强的竞争实力，为国人争得了荣誉。相信此次纪念大会暨产品展销会将会为贵公司赢得更大的经济与社会效益。多年来，贵公司与我公司建立
11、了良好的合作关系，在技术力量方面，贵公司给予我公司多方面的帮助和支持。对此，我们表示衷心的感谢!我们要努力学习贵公司锐意创新的精神，继续加强与贵公司的合作，不断提高产品质量，为使我公司产品达到同行业先进水平而奋斗!最后，祝贵公司成立 10 周年纪念大会暨产品展销会取得圆满成功!宏远公司总经理廖年月 日4 【正确答案】 关于会议地点和布局的选择：因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围，所以，建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。会议议程的安排，根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定：(1)由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。(2)建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方了解对方的困难。
12、(3)会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。(4)会议组织者向各方提出要求： 防止本位主义、树立内部客户观念； 耐心倾听对方意见；换位思考； 及时进行信息沟通。(5)再由双方进行互谅互让地磋商。(6)形成会议备忘录，提醒遵照执行。5 【正确答案】 注意事项：询问函和答复函的结构是：标题+主送机关+正文+ 落款+成文日期询问函和答复函的标题有两种形式：发文机关+事由+ 文种；事由+文种询问函和答复函的正文结构是：发文缘由+事项+ 尾语发文缘由包括：事项。询问函应说明要求主送机关协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函应问复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。书
13、写事项时，如事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写。尾语。尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用：“ 请速回复”“ 盼复”“请予复函”“即请函复”等；答复函的结尾常用“此复”“特此专复”“特此函复”“专此函告”等。【例文】宏远公司人力资源部关于丁小强人事调查的函公司人事部：我公司正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。为查实丁小强同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题：丁小强同志在公司工作的起止期。丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。贵公司对丁小强同志表现的评价。特此函达，请予复函。宏远公司人力资源部年月日公司人事部关于丁小强同志情况的复函公司人力资源部：你部关于人事调查的函(宏远人函201369号)收悉。关于丁小强同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下：丁小强同志在我公司工作的起止日期为 2010 年 9 月 4 日至 2013 年 3 月 8 日。丁小强同志在我公司工作期间两次获奖，一次为公司 2010 年先进工作者；一次为销售部 2012 年业绩突出奖。我公司认为，丁小强同志是个很好的管理人才，其业务熟练，能够独当一面；严于律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。特此函复。公司人事部年月 日
