1、秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 12 及答案与解析一、案例分析1 阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出 10 处正误点）人物：高叶 总经理助理王民 宏远公司总经理谭平 总经理办公室文员刘建 设备采购部经理孙悦 设备采购员陈宏 财务总监苏明 行政经理物品：采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一间、来访者登记卡样板、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅（公司办公设备和家具采购方案协调会）情景一（公司会议室，高叶主持一个协调会，后面挂着会标，到会者有谭、刘、孙、陈、苏）高：今天我们来开一个协调会，两天前王总给我下达了一个任务单，我
2、公司的接待区需要重新装饰，为了适应公司的发展需要，我们首先谈一下接待区所需采购的各种物品，在此基础上，写出采购方案，做出采购预算。事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各部门的意见，现在我们将情况汇总一下。我先提醒大家几点，我们需要采购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的能力，以及售后服务等问题。谁先谈谈？刘：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比较完善，现在需要增设欢迎来访者的信息板，一般的布告板，如果可能应建立来访者卡、证的登记系统，并要在合适的位置安装录像探头等监视系统，还有各种展示架和资料报刊架。高：非常好，请你们将需要订购的物品写成书面报告提
3、交上来，为制定整体的采购计划提供资料。孙：我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较，要充分比较设备的性能、价格、付费方式。高：还要考虑交货时间和有关售后服务问题。公司考虑将公司的采购项目参与到由市政府采购中心主持的公开采购的活动中去。刘：昨天我已经将准备提交采购中心的任务书上报给了总经理办公室。高：我看了，但是中间还有一些问题，比如你没有写清招标文件发售的具体时间和地点，询标的具体时间与地点。刘：是吗，那可能是钟秘书他们疏忽了。我让他们重做一份尽快报总经理办公室。高：请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我。陈：关于办公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算，公司最近流动资
4、金比较紧张，因此，接待区的重新装饰和布局应该立求简洁、实用，有些一时达不到的功能不必强求。刘：我们既然重新装修一次还是应该力求功能齐全，跟上时代，要不还有什么意义。陈：我的意思是说，要简洁务实，像你们说的什么展式架、录像探头有必要吗？刘：怎么没有必要呀，你去别家公司看看，哪家不是这样呀。陈：反正花的不是你自己的钱，没人知道心疼。高：大家都是为了把公司的事情做得更好，并不是为个人的利益，所以简朴务实和与时俱进都是很必要的，什么一定要买，什么可以量力而行过一段再买，等我们预算出来大家可以再协商讨论。下面大家议一议财务预算的具体细节。（淡出）情景二（在公司的仓库房，高正在带着采购人员对所购的设备和办
5、公用品逐一检查验货）高：小孙，你那边检查的进货的型号、数量、规格都没有什么问题吧？孙：没问题，我逐一清点，而且开包抽查了几个箱子，质量还不错。高：那好，你把这些发票、单据送到财务，把这个后续的贷款支票开出来交给厂家。情景三（高叶办公室，电话铃响）高：喂，你好，我是高叶。陈总监吗？你说前两天采购的办公设备用品的发票有问题。哪出问题了？是货物的单价和原来的不一样，我审的时候没太注意。那怎么办呀？好吧，我让采购部尽快跟供应商联系一下。（重新拿起电话给钟秘书打电话）高：钟秘书，请你帮我找出前几天设备购买的相关档案资料，特别是将其中的订货单、交货单和发票的复印件尽快给我送过来。什么？你没有将这些东西复印
6、，我没告诉你？难道你不知道这些东西都是要必须复印存档的吗？连这么点基本常识都没有还做什么秘书？（扔下电话淡出）2 阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出 15 处正误点）。 人物：秘书钟苗、同事周伟、张总（声音）、李经理（声音） 物品：印章、带存根的介绍信、用印申请单、电话 场景：秘书办公室 情景一 秘书钟苗着职业装坐在办公桌前整理文件。镜头扫过办公室，环境整洁，但地面有裸露的电源线。门口有灭火器。电话铃响了，钟苗及时拿起听筒：“你好！伟南公司。 ”听筒中传来同事周伟的声音：“钟苗，我一会儿要去天地公司联系业务，你给我开张介绍信。” “ 好的。
7、”钟苗答道，“别忘了填张用印申请单。” 周伟：“好的。 ” 电话铃又响了，钟苗及时拿起听筒：“你好！伟南公司。” 听筒中传来张总的声音：“ 钟苗，今天下午我临时有个会议，原定召开的各部门经理会议挪到明天下午吧，时间地点不变，你安排一下。” 钟苗：“ 好的。我马上安排。” 放下电话，钟苗从文件夹中抽出“上司工作日志” ，在上面做了修订；又抽出 “个人工作日志”做了修改。 钟苗拿起电话，拨号。 钟苗：“ 后勤吗？我是钟苗，今天下午的会取消了，就不用会议室了。会议改在明天下午举行，我预订一下会议室。时间还是下午两点钟。” “好的，谢谢啊！ ”钟苗放下话筒，“得赶紧通知各位经理。” 钟苗自语道。她继续
8、拔电话：“销售部吗？请问赵经理在吗？赵经理，我是钟苗，今天下午的会议取消了，改在明天下午进行”（画面淡出） 情景二 钟苗继续整理文件。周伟推门进来，把用印申请单递给钟苗。 周伟：“这是用印申请单。” （特写） 钟苗接过来看了看，说：“哟，你们部李经理没有签字，我不能给你盖章。” 周伟有些着急，“我已经跟李经理说过了，他同意了。” “ 别急，我问一下。”钟苗说着拨通了李经理的电话。 钟苗：“李经理，周伟去天地公司联系业务需要开介绍信，您没有在用印申请表上签字，您看怎么办？” 李经理： “噢，这事我知道。我正在开会，你先给他开介绍信，一会儿我补一下签字。” 钟苗：“ 好的。” 钟苗随手从桌子上的文
9、件夹中取出介绍信，填好相关内容，然后从抽屉里拿出印章。（特定：章的位置正确，骑年盖月，但章盖倒了。） 钟苗将介绍信撕下递给周伟：“给。”“谢谢！” 周伟接过来看了看，“钟苗，能不能给我开几张空白介绍信，每次都要找经理签字，太麻烦了！” 钟苗一边在文件夹中找“ 用印登记本 ”，一边回答：“这恐怕不行，你用的时候再来开就是了。” “那好吧。”周伟无奈地说，“我走了啊！再见！ ” 钟苗：“再见。” 钟苗翻开“用印登记本 ”，根据“用印申请表”在上面进行登记。（画面淡出）二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。便条高叶：安装在电脑上的刻录机坏了，公司
10、准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明刻录机使用的注意事项。行政经理 苏明2013 年 3 月 2 日4 背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：我要于下月底率领公司一批业务骨干去英国访问。请你向我说明你将如何为我做好这次团队出访的准备工作。谢谢。行政经理 苏明年月日5 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理王民需要你完成的任务。便条高叶：从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录
11、形式发给我。谢谢。(1)提高团队士气的方法。(2)团队任务的分配方法。(3)上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。总经理 王民2013 年 2 月 12 日秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 12 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)能够主持好协调会，启发和引导大家积极地发表意见。()(2)在商讨重要会议议题前，能够提前通知有关部门根据会议议题广泛收集意见，做好会前的相关准备。()(3)在会议组织中，能够引导会议，先提出些建设性的意见，供大家参考。()(4)对于下属提供的有用信息注意及时确认和形成书面文字。()(5)知道在办公用品的采购计划和预算中考虑交货的时间和售后服务有关的细节
12、问题。()(6)能够检查出政府采购的招标文书中所存在的问题（如没有写清招标文件的发售时间和地点、询标的时间和地点）。()(7)能够在开展参与政府采购项目之前，主动了解政府采购招、投标的主要内容。()(8)在与会人员发生矛盾冲突时，能够限制影响会议决议的行为，尽量消除交流的障碍，以保证团队成员的交流，尽可能的有效和谐。()(9)在会议主持中以问题为导向，不断引导与会者形成讨论的结论。()(10)在办公设备和用品进货时，能够带领下属认真核查数量，但未能认真地检查相关的票据错误。()(11)没有事先提醒下属将设备采购的相关票据复印存档。()(12)在下属工作出现漏洞和问题时，不能耐心地指导下属，态度
13、比较简单粗暴。()2 【正确答案】 (1)秘书着装正确。()(2)电源线裸露，存在安全隐患。()(3)放置灭火器，有安全意识。()(4)接听电话及时。()(5)电话应答语正确。()(6)知道用印需要填写申请单。()(7)能够对工作日志及时进行修改。()(8)能够管理上司工作日志。()(9)能够及时预订会议室。()(10)能够及时将会议变动信息通知相关人员。()(11)用印申请表上必须要有负责人签字。()(12)碰到不明确的情况，能够主动向上司请示核准。()(13)介绍信应放在加锁的抽屉里，随用随开。()(14)印章必须要加锁保管。()(15)文末落款位置正确，骑年盖月。()(16)文末章盖倒了
14、。 ()(17)没有盖骑缝章。 ()(18)不能开空白介绍信。 ()(19)用印后能够进行用印登记。()二、工作实务3 【正确答案】 (1)刻录机的主要性能指标：数据传输速度；缓存容量；兼容性。(2)刻录机使用注意事项：安装时要注意散热；保持清洁；避免刻录机长时间工作；刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件；及时取出盘片。4 【正确答案】 团队出访的准备工作主要有：首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的入员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。其次要做好团队出访前的准备与组织工作。(1)拟定出访方案。(2)确定出访人员，进行编组制成名
15、单。(3)为团队所有成员办理各种出国手续。(4)编制旅程表。(5)召开全体出访人员预备会。预备会的主要内容有：强调此行的目的、要求。介绍并说明准备工作的进展情况。对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍。提醒携带的个人必备品包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等。有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发。领队及所有成员的自我介绍。提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。(6)与邀请单位联系使其有所准备。(7)指定专人负责做好订房和订票工作。(8)做好文件资料及必备衣物的准备。(9)采用恰当方式准备好出访经费。5 【正确答案】 备忘录至：总经理王民自：秘书高叶日期：20
16、13 年 2 月 12 日主题：关于团队工作(1)提高团队士气的方法：有一个良好的工作环境。让队员了解团队的使命。努力的目标相同。记住每个队员是独立的个体。创立团队识别系统。分享成果。确保团队正面气氛。秘书的作用。(2)团队任务的分配方法：认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任，公平分配每个成员的工作。分配工作时，应考虑下列因素：团队成员工作经验的多少。每人承担的工作总量。尽可能变化着平均分配任务，不要将那些有趣的、大家都愿意做的工作总分配给同一个人，而要平均分配。应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性。组织团队会议共同讨论如何分配成
17、员工作，公开化的讨论可使分配工作更合理、更公平。在实施执行中要有灵活性，通过监督和检察团队成员的工作进展，如果发现任务分配不合理、不公平的现象，应立即重新调整工作任务，以保证团队工作达到预期的目标。(3)上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径：定期向上级主管部门提交书面报告。由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触。上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议。上级管理部门也能通过亲自到团队察看工作而获得团队建设的第一手资料。其他途径。例如通过举办团队工作 进展情况的展览向上级汇报工作实现管理部门和团队之间的沟通。管理部门与团队之间的交流途径不应该是单方的、个别的，通常是上述这些交流方法的组合，以便可以更好地实现双方之间的交流，保证双方都能够获得关于团队进展的全面、准确和最新的信息。
