1、秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 13 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出 10 处正误点）。宏远公司总经理助理高叶，身着白衬衫，衬衫下摆未塞入西裤内；领带紧贴领口，下端离皮带扣约有二寸距离。办公桌上，文件夹、报纸等物品摆放零乱。总经理推门进来。总经理：“ 小高，忙着呢？ ”高叶起身：“总经理，有事吗？”总经理：“ 咱们征地的报告区里给批了吗？ ”高叶：“还没有。 ”总经理：“ 你给催催。”高叶：“我昨天打了三次电话，没人接。我已经在答录机上做了留言。今天上午还没有回音，我再打电话。”总经理：“ 那你抓紧，我走
2、了。 ”说完转身离去。高叶：“经理慢走。 ”电话铃响，高叶在铃声响了两声后接起：“你好，宏远公司高叶。”对方：“我是区土地管理局的小王。”高叶：“小王，您好，我正有事找您呢！”小王：“你在答录机上的留言我们知道了，现在还缺你们公司办公地点的房屋租赁证明，请尽快传真过来，我抓紧办。”高叶：“好的。我这就传真过来，你的传真号码多少？” 他随手拿起一张报纸，边听边在报沿的空白处记录。小王：“8867 。”高叶：“8867 。”小王：“4933 。”高叶：“4933 。那麻烦您抓紧办。谢谢您了，再见！”小王：“再见！ ”高叶挂了电话，开始翻阅办公桌上一个个没有贴标签的文件夹（盒），并自言自语：“证件文
3、件夹 税务文件夹 终于找到了，我这就发传真” 接下来他在桌上找刚才记的传真号：“传真号 传真号写在哪了呢 ”终于找到了。他撕下报纸边沿上的传真号，正欲出门，行政部秘书小沈走了进来。小沈：“高叶，新产品发布会的筹备计划做出来了。您给看一下。”高叶：“好的。 ”他接过小沈递来的材料，翻开看了看说：“小沈，工作计划一定要明确承办人和负责人，这样才好监督检查。否则，怎么安排阶段检查呀？你再加上负责人一列。”小沈：“好，我给补上。”高叶：“新产品宣传册已经定稿，一定要及早送印刷厂，不能等领导发言稿定稿后再一起送。”小沈：“可是如果分两次送的话不是多一道手续吗？”高叶：“新产品宣传册页数多，要彩色印刷，又
4、要塑封，你要估算一下印刷时间，保证按期完成任务。”小沈：“这点我没有考虑到。”高叶：“做工作应该分轻重缓急，不然就很难完成任务。”小沈：“好的，我一定多向老员工学习。对了，您再看看这个，这是今天早上三车间出的事故，两个工人被烫伤。这是我填写的，您看对吗？”高叶：“你知道该填什么表吗？”小沈：“知道，填写 事故情况记录表 。”高叶：“不对。 事故情况记录表 是车间安全员填的。你应该填工伤情况报告表。”小沈：“哦，我填错了。我回去再填写一份。安全员那里我会通知到。”高叶：“还有，时间一定要填写清楚是几点几分，不能笼统。”小沈：“好的，我记住了。”高叶在办公桌上拿了一张工伤情况报告表递给小沈。小沈：
5、“好，谢谢您。 ”2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出 15 处正误点）。时间：上午 9 点地点：秘书办公室人物：业务部秘书初萌、业务部经理冯建、客户王佳必备物品：计算机、电话、分类的文件夹、记录纸、笔、杂乱物品（报纸等）情景一（初萌办公室）初萌身穿职业装端坐在电脑前打字，办公桌上物品摆放凌乱。经理冯建推门进来：“ 初萌，下星期的会议通知你准备好了吗？”初萌起身：“ 哦，冯经理，都整理好了。 ”初萌在乱放的文件堆里找来找去：“您稍等啊，哪去了？哦，在这儿！给您。” 拿出一张纸递给了冯经理。冯经理：“ 你的工作习惯该改改了！对了，一会儿你
6、先给我印盒名片，要总经理那种的。还有，明天香港的孙老板到京，你再落实一下宾馆。”初萌：“好的。冯经理，下周您在上海的会要没有变化的话，我就订房间了。”冯经理：“ 嗯，你去订吧。我现在有个急事要马上出去，一会儿我有个客人要来，你先帮我接待一下。”初萌：“好的，您放心吧。”冯经理走出房间。情景二初萌翻找出大上海宾馆电话。初萌：“你好！是大上海宾馆吗？”宾馆前台：“ 您好，大上海宾馆，愿意为您服务。”初萌：“我是宏远公司。5 月 19 号我公司订了一个套房，我们下周五到。请问房间都准备好了吗？”宾馆：“请稍等，我马上查一下。对！没问题，在 1508 房间。我们恭候客人的到来。”初萌：“1508 房间
7、，谢谢，再见。 ”边说边记下来。宾馆：“再见！ ”情景三初萌正打算关电脑，有人敲门。初萌：“谁呀？进来！ ”王佳推门而入：“你好！请问这是业务部吗？”初萌坐在那里，抬眼看着来人：“这里就是。你找谁？” 王佳：“冯经理在吗？我跟你们冯经理约好了。”王佳说着掏出名片，双手递给初萌。初萌用左手接过名片，随手放在桌上，同时马上变得热情起来，招呼道：“啊，刚才冯经理还等您呐。不过这会儿他有点急事要办，让您稍等会儿，他马上就回来。您先坐。”初萌让王佳坐下，转身倒水，用纸杯招待客人（特写）。“您是习惯喝茶还是开水？”客人：“不客气，都可以。”这时，电话铃响起，铃响四遍后，初萌拿起电话：“谁呀，打错了。” 挂
8、断。初萌坐下后开始与客人交谈。初萌：“我在报上经常看到对您公司的宣传，我想买你们那个新产品，可以优惠吗？”王佳犹豫着：“ 我回去给你想想办法。”初萌：“您知道吗？我们公司刚刚研制出的 WEC 产品，马上就要投入市场了。这回，我们能大赚一笔。哎，你们公司待遇怎么样啊？”（淡出画面）二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。便条高叶：公司最近准备更新办公用品与设备，请你说明获得设备使用权的方式及其优缺点，并简单介绍一下采购步骤，以供我参考。谢谢！行政经理年月日4 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：为
9、规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。谢谢！行政经理苏明2013 年 3 月 15 日5 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。备忘录至：秘书高叶自：行政经理苏明日期：年月日内容：公司拟在上海成立分销公司销售本公司产品，准备设置一个销售厅，同时设立销售科、财务科、办公室三个部门，请你列出设计办公结构和布局需要考虑的因素供我参考，以便做出最后设计方案。另外，请你帮我考虑一下销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型，并说明理由。谢谢！秘书资格三级（实操考试）模拟
10、试卷 13 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)办公室缺绿色植物。()(2)着装不规范。()(3)办公桌上物品摆放零乱。()(4)能利用答录机留言及时传递信息。()(5)能在电话铃响三声内接起，并规范用语。()(6)没有事先准备好电话记录本，将传真号码随便记录在报纸上。()(7)能将对方传递过来的重要信息（传真号码）复述一遍，以防误记。()(8)文件夹（盒）没贴标签，文件用后也没有分类放置，查找中耽误了大量的时间。()(9)重要文件没有锁进文件柜而随便放在桌面上的文件夹中。()(10)告诉小沈新产品发布会的筹办计划要明确承办人和负责人。()(11)在有两个工人烫伤的情况下，告诉小沈事
11、故情况记录表应由车间安全员填写，秘书则应填写工伤情况报告表。()(12)工伤情况报告表 本应填写两份，而只给了小沈一份。()(13)告诉小沈新产品宣传册要先一步印刷，未定稿的领导讲话稿后一步印刷，体现了时间管理上的轻重缓急原则。()(14)能耐心指导下属工作，做好对上对下的信息沟通。()(15)房屋租赁证明没有及时传真给有关部门，以致延误了重要而紧急的事务。()2 【正确答案】 (1)着装符合要求。()(2)环境不整洁，办公用品摆放凌乱。()(3)能够提前准备会议通知。()(4)能熟练操作办公室事务提醒上司的工作安排。()(5)能够用电话确认为上司订客房。()(6)订房间没有事先查对标准。()
12、(7)电话语言规范正确，认真记录。()(8)没有做到热情迎客，语言动作均不礼貌。()(9)对待客人不能一视同仁，前后态度反差太大。()(10)接名片动作不规范。 ()(11)接过名片后没有认真阅读，随手丢在桌上，对客人不礼貌。()(12)送饮品能征得客人意愿。()(13)没有遵循接电话 “响铃不过三”的原则，电话接应不及时。 ()(14)对待错打过来的电话，语言、态度不符合要求。()(15)不懂得与客人沟通时的语言禁忌，为个人谋私利。()(16)没有保密意识，将公司新产品秘密泄露出去。()(17)随便问客人公司的待遇情况。()二、工作实务3 【正确答案】 获得设备使用权的方式主要有购买、租用两
13、种方式。(1)购买。优点：设备归购买者所有，使用方便。缺点：一次性付款费用较高，而且过了保修期后，需要额外支出设备的维护与修理费用。另外，设备还可能很快过时。(2)租用。优点：最初的费用较低；费用能被利润补偿；租用协议包括维护和修理；能及时更换和升级。缺点：若租期较长，支出的费用将会较多，甚至超过购买的费用；提前终止租赁合同，需付违约金。采购步骤：(1)提出购买申请。(2)递交审批、落实经费。(3)招标、选择供应商。(4)签订供货合同。(5)货物入库。(6)支付货款。4 【正确答案】 备忘录发自：秘书高叶发给：行政经理苏明日期：2013 年 3 月 15 日主题：会议文件收集整理的要求和内容，
14、会议文件立卷归档的意义内容：(1)收集会议文件资料的要求。确定会议文件资料的收集范围。收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施，补救毁损的文件资料。收集整理过程中要注意保密。(2)需收集的文件资料。会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道等。(3)会议文件的立卷归
15、档。会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点：第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。5 【正确答案】 设计办公结构和布局需要考虑的因素：(1)职工的人数。人数多，需要的空间就要大，费用也要增加。(2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在上海市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。(3)机构的建制、办公空间的分类。如需要多少个部室。(4)组织经营的性质或内容。如我们是建一个分销公司，以销售我公司产品为
16、主，办公室不应安排在公司的大门旁边，接待区一般安排在离门较近的区域。(5)部门间的工作联系。确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复和浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排为近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。(7)走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。(8)办公室要根据组织的发展变化，在设计上讲究灵活性，如采用容易站立、移动或拆除的间隔物等，可以给办公室的设计和改变提供更大的选择。销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型：(1)销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省费用，能容纳更多人员。(2)财务科的办公结构布局类型用封闭式办公室，这样安全、保密，易于员工集中注意力，从事细致或专业工作。
