1、秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 2 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。人物：宏远公司总经理助理高叶，总经理李蒙，钟苗，五个部门经理。物品：挂钟，电话，计算机，优盘，投影仪，会议室茶具，矿泉水，资料，手机，烫伤膏，服装。场景：高叶办公室，会议室，洗手间，书柜。情景一上午，宏远公司经理办公室挂钟指向 8：10，电话铃响起三遍后仍无人接听，断掉。电话铃再次响起，只见高叶一身正装匆匆进门，抓起电话：“抱歉，你好!宏远公司高叶。”电话中：“ 高叶啊，我是李蒙。 ”高叶愣了一下马上回应： “啊，李经理
2、您好。不好意思，我来晚了，正要给您回电话呢。昨天您要的那本企业形象策划书不在我手里，我找到再送过去好吗?”李蒙：“一会儿开会就要用了，你怎么搞的嘛!快点啊， 9：00 带到会议室来吧!”高叶：“好的好的。 ”高叶放下电话回身在书柜的资料中着急地翻着，自言自语着：“明明放在这里怎么会没了?”(特写：书柜中的资料摆放无序，有些资料一碰就散落下来。)这时有人敲门。听见敲门声，高叶说：“请进。”钟苗进来：“ 哟，找什么呢 ?这么着急?”高叶：“上周弄出来的那本企业形象策划书找不到了，一会儿开会要讨论呢。”钟苗：“在我这里嘛。你真是贵人多忘事，你让我去加一张图片，我还问你要不要填跟踪卡来的。” 说着递过
3、手中的资料和一个优盘。高叶：“对对，看我真是忙晕了。” 高兴地接过东西，翻看资料： “图片加上了，太好了。幻灯片的模板用的是这里的标志吧?”钟苗：“对，应该没问题。”高叶：“会上要给经理们看的，我再检查一遍。”钟苗：“那我先回去了。”高叶：“好，好，你先去会议室查看一下会议要用的东西和投影仪，我马上到。”高叶打开计算机，把优盘插上审看着幻灯片。情景二会议室里，会议桌上物品摆放规范。(特写：茶杯、记录用的纸、笔放在座位前的桌面上、投影仪在桌上。)几个部门经理围坐在会议桌旁，总经理李蒙正在讲话：“前面的几个事就这样定了，现在看看我们上次讨论修改的企业形象策划书，大家再提提建议。”高叶打开投影仪开始
4、介绍：“为了让大家更清楚地了解，已经修改的部分我们做了个幻灯片来说明”( 声音淡出)这时钟苗来给李蒙的杯子续上开水，又去给别人续水。这时，高叶的手机忽然响了，她说：“不好意思。” 立即起身出去接听电话，却碰翻了旁边的杯子，开水泼到旁边的王经理的手上，王经理痛苦地甩着手。高叶忙关掉手机拿起一瓶矿泉水倒在王经理的手上，便拉起王经理向外边走边说：“太对不起了，赶紧用凉水冲冲。”( 特写：王经理在水池边用凉水冲手，高叶拿了毛巾和一管药膏轻轻擦干后给王经理敷上药。两人来到高叶的办公室，高叶给车队打电话：“你好车队吗 ?我是高叶，王经理烫伤了，要安排一个车送他去医院”)高叶回到会议室，李蒙关切地问：“怎么
5、样啊?”高叶：“上了药，已经派车送去医院了。散会后我再去看看，您放心吧。”李蒙：“好在你还有些应急的药品，以后真要注意了。” 会议还在进行。(声音淡出，画面淡出)2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。宏远公司总经理助理高叶办公室。办公桌的左边摆着电话机、电脑、打印机；右边零乱地摆着文件、零食袋、报纸。里面套间的窗台下摆着一台复印机，复印机出纸处放着一份文件。高叶身着职业装，坐在办公桌前，一边嗑着瓜子，一边看着报纸。这时，电话铃响了，三声铃响后高叶左手拿起电话：“喂!你好，宏远公司。 ”“高秘书吗 ?您好，我是客户服务部
6、的王丽。我要代表公司出去签一份合同，有几个问题想请教您一下好吗?” 王丽问。“好，你过来吧 !”高叶挂上电话。门外响起了敲门声。高叶：“请进!”王丽来到高叶办公室。高叶：“请坐。 ”王丽：“不客气。 ”在高叶的示意下，王丽坐在高叶旁边。王丽：“高秘书，您好，打扰您一下。我有几个法律上的问题想请教您一下。”高叶：“行。 ”王丽：“这法律上的问题还真不太明白，口头形式签定的合同有效吗?”高叶：“不行，只有书面形式才会有效。”王丽：“噢，那什么叫实践性合同?”高叶：“实践性合同就是以交付标的物为生效条件的合同。”王丽：“噢，那你能给我举两个例子吗?”高叶：“比如说保管合同、借用合同，这些都属于典型的
7、实践性合同。”王丽：“噢，那如果我以电子邮件的形式和对方签定合同，行吗?”高叶：“哟，这可不行，这可是法律禁止的呀!”王丽：“噢，那我还是亲自去吧。”接着又问：“ 如果合同签字后发现自己当时理解错了，这该怎么办啊?”高叶：“你可以向法院和仲裁机构申请变更或撤销合同。”王丽：“噢，这法律还挺人性化的呀!那我再请问一下，只是有过错才会承担违约责任吗?”高叶：“不是，违约责任的归责原则是一种严格的责任原则。也就是说。只要你违约就必须承担违约责任，不管你是故意的还是过失的。”王丽：“噢，那我明白了。还有一个问题就是一般收取多少定金比较合适?”高叶：“这个嘛，一般是不能超过合同标的金额的 20。” 他边
8、玩纸条边答道。王丽：“噢，这样啊 !那没什么问题了，太感谢您了!”高叶：“不用客气。 ”王丽起身走，高叶起身相送，互道再见。二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。4 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。5 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 2 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)上班迟到。(错误)(2)着装符合要求。 (正确)(3)电话应答语符合要求。(正确)(4)没有做好开始工作的准备(事先没有做好开会
9、的准备)。(错误)(5)书柜的资料摆放无序。(错误)(6)借出的资料无跟踪卡登记。(错误)(7)交代的工作有检查。 (正确)(8)知道使用有公司标志的幻灯模板。(正确)(9)对会议要用的文件事前检查。(正确)(10)正确要求检查会议用品。(正确)(11)会议用品准备到位。(正确)(12)会制作幻灯片。 (正确)(13)会议中没有关闭手机(或设置成振动) 。(错误)(14)会中接听手机有道歉。(正确)(15)有应急的必要生活常识。(正确)(16)备有应急药品。 (正确)(17)考虑到了后续事务安排。(正确)(18)忘记安排陪同就医的人员。(错误)2 【正确答案】 (1)办公桌上文件、零食、报纸杂
10、乱堆放。(错误)(2)复印机摆在阳光直射的窗户前。(错误)(3)复印机出纸处的文件没有及时收藏，违反了文件的保密原则。(错误)(4)电话机放在左手边，方便右手记录。(正确)(5)电脑、打印机等用电设备放置一起，便于电源接线和管理。(正确)(6)高叶着装整洁、规范。(正确)(7)高叶上班时间吃零食。(错误)(8)电话铃响过三声接起。(正确)(9)高叶接电话时的开头用语不是“ 您好”而是“喂”，不规范，且介绍自己时未区分内线还是外线。(错误)(10)高叶挂电话时没有用礼貌用语。(错误)(11)高叶示意来访者坐在他的侧面，以致身体侧对来人，缺乏目光交流。(错误)(12)与王丽交谈时，高叶注意力不集中
11、，有时还玩纸条。(错误)(13)高叶认为，实践性合同是以交付标的物为要件的合同。(正确)(14)高叶认为，实践性合同的典型代表是借用、保管。(正确)(15)高叶认为，口头形式的合同是无效的，书面形式的合同才有法律效力。(错误)(16)高叶认为，以电子邮件形式发送合同是违法的。(错误)(17)高叶认为，订立的合同有误解时，当事人一方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销合同。(正确)(18)高叶认为，只要违约了就必须承担违约责任，不管是故意的还是过失的。(正确)(19)高叶认为，收取合同定金不能超过合同标的金额的 20。(正确)(20)王丽离开时，高叶起身相送，并说再见。(正确)二、工作实务3
12、 【正确答案】 可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。采用在家工作模式的优势有：(1)工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。(2)能把往返于办公室花费的时间用在工作上。(3)有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。(4)减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。(5)工作人员也能减少交通费用。采用定期合同制工作模式的优势有：(1)能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。(2)能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组来完成。(3)只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费厢。(4)有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。(5)所聘用人员工作有动力，效率高
13、。4 【正确答案】 远程会议筹备方案的特点：(1)远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。(2)远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。(4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。做好会务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：(1)听取
14、会议筹备人员的汇报。听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。选择合适的汇报时间。对会议筹备情况汇报的关键是发现筹备过程中的问题，及时地调整和加强。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。(2)会前现场检查。检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料，用盲文印刷等。远程会议要提前下发材料。注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。佩带徽章、名牌。为方便工作
15、，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。安排接待、服务人员。配备精通业务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。远程会议要加强对设备的检查。5 【正确答案】 (1)职工的人数。人数多，需要的空问就要大，费用也要增加。(2)购买或租用的面积。面积越大，费用也越高，尤其是在上海市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌。(3)机构的建制、办公空问的分类。如需要多少个部室。(4)组织经营的性质或内容。如我们是建一个分销公司，以销售我公司产品为主，办公室不应安排在公司的大门旁边。接待区一般安排在
16、离门较近的区域。(5)部门间的工作联系。以确保科学有效地实施工作流程，减少或避免不必要的重复和浪费。如将业务相关联、相衔接的部门安排为近邻，减少工作人员和文件流动的次数和距离。(6)办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要，如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密。(7)走廊、楼梯、通道的宽窄和畅通，符合安全需要，并安排好公用区域。(8)办公室要根据组织的发展变化，在设计上讲究灵活性，如采用容易站立、移动或拆除的间隔物等，可以给办公室的设计和改变提供更大的选择。销售厅和财务科应当采用的办公结构布局类型：(1)销售大厅的办公结构布局类型用全开放式办公室，充分利用大厅面积销售产品，节省费用，能容纳更多人员。(2)财务科的办公结构布局类型用封闭式办公室，这样安全、保密，易于员工集中注意力，从事细致或专业工作。
