1、秘书资格二级（实操考试）历年真题试卷汇编 6 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。人物：王民宏远公司总经理施林总经理助理谭平总经理办公室文员刘建设备采购部经理孙悦设备采购员陈宏财务总监物品：采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一闾、来访者登记卡样板、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅(公司办公设备和家具采购方案协调会)情景一会议室中把会议桌布置成了马蹄形，中间摆满了红色鲜花。与会成员桌上有各种资料、茶水，总经理位置居中，环境幽雅、安静。王总：咱们开个会。今天是我们公司采购办公
2、设备，还有家具采购方案的协调会，下面请施助理把采购方案给大家说一下。施助理，请。施林：今天，我们来开一个协调会。前两天王总下达了一任务单，公司的接待区需要重新装饰一下，这是为了适应公司的发展。接待区所需的物品，我们需要看一下，然后写出个采购方案，做出个采购预算。事先，我已请行政部和总经理办公室向各个部门征求意见。现在我把情况汇总一下，有几点请大家注意：第一，我们采购的物品，它的实际需要一定要与原来的设备相匹配。第二，要考虑公司财务的承受能力。第三，还要考虑售后服务是不是到位。下面，谁先谈谈？刘：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比较完善，现在需要增设欢迎来访者的信息板，一般的布告板，如果可
3、能应建立来访者卡、证的登记系统，并要在合适的位置安装录像探头等监视系统，还有各种展示架和资料报刊架。施：非常好，请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来，为制定整体的采购计划提供资料。孙：我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较，要充分比较设备的性能、价格、付费方式。施：还要考虑交货时间和有关售后服务问题。公司考虑将公司的采购项目参与到由市政府采购中心主持的公开采购活动中去。刘：昨天我已经将准备提交采购中心的任务书上报给了总理经办公室。施：我看了，但是中间还有一些问题，比如你没有写清招标文件发售的具体时间和地点，询标的具体时间与地点。刘：是吗，那可能是钟秘书他们疏忽了。我让他们重做一份
4、尽快报总经理办公室。施：请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我。陈：关于办公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算，公司最近流动资金比较紧张，因此，接待区的重新装饰和布局应该立求简洁、实用，有些一时达不到的功能不必强求。刘：我们既然重新装修一次还是应该力求功能齐全，跟上时代，要不还有什么意义。陈：我的意思是说，要简洁务实，像你们说的什么展式架、录像探头有必要吗?刘：怎么没有必要呀，你去别家公司看看，哪家不是这样呀。陈：反正花的不是你自己的钱，没人知道心疼。施：大家都是为了把公司的事情做得更好，并不是为个人的利益，所以简朴务实和与时俱进都是很必要的，什么一定要买，什么可以量力而行
5、过一段再买，等我们预算出来大家可以再协商讨论。下面大家议一议财务预算的具体细节。(画面淡出)情景二(在公司的仓库房，施林正在带着采购人员对所购的设备和办公用品逐一检查验货)施：小孙，你那边检查的进货的型号、数量、规格都没有什么问题吧?孙：没问题，我逐一清点，而且开包抽查了几个箱子，质量还不错。施：那好，你把这些发票、单据送到财务，把这个后续的贷款支票开出来交给厂家。情景三(施林办公室，电话铃响)施：喂，你好，我是施林。陈总监吗?你说前两天采购的办公设备用品的发票有问题。哪出问题了? 是货物的单价和原来的不一样，我审的时候没太注意。那怎么办呀?好吧，我让采购部尽快跟供应商联系一下。(重新拿起电话
6、给钟秘书打电话)施：钟秘书，请你帮我找出前几天设备购买的相关档案资料，特别是将其中的订货单、交货单和发票的复印件尽快给我送过来。什么?你没有将这些东西复印，我没告诉你?难道你不知道这些东西都是要必须复印存档的吗? 连这么点基本常识都没有还做什么秘书? 说着扔下电话。 (画面淡出)2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景一施林办公室。施林穿职业装，背对窗户坐在办公桌前，窗帘半开，桌面上是笔记本电脑，桌子左边是电话打印一体机，右边横七竖八地堆着八九本文件夹。施林正在打电话：“ 喂! 李鹰吗?”对方：“您好 !”施林：“你
7、在家办公很自在呀!这个星期五的例会可别忘了。大家要汇报一下各自工作的进展情况。”对方：“好，好。 ”施林：“另外，上次公司的例会你没有来。我们公司的规章制度，你到底执行还是不执行啊?”对方：“这星期五我一定去。今后一定注意。好吗?”施林：“还有，下星期公司准备举行一次拓展训练，你能参加吗?”对方：“拓展训练 ?太刺激了 !我当然参加。”施林：“那好，我叫钟苗尽快写一份活动通知，发到你们的电子信箱里，你自己去看一下。”对方：“好的。 ”施林：“没什么了。再见!”情景二施林走出办公室，发现楼道少了一个灭火器，自言自语道：“灭火器咋剩一个了?”边说边来到钟苗办公室。钟苗正在办公。施林：“钟苗，咱们楼
8、道的灭火器怎么少了一个?”钟苗：“是前两天搬东西时嫌碍事。不知放到哪去了。”施林：“你得赶紧补上。要真出事，后悔都来不及。”钟苗：“好，我马上去办。”施林：“还有件事。公司员工的拓展训练活动时间已经定下来了，下星期六早上7 点钟，公司派车去。你写个活动通知，然后在网上发给所有员工。”钟苗：“我马上写。 ”施林：“你先把灭火器的事解决了再写通知吧，还是安全工作重要。”钟苗：“您说得对，这事我肯定做好。”施林：“那好，再见 !”钟苗：“您慢走 !”钟苗坐下后，马上在电脑上拟写通知。屏幕显示：通知公司员工拓展训练活动的时间定于下周六，早上七点。届时公司将派车接送。望各位报名参加的员工准时到达。行政部
9、年月日情景三钟苗自言自语：“ 写完了，还得让领导过过目。 ”施林办公室。施林正专心在电脑前办公。有人敲门。施林：“请进 !”钟苗进来，把打印出的“ 通知 ”递给施林，说：“施助理，您看拓展训练通知这样写行吗?”施林不屑一顾：“ 行。就按你写的发吧。这点小事还要我过目。”钟苗：“咦?我这是在请示你呀 !”施林埋头打字，仍未理会钟苗。钟苗转身离开。(画面淡出)二、操作题3 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：我公司近日将与 HNG 公司举行技术贸易洽谈，王玲已为此洽谈准备好了待签合同文本，共 18 页，用黄色信纸打印而成，并使用订书器简单装订，封
10、面以白色复印纸打印。这种做法是否正确?请你向我说明准备待签文本的要求。另外，下周一双方将要举行签字仪式，请将你对签字时座次安排的考虑意见一并向我说明。谢谢!总经理：年月 日4 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。(1)提高团队士气的方法。(2)团队任务的分配方法。(3)上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。总经理：年月日5 根据提供的内容写一份合
11、同，省略部分可以合理补充。新华电器公司向天地商业大楼股份有限公司租用柜台 Q 天地商业大楼股份有限公司的地址在光明路 3 号，邮编：，电话：。法定代表人是王民，职务是总经理。新华电器公司的地址在滨河路 5 号，邮编：，电话：。法定代表人是金桂兰，职务是总经理。担保方是广盛技贸有限责任公司。为了搞活经济，充分发挥柜台的经济效益，经双方协商，由出租方将柜台租给承租方经营，特订立本合同。第一条租赁柜台的数量、面积及其坐落的地点(略)第二条租赁柜台的期限和经营范围(略)第三条租金标准及支付方式、支付时间(略)第四条承租方的权利、义务(略)第五条 出租方的权利、义务(略)第六条纳税出租方、承租方必须按有
12、关税收规定，按期交付各自所依法负担的纳税金额。第七条担保方的权利、义务(略)第八条本合同自签订之日起生效(略)第九条本合同正本一式五份，订立合同各方各执一份；副本一份，送工商、审计等部门各一份备案。秘书资格二级（实操考试）历年真题试卷汇编 6 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)能根据中小型会议的性质将会场布置成马蹄形，这样便于讨论发言。()(2)会场中间红色鲜花簇拥，座次安排井然有序，整个会场显得生动活泼而又安静高雅。()(3)在商讨重要会议议题前，能够提前通知有关部门根据会议议题广泛收集意见，做好会前的相关准备。()(4)能就订购接待区的设备和家具问题多方征求相关部门的意见，听取
13、与会者的发言。()(5)在会议组织中，能够引导会议，先提出一些建设性的意见，供大家参考。()(6)对于下属提供的有用信息注意及时地确认和形成书面文字。()(7)知道在办公用品的采购计划和预算中考虑交货的时间和售后服务有关的细节问题。()(8)能够检查出招标文书中所存在的问题(如没有写清招标文件的发售的具体时间和地点、询标的具体时间和地点)。()(9)能够在开展参与政府采购项目之前，主动了解政府采购招、投标的主要内容。()(10)在与会人员发生矛盾冲突时，能够限制影响会议决议的行为，尽量消除交流的障碍，以保证团队成员的交流，尽可能营造和谐气氛。()(11)在会议主持中以问题为导向，不断引导与会者
14、形成讨论的结论，正确总结讨论内容。()(12)在办公设备和用品进货时，能够带领下属认真核查数量，但未能认真地检查相关的票据错误。()(13)没有事先提醒下属将设备采购的相关票据复印存档。()(14)在下属工作出现漏洞和问题时，不能耐心地指导下属，态度比较简单粗暴。 ()2 【正确答案】 (1)办公室光线充足，笔记本电脑虽然荧屏正对窗户，但他拉下了窗帘，遮住了强光。()(2)办公桌上杂乱地堆着文件夹，没有及时将它们放进文件柜。()(3)办公室没有绿色植物，缺乏生机。 ()(4)着装规范。()(5)让行政部员工采用在家工作模式，实为放任自流。()(6)能指出团队成员工作上的缺点(李鹰没来开会) ，
15、并先以幽默轻松的口气后以严肃诘问的口气劝说他遵守团队制度。()(7)能定期举行团队工作会议来检查总结工作，规范团队成员行为。()(8)能通过举行拓展训练活动来提高员工素质，增强团队凝聚力。()(9)开展团队活动前能考虑到团队的每个成员，并亲自征求意见。()(10)开展活动前安排下属拟写并在网上普发内部通知。()(11)能发现楼道灭火器少了并立即查明原因。()(12)当拟写通知与补上灭火器两项工作碰在一起时，能果断地要求下属先把灭火器问题解决了再写通知。()(13)对自己布置的工作 (补上灭火器) 是否已落实缺乏督查。()(14)拟写的通知格式不规范，主旨不明确。 ()(15)对下属拟写的文书不
16、审核，任其出错。 ()二、操作题3 【正确答案】 总您好：王玲为您准备的待签合同文本是不正确的，待签的合同文本应以精美的白纸制作而成，按大八开的规格装订而成，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写合同时应反复推敲，字斟句酌，不要望文生义或不解其义而乱用词汇。签字时座次安排的意见：在签署合同时，应请 HNG 公司签字人在签字桌右侧就座，我方签字人则同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。双方
17、其他的随员可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座，也可以依照职位的高低，依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行，站立于己方签字人的身后。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照前高后低的惯例排成两行、三行或四行。4 【正确答案】 备忘录至：总经理自：施林日期：年月日主题：关于团队工作(1)提高团队士气的方法：有一个良好的工作环境。让队员了解团队的使命。努力的目标相同。记住每个队员是独立的个体。创立团队识别系统。分享成果。确保团队正面气氛。秘书作用。(2)团队任务的分配方法：认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任，公平分配每个成员
18、工作，会提高成员的工作积极性，加强团队的凝聚力，并更容易达到团队预期的目标。分配工作时，应考虑下列因素：团队成员工作经验的多少。每人承担的工作总量。尽可能变化着平均分配任务。应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性。组织团队会议，公开化讨论可使分配工作更合理、更公平。在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务，以保证团队工作达到预期的目标。(3)上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径：定期向上级主管部门提交书面报告，是团队保持与上级必不可少的定期联系的重要方式。由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触。上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议。通
19、过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通。管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合，以便可以更好地实现双方之间的交流，保证双方都能获得关于团队进展的全面、准确和最新的信息。5 【正确答案】 柜台租赁合同出租柜台方(以下简称出租方)：天地商业大楼地址：光明路 3 号 邮编：电话：法定代表人：王民 职务：总经理承租柜台方(以下简称承租方)：新华电器公司地址：滨河路 5 号 邮编：电话：法定代表人：金桂兰 职务：总经理担保方：广盛技贸有限责任公司为了搞活经济，充分发挥柜台的经济效益，经双方协商，由出租方将柜台租给承租方经营，特订立本合同。第一条 租赁柜台的数量、面
20、积及其坐落的地点(略)第二条 租赁柜台的期限和经营范围(略)第三条 租金标准及支付方式、支付时间(一)租金标准： (略)(二)支付方式： (略)(三)支付时间： (略)第四条承租方的权利、义务(一)承租方在经济范围内所从事的经营活动，不受出租方干预。(二)承租方有权要求出租方提供一切开展正常营业活动所必需的条件。(三)承租方对于租用的柜台只有使用权，没有所有权，不准以任何形式进行转租、转让(个体工商户的承租经营人员必须是营业执照上核准的人员)。(四)承租方不得利用柜台从事非法经营，其经营活动不得超出其营业执照规定的经营范围，也不得超出出租方的经营范围。(五)承租方不得以出租方的名义从事经营活动
21、，必须亮证经营。承租方的商品销售活动必须实行现货交易，不准开展预收款式的预售或代购、代销业务。(六)承租方必须爱护柜台设备，在租赁期间如损坏所租赁柜台设备，必须承担修复或赔偿责任。(七)承租方必须遵守出租方的店堂纪律，端正经营态度，文明经商，礼貌待客，遵守安全消防规则，维护店容卫生。第五条出租方的权利、义务(略)第六条纳税出租方、承租方必须按有关税收规定，按期交付各自所依法负担的纳税金额。第七条担保方的权利、义务(略)第八条本合同自签订之日起生效合同期满、停租或承租方迁走时，应由订立合同各方共同协商，作出补充规定。补充规定与本合同具有同等效力。第九条 本合同正本一式五份，订立合同各方各执一份；副本一份，送工商、审计等部门各一份备案。出租方： 承租方：天地商业大楼(盖章) 新华电器公司(盖章)代表人：王民 代表人：金桂兰年月 日 年月日担保方：广盛技贸有限责任公司(盖章)代表人：艾文海
