1、秘书资格二级（实操考试）历年真题试卷汇编 7 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。 人物： 施林宏远公司总经理助理 刘俊宏远公司秘书 方平行政部经理 刘明营销部经理 王芳生产部经理 初萌宏远公司秘书 钟苗宏远公司秘书 郭晋宏远公司秘书 情景一 宏远公司总经理助理施林正在进行会议协调(正在打电话) 。 施：生产部吗? 明天上午的公司年终总结表彰大会，你们部门应该到会 200 人，不知你们是否已经通知了有关人员?还有你们的表彰名单，怎么还没有报上来? 王：施助理，我们经理说最近一段时间生产业务太忙
2、，恐怕抽不出那么多人来参加会议。还有我们生产部人数那么多，才给我们 lO 个受表彰的名额，太不公平了，能否多增加几个? 施：你们反映的情况，我立刻向总经理汇报。但是，现在时间这么紧张，恐怕你们还要尽量抽调人员参加会议。关于表彰名额，经请示领导会给你们一个答复。过一会儿我们再联系。 王：我们等你的消息。再见。 施(再打电话) ：喂，是行政部吗? 明天上午公司召开年终总结大会，中午将有 500 人就餐。不知你们是否已经和公司餐厅打过招呼了?还有，明天来开会的人员较多，停车问题你们是否已经作了安排? 方：我们已经按照总经理的要求，作了安排，并特别在公司北门附近开辟了一个临时停车场。同时，也跟有关的水
3、电交通部门打了招呼。 施：谢谢，如出现新的情况请尽快告知。再见。 施助理继续在电脑上罗列会前需要检查的项目(电脑屏幕显示)：施：(自语)会场布置还是个大事，先开个小会。 情景二 (会议现场) 小会会场：施林办公室，参加人员有秘书初萌、钟苗等 5 人。 施：刚才我们大家已经进行了一个关于会场布置的讨论，根据大家的意见，由我负责会场布置的总体协调，初萌负责会场的有关标识的准备和张贴。钟苗负责主席台的布置，刘秘书负责会场的有关设备调试和检查，郭秘书负责贵宾室和接待处的布置。 初：那么，大会 600 人是不是需要分一些区域? 钟：600人没必要再划分区域吧。 初：可是大会入场的时候可能会比较混乱。 施
4、：还是应该按部门划出几个大的区域。这样，可以要求各部门整队入场，集中就座。可以分别从东、西偏门和正门入场。大家看还有什么问题?如果没有问题，我们各自分别准备吧。 情景三 (大会会场) 会议会标已悬挂好。主席台上摆放着名签和绿色植物，主席台铺着白布，受表彰人员座位区贴着标识。施林一行 5 人进行会前的检查。途经路线没有任何指示标识。接待处的标识在角落里，非常不明显。 施(指着会标)：会标的字体是否应该做成黑体字?否则挂起来看时，字显得有些小气。 钟：当时也没有请示有关领导，现在再改恐怕来不及了。 施：那也只能就这样了。主席台的名签摆放的顺序恐怕不太合适，公司领导应该和受表彰成员的代表相间而坐。请
5、你写出一个座次顺序，请总经理过一下目。初秘书，与会议有关的标识都张贴好了吗?贵宾室里不要忘了张贴一份主席台座次表。(施助理从受表彰人员座位区域走过，下意识看了一下标识，但未意识到受表彰人员的座位顺序也应固定下来。) 刘：会场的扩音设备和照明设备我都进行了检查。 施：这次因有市领导参加，要将录音录像设备准备好。这项工作做了吗? 刘：还没来得及做。 施：请尽快检查一下录音录像设备。 郭：贵宾室需不需要摆放一些鲜花?施：应该摆上几盆花，这次公司请了周副市长前来出席会议，气氛应该隆重些。还有贵宾室的茶具、毛巾、烟灰缸一定要事先准备好。大家把不完善的地方再准备一下。下午总经理会来作最后的检查。情景四 下
6、午。施助理正在给钟秘书和初秘书交待工作。 施：刚才我陪总经理检查了会场，总经理指出了我们工作中的几点疏漏2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景一宏远公司总经理助理施林办公室，电脑和打印机摆放有序。施林着便装坐在办公桌前办公。办公桌上摆放着电话、名片盒、通讯录和零乱的文件、文件夹，身后的椅子上也摆放着一堆文件。电话铃响过两声，施林左手拿起电话，右手准备记录：“喂，你好，这是宏远公司。啊，王总，我是施林嗯好，行，可以!没问题，您放心好了。再见!”挂下电话。施林看了一下手表，拿起电话拨打：“喂，钟秘书吗? 我是施助理，现
7、在是9：30，请通知销售部吴经理、公关部马经理，还有保卫处的方主任，10：00 到 1号会议室开个碰头会。好，就这样。再见!”施林挂上电话。会议室的时钟指着 9：50，施林身穿职业装和同事钟秘书在会议室调试投影仪。施林：“怎么还不亮啊 ?钟秘书，这个投影仪有问题啊 !你通知一下行政部的技术人员，马上过来检查一下，别耽误了开会。”钟秘书出去。一会儿，进来一位技术人员，检查后说没问题了。钟秘书进来：“ 好了吗?”施林：“应该没问题。把开会的相关资料准备好，马上要开会了。”情景二1 号会议室。会议桌椅摆放整齐、美观。施林主持会议，两边依次坐着钟秘书、马经理、吴经理、方主任等四人。施林：“今天会议的内
8、容是这样的，我们集团公司和威世公司正在谈判的合作项目已经进入关键阶段，这是我公司和威世公司已有的一些合作项目和合作情况，请大家看一下相关录像。” 这时会议室的多媒体屏幕上出现图像，继而图像消失。施林继续发言：“ 下周一，威世公司亚太地区总裁要来我公司考察，王总委托我跟大家一起在此前筹备一个小型的展示会。这个展示会一定要给外商留下深刻的印象，而且要花费少。我们大家讨论一下。钟苗你要做好记录。”马经理：“ 我有一个建议。作为公司内部的展示会，我们没有必要在外面租场地，可以把那个荣誉室布置成展示厅，这样既可以节约开支，又能让外商体验到我公司的工作气氛，效果一定好，事后恢复原样就行了。怎么样?”施林接
9、着说：“ 大家看马经理的建议如何 吴经理您觉得呢?”吴经理：“ 马上要开人大会议了，荣誉室是人大代表常参观的地方，这样换来换去不太方便。公关部出去租个地方并不费事呀。”马经理听后，气冲冲地扫了吴经理一眼，从座位上站起来反驳道：“出去租地方就会离公司太远，既不合适又花钱。”说完要走，施林连忙摆手示意他坐下。施林：“马经理是为了节约开支，吴经理是为了不影响荣誉室的正常工作，各有各的道理。从王总既要给外商留下深刻印象，又要花费少的要求来看，他也有把荣誉室暂时布置成展示会的意思，只是担心实施起来有困难。这就需要我们多想办法。我想，只要大家分工协作，展示会后能尽快恢复荣誉室，是完全能够做到产品展示和人大
10、代表参观两不误的。吴经理、马经理、方主任，你们觉得怎么样?”方主任：“ 没问题。”施林对着马、吴两位经理：“那你们二位呢?”吴经理有些勉强：“ 行。 ”马经理点头说：“ 可以。 ”施林：“那好。展览会的场地布置和宣传工作由马经理负责，吴经理负责提供相关的技术资料和产品样品，方主任负责接待外宾和保卫工作。大家有什么意见吗?”大家说：“ 没意见。”施林边整理材料边说：“好，事情就这么定了。散会。” 众人离席。施林：“吴经理，稍等，能不能再耽误您几分钟? 您请坐。”施林示意吴经理坐下，说：“马经理年轻，有时说话比较冲，其实他还是动了脑子的。”吴经理：“ 施助理呀，我在这个公司二十多年了，你不是不知道
11、，就没见过这么自以为是的人。他眼里还有谁呀?”施林端了杯水给吴经理：“吴经理，您先喝水。这话又说回来了，谁都年轻过啊!我刚来的时候，不也和他差不多吗?要不是您手把手地教我，我哪有今天啊!”吴经理：“ 真不愧是经理助理，都会拐弯抹角地做我的工作了。”施林：“哎，您是老同志，对我们年轻人还要多帮助。我有说的不对之处，您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。”吴经理：“ 嘿，我要不懂得这点道理，四十多岁就白活了。好了，我该走了。”施林站起：“ 那行，您多休息。今天还真谢谢您了。”两人离开会议室。情景三(数天之后，办公楼)施林一边上楼一边接电话：“噢，王总呀，小钟接上您了? 行，我们都布置好了，一
12、小时后您直接到会场吧。您放心好了再见!”吴经理，方主任，钟秘书走到施林身旁。方主任：“ 施助理，会场布置得真不错，挺像回事的。”这时保安慌张地跑上楼来：“施助理，施助理，有辆大卡车坏在大门口了，影响了其他车辆的出入。”施林听后说：“ 噢，我的应急方案里应该有这项吧?”方主任：“ 对，可以从西门进来。 ”施林：“噢，西门 ?那边路有点窄，你赶快派个人引导一下吧，别把绿地轧坏了。”方主任：“ 行。“随保安下楼。施林领着吴经理与钟秘书：“走，看看会场去。二、操作题3 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：为了将我公司在春节期间举行的大型新春产品展销订
13、货会办好，我们需尽快拟写出一份展销会的策划方案，请你将会议策划方案的内容、策划方案与筹备方案的区别与联系作一下说明，写一份备忘录，今天下班前交给我。总经理：年 月日4 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：为加速新产品的开发，改善研发部现有办公条件，公司为研发部租用了新的办公场所，新场所办公环境的设置由你负责。请就如何规划新场所的办公空间提出建议，并以电子邮件的形式发给我。谢谢!总经理：年 月日5 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便 条施林：华盛公司朱经理下周五将率其公司代表 15 人来我公司参观，
14、高叶拟定的关于华盛公司参观我公司的活动方案我已看过，感觉内容不够完整，有些细节考虑不周。请你以书面形式向高叶说明拟定开放参观活动方案的要求，同时拟一份方案的要点给我。谢谢!总经理：年 月日秘书资格二级（实操考试）历年真题试卷汇编 7 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)在会议协调中，遇到参会代表、受表彰人员名额等问题，能够耐心倾听并及时做好信息的上传下达。()(2)在会议协调中，注意了与会议有关的各方的协调。例如：食宿、交通、会场的设备和水电管理部门的协调。()(3)电脑上所罗列的会场需要检查的内容不完整、不齐全。会场布置情况的检查包括：会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目
15、、主席台是否按议定座次摆放，领导者名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。()(4)在大会前的小型筹备会中作为主管秘书，能够认真倾听，正确使用点头示意、目光接触。()(5)在讨论到适当时机时，能够抓住时机及时总结，确认结论，并适时转入其他的议题或工作。()(6)作为表彰庆典的会议，主席台的布置要热烈隆重，主席台上应铺红色台布，不应用白色的。()(7)主席台除了绿色植物外，没有摆放鲜花，以烘托气氛。()(8)受表彰人员座位区域，没有按照领奖的顺序编排座次，没有将座次名单贴在每一座位的椅背上。()(9)接待处标识
16、不明显，到接待处途经路线没有相关的指示标识，没有交待人员处理。()(10)会标的字体和大小不合适，没有事先给具体的工作人员以明确的提示，特别是对工作经验不多的初级秘书，指示要具体，发现了错误没有坚决地纠正，而采取凑合的态度。()(11)主席台的名签没有采取公司领导、嘉宾和授奖人员相间而坐的形式。周副市长应居中，然后是公司领导、嘉宾、授奖人员穿插排列。()(12)没有事先将主席台的座次顺序排列出来，并报请上司审核，再行摆放。()(13)邀请了嘉宾和外单位有关人员参加会议，交待下属在贵宾室张贴一张主席台座次表，以便领导和嘉宾依序入座。()(14)注意了有关录音、录像的事先准备和事先调试。()(15
17、)交待下属事先做好贵宾室的布置，准备好茶具、毛巾、鲜花等会议用品。()(16)未能当场试一下扩音器等设备，检查会场布置只是听下属的汇报。()2 【正确答案】 (1)着装不规范。()(2)办公室内缺少绿色植物。()(3)将电脑、打印机等用电设备放置在一起，便于电源接线和管理。()(4)办公桌未加整理，桌上、椅子上堆放文件。()(5)电话铃响三声内接听，用语规范。()(6)一边接电话一边记录重要信息。()(7)对总经理布置的工作能马上落实。()(8)能迅速确定会议议程、会议时间、会议地点及与会人员。()(9)能安排钟秘书将 “碰头会”的时间、地点通知到每个与会人员。 ()(10)提前进入会场检查并
18、调试设备。()(11)能在会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见。()(12)能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行。()(13)能在会议中安排钟秘书做好会议记录。()(14)准备了多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用。()(15)能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确。()(16)注重横向沟通，使员工为共同目标而合作。()(17)以面谈的形式与吴经理进行横向沟通，尊重对方，有理有节。()(18)在小型展示会举办前能对会场进行现场检查。()(19)有处理突发事件的应对能力。()二、操作题3 【正确答案】 备忘录至：总经理自：助理施林主题：会以策划方
19、案的内容以及策划方案与筹备方案的区别会议策划方案通常包括以下内容：(1)会议目标和任务的策划。(2)会议议题的策划。(3)会议性质、参加对象、规模与方式的策划。(4)会议预算的策划。(5)会议名称的策划。(6)会议时间与地点的策划。(7)发言人与发言方式的策划。(8)议程、日程、程序的策划。(9)会议公关和宣传的策划。会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系：会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案。会议策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，由策划人将各种关系和矛盾调整统一，形成一套合理可行的方案和流程。会议预算是将该策划方案数字化的过程。会议策划的每一个环节和
20、项目都要与会议的预算项目一一对应。策划为预算提供了方向，预算为策划方案提供了资金的保证。会议预算与会议策划是相辅相成的关系。会议筹备方案一般是在策划方案的基础上侧重于会议准备工作的组织和实施。它通常不包括会议前期的宣传、营销等方面的内容，但对会议的时间、地点、议程和经费等方面的内容设计具体。会议策划方案比较务虚，会议筹备方案比较务实。一般是先进行策划和制定预算，再设计具体的筹备方案。4 【正确答案】 电子邮件发件人：shilin163com(邮件地址可自拟)收件人：163com(邮件地址可自拟)主题：办公空间规划建议总经理：您好!我应您的要求向您提出办公空间规划建议，具体如下：第一，在保证正确
21、、有效的前提下，办公室的分布应有利于尽量缩短信息沟通的距离。第二，根据工作需要、而不仅仅是级别不同来为工作人员分配办公空间。第三，合理利用一切空间、设备机具，使每个工作人员所占的空间不能过大或过小。第四，尽量设置大而开放的办公室，以缩短工作流程，降低办公空间成本。第五，各种共用设备机具尽可能置于共用办公区域并靠近窗户。第六，工作人员的办公位置依工作程序规定的次序排列，尽量成直线，减少交叉。第七，把与外界联系多的部门或人员安排在便于与外界接触且不干扰其他人员工作的区域。第八，把带机密性的部门安排在与外界接触较少的区域。第九，注意遵守各种安全规则，保证安全。第十，留有重新规划和扩展的余地，适时根据
22、工作的变化和需要调整空间分配比例，不断完善规划方案。5 【正确答案】 拟定开放参观活动方案应注意：(1)主题突出、目标明确。整个开放参观活动都要围绕所确定的主题进行策划和组织。(2)时机选择要得当。开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。(3)处理好公开与保密的关系。要规定好参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。(4)安排好细节。对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等。(5)精心做好宣传与展示。包括场景的布
23、置；物品的陈列；文字说明的准备；人员的准备等。开放参观活动方案的要点：(1) 此次开放参观活动的主题是：扩大组织的知名度，提高美誉度；促进组织的业务拓展。(2)安排开放参观的内容：情况介绍。事先准备好简明生动、印刷精良的宣传小册子。现场观摩。让参观者参观现场。如：生产经营设备和工艺流程；厂区环境或营业大厅；员工教育和培训设施；组织的科技开发(实验)中心；组织服务、娱乐、福利和卫生等设施。实物展览。参观组织的成果展览室，可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。(3)开放参观的时间：在下周五，即华盛公司朱经理一行到来之日。(4)邀请对象：华盛公司朱经理一行。(5)参观路线的选择要求做到：能引起参观者的兴趣；能保证参观者的安全；对组织正常工作干扰小。(6)策划宣传工作：参观前，可准备一份简明的说明书发给参观者，或放映电影、录像片进行介绍；参观时，由向导陪同参观者按事先安排好的参观路线参观。对于有些看不到的特殊事项，可以用图表、数字表示。(7)做好解说及接待准备： 挑选并培训导游或解说员。 制作并寄发请柬。安排接待服务处。准备特殊的参观用品。 准备礼品或纪念品。
