1、秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 3 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。宏远公司销售部办公室，窗帘没有拉开，玻璃窗紧关着。宏远公司销售部秘书钟苗身穿职业装正在办公室打字，办公桌上堆放着文件夹等办公用品。办公桌前的茶几上横七竖八地放着书报、食品包装等，显然是没有收拾打扫。有人敲门。钟苗不作理会，继续埋头打字。一男士推门进来，钟苗头也不抬：“有什么事吗 ?”男客：“我找销售部经理。” 并双手递上名片。钟苗一只手接过名片，没看一眼就置于桌上，继续打字。男客见钟苗不吭声，随手拿起办公桌上一份文件翻阅
2、起来。钟苗：“你这人倒不把自己当外人；说吧，什么事?”男客：“对不起。 ”放回文件说， “我来找张经理。”钟苗拿出工作计划本，问：“你跟张经理约过吗?”男客：“没有，但今天有要紧事要谈。”钟苗：“你没约好。我不能安排他接待你。”男客：“秘书小姐，帮帮忙吧!我今天确实有事要找张经理谈。 ”钟苗：“那你等会吧，我给你联系一下。”男客坐在钟苗对面的沙发上，看到旁边茶几上乱七八糟的物品他不禁皱了皱眉头。钟苗拿起客人的名片，当着客人的面打电话：“张经理吗? 这里有一个信宇公司的蒋先生要找你” 钟苗对客人说： “那位先生，张经理现在可以接见你。 ”然后她打开文件夹上的来访登记簿说：“你先登个记吧。”男客：
3、“小姐，能借支笔用一下吗?”钟苗边递笔边说：“ 下次来要提前预约啊 !”男客：“好的，好的。这次来不及了，很抱歉。”2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。 宏远公司，墙壁上的挂钟显示的时间是上午 7：50，钟苗身着西服套装走进办公室，拉开窗帘，推开玻璃窗，擦拭办公桌，然后打开电脑。办公桌上的文件摆放得很整齐，电脑旁的拐角低柜上放着打印机，背向窗户。钟苗：“系统界面怎么换了? 今天的工作日志在哪儿呢 ?”钟苗正查找着，电话铃响了。钟苗：“你好，宏远公司。”对方：“钟秘书，我是王总，MI 新产品发布会的策划方案准备得怎么样
4、了?”钟苗：“差不多了。 ”对方：“一会儿拿来给我看看。” 钟苗：“好的，王总。 ”放下电话。“这可麻烦了。先这样吧，让王总看完我再改。”钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆，再匆匆忙忙把打印好的策划方案用订书机订上，一遍不行，又订一遍。宏远公司王总办公室，钟苗敲门。王总：“请进。 ”钟苗走进办公室：“ 王总，这是您要我做的策划方案，请您过目。”“我看一下。 ”王总起身接过方案， “怎么这么乱啊，页码也没排。新产品发布会，新产品技术说明、发布会时间、地点、邀请对象。哎，上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象?” 钟苗：“噢，您瞧我这记性。回去我马上补上。您放心，肯定不会影响下午发出请柬。”
5、王总：“你这个策划方案得拿回去重做。”钟苗：“好的。 ”王总：“钟苗啊，做事不能总是马马虎虎的。”钟苗：“好的，我下回一定注意。”王总：“策划书上提到的发言稿、回答提纲还有报道提纲等都要准备好。你责成各个部门负责人去完成。另外，咱们要开个预备会，会议主要部署新产品发布会的准备工作。会议时间安排在后天下午两点，你要尽快把通知发下去。另外，会议室要安排一下。”钟苗拿出随身携带的小本子，边记录边说：“好的。还有，新产品发布会是否要派车去接嘉宾?”王总：“当然要派车。你负责安排好这件事。” 钟苗：“好的，我一定办好。”王总：“方案你拿回去改一下。”钟苗：“好，回去我先改方案，再安排预备会和车辆。王总，
6、没事我先走了。”王总：“好。 ”钟苗离开。钟苗办公室。时钟显示上午 10：00，钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。钟苗：“光线怎么这么强啊。” 她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光，电脑上显示的是补充的邀请对象名单。钟苗接着打字，电脑上显示的是：宏远公司新产品发布会预备会通知一、会议日期：2012 年 lO 月 20 日二、会议地址：宏远公司第二会议室三、参会人员：各部门经理、总经理、董事长四、会议时间：上午钟苗：“总算打完了，可以发了。” 钟苗拿起电话，拨号： “喂，车队小王吗?我是钟苗。”对方：“钟秘书啊，您好，有什么事吗?”钟苗：“周三我们要开新产品发布会，除了上次我要
7、的两部车外，还需要增加两部轿车去接一下宏达公司的李总和世纪集团的赵总工程师，有没有问题?”对方：那比较困难，只剩下一辆车了。王总说不能随便派出，要留着备用。你上次的用车计划里，可没说要那么多车啊!”钟苗：“是我没考虑好，是哪些部门还预约了车子?”对方：“周三财务部要车去银行，行政部要车去买办公用品，生产部经理要车去飞机场。”钟苗：“怎么全赶一块了。哦，我知道了。要不这样吧，我去和行政部协商一下，让他们打车去，腾出一辆车来，加上剩下的这辆就够了。我协商好了再和你联系吧。”对方：“那，能行吗 ?”钟苗：“这你就不用管了，你只管准备好车子接人就是了。”对方：“那好。 ”二、工作实务3 背景说明：你是
8、宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的两项任务。4 背景说明：你是宏远公司秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。5 背景材料：年 7 月 15 日，长沙市组团参加了在广州召开的“泛珠三角贸易洽谈会”。会上，该市一老牌中型国有企业星城汽车制造厂引起了 一家台商宏远汽车股份有限公司的投资兴趣。当日下午，双方在广州市天地宾馆举行了洽谈。以下是参加会议的长沙市星城汽车制造厂秘书李晓记录的双方达成的初步合作意向的主要内容。甲、乙两方愿以合资或合作的形式建立合资企业，暂定名为宏远(长沙)汽车制造有限公司。工程建设期为 1 年，即从年 9 月一年 9 月全部建成。双方意向书签订后，
9、即向各自上级申请批准，批准的时限为 1 个月，即年 8 月 15 日前完成，然后由星城汽车制造厂办理合资企业开业申请和各项报建手续。项目总投资 9000 万元(人民币) ，其中土建施工部分投资 5000 万；设备部分投资 4000 万。甲方投资 3000 万(以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入)；乙方投资6000 万(以现金投入，购买设备)。合资企业生产能力及利润分配：新项目建设完工后，形成年产各类专用汽车 3000 辆的生产能力，实现产值收八 10 亿元，创利税 1亿元。各方按投资比例或协商比例分配利润。合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。合资年限为 20
10、 年，即年 9 月年9 月。合资企业其他事宜按外商投资企业法有关规定执行。双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。根据以上材料，请你以秘书李晓的身份拟写一份长沙市星城汽车制造厂与宏远汽车股份有限公司双方合作的意向书。要求：(1)分条列项、材料组织有序；(2) 正文结构符合要求。秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 3 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)办公室没有绿色植物。(错误)(2)没有拉开窗帘，没有推开玻璃窗。(错误)(3)办公桌上凌乱，茶几上乱放私人物品。(错误)(4)着装规范。 (正确)。(5)有人敲门不搭理，客人进来后电不接待。(错误)(6)一手接过客人名片后，不看
11、一眼就置于桌面上。(错误)(7)因客人未预约不安排接待。(正确)(8)问明情况后，打电话请示经理能否接待。(正确)(9)当着客人的面给领导打电话。(错误)(10)让客人在 来访登记簿上登记。(正确)2 【正确答案】 (1)着装规范。(正确)(2)提前 10 分钟到达办公室，主动打扫工作区域卫生，做好上班准备。(正确)(3)办公桌上办公用品、文件摆放整齐。(正确)(4)办公室采光充足，环境良好。(正确)(5)电脑屏幕侧对强光，以致光线反射，看不清显示内容。(错误)(6)办公室电脑没设置密码，导致系统界面被换了。(错误)(7)制作工作日志，以合理有效地管理和计划工作时间。(正确)(8)电话用语礼貌
12、规范。 (正确)(9)上班时间在办公室补妆。(错误)(10)离开办公室没关电脑。(错误)(11)制定的策划方案零乱，没排页码，又没有会议主题与议题等相关内容。(错误)(12)邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员。(错误)(13)做事总是马马虎虎，以致不能及时完成领导交办的工作。(错误)(14)领导布置工作时能作好记录。(正确)(15)与领导交谈时，能正确倾听和有效提问，适时给领导提出建议。(正确)(16)马上去落实领导安排的修改策划方案，发布会议通知、安排车辆等事宜，做事能区分轻重缓急。(正确)(17)会议通知中， “参会人员”未按职务由高到低排列。 (错误)(18)会议时间不具体，且将下午写成
13、了上午。(错误)(19)会议通知中没说明会议主题。(错误)(20)用车计划考虑不周全。(错误)(21)预定车辆。 (正确)(22)用车出现矛盾能主动和相关部门协调。(正确)二、工作实务3 【正确答案】 日程安排表： 会议的日程表一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里。并将会议的议题具体化。 会议议程表与会议日程表的联系与区别：(1)会议议程与会议日程的功能是不同的，会议议程是对会议议题的细化，是会议内容的具体体现，并冠以序号编写出来，会议日程是会议议程在时间上的具体安排和分配。 (2)会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了；会议日程在时间、地点
14、、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。 (3)会议议程与会议日程的安排必须吻合。 (4)会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。4 【正确答案】 关于会议地点和布局的选择：因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围，所以，建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。会议议程的安排，根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定：(1)由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。(2)建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方了解对方的困难。(3)会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。(4)会议组织者向各方提出要求： 防止本位主义、树立内部客户观念； 耐心倾听对方意见；换位思考； 及时进行信息沟通。(5)再由双方进行互谅互让地磋商。(6)形成会议备忘录，提醒遵照执行。5 【正确答案】
