1、秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 4 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。人物：宏远公司秘书钟苗宏远公司王总经理宏远公司几位同事昌和公司的周总经理等几位客人地点：宾馆宴会厅、秘书钟苗办公室物品：一桌酒席着装要求：职业装情景一(秘书钟苗办公室)钟秘书：“红枫宾馆餐厅江经理吗? 我是宏远公司秘书钟苗，今天中午 12 点我们要订枫韵阁 包房，来了几个西北的客人。没问题吧?，那好，你问订什么菜? 我们王总，你还不知道，爱吃肉呗，什么扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨、烧大肠等等，反正以肉菜为主。就这么说定了，我
2、 12 点准时到，到时上菜可得快点。”情景二(宾馆宴会厅。楼上正在装修，宴会厅有很多人在吃饭，不时传来包间的歌声)钟秘书领着几位客人：“ 这边请。 ”走在客人的左侧引领。客人中有一两个人悄悄相互说：“真够乱的。 ”钟秘书：“大家请入座，周总经理您请这边坐。”钟秘书帮客人抽出椅子，钟秘书将周总理等客人安排在了包间门口，让客人坐在一起。王总等本公司的人坐在一边。服务小姐沏上茶。钟秘书说：“ 今天，我们在这里为周总一行接风，真是荣幸之至，咱们新朋旧友能坐在一起，真是缘分。”王总咳嗽一声，说：“ 大家闲话少叙，先端起酒杯，为我们的友谊和合作干杯。” 大家起身举杯。情景三服务员小姐不断端上菜来，报菜名：
3、“扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨”钟秘书问身边的男士：“ 钱先生，您怎么不动筷子?”钱先生不好意思：“我” 旁边周总说：“ 我忘了介绍，我们钱副总是回民。 ”王总：“真不好意思，我们考虑不周，钟秘书让餐厅的江经理给我们换几个菜。”钟秘书：“对不起，是我工作不细，我马上去另点几个菜。” 钱先生：“给你们添麻烦了。”情景四服务员小姐不断端上菜来，报菜名：“罐焖牛肉、羊肉萝卜盅”钟秘书用自己的私筷给客人夹菜：“周总经理尝尝这道牛肉，钱先生尝尝这道萝卜盅。”过了一会儿，钟秘书开始脱毛背心：“这屋里太热。”王总：“周总，咱们俩既是老同学，又是合作伙伴，咱们俩得干了这杯。” 两人干完。钟秘书主动敬酒：“ 各位老
4、总，难得大家有缘相聚，又难得周总和王总有着这么深厚的友谊，我敬周总和各位一杯，愿我们的合作顺利。”钟秘书一边给旁边的钱先生夹菜，一边问：“钱副总，你们公司这两年生意这么火，员工的收入一定不错吧，像部门经理级的月薪都能达到 5000 以上吧。”钱先生为难地说：“ 你们的公司做得也很不错嘛，彼此彼此啦。” 钟秘书一边听着一边用牙签当人面剔牙。这时钟秘书的手机响，钟秘书：“对不起，我要接个电话。” 离座出去，在包房外面，钟秘书：“你说什么，一车间出事故了，一个工作人员的手被轧断了，好，你不要离开，我马上向王总汇报。”拿出便签本，在上面写了几句话，进去到王总身边递给他，然后退出。王总看完，过了一会儿，
5、说：“我有个电话，对不起，失陪一下。”走出来。钟秘书：“刚才公司的值班室来电话说一车间一名工人把手给轧断了。” 王总：“送医院了吗?”钟秘书：“已经送了，他们主要怕工人的家属来闹怎么办?”王总：“我现在一时半会儿也走不开，这样吧，你让在公司留守的马副总经理先处理一下这件事，等送走周总他们，我马上赶回公司处理。”然后回到包房。钟秘书继续打电话：“ 马总吗，我是钟秘书，王总让我转告您”过了一会儿，钟秘书回到包房，向王总示意“OK”的手势。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。场景：公司会议室、秘书办公室、经理办公室时间：某
6、日上午人物：宏远公司总经理办公室秘书：钟苗、初萌行政经理：苏明总经理：王成部门经理：高经理、崔经理物品：几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单(文件办理单)、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签情景一(在公司会议室)正准备召开总经理办公会，提前 10 分钟，秘书与初秘书检查各座位上的文件和茶水。钟：(对初萌)今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，你帮助检查一下录音机和磁带准备好了没有。还有我来公司时间不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。初：桌上不是有人名台签吗? 钟：( 不悦) 我坐在边上，有的人名不是看不见吗? 让你帮点忙怎么话这么多
7、。(气氛有点紧张)钟：(缓和了口气) 初秘书，你觉不觉得这屋子有点凉?初：是挺凉的。空调温度可能太低了。钟：(过去调空调温度)我说这么凉呢，温度在 15 度以下，以后设在 20 度左右就行了。(人们陆续进来入座，王总宣布会议开始，钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带)王总：下面我们开会，今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。(画面淡出钟秘书埋头记录)情景二(钟秘书办公室)钟秘书正在起草情况简报(电脑屏幕)：初：(推门进来)钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。钟：(头也不抬)我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。初：钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文
8、件资料，让我过来取一下。钟：会议文件的清退不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一套。初：这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。第三季度领导主要工作安排(2006 年 7 月9 月)1 、王总：7 月前两周到上海参加客户洽谈会，8 月的第二周到香港参加一周的产品订货会。2、刘副总：在 8 月的每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会。3、赵副总：每周的周一参加公司的办公会，9 月第三周要开一个全公司的分公司销售会议，9 月的最后一周安排休假。情景三(苏经理办公室)苏经理：(拿起电话) 是钟秘书吗，请到我办公室来一下。钟：(推门而进
9、)苏经理，你找我?苏：你这份第三季度会议计划表编制得有问题，看不出是哪位领导去开会，第几周去开会，你把 7、8、9 三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出第几周，也不知道是谁去开，领导怎么根据这个计划表安排时间呢?(苏经理指着表，会议时间表的大特写，钟秘书不好意思)钟：我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编一下。(转身欲走)苏：你先等一下，上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐?钟：我收的晚了点，有几个经理不知道文件放在哪儿了，一时半会儿找不到。苏：文件清退必须要及时，否则很容易造成丢失，这些文件中涉及到项目投标内容，一旦泄露会给公司带来严重的后果。钟：(一脸不高兴)我明天一
10、定收齐，要是没别的事，我回去马上编制会议计划表。苏：那就这样吧!情景四(钟打电话 )钟：崔经理吗? 你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你。你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。 (流程表特写，拨打传真电话开始发传真，传真机卡纸，将原稿抽出重发)钟： (重新拿起电话 )崔经理，传真件收到了吗?收到了，那再见。(推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口)钟：这是哪个部门的大箱子呀?赶快拿走，别挡在通道上，多碍事呀。(左右看看没有人回应，自言自语 )这是谁干的好事，真缺德，放在别人门口怎么不放自己门口呀?(将箱子往前使劲推，推离了自己的
11、门口，挡在了消防栓前)二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。4 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。5 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项工作任务。秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 4 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)宴请订菜，没有考虑客人的情况和饮食习惯。()(2)宴请选择的地点不合适，不够安静。()(3)引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。()(4)宴请的座次不正确，不应让客人坐在门口，也不应让客人坐在一起，应与主人相间而坐。()
12、(5)能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。()(6)钟秘书抢在上司前说话。()(7)发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。()(8)用自己的私筷给客人夹菜，不讲卫生。()(9)当着客人的面脱毛背心，不讲礼貌。()(10)领导敬酒后，能主动敬酒，注意礼仪。()(11)谈论不适宜的话题，如向别人打听收人。()(12)当别人的面剔牙，不文明。()(13)能用礼貌用语，向客人道歉，然后出去接电话。处理方式正确。()(14)能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。()(15)能按上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。()2 【正确答案】 (1)能够提前 10 分钟到会议地点检查会议的准备情
13、况。()(2)能够事先准备好与会人员的文件和茶水。()(3)能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。()(4)知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。()(5)在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。()(6)在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。()(7)在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。()(8)在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手工记录和录音机记录。()(9)情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。()(10)简报的印发日期应写在间隔线的右侧，编印单
14、位应写在与印发日期平行的左侧。()(11)保密会议下发的文件应及时清退。()(12)编制领导会议时间表时，应注明不同月份的周次。()(13)注明参加会议的领导人名。()(14)缺乏保密意识，在重要的会议文件出现丢失的情况下，不及时加以追回，也未及时汇报。()(15)发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。()(16)在传真文件时，不能正确地使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽。()(17)注意到办公环境的管理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。()(18)在移动箱子时，忘记了安全隐患的管理规定，将箱子挡在消防栓前造成了隐患。()二、工作实务3 【正确答案】 贺信天图
15、公司(或“天图公司成立 10 周年纪念大会暨产品展销会组委会 ”)：值此贵公司成立 10 周年纪念大会暨产品展销会开幕之际，我谨代表宏远公司，向大会表示热列的祝贺!10 年来，贵公司秉承锐意创新、敢为人先的经营理念，自力更生、艰苦创业，在计算机通信产品的研发领域连续取得重大突破，开发出许多新型产品，培养了众多技术人才，在国内同行业中具备了很强的竞争实力，为国人争得了荣誉。相信此次纪念大会暨产品展销会将会为贵公司赢得更大的经济与社会效益。多年来，贵公司与我公司建立了良好的合作关系，在技术力量方面，贵公司给予我公司多方面的帮助和支持。对此，我们表示衷心的感谢!我们要努力学习贵公司锐意创新的精神，继
16、续加强与贵公司的合作，不断提高产品质量，为使我公司产品达到同行业先进水平而奋斗!最后，祝贵公司成立 10 周年纪念大会暨产品展销会取得圆满成功!宏远公司总经理 廖年月日4 【正确答案】 关于会议地点和布局的选择：因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围，所以，建议协调会在圆桌型布局的会议室举行。会议议程的安排，根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定：(1)由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则。(2)建议先由双方说明自己的问题和需求，使各方了解对方的困难。(3)会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据。(4)会议组织者向各方提出要求：防止本位主义、树立内部客户观念；耐心倾听对方意见
17、；换位思考；及时进行信息沟通。(5)再由双方进行互谅互让地磋商。(6)形成会议备忘录，提醒遵照执行。5 【正确答案】 注意事项：询问函和答复函的结构是：标题+主送机关+ 正文+落款+成文日期询问函和答复函的标题有两种形式：发文机关+事由+文种；事由+ 文种询问函和答复函的正文结构是：发文缘由+事项+ 尾语发文缘由包括：(1)事项。询问函应说明要求主送机关协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等；答复函应回复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。书写事项时，如事项单一，就单独列段；如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写。(2)尾语。尾语是礼节性用语，询问函的尾语常用
18、：“请速回复”“盼复”“请予复函”“即请函复”等；答复函的结尾常用 “此复”“特此专复”“特此函复”“ 专此函告” 等。【例文】宏远公司人力资源部关于丁小强人事调查的函公司人事部：我公司正在进行人事调整工作，根据工作需要，我公司拟聘丁小强同志担任某部门负责人工作。为查实丁小强同志的情况，烦请贵部协助我公司调查以下问题：丁小强同志在公司工作的起止期。丁小强同志在贵公司的工作业绩、获奖状况。贵公司对丁小强同志表现的评价。特此函达，请予复函。宏远公司人力资源部年 月日公司人事部关于丁小强同志情况的复函公司人力资源部：你部关于人事调查的函(宏远人函201369 号)收悉。关于丁小强同志的情况，经我部与相关部门研究答复如下：丁小强同志在我公司工作的起止日期为 2010 年 9 月 4 日至 2013 年 3 月 8 日。丁小强同志在我公司工作期间两次获奖，一次为公司 2010 年先进工作者；一次为销售部 2012 年业绩突出奖。我公司认为，丁小强同志是个很好的管理人才，其业务熟练，能够独当一面；严于律己，能够以身作则；锐意进取，敢于挑战。不足之处是偶有急躁情绪，有时欠缺合作精神。特此函复。公司人事部年 月日
