1、秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 6 及答案与解析一、案例分析1 阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。时间：上午 10 点地点：宏远公司营销部办公室人物：秘书钟苗、某公司王经理、经理兆良、营销部文员方小姐物品：各类文件夹、电话机、笔、留言纸、样品介绍册、订货单、信封、邮票、印泥盒和印章、灭火器、大纸箱情景一宏远公司营销部办公室(特写)。钟苗正在打电话，她把电话夹在肩膀与脖子之间，用手在一堆文件里翻：“王经理您好!非常感谢您在上个季度对我们销售工作的支持和帮助，我们经理想跟您谈谈今后继续合作的事，您看什么时候方便，咱们一起吃
2、个饭?”王经理：“对不起，你是哪位? 我听不出来。”“啊?我是谁?我是宏远公司的钟苗呀。”此时一位女同事走进来，站在钟苗的办公桌前，钟苗看了她一眼，毫无反应，继续打电话：“这个周五晚上您方便吗? 我们经理在迎宾楼请您。 那好，就这么说定了!周五晚上见。”钟苗放下电话后，对同事说：“有事吗，小方?”小方：“我想领 A4 的打印纸。材料印了一半没纸了。”钟苗：“你等等。 ”转身走到柜子旁边打开柜门看：“呀，糟糕!A4 的打印纸没有了。前天打印了好多订货单，用光了。”小方：“那怎么办 ?我的材料要在下午的会上用，一人一份。”钟苗：“别急，我有办法。” 马上打电话：“喂!张民吗?我是宏远公司的钟苗。你
3、能马上给我们送两箱 A4 的纸吗?急等着用!好，那就谢谢了。”放下电话，对小方：“半个小时内送到，还来得及吧?”小方：“那就太好了 !不过我也别白跑一趟，你给我一瓶胶水、两支签字笔，上次发的快用完了。”钟苗：“好。 ”打开柜子拿文具，递给小方： “给你。过一会儿再来领纸吧。”小方接过文具：“ 好吧。纸送过来以后你打个电话告诉我吧。”钟苗继续在桌子上找东西：“你没看见我这么多事情!还是你自己想着点儿吧。”小方瞥了她一眼，转身走了。情景二(周五下午五点) 钟苗在打字。经理兆良走进来：“ 钟苗，是不是该走了? 约王经理几点到?”钟苗看表，“跟他约的 6 点，还有一个小时，来得及吧。”兆良：“周末容易
4、堵车，还是早点走吧!”钟苗：“稍等等。 ”说着从抽屉里拿出一条丝巾，提起包：“我去补补妆，两分钟就好。”情景三饭店前，王经理和马秘书走来。马秘书对饭店领班：“宏远公司订的房间。”领班：“请跟我来。 ”领他们来到一个包间门口。推开门，王经理和马秘书面面相觑，王经理：“怎么没人? 几点了?”马秘书：“6 点过 5 分。他们还没到 ?咱们进去等吧。 ”王经理：“别，咱们到外面等。” 两人走出饭店大门。钟苗与经理兆良匆匆赶来，边走边看表。稍远处，马秘书看见他们，想迎上前去，被王经理拉住：“等会儿再进去。” 过了几分钟，两人走进饭店。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确
5、或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。人物：秘书钟苗、总经理(声音)物品：投影仪、笔记本电脑、会议桌椅、会议记录本场景：办公室、会议室情景一秘书钟苗身着职业装坐在办公桌前，正在整理文件，这时电话铃响了，钟苗很快拿起电话：“喂，请问您找谁啊?”听筒中传来总经理的声音： “钟苗啊，你通知一下，今天下午 2 点在一楼会议室召开各部门经理会议，讨论下个月的工作安排。我要用一下投影仪，你安排一下。”“好的。”钟苗答应着放下电话，时钟特写：10 点钟。钟苗打开计算机主机电源，然后又打开显示器电源，(特写)钟苗的手机放在显示器旁。计算机启动后，钟苗打开邮件发送窗口，在窗口中写会议通知。屏幕特写：发送完
6、毕，钟苗想了想，自语道：“还是再用电话通知一下保险。” 她拿起电话，拨号。钟苗： “张经理您好。王总让我通知您今天下午 2 点在一楼会议室开会，具体情况您可以查一下邮箱，我已经给您发过去了。” 放下电话，钟苗继续拨号：“ 刘经理您好。今天下午 2 点钟在一楼会议室”(画面淡出 )情景二会议室，时钟特写：13：30。会议室中只有钟苗一人，她正在连接笔记本电脑和投影仪。投影仪通风口处堆着一些文件，几乎挡住了通风口。连接好后，她先打开投影仪电源开关，再打开电脑开关。启动后，投影未显示计算机上的信号。钟苗按下笔记本电脑上的 Fn 键与 F8 键(特写)，墙壁上显示出图像，但不清楚而且画面倾斜。钟苗调整
7、机器的支架使画面正常。钟苗调整投影仪的镜头旋钮，进行对焦，直到墙壁上画面清晰。钟苗看了一下表，自语道：“还有 10 分钟才开会呢，先把镜头盖盖上吧。” 她拿起镜头盖盖住了投影仪镜头。钟苗坐在自己的位置上，打开会议记录本，在上面写着什么。二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。4 背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。5 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 6 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)钟苗打电话的姿势不对。()(2
8、)钟苗打电话没有先告诉对方自己是谁。()(3)打电话时没向同事点头示意、打招呼。()(4)没有提前预定 A4 纸。 ()(5)办公材料急用时，能够及时采取补救措施。()(6)请客时主人一方应该提前出发，在时间上留有余地。()(7)钟苗补妆是对客人的尊重。()(8)王经理二人作为客人，稍晚几分钟到。()(9)王经理到外面等候。()(10)钟苗两人迟到。 ()(11)马秘书想迎上前。 ()(12)王经理拉住马秘书，让主人不会为迟到尴尬。()(13)王经理等二人稍晚几分钟再进。()(14)钟苗应该提前到达饭店检查餐厅环境、安排座位。()2 【正确答案】 (1)秘书着装正确。()(2)接听电话及时。(
9、)(3)电话应答语不正确。()(4)计算机开机顺序错误。()(5)手机带有磁性，不能放在显示器旁边。()(6)能够选择正确的发送会议通知的形式。()(7)会议通知没有写明会议内容。()(8)会议通知落款日期应该用中文格式。()(9)能够及时完成经理交办的任务。()(10)能够提前到会议室做好设备准备工作。()(11)投影仪通风口处堆着文件，几乎挡住了通风口，会影响机器散热。()(12)笔记本电脑与投影仪连接正确。()(13)开机顺序正确。 ()(14)能够正确切换电脑的输出方式。()(15)能够解决画面倾斜现象。()(16)能够正确进行对焦。 ()(17)在投影使用过程中，不用镜头盖遮挡镜头，
10、这样可能造成投影仪内部温度升高，容易导致元器件损坏。()(18)有做会议记录的意识。()二、工作实务3 【正确答案】 信息工作程序包括：收集、整理、传递、存储、反馈和利用。(1)信息收集：是信息工作的基础和初始阶段，是秘书根据工作需求，通过各种渠道和方式获取信息的过程。(2)信息整理：是信息工作的核心，是秘书对原始信息进行分类、筛选、核实，使其成为有价值的信息。(3)信息传递：秘书通过传输媒介和载体，把信息从发生源传递到信息接受者的过程。(4)信息存储：利用科学的方法，将有保存价值的信息系统化，以便日后利用。(5)信息反馈：把输出的信息作用的结果返送回来，并对信息的再输出产生影响，起到控制和调
11、节的作用。(6)信息利用：获取、处理的信息应用于实际工作，使信息的价值得以实现的过程。4 【正确答案】 (1)接收任何保密文件、资料等都要签收并登记。(2)文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收。(3)在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失。(4)所有保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密” ，保存在带锁的、防火的柜子里。(5)离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗。(6)用邮电发送保密信息，信封要封口，并标记“ 秘密或保密” 。(7)为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人。(8)复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板上。5 【正确答案】
