1、秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 7 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。人物：宏远公司秘书钟苗宏远公司王总经理宏远公司几位同事昌和公司的周总经理等几位客人地点：宾馆宴会厅、秘书钟苗办公室物品：一桌酒席着装要求：职业装情景一(秘书钟苗办公室)钟秘书：”红枫宾馆餐厅江经理吗? 我是宏远公司秘书钟苗，今天中午 12 点我们要订枫韵阁 包房，来了几个西北的客人。没问题吧?那好，你问订什么莱? 我们王总，你还不知道，爱吃肉呗，什么扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨、烧大肠等等，反正以肉菜为主。就这么说定了，我
2、12 点准时到，到时上菜可得快点。”情景二(宾馆宴会厅。楼上正在装修，宴会厅有很多人在吃饭，不时传来包间的歌声)钟秘书领着几位客人：“ 这边请。 ”走在客人的左侧引领。客人中有一两个人悄悄相互说：“真够乱的。 ”钟秘书：“大家请入座，周总经理您请这边坐。”钟秘书帮客人抽出椅子，钟秘书将周总理等客人安排在了包间门口，让客人坐在一起。王总等本公司的人坐在一边。服务小姐沏上荼。钟秘书说：“ 今天，我们在这里为周总一行接风，真是荣幸之至，咱们新朋旧友能坐在一起，真是缘分。”王总咳嗽一声，说：“ 大家闲话少叙，先端起酒杯，为我们的友谊和合作干杯。” 大家起身举杯。情景三服务员小姐不断端上菜来，报菜名：“
3、扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨”钟秘书问身边的男士：“ 钱先生，您怎么不动筷子?”钱先生不好意思：“我” 旁边周总说：“ 我忘了介绍，我们钱副总是回民。 ”王总：“真不好意思，我们考虑不周，钟秘书让餐厅的江经理给我们换几个菜。”钟秘书：“对不起，是我工作不细，我马上去另点几个菜。” 钱先生：“给你们添麻烦了。”情景四服务员小姐不断端上菜来，报菜名：“罐焖牛肉、羊肉萝卜盅”钟秘书用自己的私筷给客人夹莱：“周总经理尝尝这道牛肉，钱先生尝尝这道萝卜盅。”过了一会儿，钟秘书开始脱毛背心：“这屋里太热。”王总：“周总，咱们俩既是老同学，又是合作伙伴，咱们俩得干了这杯。” 两人干完。钟秘书主动敬酒：“ 各位老总
4、，难得大家有缘相聚，又难得周总和王总有着这么深厚的友谊，我敬周总和各位一杯，愿我们的合作顺利。”钟秘书一边给旁边的钱先生夹菜，一边问：“钱副总，你们公司这两年生意这么火，员工的收入一定不错吧，像部门经理级的月薪都能达到 5000 以上吧。”钱先生为难地说：“ 你们的公司做得也很不错嘛，彼此彼此啦。” 钟秘书一边听着一边用牙签当人面剔牙。这时钟秘书的手机响，钟秘书：“对不起，我要接个电话。” 离座出去，在包房外面，钟秘。书：“ 你说什么，一车间出事故了，一个工作人员的手被轧断了，好，你不要离开，我马上向王总汇报。”拿出便签本，在上面写了几句话，进去到王总身边递给他，然后退出。王总看完。过了一会儿
5、，说：“我有个电话，对不起，失陪一下。”走出来。钟秘书：“刚才公司的值班室来电话说一车间一名工人把手给轧断了。” 王总：“送医院了吗?”钟秘书：“已经送了，他们主要怕工人的家属来闹怎么办?”王总：“我现在一时半会儿也走不开，这样吧，你让在公司留守的马副总经理先处理一下这件事，等送走周总他们，我马上赶回公司处理。”然后回到包房。钟秘书继续打电话：“ 马总吗，我是钟秘书，王总让我转告您”过了一会儿，钟秘书回到包房，向王总示意“OK”的手势。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。场景：公司会议室、秘书办公室、经理办公室时间：
6、某日上午人物：宏远公司总经理办公室秘书：钟苗、初萌行政经理：苏明总经理：王成部门经理：高经理、崔经理物品：几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单(文件办理单)、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签情景一(在公司会议室)正准备召开总经理办公会，提前 10 分钟，秘书与初秘书检查各座位上的文件和茶水。钟：(对初萌)今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，你帮助检查一下录音机和磁带准备好了没有。还有我来公司时间不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。初：桌上不是有人名台签吗? 钟：( 不悦) 我坐在边上，有的人名不是看不见吗? 让你帮点忙怎么话这么
7、多。(气氛有点紧张)钟：(缓和了口气) 初秘书，你觉不觉得这屋子有点凉?初：是挺凉的，空调温度可能太低了。钟：(过去调空调温度)我说这么凉呢，温度在 15 度以下，以后设在 20 度左右就行了。(人们陆续进来入座，王总宣布会议开始，钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带)王总：下面我们开会，今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。(画面淡出钟秘书埋头记录)情景二(钟秘书办公室)钟秘书正在起草情况简报(电脑屏幕)：初：(推门进来)钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。钟：(头也不抬)我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。初：钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些
8、文件资料，让我过来取一下。钟：会议文件的清退不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一套。初：这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。第三季度领导主要工作安排(2006 年 7 月9 月)1 、王总：7 月前两周到上海参加客户洽谈会，8 月的第二周到香港参加一周的产品订货会。2、刘副总：在 8 月的每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会。3、赵副总：每周的周一参加公司的办公会，9 月第三周要开一个全公司的分公司销售会议，9 月的最后一周安排休假。情景三(苏经理办公室)苏经理： (拿起电话)是钟秘书吗，请到我办公室来一下。钟：(推门而
9、进)苏经理，你找我?苏：你这份第三季度会议计划表编制得有问题，看不出是哪位领导去开会，第几周去开会，你把 7、8、9 三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出第几周，也不知道是谁去开，领导怎么根据这个计划表安排时间呢?(苏经理指着表，会议时间表的大特写，钟秘书不好意思)钟：我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编一下。(转身欲走)苏：你先等一下，上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐?钟：我收的晚了点，有几个经理不知道文件放在哪儿了，一时半会儿找不到。苏：文件清退必须要及时，否则很容易造成丢失，这些文件中涉及到项目投标内容，一旦泄露会给公司带来严重的后果。钟：(一脸不高兴)我明天
10、一定收齐，要是没别的事，我回去马上编制会议计划表。苏：那就这样吧!情景四(钟打电话 )钟：崔经理吗? 你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你，你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。 (流程表特写，拨打传真电话开始发传真，传真机卡纸，将原稿抽出重发)钟： (重新拿起电话 )崔经理，传真件收到了吗?收到了，那再见。(推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口)钟：这是哪个部门的大箱子呀?赶快拿走，别挡在通道上，多碍事呀。(左右看看没有人回应，自言自语 )这是谁干的好事，真缺德，放在别人门口怎么不放自己门口呀?(将箱子往前使劲推，推离了自己
11、的门口，挡在了消防栓前)二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。4 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的任务。5 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 7 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)宴请订菜，没有考虑客人的情况和饮食习惯。()(2)宴请选择的地点不合适，不够安静。()(3)引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。()(4)宴请的座次不正确，不应让客人坐在门口，也不应让客人坐在一起，应与主人相间而坐。()(5)能主动帮客人
12、抽出座椅，合乎礼仪要求。()(6)钟秘书抢在上司前说话。()(7)发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。()(8)用自己的私筷给客人夹菜，不讲卫生。()(9)当着客人的面脱毛背心，不讲礼貌。()(10)领导敬酒后，能主动敬酒，注意礼仪。()(11)谈论不适宜的话题，如向别人打听收入。()(12)当别人的面剔牙，不文明。()(13)能用礼貌用语，向客人道歉，然后出去接电话。处理方式正确。()(14)能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。()(15)能按上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。()2 【正确答案】 (1)能够提前 10 分钟到会议地点检查会议的准备情况。()(2)能够
13、事先准备好与会人员的文件和茶水。()(3)能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。()(4)知道在会议桌上摆放入名台签，以便与会者正确落座和做好记录。()(5)在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。()(6)在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。()(7)在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属将室温控制在适度的范围内。()(8)在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手工记录和录音机记录。()(9)情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。()(10)简报的印发日期应写在间隔线的右侧，编印单位应写在与印发日期
14、平行的左侧。()(11)保密会议下发的文件应及时清退。()(12)编制领导会议时间表时，应注明不同月份的周次。()(13)注明参加会议的领导人名。()(14)缺乏保密意识，在重要的会议文件出现丢失的情况下，不及时加以追回，也未及时汇报。()(15)发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。()(16)在传真文件时，不能正确地使用传真机，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽。()(17)注意到办公环境的管理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。()(18)在移动箱子时，忘记了安全隐患的管理规定，将箱子挡在消防栓前造成了隐患。()二、工作实务3 【正确答案】 编制时间表的方法：(1)根
15、据需求确定编制时间的周期。(2)事先做好信息的收集工作，了解现阶段所有的工作和活动。(3)如工作或活动之间或人员上出现矛盾，应主动与固有人员协商，予以合理的调解。(4)表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要的准备工作等项目。(5)编制表格，按时间顺序将所有工作排列清楚。4 【正确答案】 备忘录发给：张明行政经理发自：钟苗行政秘书时间：年月 日内容：完善会议决定事项的催办制度(1)会议决定事项催办的意义和目的：使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期推诿、拖延，工作效率低下，或从自身局部利益出发，对会议交办事项采取消极态度，故意不办。(2)检查催办工作要求做到：明确催办人
16、员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。设置会议决定事项，传达催办登记表。(3)会议决定事项催办的方式：发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。(适当展开解释)(4)会议决定事项催办的程序：会议决定事项传达_会议决定事项的催办与登记制度会议决定事项的反馈。5 【正确答案】 会议记录的准备工作：(1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。(2)准备录音机和足够的磁带用以补充手工记录。(3)备有一份议程表和其他的相关资料和文件，以备核对相关数据和事实。(4)为便于识别会议上的发言者，提前到达会场，了解与会人员的座位图。(5)在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。一个完整的会议记录应包括如下内容：(1)会议描述。包括会议的类型、时间、日期、地点等。(2)与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。(3)会议过程。宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务。(4)主席、记录员签名。(5)下次会议日期。
