管理文件

1、凡来厂公启文件（除厂领导订启的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。
在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管1两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。
须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条 公文的阅批与分转1凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单。

2、文书，是传达企业方针、政策、制度、请示和答复问题、布置和商洽工作、报告和交流情况的重要工具，各部门必须严肃认真准确的运用公文。
14 办公室是公文的处理的管理机构。
公文由办公室统一制发、分办、传递、用印、立卷。
由档案室负责归档、和销毁。
办公室对机关各部室的行文有审核、控制行文的职责，对下级单位的公文处理有检查指导，督促整改的职责。
2公文主要种类21 命令（令）：适用于宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位和人民，处罚严重过错责任人。
22 决定：适用对事项或行动的安排，奖罚有关人员。
23 决议：适用于经会议讨论通过通过的重要决策事项。
24 指示：适用于对下级的工作布置，提出工作的原则和要求。
25 公告：适用于向企业全体员工宣布重要事项或法定事项。
26 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
27 通知：适用于批转、转发文件或传达到有关单位周知或执行的事项。
28 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
29 报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
210 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
211 批复：适用于答复下级机。

3、成完整电子文件的三要素:,内容背景结构,二、电子文件的种类,(一)按电子文件的信息存在形式分类。
可分为以下9种文件：,1、文本文件(Text)2、图形文件(Graphic)3、图像文件(Image)4、视频(影像)文件(Video)5、音频(声音)文件(Audio) 6、数据文件(Data) 7、命令文件，亦称计算机程序(Program)8、多媒体文件(Multimedia)9、超媒体链接文件（Hypermedia）,(二)按文件的功能分类。
,主文件支持性文件辅助性文件工具性文件,(三)按文件的生成方式分类。
,原始文件转换文件,(四)按文件的性质分类。
,草稿性电子文件（M）非正式电子文件（U）正式电子文件（F）,三、电子文件的特点,(一)电子文件信息内容与形式之间具有可分离性(二)信息的不稳定性(三)信息的可操作性(四)电子文件信息对硬软件及标准体系的依赖性(五)电子文件形成系统的异构性,四、电子文件的收集与归档,1、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
,（一）电子文件的收集要求,2、记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价。

4、范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表” 。
发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。
如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。
代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。
需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表” ，并由个人亲自签字接收。
（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等） ，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2文件的更改：（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可） ，连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。
但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。
3文件的换页：（1）任何。

5、计” 、 “校对” 、 “审核”及“审定”栏必须有签署人，其它栏目可根据需要进行签署。
上述栏目中， “校对”和“审核”可由同一人签署，其余各栏必须由不同的人签署。
4112 各栏目签署人的资格和责任：凡技术图样的各栏目必须由具有相应资格的人签署方为有效；签署人对自己的签名负有相应责任。
技术图样各栏目签署人的资格和相应责任：（1）满足设计输入的要求；（2）对设计的技术性能指标、图样的结构、尺寸等正确性负责；（3）对工艺、安装、调试负有配合责任。
校对图样的校对者指定具备资格的技术员对图样的装配、尺寸、配合、工艺要求的准确性和合理性负责。
审核部门或项目负责人或指定具备资格技术员具备与审核对象相适应的专业技术职务对设计是否按设计要求进行负责，对结构、关键工艺、总体方案的合理性负技术把关责任。
工艺审查具体工艺设计或工艺审核人指定具备资格人员对工艺（含加工、安装调试工艺）进行审查标准审查具体进行标准化的工作人员指定具备资格人员检查图样是否正确执行有关标准。
审定项目负责人、总工、副总或直接领导者：（1）对总体方案和技术、安全指标负领导责任；（2）对以上栏目签署人的资格负认可责任；（3）检查技术文。

6、签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。
在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管1两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。
须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条 公文的阅批与分转1凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
2一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3为加速。

7、的机要文件除外）后分别交两办机要秘书拆封。
在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管：1两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。
须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。
2本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条 公文的阅批与分转：1凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
2 一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文。

8、数和计量工程效率指数的分析计算QJ 1873.4计量文件设计管理规范格式QJ 1873.5剖贵文件设计管理规范计量网络图的绘制3术语3. 1一级(厂级)物料i十量器具配备率是指按物料的ii量需要，物料迸出企(事)业已配备与应配备的计量器具之比值，以R一分数表示。
3.2二级(车间级)物料计量器具配备率是指按物料的计最需要，物料迸出车间(分厂、部门.科室)已把各与JIl配备的计量器具之比值，以百分数表示-3.3三级(班组级)物料计量器具配备率是指按物料的计量需.物料进出班组巳配备与应配备的计量器具之比值，以百分数表示3.4经营篱理综合配卒是指一级、二织三主吧?!最樵同己配备之和与应配备和的之比值，以百分数表示.3.5经营管理计就检;J)ij$是指除了能源以外的材料迸出企(事)业生产成品(称量)和定额管理以及统计报表用计量检测率。
3.6物料迸出企(事)业it量检测率是指物料迸出企(事)业，经过实际，1茧的总量与物料迸出企(事业应计量的总量之比值，以百分数表示.航空航天工业部1990- 01 -20批准1990-09-02实施87 QJ 1873.7-90 3.7定额管理指。

9、管理规范检测能力指数和计量工程效率指数的分析计算QJ 1873.4计量文仲设计管理规范格式QJ 1873.5计量文件设计管理规范计量网络图的绘制3术语3. 1 能源计量黯具配备率是指按一次、二次能源、含能工质的il量需要，分别按照从能源迸出企(事)业到车间(分厂、部门、科室)班组(重要饥台、炉、岱)已配备与应配备的计量器具之比值，以百分数表示-3. 1. 1一级厂级)计量器具配备率是指按各种能源的计量需要，能源进出企(事)巳配备与应配备的汁量椿具之比值，以百分数表示-3. 1. 2二1;&(辈闻级:r震荡具配备率是指按各种能沥的计量需要，能源迸出车间(分厂、部门、科室)已配备与应配备的fj贵器具之比值，t(百分数亵亲23. 1.3三级(班组组)计量器具黑备事是指按各种能源的t!量需要，能源进班级(重要机台、炉、窑)己配备与应配备的计量器具之比值、以百分数表示-3. 1. 4 综合计量器具自己备率航空航天工业部1990- 01.-20批准1990-09-02实施97 QJ 1873.8-90 是指一领、二级、二二级i量器具配备率乘。

10、I赞文件设计管理规草草格式QJ 18715 ilft文件设计管迎规范it避网络倒耐绘制3术i器3. 1 工作计11标准器具企(事HI单位极据生产、科研和经箭管理的需要建交的、Jn以日常降工作计最稽R、梭定实物的计f量标准UJl.-和标准物质，3.2企(事)戚尊t在最高计1:标准器具企(事)!.Il!.单位根据生产、科研和l?d吉管臻的需要建立的，在本单伎开展计敢放定、作为统本单位最假依据的l最标樵.3.3 -次被定食楠不经过修理而一次检i!I榕的计量刑具(根报俄定规穗要求进行表掰处理、清扮戒允许滋行的调戴均不算修理)。
3. 4三级计量管Ji.Il.网;三级Qf置阵激网dli(所j级、ti闷(科.)级、班j:lU酷i十放1曹领导和计簸黯琅员烧成配Lb;篮管理系统的4 基本事要求4. 1 计篮技术管理文件仪从总体上反映企(事)业总位计量去技术水平和计量综合管章里能力-4.2 iH童技术管理义付rp.能值专巡系统剧、:lit值传i盟项阴毅ê。

11、对于编号系统，请参看这个程序的 2b 部分；版本修订的编号由系统自动生成。
,Y,N,各部门经理审核,文件发布,Y,N,指通过审批的程序开始实施的时间计划,指文件编写负责人员&上级经理对未做改动的程序文件的正确性进行复查的间隔时间（除非特殊说明，所有程序文件的复审周期为1年）,文件变更部分需要用蓝色斜体做标识,发起人部门经理 文件涉及的部门经理需要会签 程序文件需要签批到工厂经理,编号规则,a. General format of the numbering system: prefix-4 digit number-suffix1-suffix2-suffix3 编号系统的基本格式:4位数前缀+后缀1+后缀2+后缀3 b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写 fixed code QF-stands for Quality Form QF是记录表格英文字母第一个字母的缩写 c. 4-digit numb。

12、的地方在哪里？,系统中用户的文件夹 有木有？,我的文档 有木有？,桌面 有木有？,个人下载目录 有木有？,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,理想中文件是什么样呢？,存放方便、查找便捷,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,文件管理的本质？,科学分类、命名规范,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,对无用文件清理你做到了吗？,对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理！,有用文件,无用文件,进行整理！,果断删除！,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,对有用文件整理你做到了吗？,对同一个有用的不同版本的文件，确认后保留一个最终版本！,有效版本,多余版本,保留归档！,确认删除！,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,点击添加文本,在平时的工作和日常生活当中，我们经常使用到计算机，包括在办公室、家中等，每个使用的人都会建立一些属于自己的文件，有各种内容和各种格式。
随着时间的延长，日积月累，电脑内的文件日渐增多，如何有效地管理好自己的文件是很多人面临的一个问题，每个人也都可能有一套自己的切实可。