1、ICS 03.100.20 VDI-RICHTLINIEN Mrz 1997VEREINDEUTSCHERINGENIEUREAuftragsabwicklungMethodische Abwicklung von Auftrgenim InvestitionsgtergeschftVDI 4505Blatt 1Project managementMethodical transaction of projectsfor industrial plants and equipmentInhalt SeiteVorwort 21 Zielsetzung und Einleitung 22 Gru
2、ndlagen der Abwicklungsmethodik 33 Vorbereitung der Auftragsabwicklung 53 . 1 Einleitung der Auftragsabwicklung 53.2 bergabe an den Projektleiter 53.3 Auftragsprfung und -risikoanalyse 53.4 Vertrag/Auftragsbesttigung 54 Auftragsabwicklung 64.1 Kick-Off-Meeting und Team-Bildung 64.2 Planung der Auftr
3、agsabwicklung, technisch/kaufmnnisch 64.3 Qualittssicherung, Dokumentation 74.4 FortschrittskontrolleZ-steuerung 94.5 KostenkontrolleZ-steuerung 94.6 Engineering/Konstruktion, Dienstleistungen 104.7 Beschaffung/Eigenfertigung 114.8 Verpackung und Versand 124.9 Bau und Montage 124. 10 Schulung und In
4、betriebnahme 134.11 Garantienachweis/bemahme/Gewhrleistung 134.12 Auftragsanalyse 145 Zusammenfassung 155.1 Praktische Nutzbarkeit der Richtlinie , 155.2 Auftragsabwicklung - Personelle Anforderungen 155.3 Auftragsabwicklung im Umfeld der Geschftsprozesse 16Literaturhinweise 16Stichwortverzeichnis 1
5、7VDI-Gesellschaft Entwicklung Konstruktion VertriebAusschu AuftragsabwicklungVDI-Handbuch KonstruktionB974908A824A6748CAAAA99BAB349F63B2C88DD9B0D2BF8368C461B1CCB65CD15BE74F0686BD19CFC1FA2DEF1929BEST BeuthStandardsCollection - Stand 2016-11- 2 - VDI 4505 Blatt 1 Alle Rechte vorbehalten Verein Deutsch
6、er Ingenieure, Dsseldorf 1 997VorwortDie vorliegende VDI-Richtlinie stellt die Aufgabender Auftragsabwicklung im Investitionsgtergeschftin einem systematischen Ablauf dar. Zweck der Systematik ist es, auf der Grundlage eines VDI-Standardsden unten genannten Zielgruppen Hilfestellungen undDenkanste f
7、r ihre tgliche Arbeit zu geben.Als Zielgruppen dieser VDI-Richtlinie sind angesprochen:Die Richtlinie VDI 4505 ordnet sich so ein, da sie diein der Gesamtliteratur enthaltenen Aussagen zumThema Auftragsabwicklung zusammenfat und umErfahrungen aus der Praxis ergnzt. Sie ist Grundlage(Dachrichtlinie)
8、einer Reihe geplanter Verffentlichungen.1 Zielsetzung und EinleitungDie Auftragsabwicklung hat im Rahmen des unternehmerischen Gesamtgeschehens entscheidendenEinflu auf die kapazitiven, personellen und finanziellen Entscheidungsprozesse im Unternehmen.Komplexe technische oder grotechnische Maschinen
9、und Anlagen mssen konkurrierend zu anderen Kundenauftrgen geplant und errichtet werden. Die Auftragsabwicklung ist geprgt durch eine groe Vielfaltvon zu lsenden komplexen Einzelaufgaben, dieSchaffung personeller und organisatorischer Voraussetzungen sowie die termingerechte Realisierung derAufgabens
10、tellungen von Planung/Konstruktion, Fertigung, Bau- und Montagettigkeit und anschlieenderInbetriebnahme.Die Leistungsfhigkeit der Unternehmen wird entscheidend durch eine rationelle Auftragsabwicklungbeeinflut, der wirtschaftliche Erfolg hngt ab von derBeeinflubarkeit der beim Abwicklungsproze entst
11、ehenden Kosten.Dieser Zusammenhang wird durch die vorliegendeVDI-Richtlinie berschaubar. Sie bercksichtigt dieheute vielfach intuitiv betriebenen, von der Art desProduktes (vom Serienprodukt bis zum Anlagenunikat) und den zu erbringenden Leistungen abhngigenAbwicklungsaktivitten. Diese sind markt- u
12、nd branchenunabhngig in der Richtlinie enthalten und frdie Praxis systematisiert.Die Auftragsabwicklung erfolgt in Schritten, die inBild 1 dargestellt sind. Die einzelnen Schritte lassensich von ihrem inhaltlichen Schwerpunkt her folgenden Phasen zuordnen:Konzeptionsphase:Schritte Einleitung der Auf
13、tragsabwicklung bisStart der AuftragsabwicklungDefinitionsphase:Schritte Teambildung/Kick-Off-Meeting bisPlanung der Auftragsabwicklung technisch/kaufmnnischRealisierungphase:Schritte Engineering/Konstruktion/Dienstleistungen bisSchulung/InbetriebnahmeVerwendungsphase:Schritte ab bernahmeDer dargest
14、ellte Phasenablauf trifft prinzipiell auf alleAbwicklungsflle des Investitionsgtergeschftes zu.Dadurch werden Verknpfungen von technischen, terminlichen, kaufmnnischen und vertraglichen Abhngigkeiten deutlich.Mit Rcksicht auf die besonderen Verhltnisse undBegriffe in den Unternehmen wird die Systema
15、tikdurch eine einheitliche Terminologie untersttzt.Die Anwendung von Phasenablauf und einheitlicherTerminologie sind Voraussetzung, um in den Unternehmen vorhandene Abwicklungsablufe inhaltlichund organisatorisch zu berdenken und zu rationalisieren.Nur dann, wenn fr die einzelnen Arbeitsschritte (al
16、sElemente der Phasen) die gleichen Mastbe (Termintreue, Kostenbewutsein, Qualittsstandard u.a.) wiefr die Phasen selbst gelten und angewendet werden,ist die Rationalisierung wirksam.Mit Anwendung des Phasenablaufplans wird einwichtiger Schritt gemacht, um die Erfllung der imAuftrag geforderten Produ
17、kteigenschaften und Dienstleistungen zum vereinbarten Termin sicherzustellen.Darber hinaus wird durch seine Realisierung undkonsequente Nutzung fr alle Auftragsabwicklungender kapazitive, personelle und finanzielle Handlungsbedarf im Unternehmen deutlich.Zustzlich zum systematischen Vorgehen ist bei
18、 derAuftragsabwicklung das Denken/Handeln in Geschftsprozessen“ wichtig. In den operativen Unternehmensfunktionen wie Konstruktion, Materialwirtschaft, Produktion oder Rechnungswesen mu dieknden- und prozeorientierte AuftragsabwicklungVorrang haben vor der Erledigung auftragsfremderoder ressorteigen
19、er Aufgaben.Fach- und Fhrungskrfte imMaschinen- und AnlagenbauZur Verbesserung angewandter Methoden,Arbeitsablufe und eigenerKenntnisse ber Autragsab-wicklungKunden/Betreiber/Berater alsPartner der Maschinen- undAnlagenbauerZur Frderung der Zusammenarbeit mit Konsorten und LieferantenZur Sicherung d
20、er AuftragsabwicklungDienstleister und Institutionen Zur Sicherung der AuftragsabwicklungDozenten und Studenten Zur Aus- und Weiterbildung anHoch- und FachhochschulenB974908A824A6748CAAAA99BAB349F63B2C88DD9B0D2BF8368C461B1CCB65CD15BE74F0686BD19CFC1FA2DEF1929BEST BeuthStandardsCollection - Stand 2016
21、11Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 1997 VDI 4505 Blatt 1 - 3 -Bild 1 . Ablaufplan der AuftragsabwicklungDie Prozeorientiemng erlaubt es, die Ablufe so zumodifizieren, da der Auftrag bei Einhaltung der geforderten Qualitt mglichst schnell und ressourcenschonend abgewick
22、elt werden kann.o50)T3o cniIi3 SZ*a oP cc g VW C/Dknden- und prozeorientierteAuftragsabwicklungablauforganisatorische Zusammenfassung von AufgabenZiele; hhere Flexibilitt und Transparenz,Reduzierung von Durchlaufzeiten,optimierter Ressourceneinsatz,WettbewerbsfhigkeitZielgren: Zeit, Kosten, QualittB
23、ild 2. Kunden- und prozeorientierte Auftragsabwicklung2 Grundlagender AbwicklungsmethodikZiel der Auftragsabwicklung ist die Erfllung der vertraglich fixierten Liefer- und Leistungsverpflichtungen eines Unternehmens gegenber den auftraggebenden Kunden unter Bercksichtigung von bergeordneten gesetzli
24、chen, rechtlichen und betrieblichen Vorschriften, Regeln und Auflagen. Darber hinaus wirddie Kompetenz zur Lieferung und Leistung nachgewiesen, sie kann als Referenz und Empfehlung frweitere Auftrge genutzt werden.Auftragsabwicklung lt sich prinzipiell strukturierenin:- Personen und Funktionen,- Inf
25、ormation und Kommunikation,- Vorgnge, Ablufe und Prozesse.Auf dem Zusammenwirken dieser einzelnen Elemente baut die Abwicklungsmethodik aufBei komplexen Auftrgen wird die Abstimmung zwischen den an der Auftragsabwicklung beteiligten Un-temehmensfunktionen schwierig. Um zu verhindern,da Abstimmungspr
26、obleme die Abwicklungsdauerverlngern, die Kosten erhhen, den Gewinn schmlern und das Risiko steigern, ist die systematische Pia-B974908A824A6748CAAAA99BAB349F63B2C88DD9B0D2BF8368C461B1CCB65CD15BE74F0686BD19CFC1FA2DEF1929BEST BeuthStandardsCollection - Stand 2016-11-4- VDI 4505 Blatt 1 Alle Rechte vo
27、rbehalten Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 1 997nung der Aufgaben und die Klrung von Zustndigkeiten mit Terminvorgaben erste Voraussetzung. Frjeden an der Auftragsabwicklung Beteiligten mu diePlanung seiner Abwicklungsaufgaben klar und berschaubar sein, so da jeder den ihn betreffenden Teilakz
28、eptiert und verbindlich bearbeitet.Das Management mu in die Verantwortung zur Aufgabenerfllung eingebunden werden, und zwar durchaktive eigene Arbeiten und eine konsequente Delegation von fest umrissenen Aufgaben an die Mitarbeiter.Jeder Beteiligte mu jederzeit ber den Stand undFortschritt seiner Au
29、fgaben auskunftsfhig sein. Darber hinaus ist jeder Beteiligte verpflichtet, wichtigeAbweichungen, die sich auf andere Planungsteile auswirken, rechtzeitig den anderen Beteiligten und bergeordneten Stellen mitzuteilen.Parallel zur Auftragsabwicklung ist das Auftragscontrolling ttig, um die Auftragsfo
30、rtschritte nachzuvoll-ziehen und die Einhaltung des Auftragsbudgets zu sichern.Die Auftragsabwicklung ist extrem arbeitsteilig. DieArbeitsschritte sind untereinander terminlich und inhaltlich abhngig. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit der Koordination, die in der Praxis in Form desProjektmanageme
31、nts gelst ist. Bild 3 zeigt die vierGrundformen.I Geschftsfhrung j PM in Verbindung mitT einer Linienfunktion, I , . .I A B C I- I 1 1I , I , .LI PM/A1 I A2 I A3 Ij Geschftsfhrung | PM in Stabsfunktion -Y (Einflu-PM)I A I B I C I PM II AI I A2 I A3 II Geschftsfhrung | PM als Task Force“ I (Reines-PM
32、)I A I B I C I PM II I I I I 11 r I I A2 I I PM1 I PM2 II Geschftsfhrung | PM in Matrixfunktion 1 I I II PM I A I B I C I I I IProjekt IProjekt IIProjekt IIIDas Projektmanagement ist verantwortlich fr die optimale Verknpfung von Teilprozessen der Auftragsabwicklung, um die Untemehmungsaktivitten ber
33、greifend sowohl technisch als auch organisatorisch zuintegrieren.Schwerpunkt der Funktion des Projektleiters ist dieSteuerung und berwachung des Ablaufs auf derGrundlage der betrieblichen Fhrungs- und Entscheidungsverfahren.Der organisatorische Ablauf ist in seiner Gesamtheitin Ablaufplnen und Diagr
34、ammen untemehmens-spezifisch darzustellen. Die erforderlichen Arbeits-,Hilfs- und Organisationsmittel sind zu benennen. Darber hinaus sind die Ttigkeiten und Arbeitsziele zubeschreiben.In der Praxis der Auftragsabwicklung frdern die Instrumente- Strukturanalyse,- Phasenablaufplan,- Risiko-Analyse,-
35、Netzplandie Ttigkeiten des Projektleiters.Die personellen, organisatorischen und methodischenErfahrungen aus einem durchgefhrten Auftrag lassensich mit Hilfe der Auftragsanalyse (siehe Abschnitt 4.12) fr den Aufbau eines untemehmensspe-zifischen Standardschemas nutzen. Dabei gilt, dasich- neue Techn
36、ologien mit deren Einflunahme aufArbeitspltze, Qualifikation und Organisationsstrukturen,- staatliche Restriktionen (Umweltschutz, Produzentenhaftung)- sowie politische und wirtschaftliche Vernderungenauf die Auftragsabwicklung auswirken.Die vollstndige, aktuelle und richtige Bestimmungder Anforderu
37、ngen an die Auftragsabwicklung unddie Ableitung notwendiger Manahmen mu jedesUnternehmen selbst durchfhren.Das untemehmensspezifische Standardschema istauch auf andere Untemehmensfunktionen (z.B. Ersatzteilabwicklung, Dienstleistung/Serviceauftrge)bertragbar.Bild 3. Vier Grundformen des Projektmanag
38、ements (PIVI)B974908A824A6748CAAAA99BAB349F63B2C88DD9B0D2BF8368C461B1CCB65CD15BE74F0686BD19CFC1FA2DEF1929BEST BeuthStandardsCollection - Stand 2016-11Alle Rechte vorbehalten Verein Deutscher Ingenieure, Dsseldorf 1997 VDI 4505 Blatt 1 - 5 -3 Vorbereitung der AuftragsabwicklungIn den folgenden Abschn
39、itten 3 und 4 werden die Inhalte der Abiaufschritte aus Bild 1 erlutert.Die Vorbereitung der Auftragsabwicklung geschiehtin der Konzeptionsphase. Sie endet mit der Auftragsbesttigung.3.1 Einleitung der AuftragsabwicklungDie Auftragsabwicklung wird im Regelfall eingeleitet, wenn eine Bestellung oder
40、ein Vertragsabschluvorliegt. In besonderen Fllen wird die Auftragsabwicklung bereits frher eingeleitet, z.B. wenn dieWahrscheinlichkeit gro ist, den Auftrag zu bekommen.Als erste Aktivitt ist zu prfen, ob alle Inkraftsetzungsklauseln des Vertrages (Pflichten des Kunden,z.B. Importlizenz, Finanzierun
41、gsabsicherung) erflltund die fr den Auftragnehmer erkennbaren Risikenakzeptiert sind. Bei der Bestellung ist zustzlich zuprfen, ob sie den Liefer- und Leistungsumfang sowiedie Konditionen des Angebotes wiedergibt.Anschlieend sind die zur Auftragsabwicklung erforderlichen Mittel (Budget, Personal, Ka
42、pazitten) bereitzustellen. Sptestens jetzt ist der Projektleiter zubenennen.Die Auftragsbergabe an den Projektleiter ist vomVerkufer des Vertragsgegenstandes vorzubereiten(u.a. Angebots- und Vertragsdokumentation), gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit der technischen undkaufmnnischen Abteilung des U
43、nternehmens.3.2 bergabe an den ProjektleiterDie vertragsrelevanten Unterlagen sind im Rahmendes Vertragsbergabegesprchs an den Projektleiterzu bergeben und zu erlutern. Der Inhalt des bergabegesprchs wird protokolliert. Der Projektleiter entwickelt erste Vorstellungen ber den Projektumfangund -ablau
44、f, die Terminsituation und das Projektteam.Der Projektleiter plant, steuert und koordiniert diezentralen Abwicklungsaktivitten bis zur Erfllungder vertraglichen Leistungen und sichert damit dieordnungsgeme Auftragsabwicklung.Die Geschftsleitung ist in der Verantwortung, dengeeigneten, qualifizierten
45、 Projektleiter auszuwhlenund mit den erforderlichen Kompetenzen auszustatten.3.3 Auftragsprfung und -risikoanalyseDer Projektleiter bereitet die Auftragsprfung vor undinitiiert die kaufmnnische, technische und juristischePrfung in den zustndigen Fachbereichen des Unternehmens. Geprft wird auf Vollst
46、ndigkeit der vorliegenden Informationen zum Auftrag und Umsetzbar-keit der vertraglich vereinbarten Leistungen und Termine.Die Prfungsschwerpunkte sind:Kaufmnnisch:Personalkapazitt, Lieferbedingungen, Versandweg, Zahlungsbedingungen, Zahlungsabsicherung,Termine, Vor-/Auftragskalkulation, Vertragsstr
47、afen, Verzugsentschdigungen,Technisch:Personal-, Entwicklungs,- Fertigungskapazitt,Mengengerste, Liefer- und Leistungspositionen,Zulieferungen, Schnittstellen, Qualitts- und Leistungsmerkmale, Verfahrenstechnik, Versandtechnik, Baustellenbedingungen, klimatische Besonderheiten, Kommunikation,Juristi
48、sch:Rechtliche Voraussetzungen, von Auftraggeberund Zulieferanten vorgelegte Genehmigungsunterlagen, Fristen.Als Ergebnis der Auftragsprfung wird klar, welcheAnforderungen der Auftrag an die Auftragsabwicklung stellt. Aus diesen Anforderungen lt sich einManahmenkatalog (Planung und Steuerung der Auftragsabwicklung) ableiten.Komplexe Auftrge weisen eine Vielzahl schwer einzuschtzender technischer, wirtschaftlicher, fallweiseauch kologischer/politischer usw. Risiken auf, weshalb eine Auftragsrisikoanalyse zu empfehlen ist. Diefr die Analyse erforder
