1、中华人民共和国船舶行业标准船舶工业档案管理规则党群、行政1 主题内容与适用范围本标准规定了党群档案、行政管理档案的管理原则、方法和要求本标准适用于船舶行业企事业单位党群档案、行政管理档案的管理。2 引用标准GB 3792. 5 档案著录规则GB 9705 文书档案案卷格式GB 3495.1 船舶工业档案管理规则分类大纲及编号3 术语3.1 党群档案CB 3495. 5-92 分类号：UOl企、事业单位党委、工会、团委、科协等组织团体在各项活动中形成的，办理完毕的，具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料。3. 2 行政管理档案企、事业单位在行政管理活动中形成的，办理完毕的，具有保存价值的文字、
2、图表、声像等文件材抖。4 党群档罩、行政管理档案的管理原则4. 1 党群档案、行政管理档案应由档案部门实行集中统一管理，不得由任何承办部门和个人分散保存。4.2档案部门必须对业务部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导。5 文件材料的形成与归椅5. 1 文件材料的形成党群工作、行政管理工作形成的文件材料，经过文书处理程序后及有关单位直接传下来的有关文件材料经承办后，由各职能部门按其业务范围、指定有关人员负责积累、整理后立卷归挡。中国船舶工业总公司1992-11-03批准1993-05-01实跑30 CB 3495. 5-92 5.2 文件材料归档范围和保管期限文件材料归
3、档范围和保管期限见表1.表l类另iJ序号归档范围保管期限1 上级有关党委工作的指示、决定、决议、纪要、通知长期2 上级有关纪检工作计划、规定、通知上级有关政治、组织、宣传统战工作的计划、决定、决议、规长期3 定、通知4 本单位党委年度工作计划、总结5 本单位党代会形成的文件（全套）永久6 本单位党委会议、党委扩大会、纪委会、民主生活会议记党录、纪要、决定7 本单位总支、支部书记会议记录、纪要长期8 本单位党委一定时期的中心工作所形成的文件党9 本单位组检工作计划、总结、请示及上级的批复永久群10 本单位纪检工作年度统计报表11 本单位有关申诉、检举、揭发及调查材料期12 本单位党员违纪影响大的
4、、问题严重的处理报告、上级批复、通知、决定永久工13 党员统计报表14 本单位有关政治、组织、宣传、统战工作的计划、总结、简报、报告、通知、请示及上级批复长期务15 党务干部任免、需实政策等方面的决议、决定、通知等作党员入党、转正、延期、退党、取消预备期等决议、决定、通永久16 知及新党员名单等17 党员组织关系介绍信存根18 党费收据存根长期类19 本单位整党方面的材料、民主评议党员、党员重新登记及争先创优材料20 党员名册本单位党群机构设置、调整人员编制等方面的决议、决定、永久21 通知等工上级有关工会工作的规定、通知长期或短期2 本单位工会职工代表大会形成的文件（全套）永久 3 本单位工
5、会年度工作计划、总结、报告、统计报表长期31 CB 3495. 5-92 续表l类另，序号归档范围保管期限4 本单位工会委员会记录长期5 工会有关劳保福利、女工工作、组织工作、职工教育、思想短期工政治工作计划、安排、总结党6 劳动竞赛方案、标准及其计划、总结、统计报表长期7 劳动竞赛先进集体、先进工作者材料8 本单位有关立功奖励工作情况、登记表及上级决定、批复永久会9 民主管理、干部评议材料群10 组织建设期11 工会财务工作有关材料1 上级有关团的工作计划、规定、通知共2 本单位团代会议文件（全套工3 本单位团委年度工作计划、总结、报告、统计报表4 团委会、团委扩大会议的记录、决议长期5 团
6、员管理、组织建设奖惩方面的材料青6 本单位团员违纽处理报告、上级批复、通知、决定作7 有关青少年工作的文件材料上级有关科协等群众团体工作的指示、决定、决议、纪要、长期或短期科通知协本单位科协等醉众团体工作的计划、总结、经费使用管理类群2 等文件材料短期众团3 本单位科协等群众团体有关代表大会的报告、纪要、决定体4 本单位科协等群众团体活动中产生的个人论著长期5 本单位有关报纸、刊物等出版物1 上级工作计划会议重要文件、领导重要讲话长期行2 本单位年度工作计划、总结行永久3 本单位厂（院、校、所务会议记录、纪要政4 政本单位有关综合性调研形成的文件长期管5 本单位重要来信、来访及处理材料事6 上
7、级有关文秘工作的计划、规定、通知理本单位有关文秘工作的报告、总结、规定及启用印章的通议期务7 知类本单位重大纪念、庆祝活动及中央领导视察形成的文件材8 料32 CB 3495. 5-92 续表l类JJtl 序号归档建围保管期酿行9 上级有关外事、外贸工作的规定、通知本单位有关外事、外贸工作的计划、报告、请示及上级的批长期10 复政11 有关接待、车辆管理方面的文件材料短期12 有关法律工作方面的规定、通知、计划、总结、请示及批复位期事等文件材料13 有关机要、保密工作方面的规定、通知、计划、总结、请示及长期务批复等文件材料行上级有关职工福利、住房标准的规定、通知1 后本单位有关职工福利、住房、
8、食堂、商店、幼儿园、农牧副长期勤2 业、第三产业等方面的规定、通知等文件材料榈政利3 本单位有关防灾救灾、绿化等工作的年度计划、总结、规定短期1 上级有关人事、劳资工作的规定、计划、通知2 上级有关技术职务的评定、聘用的规定长期3 管上级有关职工商、退休及生活待遇的规定、通知4 上级有关积工奖金、福利待遇的规定、通知人5 上级下达本单位劳动工资年度计划永久6 上级有关组织体制的决定、规定、通知长期理7 本单位有关组织机构调整、更改名称、级别、隶属关系的请永久示及上级的批复事8 本单位有关人事、劳资工作的报告、请示及上级批复期9 本单位有关干部的任免、晋级的请示及上级对本单位干部任兔的通知类劳1
9、0 本单位有关评定专业技术职务的报告、请示及上级批复永久11 本单位有关工资、调资计划、总结、统计报表及渭资名盖骨12 本单位干部年度统计报表资13 职工名册14 本单位有关干部、工人转正、定级、渭动、离敢、离休、退休的决定、通知期15 本单位职工死亡及其家属的有关待遇、规定、通知16 本单位有关考勤、考核、奖金、定额工作的规定通知短期33 类另lj序号人17 事劳资18 行1 监政察2 审计3 管武1 装理保2 卫医1 类疗J! 2 生教育工作2 5.3 不归档的文件材料范围不归挡的文件材料包括：CB 3495. 5-92 续表1归档范围本单位被评为国家、部级各项先进集体、先进个人及著名人物
10、名单、通知和主要事迹材料本单位有关立功奖励工作情况报告、登记表及上级的评功决定、批复上级有关监察、审计工作的计划、规定、通知本单位有关监察、审计工作计划、总结、规定、决定、报告、请示及批复本单位有关人员违纪处理（行政、刑事）的报告、上级和有关部门的批复、通知、决定上级有关人武、民兵、保卫、消防工作的规定、通知本单位有关人武、民兵、保卫、消防工作的计划、总结、报告、通知、请示、批复上级有关计划生育、医疗、卫生等管理工作的规定、通知本单位有关计划生育、医疗、卫生等管理工作的年度计划、总结、规定、通知、请示及上级批复上级有关教育工作的方针政策、规定、通知等本单位有关教育工作的规划、计划、总结等材料a
11、. 上级机关及有关单位制发的各种规定、制度、标准等征求意见稿；保管期限永久长期长期长期短期长期民期b. 上级机关及有关单位普发的各种计划、简报、通报、报表（不反映本单位情况的）; c. 上级机关及有关单位召开的一般会议和无查考价值的文件；d. 上级机关任免、奖惩非本单位工作人员的文件；e. 非针对本单位的一般性的领导讲话和经验交流、先进人物材料；f. 未经领导签发的文电草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印大样等；g. 无查考利用价值的事务性、临时性的文件（如节、假日、纪念活动安排、作息时间调整、爱国卫生、国库券认购通知、一般性会议通知等）；b. 一般性宣传教育提纲、形势学习计划、非本单位招生计划
12、、推荐学生函等；i. 机关之间、单位内部互相抄送的不需办理的文件；j. 下属单位报送一般性的通报、一般性备案文件；k. 越级和非隶属关系抄送的不需办理的文件材料；I. 为参考目的从各方面收集的文件材料、资料等。5.4 归档时间党群档案、行政管理档案在次年六月底以前将上一年度的文件材料，经分类整理立卷后归档CB 3495. 5-92 5, 5 归档要求5. 5, 1 归挡的文件材料应完整、齐全5. 5. 2公文的格式、拟稿、核稿、签发、缮饮等应符合国务院办公厅颁发的国家行政机关公文处理办法、签署、印章手续完备。5. 5. 3 凡有单位领导签发的文件底稿，应同正文一起归挡，在归档的文件中，应将每份
13、文件的正文与附件、正本与定稿、请示与批复转发件与原件放在一起5. 5, 4 拟稿和签发，字迹必须清晰、工整，不得用圆珠笔、铅笔、红墨水和纯蓝水笔书写。5. 5. 5 文件材料归档时，应办理归档手续，交接双方必须在移交清单上签字盖章。6 档案的整理6. 1 分类编号6. 1. 1 党群档案、行政管理档案按照CB3495. 1进行分类、编号。6. 1. 2 编制案卷档号，档号由案卷目录号、分类号和案卷号组成。6.2 组卷原则与组卷方法6.2. 1 组卷必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。6. 2. 2 组卷方法6. 2. 2.1 组卷一般应以问题
14、为主，适当分级，区别价值，兼顾数量和其它恃征的原则将文件组成案卷。6. 2. 2. 2 机关管理工作和业务活动形成的条例、法规、制度、业务文件、调研材料等，一般按单一问题组卷。6. 2. 2. 3 会议文件，按照会议的名称、届次等单独组卷，根据文件的多少，可以组成一卷或数卷。6. 2. 2. 4 党组（委）会、办公例会会议记录单独组卷，如果会议有纪要或讨论件，可将会议纪要、记录、讨论件组成一卷或数卷。6. 2. 2. 5 工作计划、总结等文件，一般可按作者结合名称时间组卷。6. 2. 2. 6 统计表、名册等文件，一般按同一格式、名称或地区组合，根据文件的数量可组成一卷或数卷6. 2. 2.
15、7 非诉讼案件材料，按立案问题或人头组卷，可以一案一卷或一案数卷，6. 2. 2. 8 人民来信可按来信所反映的问题或信件作者，或信件的处理形式组卷。6. 2. 2. 9 简报、刊物可按照期号顺序组卷，可一期一卷或数期一卷。6. 2. 2. 10 同一问题的文件、信件、电报、电传、传真、电话记录应合并组卷。6. 2. 2. 11 其他文件材料可根据具体情况进行组卷。6. 2. 3 卷内文件的排列6. 2. 3. 1 会议文件的排列为：a. 工作会议按会议通知、议程、日程、工作报告、领导讲话、会议发的文件、会议总结、简报、会议记录顺序排列；b. 代表大会（代表会议）按会议通知、代表名单、议程、开
16、幕词、大会报告、决议、领导讲话、大会发的文件、选举结果、提案、会议总结、闹幕词、会议简报、会议记录顺序排列；c. 党委会议、常委会议、扩大会议、办公会议、碰头会议记录按开会次序或时间顺序排35 CB 3495; 5-92 列6. 2. 3. 2 非诉讼案件材料按结论、决定、判决性的文件材料在前，依据性材料在后的顺序排列6. 2. 3. 3 一个作者，几个问题组成的案卷可先排问题，后按时间顺序排列6. 2. 3. 4 多作者、多问题组成的案卷可以采取先排问题，再按作者排列。6.2.3.5请示与批复，批复在前，请示在后6. 2. 3. 6 正件与附件，正件在前，附件在后6. 2. 3. 7 印件与
17、定稿，印件在前，定稿在后6. 2. 3, 8转发和批转的文件，转发批转件在前，原件在后。6. 2. 3, 9 重要法规性文件的历次修改稿，要依次排列在定稿之后。6.2.3.10其它文件材料按时间顺序排列。6. 3编目6.3. 1 编写卷内文件的页号和件号6. 3. 1. 1 装订的案卷，均应在有书写内容的正面的右上角，背面的左上角编写页号，空白面不编页号，编号采用阿拉伯数字顺序标注6. 3. 1. 2 不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，内容应符合GB9705 的规定，并逐份编件号，编号采用阿拉伯数字顺序标注6. 3. 2 案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表按GB9705规定
18、填写。6. 3. 3 案卷的装订6. 3. 3. 1 案卷装订前要拆除金属物，对残缺破损，小于或大于卷面的材料和字迹偏左，装订后影响阅卷的材料，要进行修补、被糊和折叠。6. 3. 3. 2 字迹不清的重要文件，应进行复制，并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。6. 3. 3, 3 案卷一般以50至150页为宜。6. 3. 3. 4 硬卷皮的案卷，应按GB9705采用成卷三孔一线的细线装订，位置在文件左侧中部，距订口边lOmm，装订妖度160mm.6. 3. 3. 5 软卷皮的案卷应按GB9705，采用按件三孔一线的方法装订，位置在案卷左侧中部距订口边lOmm，装订长度160mm为宜。7 档案
19、的保管7. 1 存放档案必须有专用柜架，排架方法要科学和便于查找。7.2 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、销毁、遗失注销帐卡时，要注明原因，保存依据性材料。7.3 档案库房要有良好的通风密闭条件，应有防盗、防火防潮、防光、防尘、防有害生物和防陌染、防高温等安全措施。8 档案的统计8. 1 档案部门应及时、准确地对档案的收进、移出、保管、提高利用、库房设备等方面的数量进行统计。8. 2 建立年度统计报表制度，统计的内容、格式和要求按国家档案局的规定执行。36 CB 3495. 5-92 9 档案信息的开发利用9. 1
20、党群档案、行政管理档案应编制案卷目录、案卷文件目录汇集、专题目录或专题卡片等检索工具9.2 根据需要有计划地对档案进行加工整理、汇编各种专题资料，一般有组织机构沿革、全宗介绍、基础数字汇编、专题榄要等9,3 编制著录卡应按GB3792. 5. 9.4 档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度9. 5 应制定档案借阅制度，对珍贵档案原件一般不得外借，档案借出要采取必要的保护措施，并及时收回，复制档案，必须办理批准手续9.6 档案部门应及时了解档案利用效果，并建立相应的登记制度10 档案鉴定10. 1 三至五年对己期满的党群档案、行政管理档案进行鉴定。10.2 应成立由单位主管领导、职能部门领导、
21、专业人员和档案管理人员参加的鉴定小组，制定鉴定计划。10.3 鉴定档案应以案卷为单位，要从文件内容和相互之间的联系去分折它们的保存价值对责任者、时间、有效性、形式等方面进行全面审阅。10.4 对一时难以确定是保存和销毁的档案，可暂不销毁，对孤本和形成年代久远的档案应充分考虑其使用价值，一般不予销毁。10.5 鉴定工作结束后，应编写鉴定报告，鉴定报告内容包括：鉴定时间、鉴定内容、对鉴定档案的处理意见等，井由鉴定小组签署，对需要销毁的档案，要编制档案销毁清册，一式两份报主管领导审查批准后，由两人监销。附加说明：本标准由中国船舶工业总公司办公厅提出并归口本标准由大连船舶工业公司（集团）负责起草本标准主要起草人孙克兰、刘兵、明志、薛玉堡、徐松林37
