1、2015 年秘书资格二级（实操考试）真题试卷及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。人物：施林业务部秘书冯建业务部经理王佳客户时间：上午 9 点地点：秘书办公室必备物品：计算机、电话、分类的文件夹、记录纸、笔、杂乱物品(报纸等)情景一(施林办公室)施林身穿职业装端坐在电脑前打字，办公桌上物品摆放凌乱。经理冯建推门进来：“ 施林，下星期的会议通知你准备好了吗?”施林起身：“ 哦，冯经理，都整理好了。 ”施林在乱放的文件堆里找来找去： “您稍等啊，哪去了? 哦，在这儿 !给您。” 拿出一张纸递给了冯经
2、理。冯经理：“ 你的工作习惯该改改了 !对了，一会儿你先给我印盒名片，要总经理那种的。还有，明天香港的孙老板到京，你再落实一下宾馆。”施林：“好的。冯经理，下周您在上海的会要没有变化的话，我就订房间了。”冯经理：“ 嗯，你去订吧。我现在有个急事要马上出去，一会儿我有个客人要来，你先帮我接待一下。”施林：“好的，您放心吧。”冯经理走出房间。情景二施林翻找出大上海宾馆电话。施林：“你好 !是大上海宾馆吗 ?”宾馆前台：“您好，我是大上海宾馆，愿意为您服务。”施林：“我是宏远公司。5 月 19 号我公司订了一个套房，我们下周五到。请问房间都准备好了吗?”宾馆：“请稍等，我马上查一下。对!没问题，在
3、1508 房间。我们恭候客人的到来。”施林：“1508 房间，谢谢，再见。 ”边说边记下来。宾馆：“再见 !”情景三施林正打算关电脑，有人敲门。施林：“谁呀 ?进来!”王佳推门而入：“ 你好! 请问这是业务部吗?”施林坐在那里，抬眼看着来人：“这里就是。你找谁?”王佳：“冯经理在吗 ?我跟你们冯经理约好了。 ”王佳说着掏出名片，双手递给施林。施林用左手接过名片，随手放在桌上，同时马上变得热情起来，招呼道：“啊，刚才冯经理还等您呐。不过这会儿他有点急事要办，让您稍等会儿，他马上就回来。您先坐。”施林让王佳坐下，转身倒水，用纸杯招待客人(特写)。“您是习惯喝茶还是开水?”客人：“不客气，都可以。”
4、这时，电话铃响起，铃响四遍后，施林拿起电话：“谁呀，打错了。” 挂断。施林坐下后开始与客人交谈。施林：“我在报上经常看到对您公司宣传，我想买你们那个新的产品，可以优惠吗?”王佳犹豫着：“ 我回去给你想想办法。 ”施林：“您知道吗 ?我们公司刚刚研制出的 WEC 产品，马上就要投入市场了。这回，我们能大赚一笔。哎，你们公司待遇怎么样啊?”(画面淡出)2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。人物：施林宏远公司经理秘书张经理维达公司时间：某日上午地点：公司经理办公室物品：电脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、
5、手机、暖瓶、茶杯情景一施林身着圆领无袖衫，下身穿牛仔裤，脚上穿着旅游鞋，走进办公室。办公室桌椅整齐，时钟特写 7：50。施林打开窗户，调整好百叶窗的光线。然后坐在办公桌前开电脑。(动作特写：先开主机，后开显示器。)桌面上很零乱地堆放着文件。施林一一归入办公桌上的文件夹中。文件夹特写，有“急件”“要件”“密件”等字样。这时，电话铃响了(电话的位置位于施林的左手边)。施林迅速拿起听筒。施林：“你好 !宏远公司。 ”施林：“哦，王经理，您有什么指示?”边说边从电话旁拿起纸笔。施林：“好的，我记一下。” 边说边记，“后天上午九点，在公司第二会议室，开关于新产品研发的会。好的，我会通知各部门负责人到场的
6、。”(画面淡出)情景二施林正坐在电脑前打一份文件。闪过标题：新产品开发计划书。他的手机放在显示器旁。这时，有人敲门。施林：“请进。 ”客人推门而进，同时施林起身迎接。施林：“您好，我是秘书施林。” 施林边说边伸出手。双方握手。客人：“您好，我是维达公司的。” 边说边递过名片。施林双手接过名片，边看边念：“噢!维达公司的张经理。您快请坐。 ”说完，拿起暖瓶给客人沏茶。特写：茶水较满。客人：“谢谢 !”边喝茶边看着电脑屏幕。 (屏幕正对着客人 )施林：“不客气 !请您慢用 !”说完，坐回到办公桌前。客人：“这次来是想和王经理商讨一些事情的。”施林：“您没有预约吧 ?”边说边从文件夹中抽出“秘书工作
7、日志” 翻看。客人：“是的，我顺路经过这里。”施林：“您看真不巧，我们王经理到工地去了。您看后天上午行吗，十点钟，王经理会在办公室。”客人：“好的，我后天再来。再见!” 客人起身。施林：“再见 !”在秘书工作日志上写下： 10：00，会见维达公司张经理。接着又抽出上司工作日志写下什么。客人自己拉开门走了。二、操作题3 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：6 月下旬我公司将举行新产品展示会，我已布置小王拟写会议策划方案，请你向她交代一下拟写会议策划方案应注意的问题。谢谢!总经理：年月日4 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要
8、你完成的几项工作任务。便条施林：下月我公司与美国公司举行贸易合作签字仪式，由你们办公室负责仪式的准备工作。请你拟订一份签字仪式准备工作的程序，用电子邮件的形式发给我，看后我们共同商议再予以实施。谢谢!总经理：年月日5 背景说明：你是宏远公司的总经理助理施林，下面是总经理需要你完成的几项工作任务。便条施林：为了加强信息管理工作，公司近期将举办信息工作培训班，由你在培训班上就信息决策的程序和辅助决策的信息工作方法作一个发言，请你于下周一前将书面材料先交给我审阅。谢谢!总经理：年月日2015 年秘书资格二级（实操考试）真题试卷答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)着装符合要求。()(2)环境
9、不整洁，办公用品摆放凌乱。()(3)能够提前准备会议通知。()(4)能熟练操作办公室事务，提醒上司的工作安排。()(5)能够用电话确定为上司订客房。()(6)订房间没有事先查对标准。()(7)电话语言规范正确，认真记录。()(8)没有做到热情迎客，语言动作均不礼貌。()(9)对待客人不能一视同仁，前后态度反差太大。()(10)接名片动作不规范。()(11)接过名片后没有认真阅读，随手丢在桌上，对客人不礼貌。()(12)送饮品能征得客人意愿。()(13)没有遵循接电话 “响铃不过三”的原则，电话接应不及时。 ()(14)对待错打过来的电话，语言、态度不符合要求。()(15)不懂得与客人沟通时的语
10、言禁忌，为个人谋私利。()(16)没有保密意识，将公司新产品秘密泄露出去。()(17)随便问客人公司的待遇情况。()2 【正确答案】 (1)着装不符合职业要求。()(2)能够提前到办公室做好工作准备。 ()(3)办公室通风、光线良好。()(4)电脑开机顺序错误。 ()(5)下班前没有整理办公桌。()(6)能够将文件进行分类。()(7)保密文件应锁入文件柜中。()(8)电话放置位置正确。 ()(9)能够及时接听电话。 ()(10)电话应答语正确。 ()(11)电话旁能事先准备好纸和笔，方便记录。()(12)能够做电话记录。 ()(13)手机不应放在显示器旁。()(14)握手礼仪正确。 ()(15
11、)接名片礼仪正确。 ()(16)茶水斟得过满。 ()(17)保密工作没有做好，电脑不应放在客人能够看到屏幕内容的地方。()(18)能够使用工作日志进行时间管理。 ()(19)日程有变化时能够及时改动工作日志。()(20)送客礼仪不正确。 ()二、操作题3 【正确答案】 (1)提出会议的目标和任务要切实，目标过高、过低或过于空洞，脱离实际需要，都不利于会议的成功举办，无助于解决问题、协调工作，有时会产生负面影响。(2)会议名称的使用应分场合，正式场合、正式文件、会议记录应庄重，必须用全称。会议简报、宣传报道可以用规范化简称。(3)处理好主题与议题的关系。主题统帅议题，议题体现主题的思想性，并将主
12、题具体化。(4)明确与会人员的资格，在会议的邀请书和会议通知中应明确说明是“出席”“列席”或“旁听”。(5)会议的具体日期应考虑周到。如是否和与会者的民族风俗、宗教信仰不符。会议邀请的领导、嘉宾、报告人能否按时出席。会议所需要的材料及其他准备工作能否按时完成。(6)会议地点应综合考虑会场的规模、大小、设施能否满足召开会议的需要，以及场馆周边环境、交通、安全等因素是否适宜。(7)会议的公关和宣传应针对会前、会中、会后三个时段的不同特点和需要来组织安排。4 【正确答案】 电子邮件发件人：shilin163com(邮件地址可自拟)收件人：163com(邮件地址可自拟)日期：年月日主题：签字仪式准备工
13、作的程序内容：(1)布置签字厅签字厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客厅来代替的。1)签字厅布置的原则：庄重、整洁、清静。2)签字厅内铺地毯，不得摆放除签字桌椅以外的其他陈设。3)签字桌应为长桌，铺设深绿色台布，签字桌应横放于室内，其后可摆放适量的座椅。签署双边合同，可放置两张座椅，供签字人就座。签署多边合同，仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座；也可为每位签字人分别提供一张座椅。4)签字厅内要悬挂“ 签字仪式”的横幅。5)签字桌上，应摆放好待签字的合同文本、签字笔友吸墨器等签字时所用到的文具。6)与外商签署涉外商务合同时，要在签字桌上插放各方的国旗。插放国旗时，必须按礼宾次序而设置位置
14、和顺序。(2)安排座次1)签署双边合同客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人在签字桌左侧就座。双方各自的助签人分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时为签字人提供帮助。双方的其他随员依职位的高低，依次自左至右(客方)或自右至左(主方)排列，站立于主方签字人身后。2)签署多边合同一般仅设一张椅子，各方签字人签字时，需依照有关各方事先同意的先后顺序，依次签字。助签人在助签时，依照“ 右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。各方随员，应按一定的序列，站立于签字桌后面。当一行站不完时，可按“ 前高后低”的惯例排成两行、三行或四行。(3)准备待签合同文本1)定稿。通过讨论和磋商确定正式文件的文字内
15、容，这是文本准备的前提。双方并列缔约，在用本国文字写成的文本中并提双方国名或领导人姓名时，本国的国名和姓名列在前面。2)文字。按照有关规定，签署涉外合同的文本应同时使用有关各方法定的官方语言。3)定稿校对。依照惯例，应是合同有关各方一起指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷和装订。4)确定正本和副本。正本签字后由各方各自保存。必要时，可向各方提供一份副本。5)盖章。为保证文本在签字后立即生效，一般在举行前，先在文本上盖上双方的公章，文本一经签字，便具有法定效力。6)文本应以精美的白纸印刷而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。(4)确定出席人员出席签字仪式的人
16、员分为签字人、领导人、见证人和助签人。1)签字人。签字人是签字仪式上的主角。签字人可以是参加谈判的主谈人，也可以另派更高级别的领导人，以示重视。必须具有代表一级政府或组织的法定资格。各方签字人的身份应大致相等。2)领导人。为了表示对签字仪式的重视和庆贺，各方可派领导人参加仪式。但要注意各方领导人的规格大体相等。3)见证人。也称随从人员，主要是参加会谈的人员，各方的人数应大体相等。4)助签人。助签人的职责主要是在签字过程中帮助签字人翻揭文本、指明签字之处。双边签字时，双方助签人的人选应事先商定；多边签字时，可由主方派一名助签人，依次协助各方签字。5 【正确答案】 (1)信息决策的程序。决策程序是
17、指决策过程中所要依次经历的各个步骤，一般分为四个阶段：确定决策目标。决策目标是在一定的环境条件下，在预测的基础上，拟定出的实现目的。制定决策方案。对目标进行分析，制定出多种可供选择的方案。选定决策方案。对各个备选方案进行评估、论证，通过分析判断，选择出最优化方案，作出决策。贯彻实施和追踪检查。将决策付诸实施，并对决策执行情况进行跟踪检查，针对实施情况对决策进行控制和修正。(2)辅助决策的信息工作方法有如下几种：调查法。通过调查研究掌握决策对象各个构成部分的现实状况，掌握精确的数据，发现问题，避免决策失误。比较法。把同类问题在历史上呈现的不同结果作定性和定量比较分析，研究工作活动的情况及规律。预测法。依据过去和现在的信息，通过分析判断，推导事物发展变化状况和趋势，预测未来。综合法。从总体上对信息进行系统的归纳、分析和整合，提高信息的真实性和准确度，为决策提供深加工信息。优选法。在系统综合的基础上，从不同的可行方案和意见中选优，最后作出审慎的决策。
