1、秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 2 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。情景叙述宏远公司销售部办公室，窗帘没有拉开，玻璃窗紧关着。宏远公司销售部秘书钟苗身穿职业装正在办公室打字，办公桌上堆放着文件夹等办公用品。办公桌前的条几上横七竖八地放着书报、食品包装等，显然是没有收拾打扫。有人敲门。钟苗不作理会，继续埋头打字。一男士推门进来，钟苗头也不抬：“有什么事吗?”男客：“我找销售部经理。” 并双手递上名片。钟苗一只手接过名片，没看一眼就置于桌上，继续打字。男客见钟苗不吭声，随手拿起办公桌上一份文
2、件翻阅起来。钟苗：“你这人倒不把自己当外人；说吧，什么事?”男客：“对不起。 ”放回文件说， “我来找张经理。”钟苗拿出工作计划本，问：“你跟张经理约过吗?“男客：“没有，但今天有要紧事要谈。”钟苗：“你没约好。我不能安排他接待你。“男客：“秘书小姐，帮帮忙吧!我今天确实有事要找张经理谈。 ”钟苗：“那你等会吧，我给你联系一下。”男客坐在钟苜对面的沙发上，看到旁边茶几上乱七八糟的物品他不禁皱了皱眉头。钟苗拿起客人的名片，当着客人的面打电话：“张经理吗? 这里有一个信宇公司的蒋先生要找你” 钟苗对客人说： “这位先生，张经理现在可以接见你。 ”然后她打开文件夹上的来访登记簿说：“你先登个记吧。”
3、男客：“小姐，能借支笔用一下吗?”钟苗边递笔边说：“ 下次来要提前预约啊 !”男客：“好的，好的。这次来不及了，很抱歉。”2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。情景一宏远公司，墙壁上的挂钟显示的时间是上午 7：50，钟苗身着西服套装走进办公室，拉开窗帘，推开玻璃窗，擦拭办公桌，然后打开电脑。办公桌上的文件摆放得很整齐，电脑旁的拐角低柜上放着打印机，背向窗户。钟苗：“ 系统界面怎么换了今天的工作日志在哪儿呢” 钟苗正查找着，电话铃响了。钟苗：“ 你好，宏远公司。 ”对方：钟秘书，我是王总， M1 新产品发布会的策划方案准
4、备得怎么样了”钟苗“ 差不多了。 ”对万：“一会儿拿来给我看看。”钟苗：“好的，王总。“放下电话。“这可麻烦了，先这样吧，让王总看完我再改。”钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆，再匆匆忙忙把打印好的策划方案用订书机订上，一遍不行，又订一遍。情景二宏远公司王总办公室，钟苗敲门。王总：“请进。”钟苗走进办公室： “王总，这是您要我做的策划方案，请您过目。“我看一下。“王总起身接过方案，“怎么这么乱啊，页码也没排。新产品发布会，新产品技术说明、发布会时间、地点、邀请对象。哎，上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象?“钟苗：“ 唉，您瞧我这记性。回去我马上补上。您放心，肯定不会影响下午发出请柬。
5、“王总：“这个策划方案得拿回去重做。“钟苗：“好的。”王总：“钟苗啊，做事不能总是马马虎虎的。” 钟苗： “好的，我下回一定注意。“王总：“策划书上提到的发言稿、回答提纲还有报道提纲等都要准备好。你通知各个部门负责人去完成。另外，咱们要开个预备会，会议主要部署新产品发布会的准备工作。会议时间安排在后天下午两点，你要尽快把通知发下去。另外，会议室要安排一下。”钟苗拿出随身携带的小本子，边记录边说：“ 好的。还有，新产品发布会是否要派车去接嘉宾?”王总： “当然要派车。你负责安排好这件事。”钟苗：“ 好的，我一定办好。” 王总：“ 方案你拿回去改一下。 ”钟苗：“好，回去我先改方案，再安排预备会和
6、车辆。王总，没事我先走了。”王总：“ 好。”钟苗离开。情景三钟苗办公室。时钟显示上午 10：00，钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。钟苗：“光线怎么这么强啊。 ”她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光，电脑上显示的是补充的邀请对象名单。钟苗接着打字，电脑上显示的是：钟苗：“总算打完了，可以发了。” 钟苗拿起电话，拨号： “喂，车队小王吗 ?我是钟苗。”对方：“钟秘书啊，您好，有什么事吗?”钟苗：“周三我们要开新产品发布会，除了上次我要的两部车外，还需要增加两部轿车去接一下宏达公司的李总和世纪集团的赵总工程师，有没有问题?”对方： “那比较困难，只剩下一辆车了。王总说不能随便派出
7、，要留着备用。你上次的用车计划里，可没说要那么多车啊!”钟苗：“ 是我没考虑好，是哪些部门还预约了车子?” 对方：“周二财务部要车去银行，行政部要车去买办公用品，生产部经理要车去飞机场。”钟苗：“ 怎么全赶一块了。哦，我知道了。要不这样吧，我去和行政部协商一下，让他们打车去，腾出一辆车来，加上剩下的这辆就够了。我协商好了再和你联系吧。”对方：“ 那，能行吗 ?”钟苗：“ 这你就不用管了，你只管准备好车子接人就是了。”对方：“ 那好。 ”二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。4 背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成
8、的任务。5 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理张明需要你完成的几项任务。秘书资格四级（实操考试）模拟试卷 2 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)办公室没有绿色植物。()(2)没有拉开窗帘，没有推开玻璃窗。()(3)办公桌上凌乱，茶几上乱放私人物品。()(4)着装规范。()(5)有人敲门不搭理，客人进来后也不接待。()(6)一手接过客人名片后，不看一眼就置于桌面上。()(7)因客人未预约不安排接待。()(8)问明情况后，打电话请示经理能否接待。()(9)当着客人的面给领导打电话。()(10)让客人在 来访登记簿上登记。()2 【正确答案】 (1)着装规范。()(2)
9、提前 10 分钟到达办公室，主动打扫工作区域卫生，做好上班准备。()(3)办公桌上办公用品、文件摆放整齐。()(4)办公室采光充足，环境良好。()(5)电脑屏幕侧对强光，以致光线反射，看不清显示内容。()(6)办公室电脑没设置密码，导致系统界面被换了。()(7)制作工作日志，以合理有效地管理和计划工作时间。()(8)电话用语礼貌规范。()(9)上班时间在办公室补妆。()(10)离开办公室没关电脑。()(11)制定的策划方案零乱，没排页码，又没有会议主题与议题等相关内容。()(12)邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员。()(13)做事总是马马虎虎，以致不能及时完成领导交办的工作。()(14)领导
10、布置工作时能作好记录。()(15)与领导交谈时，能正确倾听和有效提问，适时给领导提出建议。()(16)马上去落实领导安排的修改策划方案，发布会议通知、安排车辆等事宜，做事能区分轻重缓急。()(17)会议通知中， “参会人员“ 未按职务由高到低排列。()(18)会议时间不具体，且将下午写成了上午。()(19)会议通知中没说明会议主题。()(20)用车计划考虑不周全。()(21)预定车辆。 ()(22)用车出现矛盾能主动和相关部门协调。()二、工作实务3 【正确答案】 编制时间表的方法：(1)根据需求确定编制时间的周期。(2)事先做好信息的收集工作，了解现阶段所有的工作和活动。(3)如工作或活动之
11、间或人员上出现矛盾，应主动与固有人员协商，予以合理的调解。(4)表格应反映出日期、时间、内容、地点和需要的准备工作等项目。(5)编制表格，按时间顺序将所有工作排列清楚。4 【正确答案】 备忘录发给：张明行政经理发自：钟苗行政秘书时间：年月 日内容：完善会议决定事项的催办制度(1)会议决定事项催办的意义和目的：使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期推诿、拖延，工作效率低下，或从自身局部利益出发，对会议交办事项采取消极态度，故意不办。(2)检查催办工作要求做到：明确催办人员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。设置
12、会议决定事项传达催办登记表。(3)会议决定事项催办的方式：发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。(适当展开解释)(4)会议决定事项催办的程序：会议决定事项传达会议决定事项的催办与登记制度会议决定事项的反馈。5 【正确答案】 会议记录的准备工作：(1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。(2)准备录音机和足够的磁带用以补充手工记录。(3)备有一份议程表和其他的相关资料和文件，以备核对相关数据和事实。(4)为便于识别会议上的发言者，提前到达会场，了解与会人员的座位图。，(5)在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。一个完整的会议记录应包括如下内容：(1)会议描述。包括会议的类型、时间、日期、地点等。(2)与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。(3)会议过程。宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务。(4)主席、记录员签名。(5)下次会议日期。
