1、秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 4 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 10 处正误点)。时间：某日上午地点：公司经理办公室人物：四达公司经理秘书初萌，女；维达公司张经理，男物品：电脑、各类文件夹、电话机、办公文具、文件柜、沙发、纸笔、手机、暖瓶、茶杯情景一初萌身着圆领无袖衫，下身穿牛仔裤，脚上穿着旅游鞋，走进办公室。办公室桌椅整齐，时钟特写：7：50。初萌打开窗户，调整好百叶窗的光线。然后坐在办公桌前开电脑。(动作特写：先开主机，后开显示器。)桌面上很零乱地堆放着文件。初萌一一归入办公桌上的文件夹中。文件夹
2、特写，有“急件”“要件”“ 密件” 等字样。这时，电话铃响了(电话的位置位于初萌的左手边)。初萌迅速拿起听筒。初萌：“你好 !四达公司。 ”初萌：“哦，王经理，您有什么指示?”边说边从电话旁拿起纸笔。初萌：“好的，我记一下。“边说边记，“后天上午九点，在公司第二会议室，开关于新产品研发的会。好的。我会通知各部门负责人到场的。”(画面淡出)情景二初萌正坐在电脑前打一份文件。闪过标题：新产品开发计划书。她的手机放在显示器旁。这时，有人敲门。初萌：“请进。 “客人推门而进，同时初萌起身迎接。初萌：“您好，我是秘书初萌。“初萌边说边伸出手。双方握手。客人：“您好，我是维达公司的。” 边说边递过名片。初
3、萌双手接过名片，边看边念：“噢!维达公司的张经理。您快请坐。 ”说完，拿起暖瓶给客人沏茶。特写：茶水较满。客人：“谢谢 !”边喝茶边看着电脑屏幕。 (屏幕正对着客人 )初萌：“不客气 !请您慢用 !”说完，坐回到办公桌前。客人：“这次来是想和王经理商讨一些事情的。”初萌：“您没有预约吧 ?”边说边从文件夹中抽出“秘书工作日志 ”翻看。客人：“是的，我顺路经过这里。”初萌：“您看真不巧，我们王经理到工地去了。您看后天上午行吗，十点钟，王经理会在办公室。”客人：“好的，我后天再来。再见!” 客人起身。初萌：“再见 !”在秘书工作日志上写下：10：00，会见维达公司张经理。接着又抽出上司工作日志写下
4、什么。客人自己拉开门走了。2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(应至少找出 15 处正误点)。场景：公司会议室、秘书办公室、经理办公室时间：某日上午人物：宏远公司总经理办公室秘书：钟苗、初萌行政经理：苏明总经理：王成部门经理：高经理、崔经理物品：几个装计算机的大箱子、装有空调的会议室、消防栓、办文单(文件办理单)、办公用品的箱子、简报的报头、录音机、人名台签情景一(在公司会议室)正准备召开总经理办公会，提前 10 分钟，钟秘书与初秘书检查各座位上的文件和茶水。钟：(对初萌)今天的总经理办公会将重点讨论综合楼项目的资金筹措问题，你帮助检查一下，录音机
5、和磁带准备好了没有。还有，我来公司时间不长，认识的人不多，请你把出席人员的座位图给我出一份。初：桌上不是有人名台签吗? 钟： (不悦) 我坐在边上，有的人名不是看不见吗? 让你帮点忙怎么话这么多。(气氛有点紧张)钟：(缓和了口气)初秘书，你觉不觉得这屋子有点凉?初：是挺凉的，空调温度可能太低了。钟：(过去调空调温度)我说这么凉呢，温度在 15 度以下，以后设在 20 度左右就行了。(人们陆续进来入座，王总宣布会议开始，钟秘书桌前有记录本和录音机、磁带)王总：下面我们开会，今天的会议内容很重要，关系到我们综合楼项目的建设问题。(画面淡出钟秘书埋头记录)情景二(钟秘书办公室) 钟秘书正在起草情况简
6、报(电脑屏幕)：宏远信息有限责任公司情况简报第 8 期 2012 年 6 月 5 日宏远信息有限责任公司办公室初：(推门进来)钟秘书，苏经理让我来问总经理办公会下发的文件都收回来了没有。钟：(头也不抬)我还没顾上呢，等我把简报打完再说吧。初：钟秘书，综合楼项目高经理后天要出差，急需这些文件资料，让我过来取一下。钟：会议文件的清退不用那么着急。高经理要带相关文件我再给出一套。初：这是总经理办公会定下的有关第三季度各位领导有关的工作安排，苏经理请你制成一份第三季度的会议时间表。第三季度领导主要工作安排(2012 年 7 月至 9 月)1王总：7 月前两周到上海参加客户洽谈会，8 月的第二周到香港参
7、加一周的产品订货会。2刘副总：在 8 月的每个星期三要参加公司内部的销售部门的工作会。3赵副总：每周的周一参加公司的办公会，9 月第三周要开一个全公司的分公司销售会议，9 月的最后一周安排休假。情景三(苏经理办公室) 苏经理：( 拿起电话) 是钟秘书吗，请到我办公室来一下。钟：(推门而进)苏经理，你找我? 苏：你这份第三季度会议计划表编制得有问题，看不出是哪位领导去开会：第几周去开会，你把 7、8、9 三个月份的会各放在一个栏目中，既看不出第几周，也不知道是谁去开，领导怎么根据这个计划表安排时间呢?(苏经理指着表，会议时间表的大特写，钟秘书不好意思)钟：我就是太忙了，没太仔细设计，我回去重新编
8、一下。(转身欲走)苏：你先等一下，上次关于综合楼项目的会议下发文件为什么到现在还没有收齐?钟：我收的晚了点，有几个经理不知道文件放在哪儿了，一时半会儿找不到。苏：文件清退必须要及时，否则很容易造成丢失，这些文件中涉及到项目投标内容，一旦泄露会给公司带来严重的后果。钟：(一脸不高兴)我明天一定收齐，要是没别的事，我回去马上编制会议计划表。苏：那就这样吧!情景四(钟打电话 )钟：崔经理吗? 你前两天跟我说让我提供一份发文处理的流程图，我做了一份，现在传真给你，你们可以根据这个流程图建立你们相关的文件处理的规定。发文登记用印审核撰写议拟交拟(流程表特写，拨打传真电话开始发传真，传真机卡纸，将原稿抽出
9、重发)钟：(重新拿起电话)崔经理，传真件收到了吗?收到了，那再见。 (推门走出办公室看见楼道边有几个计算机的大箱子挡住了她的门口)钟：这是哪个部门的大箱子呀?赶快拿走，别挡在通道上，多碍事呀。(左右看看没有人回应，自言自语)这是谁干的好事，真缺德，放在别人门口怎么不放自己门口呀?(将箱子往前使劲推，推离了自己的门口，档在了消防栓前)二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的工作任务。4 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。5 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。秘书资格三级（实操考
10、试）模拟试卷 4 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)着装不符合职业要求。()(2)能够提前到办公室做好工作准备。()(3)办公室通风、光线良好。()(4)电脑开机顺序错误。()(5)下班前没有整理办公桌。()(6)能够将文件进行分类。()(7)保密文件应锁入文件柜中。()(8)电话放置位置正确。()(9)能够及时接听电话。()(10)电话应答语正确。 ()(11)电话旁能事先准备好纸和笔，方便记录。()(12)能够做电话记录。 ()(13)手机不应放在显示器旁。()(14)握手礼仪正确。 ()(15)接名片礼仪正确。 ()(16)茶水斟得过满。 ()(17)保密工作没有做好，电脑不
11、应放在客人能够看到屏幕内容的地方。() (18)能使用工作日志进行时间管理。()(19)日程有变化时能够及时改动工作日志。()(20)送客礼仪不正确。 ()2 【正确答案】 (1)能够提前 10 分钟到会议地点检查会议的准备情况。()(2)能够事先准备好与会人员的文件和茶水。()(3)能够做好会议记录前的准备工作，准备好了记录本和录音机、录音磁带。()(4)知道在会议桌上摆放人名台签，以便与会者正确落座和做好记录。()(5)在对公司情况不熟的前提下，能够为会议事先备好座次表。()(6)在指导下属工作中，态度比较生硬，不注意语言沟通的技巧。()(7)在检查会议地点时注意了温度的控制，能够指导下属
12、将室温控制在适度的范围内。()(8)在进行会议记录时，为了保证记录的准确性，能够同时运用手工记录和录音机记录。()(9)情况简报的文头不正确，情况简报四字应在单位名称下居中。()(10)简报的印发日期应写在间隔线的右侧，编印单位应写在与印发日期平行的左侧。()(11)保密会议下发的文件应及时清退。()(12)编制领导会议时间表时，应注明不同月份的周次。()(13)注明参加会议的领导人名。()(14)缺乏保密意识，在重要的会议文件出现丢失的情况下，不及时加以追回，也未及时汇报。()(15)发文工作处理的流程图不准确、不完整、缺少签发、印制等重要环节。()(16)在传真文件时，不能正确地使用传真机
13、，出现卡纸，违反操作规定，硬往外抽。()(17)注意到办公环境的管理，能够及时将挡在通道上的箱子移开。()(18)在移动箱子时，忘记了安全隐患的管理规定，将箱子挡在消防栓前造成了隐患。()二、工作实务3 【正确答案】 安排涉外迎送工作程序：(1)确定迎候人员。本着身份对等的原则，参加涉外迎送仪式的有与主宾身份相当的主人以及随送人员，还要有翻译。(2)准备迎宾的物品。如果双方互不相识，则需要准备一块牌子，上书来访团体的名称或主宾的名字，用对方都看得懂的文字，书写工整。如果决定送花，一定要用鲜花，不可以用黄白两色的菊花或百合花。献花人应为年轻的女性。要按照来访团体的人数和主宾的身份决定接客人的车辆
14、。(3)见面讲究礼节。双方见面以后，主人一方的秘书先把自己这方的主要人员介绍给主宾，然后由主宾或他(她)的秘书把客人一方的主要成员介绍给东道主。双方握手互致敬意。有的国家来宾习惯先行拥抱礼、合十礼、鞠躬礼等，我方均应做出相应表示，不可表现出勉强。献花人献上鲜花。然后主人马上引领客人上车。秘书要注意关照客人的行李，提醒客人检查行李，不要有遗忘。如果出现客人的行李丢失问题，秘书或其他随从人员应该留下来向航空公司方面交涉，而让客人先行。(4)送行前的拜访。在拜访前秘书应该打电话给对方的秘书，告知将去拜访的时间和主要人员的身份，提醒其做好准备。虽然这个环节在作计划时已经列上，但是提醒和确认也是必要的。
15、(5)安排送行仪式。客人如果是乘坐飞机，特别是国际航班，一定要至少提前 3 小时出发，因为路上可能遇到交通拥堵，办理登记手续和安全检查都需要不少时间。所以送行人员一定不能迟到。主陪人可以在客人下塌的宾馆与客人道别，而由副职代替到机场或火车站送行。当然，主陪人如果一直把客人送到机场或车站则表现出更为重视双方的关系。同外宾告别后，要等他们走出我们的视线之外或火车、轮船开起来以后再离开。4 【正确答案】 (1)起草文件的要求：情况确实，表述准确，观点明确，标点正确，字词规范，数字、地名准确。(2)文件审核的重点：具体内容、文字表达、格式、体式。(3)审核后的发文处理程序：签发、缮印、校对、盖印、登记。(4)封发要求：折叠整齐，贴实封口，及时发送。5 【正确答案】 (1)观察法的优点。方法简单、灵活，获得信息较为客观，适于对环境情况的了解，适于对人物、事件实际状况的了解。(2)观察法的缺点。不易收集到深层次信息，获得信息量有限，效果受观察能力影响。(3)询问法的优点。灵活、实用；直接交流、沟通；能获得有价值信息；能获得语言或非语言信息。(4)询问法的缺点。信息收集者要有一定能力；获取信息的质量受询问技巧的影响；费用高、时间较长、规模小，书面询问复杂、难掌握。
