1、秘书资格三级（实操考试）模拟试卷 9 及答案与解析一、案例分析1 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出 10 处正误点）。情景一（宏远公司董涛办公室）宏远公司秘书董涛的办公桌上文件和记录本摆放整齐，办公桌的左侧放有绿色植物。他身着西装左手拿电话筒右手拿笔正与公关部叶经理通话。董涛：“您好！公关部叶经理吗？你们提交的方案我已看了，有一些问题还需要和你们沟通一下。你们文案中提到去年公司的公关经费是 60 万元，占公司总预算的 5。可是我查了一下档案，应该是 72 万元，你们再核对一下。另外，文案中有一些措辞不够准确，比如说公司去年举办的专题活动
2、，产生了巨大的社会反响等。我只是提个建议，仅供你们参考。不过，在总经理办公会召开之前，你们一定要把数字核对准确，王总可是个非常认真的人。”叶经理：“ 好的好的，多谢提醒，我马上复核一下。还有，董秘书，关于下星期美国客户 John 一行的接待问题，咱们公司王总下星期去上海，公司到底派哪一位领导出面接待呢？如果王总不出面，是不是不太合适啊？另外，安排 John 一行住四星级酒店的规格是不是低了点？我找了一家五星级酒店，就是离咱们公司远了点。”董涛：“关于接待外宾事宜，明天下午我将召集行政部、财务部和你们一起开个会。王总下周去上海开会，但也会在 John 一行离开北京之前赶回来，前期接待工作由张副总
3、负责，上次王总去美国公司也是由他们的副总出面接待的。还有，关于找五星级酒店的事公司领导早就讨论过了，五星级酒店离咱们公司太远，谈事情不方便，再说接待外宾也要讲究节约、务实。不过你能想到，我真得要向你学习啊。”叶经理：“ 董秘书，这你就客气了。明天下午碰头会几点开？”董涛：“初步定在下午两点，我马上再和张副总确认一下，然后给你回话。” 说罢挂上电话。董涛又立即拔通张副总的电话：“您好！张副总吗？”张副总：“ 请说！”董涛：“接待美国客户的碰头会安排在明天下午两点可以吗？”张副总：“ 明天下午两点，要不再提前点，一点半怎么样？我三点还要接待一个客户。另外，到现在你还没有把对方公司的资料送到我这里。
4、”董涛拿笔记录了下来。“这两天忙晕了，我马上就给您送去。那个碰头会就定在一点半。”张副总：“ 好。”董涛：“好的，再见。 ”说罢挂上电话。董涛对正在电脑前工作的秘书钟苗说：“钟苗，明天下午的会议通知就从网上群发吧！群发时要设立一个确认啊！”钟苗：“嗯，行。 ”情景二（宏远公司张副总办公室）张副总听到敲门声：“ 请进，董秘书。 ”董涛：“张副总，您好。” 随即坐在经理斜对面的椅子上，跷起二郎腿，从口袋里掏出一包烟：“ 抽根吧？”张副总：“ 我不抽，你随意吧。 ”董涛：“这两天实在太累了。” 开始抽起烟来。张副总：“ 有关美国公司的资料你带来了吗？ ”董涛：“带来了，您看看，” 用左手把资料递给张
5、副总， “这是所有有关 JY 公司的资料，能找的我都找了。但是这回带队的副总 John 是第一次来中国，对他个人情况了解不多，您先看看。”张副总：“ 这份资料里面没有谈这家公司近两年的市场份额情况，这方面的信息一定要掌握，否则我们谈判时会比较被动。你可以到网上去查一查该公司的排名榜。”董涛：“哦，好的好的。” （只顾抽烟，没有记录领导的指示）张副总：“ 另外，接待问题应该考虑得更周到一些，上次王总去美国，他们公司送了一瓶酒，咱们也应该准备一些礼品回赠。”董涛：“我们给他们安排在四星级酒店，买了一些镀金的酒具作为礼品，我想他们会喜欢的。”张副总：“ 哦！那还可以。这样，具体的接待工作你来安排。王
6、总没在家，这方面一定要想周到些，多费些心。”董涛：“好的，我们一定尽力把接待工作准备充分。那张副总您先忙着，我去把明天下午的碰头会落实一下。”张副总：“ 好，行。”董涛：“张总，再见。 ”2 请阅读下面录像题的情景叙述，找出情景叙述中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（应至少找出 15 处正误点）。情景一宏远公司王总办公室。王总正在办公。助理高叶手持文件夹敲门。王总：“请进！哦，高秘书，接待日本三明公司代表团的工作准备得怎么样了？”高叶（递过文件夹）：“王总，这是接待计划，请您过目。另外，我已根据您的指示预订了五洲商务酒店的 1 个套间和 6 个商务间。”王总（边看边念）：“ 接待计划，包括
7、接待规格、接待人员呃，有关接待经费的细目表在哪里？还有，你刚刚说订了 6 个商务间，我不是让你订 3 个商务间、3 个标准间吗？另外，旅游观光活动安排得怎么样了？”高叶：“接待经费的细目表还没做完，下午我做完后再给您送过来。”王总：“下午我要去洪都宾馆开会。”高叶：“哦，我忘了。那” 高叶想了一下，“我明天一早给您送来。关于酒店订房的事，我去看了一下，标准间太小，不够气派，我就都订了商务间。”王总：“你倒挺大方，你估算过费用要增加多少吗？”高叶：“大概 3000 元吧。 ”王总：“你尽快把经费细目表做出来，看看是否超出预算，如果超支了，马上把预订的商务间改过来。”高叶：“那我做完细目表再请您决
8、定。另外，旅游观光活动计划确定后，还没有和三明公司沟通。还有，有些商务活动是由我们定的，还需要与对方沟通吗？”说完拿起笔边听王总讲话边记录。王总：“接待日程定了以后，还是要与对方通通气，否则显得不够礼貌。你就先抓紧时间把这几件事办好吧，客人后天就要到了。另外再帮我印一套考究一点的名片，在日本代表团到来之前办妥。”高叶：“好的。王总，如果没别的事，我就先回去了。”王总：“好。 ”情景二高叶办公室。打印机、复印机、电话等设备排列有序，桌面整洁。（高叶给秘书钟苗打电话）钟苗：“你好，宏远公司。”高叶：“是钟苗吗？你好，我是高叶。接待日本客人的事准备得怎么样了？”钟苗：“准备得差不多了，献给客人的鲜花
9、明天一早去买。”高叶：“王总的名片取回来了吗？”钟苗：“取回来了。我马上给你送过去。”高叶：“好的。 ”（不一会儿，高叶办公室的电话响了）高叶：“你好！宏远公司。”对方：“王总经理在吗？”高叶：“她外出了。 ”对方：“能给王总留个言吗？”高叶：“你说吧！ ”高叶拿出专门的留言簿边听边记。对方：“我是贵翔公司的总经理李君，想跟你们王总见个面，谈谈我们双方的技术合作问题。请她给我回个电话。我的电话是。我是王总的老朋友了，我后天回贵州。”高叶：“好的。您的电话是 ，我一定转告王总。再见！ ”（钟苗敲门）高叶：“请进！ ”钟苗：“这是王总的名片。”高叶（看过名片）：“ 怎么和原来的一样？ ”钟苗：“王
10、总不是一直用这种名片吗？”高叶：“我跟你说了要用有网纹的纸，纸要厚一点，版式设计中必须要有公司的LOGO。”钟苗：“那怎么办呀？ ”高叶：“你马上让初秘书去做名片的地方盯着，按我刚才说的样式做一套加急名片。必须在下班之前取回来。”钟苗：“嗯，好的。 ”高叶：“你一会儿和我一起去签字厅检查一下准备情况。”钟苗：“好的。 ”情景三签字厅里桌椅摆放整齐，还有绿色植物点缀。签字桌上铺了白色桌布，桌前放置了三把座椅。宏远公司与日本三明公司达成协议，明天双方就要在这里举行签约仪式。钟苗：“这是签字桌，已经铺好了桌布，签字笔和茶杯我都准备好了。日本代表坐左边，我方代表坐右边。”高叶：“很好。协议文本在刘秘书
11、那儿吗？”钟苗：“嗯。 ”高叶：“明天一早要放好。文本的封面换好了没有？”钟苗：“换过来了，用了真皮的。”高叶：“还有，酒准备了没有？”钟苗：“准备好了，香槟酒和高脚杯都准备好了。”高叶：“好的，记得明天要早一点来，再检查一下，一定要万无一失。”（画面淡出）二、工作实务3 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。备忘录至：秘书高叶自：行政经理苏明内容：公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。行政经理 苏明年
12、月日4 背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：以下是我下星期一（3 月 19 日）要参加的一系列活动：上午开董事会议，所有的经理都参加；上午给参加员工培训课的新员工讲话；中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原；下午会见丽康公司销售部经理张建。请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。谢谢！行政经理 苏明2013 年 3 月 15 日5 背景说明：你是宏远公司的行政秘书高叶，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。便条高叶：请你写一份如何进行文书审核的材料，发到网上供大家参考。行政经理年月日秘书资格三
13、级（实操考试）模拟试卷 9 答案与解析一、案例分析1 【正确答案】 (1)室内摆放绿色植物。()(2)桌上文件和记录本摆放整齐。()(3)秘书身着职业装。()(4)充分利用档案的原始凭证作用，指出公关经费与事实有出入。()(5)就文案提出具体修改意见，把握文书拟写重点。()(6)与同事沟通语言柔和。()(7)根据实际情况确定接待人员。()(8)建议将美国客户安排在离公司较近的四星级酒店，方便商谈事情，秉持了节约务实的原则。()(9)会同有关部门协商接待事宜。()(10)召开会议前及时与领导确认开会时间。()(11)通知采取网上群发的方式，并提醒设立“ 确认” 环节。()(12)在领导面前抽烟、
14、跷二郎腿，不合礼仪。()(13)用左手递资料，不合礼仪。()(14)没有及时记录领导指示。()(15)谈判资料搜集不齐全。()(16)提前为美国客人准备礼品，尊重对方习俗。()2 【正确答案】 (1)能在日本三明公司代表团到来之前制定出接待规格和接待计划。()(2)没有及时做好接待经费的预算，以致房间标准无法确定。()(3)能提前预订酒店，以便提供住宿和餐饮。()(4)在预订房间时未请示领导，自行更改领导的决定。()(5)忘记王总当天要去洪都宾馆开会，对领导的日程安排不熟悉。()(6)领导布置工作时能边听，边作记录。()(7)办公设备摆放有序，能保持桌面整洁。()(8)能安排秘书钟苗去做接待前
15、的准备工作。()(9)没有交代秘书钟苗按日本习俗该买什么花，不该买什么花。()(10)能对客人的信息作记录，并确认重要信息。()(11)向下属布置工作时没有交代清楚细节，以致名片质量不符合领导意图。()(12)能在签字仪式开始前实地检查签字厅的准备情况。()(13)默许签字桌上铺白色桌布。()(14)只有两方签字，却在签字桌前放置三把座椅。()(15)没有在签字桌上摆放双方小国旗。()(16)签字时安排客方坐左边，主方坐右边。()(17)为签字仪式准备好香槟酒。()(18)没有为签字仪式准备照相设备。()二、工作实务3 【正确答案】 远程会议筹备方案的特点：(1)远程会议具有节省时间和金钱、能
16、够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。(2)远程会议筹备方案拟订时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。(3)会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。(4)远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。做好会务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：(1)听取会议筹备人员的汇报。听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题
17、。会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。选择合适的汇报时间。对会议筹备情况汇报的关键是发现筹备过程中的问题，及时地调整和加强，因此，汇报之后要抓紧催办和落实。(2)会前现场检查。检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料，用盲文印刷等。远程会议要提前下发材料。注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。佩戴徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩戴徽章或名牌。准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或
18、旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。安排接待、服务人员。配备精通业务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。远程会议要加强对设备的检查。4 【正确答案】 苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：5 【正确答案】 文书审核的工作程序：(1)明确审核范围。不是所有的文书都要经过审核处理程序，那些属于例行或事务性的文书就不必审核。(2)确定是否需要行文。可行可不行的文一律不行；通过口头、面谈或电话能完成的请示、答复事项，则不行文；与已经发出的文件内容重复的，不需行文。(3)审核文书内容。审核文书内容与有关规定是否一致；政策界限是否清楚明确，有无笼统含糊、模棱两可、前后不一致之处，有无规定过于机械、繁琐之处；提出的意见和办法是否可行。(4)检查文字表达。检查文字表述是否通顺、简练、准确，是否合乎语法逻辑、文字有无错漏，标点符号是否准确；事实陈述是否清楚明白，理由的说明是否充分有力；结论的提出是否明确具体。(5)检查文件体式。检查文种是否恰当，格式是否规范完备，标题是否反映内容，密级、处理时限定得是否恰当；主送单位、抄送单位是否符合规定。(6)检查文书在处理程序上是否妥善完备。检查发文的名义是否合适，是否须交一定的会议讨论通过；文书涉及其他部门，是否已征得相关部门同意。
