1、中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理规范环境监测发布实施国家环境保护局发布中华人民共和国环境保护行业标准环境保护档案管理规范环境监测国家环境保护局批准实施为了加强环境监测档案工作发挥环境监测档案在各项环境管理和经济建设中的作用结合环境监测工作的实际情况制定本规范规范依据环境保护档案管理办法制定主题内容和适用范围本规范规定了环境监测档案工作的基本要求监测文件材料的管理归档和监测档案的管理开发以及利用的主要内容方法和常用工作用表等是环境监测部门档案管理的工作依据本规范适用于环境保护行政主管部门及其监测机构形成的环境监测档案的管理引用标准科学技术档案案卷构成的一般要求中国档案法环境保护档案
2、分类表术语环境监测档案中央和地方环境保护行政管理部门及其所属的各级环境监测机构在环境监测和行政管理等活动中直接形成的对国家和社会有一定保存价值的各种文字图表声像等不同形式的历史记录文件材料的管理与归档文件材料的形成和积累环境监测文件材料的形成和积累按照监测工作的四个阶段由形成材料的责任处科室人负责收集有关文件材料监测工作方案制定阶段产生的工作方案规划计划采样点分布图调查报告等均由编写计划的管理部门负责归档现场采样及实验室分析阶段的采样记录送样单各环境要素的实验室测试记录等均由采样分析部门负责归档数据处理阶段产生的处理结果表计算结果表图等由监测数据管理部门负责归档分析结论阶段产生的分析结论评价报
3、告质量报告书专题报告由综合管理部门负责归档各环境监测职能科室及归档者均需使用统一的归档用纸如文稿纸实验室记录纸见附录附录档案部门应参加主要的监测活动深入了解各项监测工作的进展情况督促指导监测人员做好文件材料的积累工作文件材料的归档归档范围凡直接记述和反映环境监测管理进行环境监测活动的具有保存价值的文字材料图表声像等不同形式的历史记录均属归档范围详见附录本单位形成的及上级下达并需贯彻的监测工作技术规范方法参加测试新技术新方法的验证材料等环境监测质量保证的要求计划及考核情况的文件材料水气噪声生物电磁辐射放射性土壤等例行监测活动的布点方案采样记录分析测试原始记录含工作曲线计算方法质控方法污染源监视性
4、监测的现场记录分析测试原始记录测试报告等含三同时治理设施竣工验收监测污染事故或环境纠纷仲裁监测等环境监测数据报表季报月报公报年鉴监测信息系统网络报表软盘环境质量报告书综合或专项环境质量分析与评价的合同计划方案协议和专题报告各级环境监测网络的活动形成的文件材料归档时间环境监测的规范方法含验证质量保证的要求计划和考核情况各类数据的分析测试记录数据报表报告及监测网络的工作材料均于次年一季度归档环境质量报告书综合或专项环境质量分析与评价的合同计划方案协议和专题报告均于编制完毕后的二个月内归档归档份数环境监测文件材料一般归档一份并附原稿重要的使用频繁的应酌情增加份数环境监测年鉴年报质量报告书污染源排放状
5、况报告等除原件外应归档份印件环境监测工作过程中形成的计算机软盘附打印件一份原程序录音带录像带等应归档一份归档要求环境监测文件材料收集完毕逐级由形成的科处部门填写档案归档说明书见附录同时提出案卷的保管期限和密级的具体意见由分管领导人签字后送交档案室归档为保证环境监测档案的案卷质量档案管理人员需从以下几方面对归档材料进行验收完整性监测工作的各过程形成的所有文件材料都按归档范围全部归档其材料要反映该项工作的全过程准确性要求所有归档文件材料必须字迹工整术语图表力求规范格式统一图样清晰同时档案人员严格执行监测档案的更改补充和流通制度确保档案的准确性系统性要保持环境监测档案材料之间的有机联系不能割裂分散要
6、科学地进行整理和分类工作使其系统而有序化归档手续所有归档文件经验收后填写档案移交清单附录一式二份连同案卷经档案部门清点无误后交接双方在移交清单上签字一份随卷装订另一份由移交者留作备查文件材料的整理组卷按科学技术档案案卷构成的一般要求进行整理组卷组卷要遵循环境监测文件材料的形成规律保持卷内环境监测文件材料系统的内在联系将每一项监测工作所形成的文件材料组成一个或若干个案卷便于档案的保管和有效利用在一个案卷中应是价值相同的一组环境监测文件不同价值的不同文件应分别组卷联系密切的文件材料不要勉强分开以价值小的服从价值大的保管期限短的服从保管期限长的环境监测管理活动中形成的综合性档案可按年度组织机构问题或
7、年度问题组卷视环境监测部门的组织机构设置和档案的数量而定环境监测数据管理类文件可按年度区域项目或年度项目组卷环境监测的原始记录按年度项目责任人单独组卷咨询仲裁和评价等项目的原始记录附在项目之后组卷污染源监视性监测文件材料按年度行业企业项目或年度项目组卷同一年度或同一周期所产生的文件材料应归在一起跨年度的归在结束的一年计划总结归在针对的一年长远规划归在头一年两年以上的总结年报放在最后一年法规归在批准和颁布的一年年鉴及回顾性的材料放在写成的一年装订的案卷卷内文件材料均在有书写内容页面的右下角编写页号双面书写的文件材料正面在右下角背面在左下角编号不装订的案卷应逐件在右上角加盖档号章卷内文件材料的排列
8、综合性环境监测文件按时间或问题重要程序排列环境监测数据类文件按项目时间或时间项目排列卷内文件材料的排列要求文字在前图样在后正件在前附件在后印件在前原稿在后批复在前请示在后档案的管理分类编号在分类整理时按中国档案分类法环境保护档案分类表进行适当控制在级类目个别档案数量较多的站可自行选用到级类目环境监测档案的编号由全宗号案卷目录号分类号案卷号构成如全宗号目录号分类号案卷号档案的保管按照档案库房技术管理暂行规定环境保护档案管理办法执行档案的鉴定环境监测档案按照监测项目类型等特点根据附录确定保管期限和密级保管期限分为永久长期年短期年以下密级有绝密机密秘密三种库存的环境监测档案每年鉴定一次必要时可以提前
9、对保管期限到期的和密级需调整的案卷重新调整对无继续保存价值的档案予以剔除档案鉴定必须成立鉴定工作组并由主管领导或总工程师科研管理人员科技人员和档案人员组成鉴定工作报告和档案销毁清册一份送上级主管部门备案一份由本单位存档环境监测档案的销毁工作由档案部门负责执行本单位的保密人员参加并在销毁清册上签字未履行鉴定和审批手续严禁销毁档案的开发和利用档案的保密范围环境质量报告书秘密各类环境监测数据月报年报年鉴污染事故调查及仲裁收费档案的开放及收费已经解密的国控点省控点及各市控点的监测数据以及跨地区综合性的科研监测成果如污染调查成果环境质量报告书等均可以专题报告等形式向外提供收取一定的监测技术咨询服务费尚未
10、解密的点位数据遵照各有关规定执行下级站委托上级站转让的有关成果或上级站转让下级站提供的有关成果除应征求下级站意见外所收咨询服务费按各级收费标准转让方可提留其余划归委托方未受委托不得随意对外提供下级站的上报数据和成果附录环境监测档案归档范围保管期限密级表补充件序号归档材料名称保管期限密级规范制定的依据调研统计资料图表制定过程材料修改审定材料永久或长期监测布点采样分析测试的原始记录数据处理和综合分析方法参加方法验证的材料永久或长期质量保证的工作计划要求检查评比考核材料质控的各类报表长期为满足不同要求进行的各类专项或综合性环境质量评价分析和预测工作方案任务书实施意见和审批意见等材料长期定期向各级地方
11、政府报出的环境质量状况报告的编制任务书审核修改材料及原稿永久秘密各级环境监测网络工作的计划规章人员仪器网络各项活动会议考核培训等的文件材料长期污染源的各种统计报表报告监督监测等文件材料永久污染事故和纠纷的调查仲裁过程及其结果材料长期或永久附录环境监测档案归档说明书格式参考件环境监测档案归档说明书案卷名称科室部门责任者参加工作人员或协作者主要经过及结果简介拟定密级拟写保管期限档案形成科室意见主管部门意见站单位领导意见备注附录环境监测档案移交清单格式参考件环境监测档案移交清单案卷名称序号档号档案材料名称负责人件数或页数密级保管期限备注移交单位接收单位移交人接收人交接日期年月日附录分析记录簿格式参考
12、件编号分析记录簿使用日期单位续附录年月日装订线样品名称样品编号采样地点采样时间测定项目测定方法分析者复核者第页附录分析记录簿重量分析法格式参考件编号分析记录簿重量分析法使用日期单位续附录装订线分析日期样品编号采样地点取样体积称重容器加样品恒重容器恒重样品重样品浓度备注分析者复核者审核者第页续附录装订线样品名称样品编号采样日期计算公式检验记录分析者复核者第页附录分析记录簿冷原子吸收荧光法格式参考件编号分析记录簿冷原子吸收荧光法使用日期单位续附录装订线样品编号采样地点取样量样品信号值空白信号值减空白信号值测得量样品浓度校准曲线分析编号标准溶液加入体积标准物加入量信号值减空白后信号值回归方程相关系数
13、备注平行样检查行样号码与与与与测定浓度相对绝对误差是否合格加标回收检查分析编号加标体积加入标准量加标后浓度应增加值加标样品测定值原样品测定值增加值加收率是否合格备注质量检查合格为不合格为分析者复核者审核者第页续附录装订线样品名称采样日期年月日分析日期年月日载气名称和流量负高压仪器型号及编号检验记录第页附录分析记录簿分光光度法格式参考件编号分析记录簿分光光度法使用日期单位续附录分析日期年月日装订线样品编号采样地点取样体积吸光度减空白后吸光度测得量样品浓度备注校准曲线分析编号标准溶液加入体积标准物加入量吸光度减空白后吸光度回归方程相关系数备注平行样检查行样号码与与与与测定浓度相对绝对误差是否合格加
14、标回收检查分析编号加标体积加入标准量加标后浓度应增加值测定浓度原样品测定浓度测得浓度增加值加收率是否合格备注质量检查合格为不合格为分析者复核者审核者第页续附录装订线样品名称分析项目分析方法采样日期年月日显色温度显色时间显色体积参比溶液比色皿厚度室温测定波长仪器型号标准溶液浓度和计量形式检验记录第页附录原子吸收分光光度法分析记录薄格式参考件编号原子吸收分光光度法分析记录薄使用日期单位续附录分析日期年月日装订线编号采样地点采样日期空白吸收背景吸收样品吸收净吸收测定浓度样品浓度备注校准曲线分析编号标准溶液加入体积标准物加入量吸光值减空白后吸光值回归方程相关系数备注平行样检查行样号码与与与与测定浓度相
15、对绝对误差是否合格加标回收检查分析编号加标体积加入标准量加标后浓度应增加值测定浓度原样品测定值增加值回收率是否合格备注质量检查合格为不合格为分析者复核者审核者第页续附录装订线分析项目分析方法波长狭缝灯电流负高压空气流量乙炔流量氩气流量干燥温度灰化温度原子化温度干燥时间灰化时间原子化时间干灰间斜率灰原间斜率检验记录第页附录电导率分析记录格式参考件编号电导率分析记录使用日期单位续附录装订线样品编号采样地点测定值西门子厘米时的值西门子厘米备注分析者复核者审核者第页续附录装订线样品名称采样日期年月日分析日期年月日室温水温检验记录第页附录化学需氧量分析记录薄格式参考件编号化学需氧量分析记录簿重铬酸钾法使
16、用日期单位续附录采样日期年月日分析日期年月日装订线样品编号采样地点取样体积重铬酸钾溶液取用量溶液消耗量终读始读用量水样浓度分析者复核者审核者第页续附录装订线检验记录重铬酸钾标准溶液摩尔浓度溶液的标定平行标定重铬酸钾标准溶液吸取量溶液消耗量溶液的摩尔浓度溶液的摩尔浓度附录高锰酸盐指数分析记录薄格式参考件编号高锰酸盐指数分析记录薄使用日期单位续附录样品名称采样日期年月日分析日期年月日装订线分析编号采样地点取样体积高锰酸钾溶液消耗量空白用量终读始读用量水样浓度备注分析者复核者审核者第页续附录装订线草酸钠溶液摩尔浓度计算公式检验记录高锰酸钾溶液浓度校正系数各加入草酸钠标准溶液编号高锰酸钾溶液滴定量终读
17、始读用量第页附录分析记录薄容量分析法格式参考件编号分析记录薄容量分析法使用日期单位续附录装订线样品编号采样地点取样体积标准溶液消耗量空白样品终读始读减空白后净用量水样浓度备注分析者复核者审核者第页续附录装订线样品名称分析项目分析方法采样日期年月日分析日期年月日标准溶液名称和浓度计算公式检验记录第页附录分析记录薄格式参考件编号分析记录薄使用日期单位续附录分析日期年月日装订线样品编号采样地点值平均值备注分析者复核者审核者第页续附录装订线样品名称分析方法采样日期年月日室温标准缓冲液定值水温标准缓冲液理论值测得值标准缓冲液理论值测得值检验记录第页附录生化需氧量分析记录薄格式参考件编号生化需氧量分析记录薄使用日期单位续附录采样日期年月日标准溶液名称和浓度计算公式装订线样品编号采样地点稀释比标准溶液消耗量培养前滴定数培养后滴定数终读始读用量终读始读用量培养前溶解氧培养后溶解氧水样浓度备注分析者复核者审核者分析日期年月日至月日续附录装订线检验记录稀释水标准溶液消耗量培养前滴定数培养后滴定数终读始读用量终读始读用量培养前溶解氧培养后溶解氧附加说明本标准由国家环境保护局办公室提出本标准由江苏省环境监测站负责起草本标准主要起草人张宁红郑次平刘震谷王淑霞张宁本标准由国家环境保护局负责解释
